KSeF – Jak uzyskać dostęp?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to rządowy system służący do wystawiania, przesyłania, odbierania i przechowywania faktur w jednolitym formacie elektronicznym XML.

Od 2022 r. przedsiębiorcy mogą korzystać z niego dobrowolnie, jednak już od 1 lipca 2026 r. stanie się on obowiązkowy dla czynnych podatników VAT, a od 1 stycznia 2027 r. również dla podatników zwolnionych z VAT, takich jak mikroprzedsiębiorcy.

Zanim jednak możliwe będzie pełne korzystanie z KSeF, konieczne jest uwierzytelnienie się w systemie, które stanowi pierwszy krok do uzyskania dostępu i zależy od formy prowadzonej działalności.

Jednoosobowa działalność gospodarcza:

• posiadająca profil zaufany lub podpis kwalifikowany zawierający NIP lub PESEL uwierzytelnia się, łącząc się z KSeF za pomocą programu, z którego korzysta
• w przeciwnym wypadku należy złożyć w formie papierowej Formularz ZAW-FA do urzędu skarbowego, w którym jest rozliczany VAT

Spółka lub inny podmiot:

• posiadająca elektroniczną pieczęć kwalifikowaną zawierającą NIP uwierzytelnia się, łącząc się z KSeF za pomocą programu, z którego korzysta
• w przeciwnym wypadku należy złożyć, do US w którym jest rozliczany VAT, w formie papierowej Formularz ZAW-FA wskazując osobę fizyczną, która będzie zarządzać nadawaniem uprawnień innym osobom

Podatnik, lub wskazana przez niego osoba, po uwierzytelnieniu się może nadawać uprawnienia do korzystania z KSeF, logując się za pomocą aplikacji, z której korzysta. Delegowane mogą  być uprawnienia:

• do nadawania dalszych uprawnień
• do wystawiania faktur
• do przeglądania faktur (przewidziane tylko dla osoby fizycznej)
• do samofakturowania

Z dniem 1 września 2023 r. dzięki unikatowemu identyfikatorowi podatnicy mogą nadawać uprawnienia oddziałom lub wyodrębnionym jednostkom wewnętrznym swojej firmy zachowując lub nie ograniczenia do wystawionych i otrzymanych faktur przez te odziały lub jednostki.

W celu zalogowania się do KSeF konieczne będzie skorzystanie z jednej z poniższych metod:

• podpisu kwalifikowanego
• profilu zaufanego
• kwalifikowanej pieczęci elektronicznej
• tokena (tzw. klucz bezosobowy) – należy go wygenerować w KSeF logując się za pomocą aplikacji MF.

Od 1 stycznia 2025 dostarczenie faktur za pośrednictwem KSeF nie wymaga już zgody nabywcy.

Dowiedz się więcej o KSeF z naszych artykułów:

• TOP 10 najważniejszych informacji o KSeF
• TOP 20 – O co zadbać przed wdrożeniem KSeF?
• KSeF – Kary pieniężne za niewywiązanie się z obowiązków
• KSEF – Od 1 września 2023 r. nowa struktura e-faktury!
• KSEF – Jakie dokumenty zostały zwolnione z obowiązku wystawienia w systemie?
• KSEF – Projekt nowelizacji rozporządzenia dot. dostępu do faktur
• KSEF – A co z wystawianiem faktur dla podmiotów zagranicznych?
• KSeF – Nowe obowiązki firm i biur rachunkowych

Poznaj rozwiązanie księgowo-finansowe od Humansoft