KSeF – Kary pieniężne za niewywiązanie się z obowiązków

Zgodnie z nowelizacją ustawy o VAT oraz komunikatami Ministerstwa Finansów, obowiązek korzystania z KSeF będzie wdrażany etapami:

• od 1 lutego 2026 r. obejmie duże firmy, które w 2024 r. osiągnęły sprzedaż brutto powyżej 200 mln zł,
• od 1 kwietnia 2026 r. zacznie dotyczyć wszystkich pozostałych podatników,
• a od 1 stycznia 2027 r. obejmie podatników wykluczonych cyfrowo, którzy z przyczyn obiektywnych nie mają możliwości bieżącego korzystania z systemu.

Wprowadzenie obowiązkowego KSeF wiąże się także z określonym systemem sankcji. Zgodnie z aktualnymi założeniami Ministerstwa Finansów, do końca 2026 r. kary pieniężne nie będą stosowane – to tzw. okres przejściowy, w którym podatnicy będą mogli skupić się na dostosowaniu systemów księgowych i procesów biznesowych do nowych wymagań.

Od 1 stycznia 2027 r. kary pieniężne zaczną obowiązywać. Organy podatkowe będą mogły je nakładać w szczególności w sytuacjach, gdy:

• mimo obowiązku faktura nie zostanie wystawiona w KSeF (np. nie zostanie przesłana do systemu),
• w okresie awarii, serwisowania lub braku dostępności KSeF z przyczyn leżących po stronie podatnika faktura wystawiona w tzw. trybie offline nie spełnia wymagań struktury FA(2),
• faktura wystawiona w trybie offline nie zostanie przekazana do KSeF w ustawowym terminie – co do zasady 7 dni roboczych, a w przypadku awarii systemu po stronie Ministerstwa Finansów – 1 dzień roboczy od jej ustania.

Wysokość kary będzie ustalana per dokument, tj. za każdą fakturę niespełniającą wymogów. Może ona wynieść:

• do 100% kwoty VAT wykazanej na fakturze,
• do 18,7% wartości brutto faktury, gdy dokument nie zawiera kwoty podatku VAT (np. faktury ze stawką 0% czy w procedurze odwrotnego obciążenia).

W toku konsultacji społecznych zdecydowano o rezygnacji z minimalnych progów kar w wysokości 1000 zł dla faktur z VAT oraz 500 zł dla faktur bez VAT. Dzięki temu sankcje będą mogły być ustalane indywidualnie – w praktyce kary mogą wynieść od symbolicznej złotówki do maksymalnych limitów wskazanych w przepisach.

Kary będą nakładane na podstawie przepisów Kodeksu postępowania administracyjnego, bez wcześniejszego wezwania podatnika do usunięcia naruszeń. Ustalając wysokość sankcji, organ podatkowy będzie brał pod uwagę okoliczności konkretnej sprawy – m.in. to, czy podatnik był wcześniej karany, jaka była skala naruszenia czy czy doszło do niego w wyniku działania siły wyższej. W takich przypadkach urząd będzie mógł odstąpić od wymierzenia kary.

Warto podkreślić, że od 2027 r. kara pieniężna zastąpi odpowiedzialność karną skarbową w zakresie nieprawidłowości związanych z KSeF. Oznacza to, że przedsiębiorca, który nie wystawi faktury w KSeF, nie zachowa struktury FA(2) albo nie przekaże faktury offline do systemu w terminie, nie będzie odpowiadał karnie skarbowo – zamiast tego poniesie sankcję finansową. Co ważne, kary obejmą wszystkich podatników, także osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, co stanowi istotną zmianę w porównaniu do wcześniejszych przepisów.

Podatnicy powinni więc traktować lata 2025–2026 jako czas na intensywne przygotowania – testowanie integracji systemów, szkolenia pracowników, a także wypracowanie procedur awaryjnych na wypadek niedostępności systemu. Dzięki temu od 2027 r., kiedy zacznie obowiązywać system kar, firmy będą w stanie uniknąć kosztownych konsekwencji finansowych i zapewnić zgodność z nowymi przepisami.

Dowiedz się więcej o KSeF z naszych artykułów:

• TOP 10 najważniejszych informacji o KSeF
• TOP 20 – O co zadbać przed wdrożeniem KSeF?
• KSEF – Od 1 września 2023 r. nowa struktura e-faktury!
• KSeF – Jak zdobyć dostęp?
• KSEF – Jakie dokumenty zostały zwolnione z obowiązku wystawienia w systemie?
• KSEF – Projekt nowelizacji rozporządzenia dot. dostępu do faktur
• KSEF – A co z wystawianiem faktur dla podmiotów zagranicznych?
• KSeF – Nowe obowiązki firm i biur rachunkowych

Poznaj rozwiązanie księgowo-finansowe od Humansoft