KSeF – Nowe obowiązki firm i biur rachunkowych

Celem KSeF jest elektroniczne wystawianie, przesyłanie, przechowywanie, oznaczanie oraz weryfikowanie zgodności faktur.

System służy także do analizy i kontroli danych zawartych w dokumentach, wysyłki komunikatów dotyczących ich wystawiania oraz nadawania uprawnień dostępu.

Od 1 lipca 2024 r. KSeF zacznie być obowiązkowym rozwiązaniem dla wszystkich podatników w Polsce. Natomiast dobrowolne można z niego korzystać od początku 2022r. Polska jest czwartym krajem Unii Europejskiej, który wdraża KSeF. System obowiązuje już we Włoszech, Hiszpanii i Portugalii.

Wdrożenie KSeF

Trzeba być świadomym, że wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur stanowi proces do którego należy się dobrze przygotować i który należy odpowiednio wcześniej rozpocząć. Wdrożenie KSeF to nie tylko wdrożenie ogólnopolskiego systemu elektronicznego wystawiania faktur, ale również implementacja odpowiednich rozwiązań w systemach księgowych firm. Dostosowanie się do nowych wymogów stanowi wyzwanie zarówno dla przedsiębiorców, jak i biur rachunkowych.

Obowiązek przedsiębiorcy wynikający z KSeF

Wdrożenie KSeF jest obowiązkiem nałożonym na przedsiębiorców. To na nich ciąży odpowiedzialność za dostosowywanie swoich systemów do nowych przepisów, w tym do przekazywania i odbierania elektronicznych faktur. KSeF wymaga od przedsiębiorców również zadbania o odpowiednie przygotowanie i zorganizowanie danych oraz procesu fakturowania, tak aby faktury elektroniczne mogły być sprawnie przesyłane i przechowywane.

Biuro rachunkowe a wdrożenie KSeF

Właściciele biur rachunkowych również muszą podjąć odpowiednie kroki, aby sprostać wymaganiom Krajowego Systemu e-Faktur. Niezbędne jest dostosowanie i aktualizacja oprogramowania księgowego, aby móc sprawnie generować i przesyłać faktury w odpowiednim formacie. Pracownicy biur muszą zapoznać się z nowymi zasadami i procedurami, dbając o ciągłość szkoleń, aby zapewnić sobie niezbędne umiejętności i wiedzę związaną z KSeF. W ramach przygotowania do KSeF biura powinny zacząć od odejścia od papierowych faktur na rzecz przejścia na cyfrowy model wymiany dokumentów pomiędzy biurem rachunkowym a jego klientami. W kolejnym kroku MF namawia do jak najszybszego rozpoczęcia testowania rozwiązań obsługujących KSeF.

Biuro rachunkowe a wdrożenie KSeF w firmie

Biura rachunkowe mogą także odgrywać znaczącą rolę we wdrożeniu KSeF w firmach, które obsługują. Dlatego należy pamiętać o ustaleniu odpowiedniego podziału obowiązków związanych z obsługą faktur pomiędzy biurem a klientami. Księgowi z biura rachunkowego mogą pomóc w:

implementowaniu systemu e-faktur,
konfiguracji systemów księgowych,
przeszkoleniu personelu przedsiębiorstwa w obsłudze systemu,
zapewniając wsparcie w przypadku pojawiających się problemów.

Testowanie KSeF

Ministerstwo Finansów już od dawna namawia do testowania systemu KSeF. Nie warto odkładać tego na później. Testowanie systemu jest bezpłatne i nie wywołuje żadnych negatywnych konsekwencji, nawet jeśli faktura zostanie źle wystawiona. Pozwoli natomiast na poznanie specyfiki rozwiązania i zdobycia odpowiedniej wiedzy praktycznej. Testowanie umożliwi identyfikację i rozwiązanie problemów przed ostatecznym wdrożeniem oraz dostosowanie procesów i procedur wewnętrznych.

Celem KSeF jest wprowadzenie poprawy efektywności, oszczędność środków i zwiększenie bezpieczeństwa danych co stanowi korzyści, które zdecydowanie przeważają nad trudnościami.

Należy pamiętać

Testowanie i wdrożenie KSeF może różnić się w zależności od rodzaju i skali działalności. Proces ten należy potraktować indywidualnie, uwzględniając specyficzne wymagania i obowiązujące w danej branży przepisy.

Dowiedz się więcej o KSeF z naszych artykułów:

Poznaj rozwiązanie księgowo-finansowe od Humansoft

Dowiedz się więcej

Urszula Greinert-Motyka

Koordynator ds. wdrożeń systemów księgowych i kadrowo-płacowych

Posiada wieloletnią praktykę pracy na stanowisku księgowej. Swoją wiedzę i doświadczenie wykorzystuje wdrażając moduły księgowe i kadrowo-płacowe. Rozumie i zna wyzwania związane z dynamicznie zmieniającymi się przepisami. Prowadzi projekty związane zarówno z wdrożeniem standardowej funkcjonalności, jak też budowaniem koncepcji nowych rozwiązań dla klienta końcowego, ich testowaniem oraz wdrażaniem.

Zobacz wszystkie wpisy autora