System ERP

Wybór określonego zintegrowanego systemu ERP, a następnie jego wdrożenie, jest przedsięwzięciem wieloaspektowym i złożonym, angażującym istotnie różne zasoby przedsiębiorstwa.
Właściwe przeprowadzenie tego procesu wymaga zatem odpowiedniego procesu przygotowawczego, analogicznego do realizacji projektów inwestycyjnych. Firmy rozważające zakup i wdrożenie programów informatycznych klasy ERP muszą mieć przede wszystkim świadomość celów strategicznych, jakie zamierzają osiągnąć, dzięki tym systemom.

Inne będą w przypadku firm produkcyjnych (np. redukcja kosztów wytwórczych), handlowych (np. poszerzenie wiedzy o kontrahentach) czy dystrybucyjnych (np. skrócenie czasu realizacji zamówienia), a inne zadania będą przyświecać organizacji działającej w branży motoryzacyjnej, spożywczej czy chemicznej. A zatem kluczowe pytanie podczas wyboru systemu ERP brzmi: co firma chce osiągnąć za jego pomocą? Wśród pozostałych kluczowych czynników, jakie należy uwzględniać podczas wyboru systemu ERP, trzeba wskazać:

• poziom niezawodności i szybkości działania,
• łatwość integracji z systemami już posiadanymi,
• zakres wsparcia, jakie oferuje dostawca danego programu ERP,
• koszty wdrożenia wraz z jego utrzymaniem.

Ponadto należy pamiętać, że wraz z rozwojem przedsiębiorstwa potrzebne będą bardziej skomplikowane funkcje, algorytmy oraz analizy. Dlatego też warto wybrać taki system ERP, który pozwoli później na modyfikację i dopasowanie aplikacji do aktualnej misji, wizji i celów organizacji.

Więcej informacji na temat: Jak wybrać system ERP?

Koszty zakupu i wdrożenia systemu determinowane są wieloma parametrami i ich oszacowanie wymaga uwzględnienia kilku zasadniczych czynników. Kwestia wyceny programu ERP jest stosunkowo prosta w przypadku małych przedsiębiorstw o liniowej strukturze organizacyjnej.

Wówczas jego cena obejmuje standardowy podstawowy moduł oprogramowania, pozwalający na prowadzenie sprzedaży, zarządzanie magazynem czy płatnościami. Koszt takiego systemu ERP dla firm zamyka się w kwocie kilkuset złotych. W przypadku firm średnich i dużych, które działają w ramach złożonej wielodziałowej struktury organizacyjnej, koszt programu będzie uzależniony od liczby i rodzajów modułów, jakie mają wchodzić w skład oprogramowania i które będą obsługiwać poszczególne obszary funkcjonowania przedsiębiorstwa w systemie ERP.

Jednym z ważnych elementów, który bezpośrednio wpływa na to, ile kosztuje system ERP, są licencje na poszczególne stanowiska pracy. Dlatego też, przy zakupie programu należy dokładnie zapoznać się z cennikiem i warunkami licencjonowania. Planując zakup oprogramowania należy także uwzględnić koszt profesjonalnej konsultingowej analizy przedwdrożeniowej, która jest niezbędna dla określenia potrzeb pracowników i dopasowania rozwiązań IT do celów i zadań firmy. Przygotowując firmowe finanse i księgowość na wdrożenie systemu ERP, nie należy również zapominać o kosztach powdrożeniowych, związanych z bieżącą aktualizacją systemu oraz obsługą techniczną w formie HelpDesk.

Więcej informacji na temat: Ile kosztuje ERP?

We współczesnej zglobalizowanej gospodarce każda organizacja gospodarcza (mała, średnia i duża) może potrzebować rozwiązań, jakie oferuje kompletny system ERP.

System ERP pozwala bowiem na kontrolę w czasie rzeczywistym wszystkich procesów zachodzących w przedsiębiorstwie niezależnie od jego wielkości i stopnia rozgałęzionej struktury organizacyjnej. Oprogramowanie umożliwia sprawną komunikację między dwoma, kilkunastoma czy kilkudziesięcioma działami. Dzięki temu wszyscy pracownicy niezależnie od ilości segmentów i komórek w firmie mają stały dostęp do wszelkiego rodzaju kluczowych informacji.

Więcej informacji na temat: Kiedy wdrożyć ERP?

Dzięki wdrożeniu ERP w firmie może on usprawnić zachodzące procesy oraz poprawić efektywność i sprawność gospodarowania swoimi zasobami finansowymi i niefinansowymi, aktywami trwałymi i obrotowymi oraz kapitałami.

W rezultacie następuje racjonalizacja ponoszonych kosztów i wzrost poziomu rentowności sprzedaży (ROS), kapitałów własnych (ROE) i majątku (ROA). Wśród najważniejszych korzyści finansowo-ekonomicznych wynikających ze wdrożenia systemu HermesSQL należy wskazać:

• wzrost sprzedaży od 16 do 28%,
• zwiększenie wydajności pracy od 10 do 16%,
• redukcję kosztów zakupu od 7 do 11%,
• zmniejszenie zbędnego stanu zapasów od 17 do 75%.

Wielkość stopy zwrotu z inwestycji (ROI) będzie różna w zależności od rodzaju wdrożonego programu ERP oraz charakteru przedsiębiorstwa.

Więcej informacji na temat: korzyści ERP

Ile kosztuje system ERP to nie jedyne istotne pytanie. Wiemy, że dla osób, których odpowiedzialnością jest zarządzanie projektami, planowanie zdolności produkcyjnych czy procesów biznesowych ważny jest też czas niezbędny, by została przeprowadzano instalacja systemu ERP. Okres czasowy wdrożenia, jaki wymaga program ERP determinowany jest kilkoma zasadniczymi faktorami:

• wielkością przedsiębiorstwa,
• specyfiką branży, w której działa firma,
• liczbą implementowanych modułów,
• charakterem procesów biznesowych,
• liczbą użytkowników.

Długość wdrożenia programu ERP uwarunkowana jest również możliwościami zaangażowania się przedsiębiorstwa w ten proces. W szczególności chodzi tu o terminy, w jakich pracownicy będą mogli brać udział w spotkaniach wdrożeniowych udzielić wywiadów analitycznych czy odbyć niezbędne szkolenia. Praktyka pokazuje, że w mniejszych firmach proces wdrożeniowy zajmuje kilka tygodni. Natomiast w przypadku wdrożenia oprogramowania ERP w średnich przedsiębiorstwach produkcyjnych czy logistyczno-dystrybucyjnych, prace wdrożeniowe kończą się co do zasady po kilku miesiącach.

Proces wdrażania jakiego wymagają systemy klasy ERP dla firm jest wspólnym wielofazowym przedsięwzięciem biznesowym dostawcy systemu oraz klienta. Pierwszym etapem jest analiza przedwdrożeniowa, która obejmuje sporządzenie listy wymagań osób decyzyjnych w przedsiębiorstwie w stosunku do programu. Na tej podstawie powstaje wizja rozwiązania IT oraz szczegółowy harmonogram prac.

Po akceptacji dokumentów z analizy przedwdrożeniowej dostawca rozpoczyna roboczą konfigurację w systemie ERP, dostosowując go do wymagań klienta. Na tak przygotowanej wersji wstępnej (testowej) programu prowadzone są szkolenia dla użytkowników (pracowników firmy) wraz z techniczną pomocą dostawcy oprogramowania. Po akceptacji funkcjonalności wersji roboczej następuje import danych docelowych i rozpoczyna się oficjalna praca na systemie ERP ze wszystkimi modułami ERP w czasie rzeczywistym. Kompletna usługa wdrożeniowa obejmuje zatem sześć zasadniczych elementów (procesów):

• instalację systemu w formie testowej,
• konfigurację modułów,
• właściwą implementację ERP.
• migrację danych,
• szkolenie pracowników,
• asystę techniczną,
• właściwą implementację ERP.

Wprowadzanie nowego systemu IT w przedsiębiorstwie jest obarczone w poszczególnych etapach określonym ryzykiem ze względu na relatywnie dużą technologiczną złożoność przedsięwzięcia. Przykładowo wybór nieodpowiedniego programu lub jego dostawcy może spowodować niepowodzenie wdrożenia. Z kolei użytkowanie modułów ERP na etapie postimplementacyjnym jest mniejsze, ale w tej fazie należy zwrócić szczególną uwagę na zaangażowanie się użytkowników systemu w jego naukę i sprawną obsługę.

Więcej informacji na temat: Jak wdrożyć ERP z sukcesem

Skuteczne wdrożenie systemu ERP wymaga inwestycji w odpowiednią infrastrukturę sprzętową w postaci zakupu odpowiedniej konfiguracji i klasy:

• serwerów,
• komputerów,
• drukarek,
• urządzeń mobilnych i POS,
• renomowanego oprogramowania antywirusowego.

Alternatywą dla zakupu relatywnie drogich urządzeń teleinformatycznych może być opcja usługi hostingu, czyli długoterminowego wynajmu infrastruktury sprzętowo-programowej. W takim przypadku zapewnienie wydajnego środowiska IT oraz wszelkie kwestie związane z bezpieczeństwem danych należy w gestii dostawcy hostingu.

Na rynku istnieją dwa zasadnicze rodzaje systemów ERP. Pierwsze mają charakter zamknięty (hermetyczny). Ich specyfiką jest możliwość modyfikowania i dostosowania do potrzeb przedsiębiorstwa jedynie przez dostawcę programu lub jego autoryzowanych integratorów. Druga kategoria produktów to programy otwarte, które charakteryzują się możliwością modyfikowania modułów z poziomu zasobów IT organizacji. Takie cechy ma także oprogramowanie HermesSQL.

Istotą i specyfiką wsparcia po zaimplementowaniu wszystkich modułów systemu ERP jest udzielanie przez dedykowanych konsultantów dostawcy niezbędnej pomocy użytkownikom w codziennych czynnościach, które wykonują w programie. Pomoc co do zasady realizowana jest w formie zdalnej (na specjalnej platformie internetowej, e-mailowo czy telefonicznie), co gwarantuje szybką reakcję na zgłaszane usterki. Wsparcie po zainstalowaniu ostatecznej wersji programu ERP obejmuje:

• merytoryczne doradztwo w bieżącym użytkowaniu poszczególnych modułów,
• diagnostykę zgłaszanych problemów eksploatacyjnych oraz pomoc przy ich rozwiązywaniu,
• szkolenia nowych użytkowników i administratorów systemu,
• audyty środowiska IT,
• kontrolę wykonywania kopii zapasowych,
• konserwacje oprogramowania.

Każdy klient decydujący się na zakup systemu ERP HermesSQL ma gwarancję posprzedażowego wsparcia w zakresie wdrożonego rozwiązania IT.