System ERP

Co to system ERP?

Rozwijając skrót z języka angielskiego, to nic innego jak Enterprise Resource Planning, czyli rodzaj specjalistycznego oprogramowania, które zaprojektowane jest z myślą o firmach handlowych, produkcyjnych i usługowych. Jego zadaniem jest planowanie zasobów danego przedsiębiorstwa, pomagając w organizacji pracy, obiegu dokumentów, a także rejestracji danych. Chcąc nieco bardziej zorientować się w tej dziedzinie, warto zobrazować sobie systemy ERP, jako dedykowane moduły aplikacji, którymi dana firma się posługuje. Mogą to być między innymi moduły do obsługi finansów, księgowości, kadr, handlu czy też zarządzania produkcją. Oprogramowanie ERP wykorzystywane jest do gromadzenia wszelkich niezbędnych danych, co w następstwie daje możliwość analizowania ich i wykorzystania do efektywniejszego zarządzania firmą.

Zastosowanie systemu ERP pozwala również na zmniejszenie kosztów pracy poprzez zautomatyzowanie wielu czynności a także ulepszenie procesów, które w efekcie przyczyniają się do wzrostu wydajności przedsiębiorstwa.

Gdzie warto wykorzystać program ERP?

Dziś duża ilość firm decyduje się na profesjonalne oprogramowania, które pozwalają zarządzać określonymi procesami. Warto podkreślić, że większość systemów ERP ma budowę modułową. Można je dobrać indywidualnie do potrzeb przedsiębiorstwa. Nie jest więc to rozwiązanie identyczne dla każdej firmy. Poza tym niektóre z nich posiadają wbudowane narzędzia programistyczne, za pomocą których można projektować dodatkowe rozwiązania. Możliwość pełnego dostosowania go do potrzeb firmy czyni je bardzo cennym narzędziem na rynku biznesowym niemal w każdej branży. Krótko mówiąc, oprogramowanie ERP doskonale sprawdzi się w każdej firmie, nawet o najbardziej wyszukanych potrzebach.

Elastyczność systemów ERP

Rozwijając wątek elastyczności oprogramowania ERP, warto wiedzieć jakie elementy na nią się składają:

• wizualizacja – specjalny interfejs, którego zadaniem jest pokazać wszystkie wprowadzone wcześniej dane. Mogą to być między innymi wykresy, raporty, wskaźniki;
• formatki – pozwalają użytkownikowi wprowadzić do systemu nowe, niezbędne dane, między innymi informacje o kliencie czy też zleceniu;
• procesy biznesowe – umożliwiają obieg dokumentów pomiędzy wszystkimi użytkownikami, na poszczególnych szczeblach. Dotyczy to między innymi wniosków, faktur czy zleceń;
• dodatkowa funkcjonalność – możliwość budowania indywidualnych rozwiązań lub rozszerzania standardowej;

W jaki sposób wybrać odpowiedni system ERP?

Jeśli decyzja na temat zakupu oprogramowania ERP została już podjęta przez firmę, należy zastanowić się, jaki program wybrać. Czynników, które świadczą o jego wysokiej jakości, jest wiele. Należy zwrócić uwagę przede wszystkim na jego odpowiednią funkcjonalność, ale także bogatą ofertę standardową, obejmującą również szerokie możliwości startowe.

Warto jednak pamiętać, że każdy system ma być także odpowiedni dla indywidualnego użytkownika. Firmy wykorzystują bowiem program ERP do różnych, ważnych dla nich celów. Konieczne jest wobec tego zwrócenie uwagi na możliwość tworzenia spersonalizowanych rozwiązań. Twórcy oprogramowania podkreślają, że istnieje możliwość dostosowania go zarówno do branży, jak i odpowiednich procesów, które determinują działalność przedsiębiorstwa. Wszystkie nowości, które uwzględniane są w programie ERP, mają istotny wpływ na ergonomię pracy osób zatrudnionych, potrzebujących dostępu do określonych danych. W firmach, w których wdrożono tego typu rozwiązanie, wciąż słyszy się głosy aprobaty. Nawet pracownicy, którzy początkowo byli dość sceptycznie nastawieni, zauważają ogromne plusy zastosowania tej klasy systemu. Do tej pory wierni tradycyjnym formom gromadzenia danych, widzą potencjał w nowoczesnej technologii. Każda firma powinna jednak zadbać o wsparcie wdrożeniowe dla swoich pracowników, gdzie system będzie implementowany.

Jak wygląda praca z systemem ERP?

Zasadniczo nie różni się od pracy na tradycyjnych bazach danych, niemniej ma ona jedną, ogromną zaletą. Do systemu wystarczy wpisać określone informacje, np. zarejestrować fakturę sprzedaży, a będzie ona widoczna dla wszystkich użytkowników, którzy mają dostęp do programu i odpowiednie uprawnienia. Dzięki oprogramowaniu ERP można też w prosty i szybki sposób odnaleźć potrzebne dane, bez konieczności opuszczania swojego stanowiska pracy. Nie ma również obowiązku udawania się do biurowego archiwum lub proszenia o pomoc osób z innego działu, które zajmowały się określonym tematem.

Rozwiązania, które proponują nowoczesne technologie to punkt zwrotny w wielu biznesach. Ergonomia czasu pracy jest znacząca, co przekłada się również na efekt wykonywanych przez pracowników zadań. To bardzo istotne, zwłaszcza w przedsiębiorstwach zatrudniających dużą ilość pracowników.

Jakie korzyści wynikają z wdrożenia systemu ERP w firmie?

Na podstawie wcześniejszych wniosków, warto podkreślić przede wszystkim możliwość elastycznej integracji procesów, a także poprawienie komunikacji wśród zespołu pracowników. Na wyróżnienie zasługuje również modułowa budowa systemu, narzędzia programistyczne dostępne tylko w najbardziej zawansowanych programach, pozwalające ściśle dopasować go do potrzeb danej organizacji.

Dział IT, który w firmach najczęściej staje się administratorem ERP, ma możliwość przygotowywania określonych raportów oraz wyników analitycznych, powstających podczas działania systemu. Niewiele osób wie o opcji integracji oprogramowania ERP z takimi programami jak CAD, maszyny CNC oraz platformy EDI. Jest on tak uniwersalny, że każdego roku rozwija się wraz ze zmianami, które zachodzą w strukturach określonej firmy, a wszystko to dzięki jego elastyczności i otwartości. Można śmiało stwierdzić, że osobami, które współtworzą całą strukturę programu w przedsiębiorstwie i jego poszczególne moduły, są użytkownicy, a więc pracownicy różnych działów, członkowie zespołów produkcyjnych, a także osoby pracujące na stanowiskach kierowniczych.

W materiale podpowiadamy, jak przygotować się do rozmów z dostawcami systemów ERP w kwestii wdrożenia i związanych z nim kosztów i o co należy pytać. Poznasz także wszystkie etapy towarzyszące takiemu zakupowi, dlaczego są ważne i na co zwracać uwagę. Dowiesz się również jak wpływają one na ostateczny koszt oferowanego przez dostawcę zakupu systemu klasy ERP, co to tak w ogóle jest i z jakich zewnętrznych źródeł finansowania możesz skorzystać, aby sfinansować taką inwestycję.

Dzięki temu uwzględnisz w budżecie wszystkie koszty związane z zakupem i wdrożeniem systemu ERP. Wiedza praktyczna zawarta w tym artykule pozwoli Ci także swobodniej poruszać się w tych tematach i zadawać odpowiednie pytania.

Opisane sytuacje nie dotyczą programów „pudełkowych”, które rządzą się nieco innymi prawami, a ich koszt jest łatwy do oszacowania. Jeśli prowadzisz małą firmę i interesują Cię tego typu systemy klasy ERP zajrzyj na stronę, która zawiera dedykowane programy dla małych firm od sprawdzonego dostawcy.

Kupić system ERP – czyli co?

Na początku, wyjaśnijmy krótko czym w ogóle jest system ERP, aby mieć pewność o jakich systemach jest tu mowa. W takim razie co to jest? Otóż program ERP to system do zarządzania przedsiębiorstwem, który integruje, porządkuje i automatyzuje procesy biznesowe wewnątrz firmy. Są to procesy związane z prowadzeniem sprzedaży, dystrybucji, zaopatrzeniem, gospodarki magazynowej, produkcji (np. planowanie zdolności produkcyjnych – Manufacturing Resource Planning), usług oraz obszaru kadrowo-płacowego i finansowo-księgowego. Programy te zazwyczaj posiadają integrację z systemami CRM (Customer Relationship Management), WMS, BI, a czasami również zawierają pewne elementy tych programów. Często także współpracują ze sklepami internetowymi i platformami B2B. Ich odpowiednie wykorzystanie powinno skutkować rozwojem przedsiębiorstwa. Oczywiście, ten krótki opis nie wyczerpuje tematu czym są systemy klasy ERP – dogłębna odpowiedź na pytanie, co to jest, w tej chwili nie odgrywa jednak istotnej roli. Teraz możemy już przejść do naszego głównego tematu.

Decydując się na system ERP od odpowiedniego dostawcy, musisz przede wszystkim wiedzieć, co wiąże się z procesem zakupu takiego systemu. Aby to łatwej przedstawić, posłużymy się pewną alegorią. Najlepsze porównanie, które obrazuje z czym się wiąże i co to jest zakup systemu ERP, jest porównanie tego procesu do zakupu domu. Dlaczego? Tak, w najprostszy sposób zrozumiemy, jakie etapy towarzyszą takiemu zakupowi, gdzie się przenikają i dlaczego nie opłaca się rezygnować z żadnego z nich.

Licencje oprogramowania bazodanowego

Mówiąc o zakupie licencji na nowy system znowu możemy szukać analogii z budową domu. Mamy już wybrany projekt i ekipę budowlaną. Teraz pora na zakup materiałów na fundamenty, na których powstanie nasz wymarzony dom. Tak samo jest z systemem klasy ERP. Zanim firma prowadząca wdrożenie rozpocznie swoje prace, musisz już posiadać licencje na nowe oprogramowanie, żeby było co wdrażać.

Na rynku istnieje kilka modeli korzystania z infrastruktury serwerowej: chmura publiczna, chmura prywatna oraz infrastruktura własna działająca w strukturze klient-serwer. W tym artykule skupiamy się na modelu klient-serwer, w którym pracuje większość dostępnych systemów ERP.

Co w ogóle oznacza struktura KLIENT-SERWER? Oznacza, że na serwerze umieszczona jest baza danych, a na komputerach użytkowników końcowych jest aplikacja, która z bazy pobiera dane i do niej zapisuje.

Niektórzy producenci opierają swoje rozwiązania o darmowe bazy danych. To oczywiście nie eliminuje dostawcy, ale w takim przypadku musisz zwrócić uwagę na kilka istotnych elementów:

• Czy jest ograniczenie co do wielkości takiej bazy danych? Nie chcesz przecież, żeby po 2-3 latach Twoja baza osiągnęła maksymalny rozmiar, po którym trzeba dane obcinać czy przenosić na inne rozwiązanie i inwestować w kolejny system informatyczny (program klasy ERP).
• Czy jest ograniczenie co do ilości pamięci RAM, którą może wykorzystać baza danych? Przykład. Serwer, na którym jest 64 GB pamięci RAM, ale baza danych może korzystać maksymalnie z 8 GB oznacza, że na start będziesz mieć wolniejszą pracę przy kilkunastu operatorach. Pewnie tego też nie chcesz.
• I ostatni element – czy jest ograniczenie co do ilości maksymalnych dostępów do bazy danych, która może być różna w zależności od specyfiki działań organizacji czy wielkości przedsiębiorstwa?

Łatwo tutaj wpaść w pułapkę zmieniając system ERP na inny, od kolejnego dostawcy. Może się zdarzyć, że wraz z obecnym systemem firma zakupiła już serwer bazy danych i chce z niego korzystać również na nowym systemie. Technicznie jest to do wykonania, ale trzeba zwrócić uwagę na to, jaką licencję posiada nasze oprogramowanie bazodanowe.

Często jest tak, że system klasy ERP dostarczany jest z oprogramowaniem serwerowym w licencji „runtime”. Oznacza to, że serwer bazy danych może być używany tylko z systemem ERP, z którym został zakupiony i z żadnym innym. To wymusza zakup serwera jeszcze raz.

Licencja „runtime” ma jednak swoje plusy. Jest zdecydowanie tańszym rozwiązaniem niż zakup wersji na wolnym rynku. Dlatego jest częściej stosowana przy zakupie systemu. Jeśli masz dużą ilość stanowisk (ok. 35 ) i w perspektywie dołączanie kolejnych stanowisk, korzystniejsza będzie tzw. licencja „na rdzenie”. W tym przypadku koszt licencji jest niższy i nie ma ograniczenia, co do ilości stanowisk, na których zainstalujesz oprogramowanie.

Wdrożenie – najważniejszy etap zakupu systemu ERP

Trzeba to bardzo wyraźnie podkreślić, ponieważ wielu klientów na tym etapie kończy swój udział błędnie zakładając, że ich rola dobiegła już końca. Oczekują, że teraz dostawca przejmie działania i wdroży system. I tak rzeczywiście jest, ale nigdy nie udało się wdrożenie systemu ERP bez udziału klienta. To proces, który tak samo angażuje pracowników dostawcy jak i pracowników klienta. Nie chodzi tu o sam udział w szkoleniach, pisanie notatek na spotkaniach. Chodzi o realny wkład w budowanie systemu klasy ERP i osadzanie go w strukturze firmy.

Po szkoleniach wdrożeniowcy często zostawiają do wykonania określoną pracę, np. wystawienie próbnych dokumentów, przetestowanie wdrożonej funkcjonalności czy przygotowanie danych do wprowadzenia. Od tego jak się tu zaangażujesz zależy sukces i czas wdrożenia. A czas w tym przypadku to „duży pieniądz”.

Musisz też pamiętać, że płacisz za usługi firmie wdrażającej system klasy ERP, ale też poświęcasz czas swoich pracowników. Tego czynnika firmy często nie wliczają do kosztów wdrożenia, a jest on znaczący. Wielokrotnie pojawiają się sytuacje, że pracownicy działu handlowego wykonują swoje codzienne obowiązki, a w „międzyczasie” mają się uczyć nowego systemu. Takie podejście z góry jest skazane na niepowodzenie, a przynajmniej na znaczne wydłużenie czasu wdrożenia, co zwykle zwiększa jego koszt.

Kolejnym elementem, który może znacznie skomplikować proces wdrożenia i powodować dodatkowe koszty, jest źle przepracowany projekt wdrożenia. Z czego to wynika?

Zwykle na projekt wdrożenia deleguje się kilku pracowników, np. dyrektor handlowy, który opisuje procesy zachodzące w jego dziale. Na tej podstawie wdrażający i dostawcy opracowują harmonogram wdrożenia, konfigurują system i szkolą pracowników. Podczas szkolenia, często okazuje się jednak, że z perspektywy pracowników opisany przez dyrektora proces wygląda zupełnie inaczej.

Wówczas wykonawcy próbują znaleźć jakiś kompromis, przekonfigurować system klasy ERP na tyle na ile jest to możliwe, ale nie zawsze się da. Czasem w tym miejscu wychodzą rozwiązania, które niestety wymagają dużej zmiany w systemie. W większości przypadków wiąże się to z dodatkowymi kosztami.

Dlatego na spotkania projektowe zaproś również szeregowych pracowników lub ich przedstawicieli, aby mogli zgłosić swoje potrzeby i problemy, które trzeba będzie rozwiązać w programie. Wdrożenie systemu ERP dotyczy właśnie tych osób, które wprowadzają do niego dane. Dalej te dane będą analizowane przez osoby decyzyjne i na tej podstawie system zacznie pomagać w podejmowaniu decyzji.

Poza tym pracownicy, którzy nie uczestniczą w spotkaniach i nie czują się częścią wdrożenia, mogą opóźnić cały proces. Każda przeszkoda będzie wymagała spotkania z zarządem, rozmów motywujących, wyjaśniających i rozładowujących dany temat. To też może spowodować, że zmuszony będziesz ponieść dodatkowe koszty.

Infrastruktura sprzętowa dla systemu ERP

Dodatkowym kosztem, który często występuje podczas wdrożenia systemu klasy ERP jest infrastruktura sprzętowa. Zazwyczaj potrzebne jest uzupełnienie lub zakup nowego sprzętu odpowiadającego wymaganiom technicznym nowego programu. Mogą to być serwery, komputery, drukarki, ale również inne urządzania, które będziemy chcieli wykorzystać w pracy, jak: czytniki kodów kreskowych, skanery czy kolektory danych.

Korzystnie jest, gdy dostawca systemu ERP dostarcza także sprzęt, urządzania oraz wszystkie niezbędne licencje. Wówczas cały proces zakupowy zależy tylko od jednej firmy, która jest odpowiedzialna za całość inwestycji. W takie sytuacji też łatwiej jest negocjować lepsze ceny.

Przed wdrożeniem programu ERP, sprawdź więc dokładnie jakim sprzętem dysponujesz oraz jaki dodatkowy sprzęt i urządzenia są potrzebne. Każde niedopatrzenie w tym względzie może poważnie wpłynąć na przekroczenie budżetu.

Metody finansowania zakupu systemu ERP

Jeśli chcesz wdrożyć system klasy ERP, ale nie masz na ten cel wystarczających środków finansowych, możesz skorzystać z dotacji unijnych lub leasingu. Co jakiś czas, w różnych regionach Polski startują programy dofinansowań.

Pamiętajmy jednak, że każde wsparcie z dotacji UE wymaga wkładu własnego, który wynosi od 15-50% wartości inwestycji. W ramach projektu należy też spełnić wiele wymagań i dostarczyć sporą ilość dokumentów. Część dostawców systemów ERP pomaga jednak wypełnić wnioski unijne jak np. w przypadku naszej firmy.

Zakup programu ERP i jego wdrożenie możesz także sfinansować przy pomocy leasingu. Zaletą tego rozwiązania jest rozłożenie kosztów inwestycji w czasie, przy jednoczesnych korzyściach podatkowych. W leasingu operacyjnym całość rat leasingowych oraz wpłata początkowa stanowi koszty uzyskania przychodu. VAT opłacany jest stopniowo, zgodnie z harmonogramem rat. Leasing nie zmniejsza też zdolności kredytowej Twojej firmy.

Ile kosztuje system ERP – podsumowanie

Podsumowując temat „Ile kosztuje system ERP?” pamiętaj, że inwestycja w program ERP łączy w sobie wiele elementów, z których każdy jest tak samo ważny. Pomijając projekt wdrożenia musisz brać pod uwagę, że program może nie być dostosowany do wszystkich Twoich potrzeb. Możliwe jest także, że poniesiesz dodatkowe koszty. Z góry przyjęta ilość godzin wdrożenia, bez analizy i dogłębnego poznania Twojej firmy może okazać się niewystarczająca. Przy tak dużej i ważnej inwestycji nie warto ponosić ryzyka, jakim jest przedłużające się lub nie spełniające oczekiwań firmy wdrożenie systemu ERP.

Przygotowując budżet pamiętaj również o dodatkowych kosztach, jakim są zakup dodatkowego sprzętu i urządzeń oraz oprogramowania bazodanowego. Weź także pod uwagę późniejsze koszty związane z utrzymaniem systemu klasy ERP, czyli opłatę za abonament na aktualizacje i opiekę serwisową od dostawcy.

Zwiększenie efektywności pracy

Irytacja pracowników związana z uciążliwością wykonywania obowiązków zawodowych to najgorsze, co może spotkać przedsiębiorcę. Do tego zatrudnione osoby tracą czas, który mogłyby poświęcić na realizację ważniejszych lub bardziej opłacalnych zadań. System informatyczny klasy ERP np. dla produkcji czy do zarządzania magazynem i logistyką przyczyni się do rozwoju działalności. Przedsiębiorstwa zyskują scentralizowaną bazę danych i szereg mechanizmów automatyzujących wykonywanie codziennych czynności. Dzięki temu proces wprowadzania i analizowania danych, np. o sprzedaży jest zdecydowanie szybszy.

Podniesienie jakości obsługi klienta

Wiele realizowanych w firmie procesów biznesowych bezpośrednio przekłada się na jakość obsługi klienta. Wdrażając systemy ERP dla branży handlowej, produkcyjnej czy usługowej z pewnością poprawisz swój wizerunek w oczach kontrahentów. Na przykład program do magazynu, produkcji czy logistyki usprawni realizację zamówień, co z pewnością spodoba się Twoim klientom.

Oprócz tego zyskujesz dostęp do rozbudowanej bazy z takimi informacjami jak historia zakupów i kontakty do klientów. Możesz więc zająć się ich analizą i wykorzystać je do promocji przedsiębiorstwa i zwiększania sprzedaży.

Dzięki programom ERP szybciej zareagujesz na problemy w funkcjonowaniu firmy

Jest jeszcze jedna istotna korzyść, którą przyniesie Ci tego typu oprogramowanie dla przedsiębiorstw. To efektywniejsze monitorowanie firmy. Wdrożenie systemu klasy ERP sprawi np. że szybciej zareagujesz na różne problemy, które opóźniają proces produkcyjny. Analiza danych, które gromadzi magazyn i logistyka, pozwolą Ci usprawnić funkcjonowanie obu tych obszarów działalności. Podobne korzyści przyniesie analiza sprzedaży, na którą pozwalają programy z rozbudowanymi analizami biznesowymi z zakresu controllingu sprzedaży.

Zdecyduj się na wdrożenie nowoczesnego systemu klasy ERP!

Wiesz już dokładnie, co jest ERP i mamy nadzieję, że przekonałeś się, iż oprogramowanie to przyda się również małej firmie. Jeśli zdecydowałeś się na jego wdrożenie w swoim przedsiębiorstwie, zgłoś się do naszej firmy Humansoft. Proponujemy nowoczesny, kompleksowy program do zarządzania sprzedażą, produkcją, usługami – HermesSQL. Możemy zająć się jego instalacją oraz wdrożeniem, dopasowując system informatyczny do potrzeb Twojego biznesu. Chcesz poznać szczegóły oferty? Już dziś skontaktuj się z nami!

Czym jest system ERP?

Na początek warto wyjaśnić, czym są rozwiązania klasy ERP. Skrót pochodzi od angielskich słów Enterprise Resource Planning. Określa zintegrowany system informatyczny ułatwiający zarządzanie przedsiębiorstwem. Jego podstawowym zadaniem jest usprawnienie kluczowego procesu biznesowego, jakim jest planowanie zasobów. Wykorzystuje się go m.in. do:

• kontrolowania stanów magazynowych,
• zarządzania produkcją, w tym określania potrzeb materiałowych,
• obsługi narzędzi marketingowych, również dla branży e-commerce,
• prowadzenia takich działów jak finanse i księgowość

oraz wielu innych obszarów działalności przedsiębiorstwa. Platforma ERP zarówno dla usług, jak i handlu, w tym logistyki, ma przede wszystkim usprawnić wewnętrzną komunikację. Zazwyczaj poszczególne jej moduły pracują na jednej bazie danych. Dostęp do niej mają użytkownicy wielu działów firmy, zyskując m.in. możliwość wyszukiwania informacji oraz ich dodawania lub modyfikowania.

Wdrażanie programów klasy ERP – koniecznie unikaj tych błędów!

Przede wszystkim musisz mieć świadomość tego, że proces wdrożenia systemów ERP i instalacji poszczególnych modułów, jest mocno złożony. Wymaga zarówno odpowiedniej wiedzy, jak i dużego doświadczenia. Najlepiej, gdy zadaniem tym zajmie się dostawca oprogramowania.

Nasza firma Humansoft nie tylko oferuje najpopularniejsze systemy ERP HermesSQL, ale może także zainstalować i wdrożyć software w przedsiębiorstwie, stosując sprawdzoną w praktyce metodykę wdrażania. Doradzamy w jego wyborze, proponując aplikacje dopasowane do potrzeb działalności związanych np. z produkcją, logistyką czy handlem. Oferujemy oprogramowanie klasy ERP zarówno dla małych, jak i dużych firm, w tym prowadzących współpracę w sektorze B2B.

Jeśli jednak chcesz na własną rękę wdrożyć takie programy, powinieneś wystrzegać się kilku kluczowych błędów:

• brak dokładnej analizy procesów biznesowych,
• stopniowe zmniejszanie tempa realizacji projektu,
• zbyt mocne skupianie się na personalizowaniu modułów,
• brak dobrej komunikacji z działami, które mają wykorzystywać nowe systemy informatyczne klasy ERP.

Brak dokładnej analizy procesów biznesowych w firmie

Jeśli chcesz, aby inwestycja we wdrożenie systemu ERP dla handlu, usług czy logistyki przyniosła korzyści, musisz prześwietlić procesy biznesowe. Analizując je, najlepiej stopniowo twórz ich wizualizację w formie schematów blokowych. Pamiętaj, aby przeprowadzić wywiady wśród pracowników. Dowiedz się, jakie dostrzegają problemy w funkcjonowaniu firmy i poznaj pomysły ich rozwiązania.
Dzięki temu łatwiej będzie Ci znaleźć dostawcę oprogramowania ERP, który zaoferuje idealnie dopasowany do potrzeb system ERP.

Spadające tempo wdrażania aplikacji ERP

Zawsze zadbaj o sprawną realizację projektu wdrożenia aplikacji ERP. Częstym błędem jest niedostateczne przemyślenie planowanej inwestycji. Początkowy zapał do jej przeprowadzenia słabnie, m.in. z powodu pojawienia się dodatkowych, niespodziewanych kosztów czy nowych potrzeb względem systemu. Jako dostawca takich systemów informatycznych, radzimy wyznaczenie kierowników odpowiedzialnych za projekt. Zajmą się kontrolą jakości i będą czuwać nad sprawnym postępowaniem prac.

Brak komunikacji z działami firmy

Jeśli planujesz wdrożyć system informatyczny ERP, na pewno chcesz, aby najważniejsze działy firmy były zintegrowane. Oprogramowanie może więc okazać się nieskuteczne, jeśli będzie niedostosowane do charakteru ich działania. Wybór najlepszego systemu ERP powinien być decyzją wspólną, podjętą na podstawie analizy potrzeb poszczególnych działów.

Komunikacja w zakresie realizacji projektu jest więc kluczowa. Istotne będzie również to, aby informować pracowników o kolejnych etapach wdrażania rozwiązań ERP od wybranego dostawcy. Nagle pojawiające się zmiany mogą poważnie dezorganizować pracę w firmie. Projekt wdrożenia trzeba więc prowadzić w sposób zorganizowany i czuwać nad jego sprawnym przebiegiem.

Stawiaj na kompleksowe usługi wdrożenia aplikacji ERP

Jak widzisz, choć programy klasy ERP są dziś niezbędne w biznesie, tak ich instalacja i wdrożenie są procesem skomplikowanym. Z tego powodu zadanie to najlepiej zostaw w rękach specjalistów. Nasza firma Humansoft zaproponuje najlepszy software i kompleksowo wdroży poszczególne moduły wchodzące w skład programu ERP. Jako dostawca tego typu oprogramowania oferujemy rozwiązania dla handlu, logistyki, produkcji i branży usługowej. Jeśli szukasz systemu ERP do swojej firmy skontaktuj się z nami już dziś! Podczas bezpłatnej prezentacji zaprezentujemy możliwości systemu ERP uwzględniając także specyfikę Twojej branży.

Co to system ERP?

Rozwijając skrót z języka angielskiego, to nic innego jak Enterprise Resource Planning, czyli rodzaj specjalistycznego oprogramowania, które zaprojektowane jest z myślą o firmach handlowych, produkcyjnych i usługowych. Jego zadaniem jest planowanie zasobów danego przedsiębiorstwa, pomagając w organizacji pracy, obiegu dokumentów, a także rejestracji danych. Chcąc nieco bardziej zorientować się w tej dziedzinie, warto zobrazować sobie systemy ERP, jako dedykowane moduły aplikacji, którymi dana firma się posługuje. Mogą to być między innymi moduły do obsługi finansów, księgowości, kadr, handlu czy też zarządzania produkcją. Oprogramowanie ERP wykorzystywane jest do gromadzenia wszelkich niezbędnych danych, co w następstwie daje możliwość analizowania ich i wykorzystania do efektywniejszego zarządzania firmą.

Zastosowanie systemu ERP pozwala również na zmniejszenie kosztów pracy poprzez zautomatyzowanie wielu czynności a także ulepszenie procesów, które w efekcie przyczyniają się do wzrostu wydajności przedsiębiorstwa.

Gdzie warto wykorzystać program ERP?

Dziś duża ilość firm decyduje się na profesjonalne oprogramowania, które pozwalają zarządzać określonymi procesami. Warto podkreślić, że większość systemów ERP ma budowę modułową. Można je dobrać indywidualnie do potrzeb przedsiębiorstwa. Nie jest więc to rozwiązanie identyczne dla każdej firmy. Poza tym niektóre z nich posiadają wbudowane narzędzia programistyczne, za pomocą których można projektować dodatkowe rozwiązania. Możliwość pełnego dostosowania go do potrzeb firmy czyni je bardzo cennym narzędziem na rynku biznesowym niemal w każdej branży. Krótko mówiąc, oprogramowanie ERP doskonale sprawdzi się w każdej firmie, nawet o najbardziej wyszukanych potrzebach.

Elastyczność systemów ERP

Rozwijając wątek elastyczności oprogramowania ERP, warto wiedzieć jakie elementy na nią się składają:

• wizualizacja – specjalny interfejs, którego zadaniem jest pokazać wszystkie wprowadzone wcześniej dane. Mogą to być między innymi wykresy, raporty, wskaźniki;
• formatki – pozwalają użytkownikowi wprowadzić do systemu nowe, niezbędne dane, między innymi informacje o kliencie czy też zleceniu;
• procesy biznesowe – umożliwiają obieg dokumentów pomiędzy wszystkimi użytkownikami, na poszczególnych szczeblach. Dotyczy to między innymi wniosków, faktur czy zleceń;
• dodatkowa funkcjonalność – możliwość budowania indywidualnych rozwiązań lub rozszerzania standardowej;

W jaki sposób wybrać odpowiedni system ERP?

Jeśli decyzja na temat zakupu oprogramowania ERP została już podjęta przez firmę, należy zastanowić się, jaki program wybrać. Czynników, które świadczą o jego wysokiej jakości, jest wiele. Należy zwrócić uwagę przede wszystkim na jego odpowiednią funkcjonalność, ale także bogatą ofertę standardową, obejmującą również szerokie możliwości startowe.

Warto jednak pamiętać, że każdy system ma być także odpowiedni dla indywidualnego użytkownika. Firmy wykorzystują bowiem program ERP do różnych, ważnych dla nich celów. Konieczne jest wobec tego zwrócenie uwagi na możliwość tworzenia spersonalizowanych rozwiązań. Twórcy oprogramowania podkreślają, że istnieje możliwość dostosowania go zarówno do branży, jak i odpowiednich procesów, które determinują działalność przedsiębiorstwa. Wszystkie nowości, które uwzględniane są w programie ERP, mają istotny wpływ na ergonomię pracy osób zatrudnionych, potrzebujących dostępu do określonych danych. W firmach, w których wdrożono tego typu rozwiązanie, wciąż słyszy się głosy aprobaty. Nawet pracownicy, którzy początkowo byli dość sceptycznie nastawieni, zauważają ogromne plusy zastosowania tej klasy systemu. Do tej pory wierni tradycyjnym formom gromadzenia danych, widzą potencjał w nowoczesnej technologii. Każda firma powinna jednak zadbać o wsparcie wdrożeniowe dla swoich pracowników, gdzie system będzie implementowany.

Jak wygląda praca z systemem ERP?

Zasadniczo nie różni się od pracy na tradycyjnych bazach danych, niemniej ma ona jedną, ogromną zaletą. Do systemu wystarczy wpisać określone informacje, np. zarejestrować fakturę sprzedaży, a będzie ona widoczna dla wszystkich użytkowników, którzy mają dostęp do programu i odpowiednie uprawnienia. Dzięki oprogramowaniu ERP można też w prosty i szybki sposób odnaleźć potrzebne dane, bez konieczności opuszczania swojego stanowiska pracy. Nie ma również obowiązku udawania się do biurowego archiwum lub proszenia o pomoc osób z innego działu, które zajmowały się określonym tematem.

Rozwiązania, które proponują nowoczesne technologie to punkt zwrotny w wielu biznesach. Ergonomia czasu pracy jest znacząca, co przekłada się również na efekt wykonywanych przez pracowników zadań. To bardzo istotne, zwłaszcza w przedsiębiorstwach zatrudniających dużą ilość pracowników.

Czy warto planować zasoby przedsiębiorstwa przy użyciu systemów ERP?

Zdecydowanie tak! Głównie przez możliwości oprogramowania, które na etapie wdrożenia można dopasować do bieżących potrzeb klienta. Pozwala to tworzyć określone moduły i uporządkowaną strukturę, która poprawia nie tylko ergonomię pracy, ale przede wszystkim ułatwia realizację zadań każdego zespołu w poszczególnych działach. To jego ogromna zaleta, że nie jest dostosowany pod jeden proces czy też branżę. Może dotyczyć tak naprawdę każdego skrzydła firmy, a poszukiwanie określonych danych trwa zaledwie chwilę.

Oprogramowanie ERP to rozwiązanie, które stosuje coraz więcej przedsiębiorstw. Mają one świadomość, o ile łatwiej przychodzi realizacja określonych zadań pracownikom, a także o ile mniej czasu na nie poświęcają, mogąc go przeznaczyć na zupełnie inne czynności i obowiązki, które do tej pory odkładane były na bok, głównie z uwagi na brak wystarczającej ilości czasu. W firmach, w których na samym początku padały pytania „co to jest ERP”, pracownicy odpowiadają, że jest to narzędzie ułatwiające im codzienną pracę, a także porządkujące większość procesów. Obecnie wszystko może dziać się systemie i żaden dokument nie ma prawa się zgubić. Firmy, w których wdrożono ERP, polecają to oprogramowanie kolejnym, mając świadomość, jak wiele zmieniło się w systemie zarządzania.

Zapraszam do śledzenia naszego bloga i mediów społecznościowych, by dalej odkrywać tematy związane z procesem zakupu i wdrożenia systemu ERP. Dzięki temu będą Państwo wiedzieć na co trzeba się szykować podejmując decyzję o zakupie systemu, a my być może w przyszłości zyskamy świadomego klienta, z którym będziemy mogli rozwijać wspólne doświadczenia.

Znaczące różnice wśród systemów ERP

Rzeczywiście istnieją pewne cechy systemów ERP, które mają duże znaczenie dla firmy. Można je znaleźć tylko w nielicznych programach. Takimi szczególnymi cechami są otwarta architektura programu oraz dostęp do narzędzi deweloperskich. Początkowo klienci nie zdają sobie w pełni sprawy z ich znaczenia, dopiero w późniejszym czasie zaczynają je rozumieć i doceniać.

Ich kluczową zaletą jest możliwość dopasowania programu do skali i potrzeb firmy, nie tylko na etapie wdrożenia systemu ERP, ale również w całym okresie jego eksploatacji. I nie chodzi tu o skalowanie systemu przy pomocy rozbudowanych parametrów konfiguracyjnych, ale o możliwość zaprojektowania dodatkowych rozwiązań, które rozwiążą konkretne problemy firmy wynikające ze specyfiki jej działania i nowych potrzeb wobec programu.

Jest to szczególnie ważne dla rozwijających się przedsiębiorstw, które stale poszukują lepszych, skuteczniejszych metod działania. Ich wdrożenie często wiąże się z koniecznością adaptacji programu do nowych potrzeb firmy i zmian w jej funkcjonowaniu. Wprowadzenie nowych procedur zarządzania choćby w niektórych obszarach firmy może spowodować, że ERP nie sprosta takim wyzwaniom. Zwłaszcza, jeśli konieczne będzie zastosowanie niestandardowych rozwiązań. W takich sytuacjach świetnie sprawdzają się systemy, które dają możliwość projektowania dodatkowych rozwiązań „pod klucz” i włączania ich do programu, jako integralnej części. Takie możliwości zapewniają tylko systemy o otwartej architekturze z udostępnionymi narzędzia programistycznymi.

Przemyślana architektura programu HermesSQL

Do elitarnego grona systemów ERP o otwartej architekturze z wbudowanymi narzędziami deweloperskimi należy również produkowany przez nas system ERP HermesSQL. Program wyposażony jest w inteligentne narzędzia i komponenty umożliwiające dopasowanie go do indywidualnych wymagań firmy.

Wśród dostępnych narzędzi można znaleźć: kreator wydruków, kreator widoków, edytor i kompilator funkcji, broker oraz kreator rozszerzeń. Przy ich pomocy firmy informatyczne, a często również programiści zatrudnieni u naszych klientów, samodzielnie projektują dodatkowe rozwiązania. Są to: rozszerzenia funkcjonalne, tzw. wtyczki do systemu, moduły branżowe, pomocnicze wydruki dokumentów i raportów oraz dedykowane widoki tabel. Nawet kreatywni użytkownicy za ich pomocą tworzą w programie proste wydruki, widoki tabel i dodatkowe filtry.

System HermesSQL da się więc przystosować nawet do najbardziej złożonych i zawiłych potrzeb firmy, a co więcej można go rozwijać niezależnie od naszych planów produkcyjnych.

Obawy klientów przed wdrożeniem systemu ERP

Niektórzy klienci obawiają się, że na stabilną pracę dodatkowych rozwiązań mogą negatywnie wpływać aktualizacje instalowane do systemu ERP. W przypadku niektórych programów czasami tak się dzieje. Nie dotyczy to jednak HermesSQL. Dodatkowe funkcjonalności zapisywane są w specjalnym wydzielonym obszarze bazy danych, co gwarantuje im pełną ochronę w czasie aktualizacji.

System ERP – mądre wybory procentują

Rynek oferuje wiele dobrych systemów ERP i wybór jednego z nich z pewnością nie jest dla firmy łatwy. Jeśli mielibyśmy podać tylko jedną najistotniejszą wskazówkę klientom, to taką aby zwrócili szczególną uwagę na to, by system nie usztywniał ich sposobu działania, ale dopasował się do ich potrzeb i wspierał firmę w dalszym nieskrępowanym rozwoju. Ponieważ za sukcesem wielu przedsiębiorstw często stoi ich specyficzny sposób działania i zawsze otwartość na zmiany.

Przed wdrożeniem systemu ERP – wymówki i zastrzeżenia

Przed podjęciem decyzji o wdrożeniu systemu ERP, większość przedsiębiorstw zmaga się z wątpliwościami. Wiąże się to z kosztem całego procesu, potencjalnymi ryzykami i nie do końca jeszcze wykształconą świadomością korzyści informatyzacji działalności.

Najczęściej spotykanymi opóźnienia wdrożenia ERP są podyktowane „racjonalizacją” całego procesu. Jest to jednak z reguły niepotrzebne przeciąganie całej decyzji wynikające z wyszukiwania korzyści z odwlekania. Czemu wprowadzać teraz, poczekajmy do zakończenia roku fiskalnego. Nowy budżet, nowe możliwości, zamknięte operacje z tego roku. To jedna z najczęściej używanych wymówek.

Zdarza się również, że firmy opóźniają zakup i wdrożenie oprogramowania ERP z powodu natężenia pracy. Oczywiście, w czasie gdy produkcja lub działalność operacyjna jest zintensyfikowana, a terminy gonią, wprowadzenie ERP może być kłopotliwe. Jednakże podejście polegające na nieskończonym czekaniu na luźniejszy okres w produkcji jest błędne – tym sposobem możemy opóźniać w nieskończoność wprowadzenie kluczowych zmian.

Popularne jest również opóźnianie ze względu na rekrutację. Wprowadźmy system ERP po zakończeniu procesu rekrutacji, aby wszyscy pracownicy byli zaznajomieni z oprogramowaniem już od momentu jego wdrażania. Można to też utożsamić z wymówką pod tytułem „może wprowadzimy po wakacjach?”. Skoro rozpoczyna się sezon urlopowy, to spora część pracowników nie będzie w stanie na bieżąco zaznajomić się z wprowadzanym programem do zarządzania produkcją.

Jeśli jednak chcesz dobrze podejść do tematu wdrożenia, musisz zrozumieć jedno – nie ma idealnego momentu. Najlepiej jest zacząć implementować system ERP jak najszybciej. Jednak by to zrobić, trzeba siebie oraz firmę przygotować do tego procesu.

Wdrożenie systemu ERP – jak się do niego przygotować?

Pytanie jest zarówno ogólne, jak i szczegółowe. Istnieje kilka zasad, które możesz poradzić każdej firmie. Są one ogólne i sprawdzą się w każdej sytuacji, natomiast przygotowanie do wdrożenia powinno również uwzględniać szczegółową sytuację firmy. Jeśli jednak szukasz ogólnych rad, jak przygotować się do zaimplementowania programu ERP, oto one:

1. Ustal zakres działania projektu ERP
   To kluczowy krok w celu skutecznego wprowadzenia programu do zarządzania produkcją. Tak zwany „project scope” to ustalenie konkretnych celów wprowadzenia systemu ERP i dostosowania jego funkcji do nich. Jeśli chcesz działać międzynarodowo i pracować z kontrahentami z całego świata, pomyśl o tym przy ustalaniu zakresu programu ERP. Późniejsze zmiany i rozszerzanie funkcji systemu jest kosztowne i czasochłonne.
2. Wskaż najważniejsze obszary wymagające wsparcia ERP
   Strategia to słowo-klucz we wdrażaniu programów ERP. Zastanów się, który z działów Twojej firmy najbardziej wymaga optymalizacji. Taki, który po wdrożeniu systemu ERP zyskałby najwięcej, albo ten najbardziej kluczowy dla istoty Twojej działalności. Produktem optymalizacji w takim obszarze może być zwiększenie mocy produkcyjnej, redukcja kosztów, oszczędność czasu albo zmniejszenie zużycia maszyn.
3. Określ wskaźniki sukcesu ERP, które możesz zmierzyć.
   Jak najlepiej sprawdzić, czy program ERP spełnia swoją funkcję? Liczbami. Jeszcze przed wdrożeniem systemu do zarządzania, wyznacz w swojej firmie cele, które możesz zmierzyć. Może to być na przykład miesięczny koszt utrzymania maszyny produkcyjnej albo liczba produktów ubocznych powstała przy produkcji. To zależy już od samej firmy, ale mierzalny wskaźnik pomaga określić, jak działa system ERP.
4. Wyznacz budżet i dostawcę systemu ERP.
   Zakup oraz implementacja oprogramowania ERP jest kosztowna. Ponadto, wdrażając dany system, wiążesz się z nim i jego dostawcą na lata. Zanim zdecydujesz się na konkretny program, ustal swój budżet na zakup oraz późniejszą konserwację systemu – aktualizacje, zmiany, rozszerzanie funkcji. Sprawdź też, jak może przebiegać współpraca z dostawcą takiego oprogramowania.

To tylko garść ogólnych wskazówek dla wszystkich przedsiębiorstw. Pamiętaj, że system ERP w każdej jednostce może działać inaczej, a każda firma może potrzebować innych jego funkcji w różnych obszarach. Dlatego tak istotny jest wybór odpowiedniego dostawcy i oprogramowania.