KSEF – Od 1 września 2023 r. nowa struktura e-faktury!

Z dniem 1 września 2023 r. zacznie obowiązywać nowa, druga struktura faktury elektronicznej w ramach Krajowego Systemu e-Faktur. Będzie składać się ona z segmentów zawierających trzy rodzaje danych: obowiązkowe, niezbędne i fakultatywne.

Wprowadzenie nowego wzoru e-faktury ma za cel stworzenie uniwersalnego dokumentu, który zostanie zaakceptowany przez wszystkich podatników. Korzystające z pierwszej wersji e-faktury firmy będą musiały dostosować się do nowych wymogów.

Dane obowiązkowe to około 20 proc. całkowitej struktury e-faktury. Są to informacje techniczne niezbędne do wystawienia dokumentu sprzedaży. Wypełnienie tych pól jest kluczowe dla nadania dokumentowi mocy prawnej.

Dane obowiązkowe obejmują takie dane informacje jak:

nazwa sprzedawcy i nabywcy,
data wystawienia dokumentu oraz
data realizacji usługi.

Należy również pamiętać, że w przypadku e-faktur konieczne jest także uwzględnienie oznaczeń negatywnych, które informują, że pewne okoliczności nie występują. Jest to znacząca różnica pomiędzy fakturami papierowymi, gdzie nie jest to wymagane, a w przypadku KSeF staje się to konieczne.

Dane niezbędne to około 30 proc. struktury e-faktury. Są to pola, które uzupełnia się, gdy okoliczności tego wymagają, np. w przypadku zastosowania procedury VAT marży.
Nieuzupełnienie tych pól nie stanowi błędu technicznego, natomiast może okazać się merytorycznym. Taka faktura zostanie przyjęta przez KSeF, z tym że jeśli kontrahent lub osoba odpowiedzialna za kontrolę faktur zauważy taką nieprawidłowość, konieczne będzie dokonanie korekty.

Dane fakultatywne stanowią resztę struktury. Wypełnienie tych pól nie ma wpływu na poprawność faktury, natomiast mogą mieć zastosowane branżowe. Przykładem uzupełniających pól będzie np. stopka faktury, która może zawierać dowolny tekst albo informacje na temat samochodu.

Wprowadzenie nowych regulacji ma za zdanie dostosowane KSeF do dynamicznie zmieniających się potrzeb rynku, a także usprawnienia procesów transakcyjnych. Stanowią one również ważny krok w kierunku promocji i ułatwienia korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur.

Dowiedz się więcej o KSeF z naszych artykułów:

Poznaj rozwiązanie księgowo-finansowe od Humansoft

Dowiedz się więcej

Urszula Greinert-Motyka

Koordynator ds. wdrożeń systemów księgowych i kadrowo-płacowych

Posiada wieloletnią praktykę pracy na stanowisku księgowej. Swoją wiedzę i doświadczenie wykorzystuje wdrażając moduły księgowe i kadrowo-płacowe. Rozumie i zna wyzwania związane z dynamicznie zmieniającymi się przepisami. Prowadzi projekty związane zarówno z wdrożeniem standardowej funkcjonalności, jak też budowaniem koncepcji nowych rozwiązań dla klienta końcowego, ich testowaniem oraz wdrażaniem.

Zobacz wszystkie wpisy autora