TOP 10 najważniejszych informacji o KSeF

Przedstawiamy 10 najważniejszych informacji na temat Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), który będzie obowiązkowy w Polsce już od 01.07.2024 r. 

1. Co to jest KSeF

KSeF czyli Krajowy System e-Faktur jest to rozwiązanie Ministerstwa Finansów mające na celu uszczelnienie VAT i tym samym zwiększenie wpływów do budżetu. Faktury wystawione w KSeF nazywane fakturami ustrukturyzowanymi można wystawić albo korzystając bezpośrednio z bezpłatnych narzędzi udostępnionych przez Ministerstwo Finansów (dedykowane raczej dla małych podmiotów) jak i przy użyciu komercyjnych programów księgowych. W obu przypadkach muszą mieć tą samą strukturę logiczną tak więc ujednolicony zostanie system fakturowania.

2. Obowiązywanie faktury ustrukturyzowanej w obrocie gospodarczym

Krajowy System e-faktur został wprowadzony jako rozwiązanie dobrowolne od 1 stycznia 2022 roku. Wystawione obecnie faktury ustrukturyzowane funkcjonują w obrocie gospodarczym jako jedna z dopuszczanych form dokumentowania transakcji obok faktur papierowych i elektronicznych. Natomiast od 1 stycznia 2024, za zgodą Rady Unii Europejskiej, fakturowanie elektroniczne w Polsce będzie obowiązkowe a tym samym będzie to jedyna dopuszczalna forma wystawiania faktur.

3. Kogo dotyczy wystawianie faktur w KSeF

Faktury ustrukturyzowane będą obligatoryjne dla przedsiębiorców zarówno zarejestrowanych jako czynni podatnicy VAT, jak i zwolnionych z tego podatku. Integrować się z systemem mogą także podatnicy prowadzący działalność w Polsce, którzy korzystają ze szczególnej procedury unijnej OSS oraz posiadający polski identyfikator podatkowy NIP. e-Faktury będą dotyczyły zarówno transakcji i współpracy B2B jak i B2C. Faktury ustrukturyzowane mogą być wystawiane zarówno w komercyjnych systemach finansowo-księgowych jak i z wykorzystaniem bezpłatnych narzędzi udostępnionych przez Ministerstwo Finansów.

4. Czym się różni e-Faktura od „dotychczasowych” faktur papierowych i elektronicznych

Największą różnicą jest to, że faktura ustrukturyzowana przyjmuje format xml zgodny ze strukturą logiczną e-Faktury FA(1) opublikowaną w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE) na platformie ePUAP. Wystawiana lub wysyłana jest zawsze przez KSeF co oznacza, że wszystkie informacje na niej zawarte są od razu dostępne w systemie więc wyeliminowana została konieczność wysyłania pliku JPK_FA. Struktura logiczna e-Faktury oprócz obowiązkowych elementów regulowanych przez art. 106a – 106q ustawy o VAT, zawiera także pola, które nie wynikają z przepisów, a których stosowanie w fakturze nie jest zabronione. Przepisy wprowadzające KSeF nie nakładają zatem nowych obowiązków co do zawartości faktury.

5. Jakich faktur/dokumentów nie wystawimy w KSeF

W Krajowym Systemie e-Faktur nie wystawimy poniższych dokumentów:

• Duplikatów faktur,
• Not korygujących,
• Faktur proforma,
• Faktur VAT RR,
• Faktur wystawianych za pomocą kasy rejestrującej,
• Faktur w ramach PEF (nie zapadła jeszcze ostateczna decyzja czy będzie możliwość wystawiania tych faktur w KSeF czy jednak obsłuży to odrębny system dedykowany do wystawiania faktur w zakresie zamówień publicznych, koncesji na roboty budowlane lub usługi a także partnerstwa publiczno-prywatnego),
• Nie dodamy też załączników (jedynie notatkę w polu DodatkowyOpis, DodatkoweInfo lub w stopce faktury)

6. Wysyłka faktur ustrukturyzowanych do KSeF

W przypadku systemów komercyjnych konieczna jest wysyłka wystawionych e-Faktur do centralnej bazy KSeF za pomocą interfejsu API. Wysyłkę może dokonać w ramach sesji interaktywnej lub wsadowej (paczki faktur) podatnik lub osoba uprawniona, po prawidłowo zakończonym procesie autoryzacji użytkownika. Nie ma obowiązku wysyłki faktury w dniu jej wystawienia jednak należy pamiętać o zachowaniu ustawowo określonych terminów dotyczących wystawiania faktur. Tak więc podanie w polu P_1 konkretnej daty nie obliguje podatnika do wysłania w tym dniu faktury do KSeF.

7. Uznanie faktury za wystawioną i odebraną

Datą wystawienia e-faktury jest data jej przesłania do KSeF. Mogą zdarzyć się takie sytuacje gdy faktura wystawiona w komercyjnym systemie będzie posiadać datę wystawienia nadaną przez tenże system jednak obowiązująca będzie data wpływu faktury do KSeF. Faktura będzie uznana za otrzymaną w dniu przydzielenia jej przez KSeF numeru identyfikującego. Numer KSeF jest zwracany w urzędowym poświadczeniu odbioru (UPO). E-faktury nie będzie trzeba wysyłać do odbiorcy a także akceptacja odbiorcy nie będzie wymagana. Co ważne i warto o tym pamiętać to fakt, że KSeF nie pozwala na sprawdzenie czy nabywca pobrał fakturę a kwestia automatycznego otrzymywania faktur leży po stronie dostawcy oprogramowania komercyjnego. Jest natomiast możliwość masowego pobierania faktur w formacie XML.

8. Odrzucona faktura przez KSeF

Krajowy System e-Faktur odrzuci fakturę jedynie w dwóch przypadkach: gdy występuje niezgodność struktury jej pliku z wzorem logicznym bądź została wprowadzona do systemu przez osobę nie upoważnioną.
Odrzucona faktura jest uznana za niewystawioną, zatem nie można wystawić do niej korekty ani jej anulować. Podatnik sam podejmuje decyzję czy ją poprawi i wyśle ponownie do KSeF. Zaimplementowanie w systemach służących do fakturowania mechanizmów sprawdzających zgodność pliku xml ze wzorem struktury logicznej przed wysyłką pliku, w praktyce powinno wyeliminować taką sytuację.

9. Sposoby autoryzacji/uwierzytelniania w KSeF

Z Krajowego Systemu e-Faktur korzystać mogą zarówno osoby fizyczne jak i inne podmioty po uprzednim uwierzytelnieniu się w systemie. Autoryzacja użytkownika wymagana jest niezależnie czy wykorzystuje się narzędzia komercyjne, czy aplikację udostępnioną przez Ministerstwo Finansów.

Uwierzytelnić można się:

• kwalifikowanym podpisem elektronicznym,
• podpisem zaufanym,
• kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną, czyli powiązanymi w postaci elektronicznej danymi, oparta na kwalifikowanym certyfikacie. Z pieczęci może korzystać wiele osób jednocześnie a składana jest za pomocą kwalifikowanego urządzenia,
• tokenem, czyli wygenerowanym przez Krajowy System e-Faktur ciągiem znaków alfanumerycznych (po uprzednim uwierzytelnieniu się powyższymi sposobami), przypisanym do podatnika lub podmiotu uprawnionego i jego uprawnień. Token jest bezterminowy i nieograniczony, można go wprowadzić do aplikacji z której korzysta podatnik, wykorzystywany do nawiązania połączenia z KSeF.

Osoby fizyczne nie muszą dokonywać żadnych zgłoszeń i mogą korzystać z systemu autoryzując się Podpisem Zaufanym lub kwalifikowanym podpisem. Natomiast w sytuacji, gdy osoba posiada kwalifikowany podpis elektroniczny, który nie zawiera w sobie NIP i PESEL istnieje możliwość zgłoszenia tzw. odcisku palca podpisu za pośrednictwem zawiadomienia ZAW-FA, w celu przypisania podpisu do danego podatnika. W przypadku podatników niebędących osobami fizycznymi konieczne będzie zgłoszenie za pomocą zawiadomienia ZAW-FA osoby odpowiedzialnej za dostęp i „zarządzanie” uprawnieniami kolejnych osób w organizacji.

10. Walidacja faktury ustrukturyzowanej zapewniana przez KSeF

KSeF waliduje jedynie zgodność struktury pliku XML ze wzorem logicznym e-Faktury w formacie XSD oraz posiadane uprawnienia do korzystania z KSeF. W przypadku, gdy faktura będzie zawierać błędy np. nie wszystkie wymagane przez strukturę pola zostaną wypełnione, faktura zostanie odrzucona. Natomiast trzeba pamiętać, że system nie weryfikuje błędów rachunkowych i merytorycznych zawartych na fakturze. Je będzie trzeba samodzielnie zidentyfikować i w przypadku ich wystąpienia wystawić fakturę korygującą.

Dowiedz się więcej o KSeF z naszych artykułów:

• TOP 20 – O co zadbać przed wdrożeniem KSeF?
• KSeF – Kary pieniężne za niewywiązanie się z obowiązków
• KSEF – Od 1 września 2023 r. nowa struktura e-faktury!
• KSeF – Jak zdobyć dostęp?
• KSEF – Jakie dokumenty zostały zwolnione z obowiązku wystawienia w systemie?
• KSEF – Projekt nowelizacji rozporządzenia dot. dostępu do faktur
• KSEF – A co z wystawianiem faktur dla podmiotów zagranicznych?
• KSeF – Nowe obowiązki firm i biur rachunkowych

Poznaj rozwiązanie księgowo-finansowe od Humansoft