KSeF – Nowe obowiązki firm i biur rachunkowych

Celem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) jest elektroniczne wystawianie, przesyłanie, przechowywanie, oznaczanie oraz weryfikowanie zgodności faktur. System służy także do analizy i kontroli danych zawartych w dokumentach, wysyłania komunikatów dotyczących ich wystawiania oraz nadawania uprawnień dostępu.

Z KSeF można korzystać dobrowolnie od 1 stycznia 2022 r., a Polska jest czwartym krajem Unii Europejskiej, który wdrożył taki system (po Włoszech, Hiszpanii i Portugalii).

W Polsce obowiązek korzystania z KSeF wejdzie w życie etapami:

od 1 lutego 2026 r. – dla dużych firm, które w 2024 r. osiągnęły sprzedaż brutto powyżej 200 mln zł,
od 1 kwietnia 2026 r. – dla wszystkich pozostałych podatników,
od 1 stycznia 2027 r. – dla podatników wykluczonych cyfrowo.

Oznacza to, że dla większości przedsiębiorców „godzina zero” nastąpi 1 kwietnia 2026 r.

Wdrożenie KSeF

Trzeba być świadomym, że wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur stanowi proces do którego należy się dobrze przygotować i który należy odpowiednio wcześniej rozpocząć. Wdrożenie KSeF to nie tylko wdrożenie ogólnopolskiego systemu elektronicznego wystawiania faktur, ale również implementacja odpowiednich rozwiązań w systemach księgowych firm. Dostosowanie się do nowych wymogów stanowi wyzwanie zarówno dla przedsiębiorców, jak i biur rachunkowych.

Obowiązek przedsiębiorcy wynikający z KSeF

Wdrożenie KSeF jest obowiązkiem przedsiębiorców i to oni ponoszą odpowiedzialność za dostosowanie swoich systemów do nowych wymogów. Obejmuje to m.in. przygotowanie i aktualizację systemów księgowych lub ERP, organizację procesów fakturowania zgodnie z wymogami KSeF oraz nadanie odpowiednich uprawnień osobom mającym dostęp do faktur.

Biuro rachunkowe a wdrożenie KSeF

Właściciele biur rachunkowych również muszą podjąć odpowiednie kroki, aby sprostać wymaganiom Krajowego Systemu e-Faktur. Niezbędne jest dostosowanie i aktualizacja oprogramowania księgowego, aby móc sprawnie generować i przesyłać faktury w odpowiednim formacie. Pracownicy biur muszą zapoznać się z nowymi zasadami i procedurami, dbając o ciągłość szkoleń, aby zapewnić sobie niezbędne umiejętności i wiedzę związaną z KSeF. W ramach przygotowania do KSeF biura powinny zacząć od odejścia od papierowych faktur na rzecz przejścia na cyfrowy model wymiany dokumentów pomiędzy biurem rachunkowym a jego klientami. W kolejnym kroku MF namawia do jak najszybszego rozpoczęcia testowania rozwiązań obsługujących KSeF.

Biuro rachunkowe a wdrożenie KSeF w firmie

Biura rachunkowe mogą także odgrywać znaczącą rolę we wdrożeniu KSeF w firmach, które obsługują. Dlatego należy pamiętać o ustaleniu odpowiedniego podziału obowiązków związanych z obsługą faktur pomiędzy biurem a klientami. Księgowi z biura rachunkowego mogą pomóc w:

implementowaniu systemu e-faktur,
konfiguracji systemów księgowych,
przeszkoleniu personelu przedsiębiorstwa w obsłudze systemu,
zapewniając wsparcie w przypadku pojawiających się problemów.

Testowanie KSeF

Ministerstwo Finansów już od dawna namawia do testowania systemu KSeF. Nie warto odkładać tego na później. Testowanie systemu jest bezpłatne i nie wywołuje żadnych negatywnych konsekwencji, nawet jeśli faktura zostanie źle wystawiona. Pozwoli natomiast na poznanie specyfiki rozwiązania i zdobycia odpowiedniej wiedzy praktycznej. Testowanie umożliwi identyfikację i rozwiązanie problemów przed ostatecznym wdrożeniem oraz dostosowanie procesów i procedur wewnętrznych.

Celem KSeF jest wprowadzenie poprawy efektywności, oszczędność środków i zwiększenie bezpieczeństwa danych co stanowi korzyści, które zdecydowanie przeważają nad trudnościami.

Dlaczego warto się przygotować?

Wdrożenie KSeF ma na celu poprawę efektywności procesów, oszczędność czasu i środków oraz zwiększenie bezpieczeństwa danych. Mimo że wiąże się z reorganizacją i nowymi obowiązkami, korzyści dla przedsiębiorców i biur rachunkowych znacząco przewyższają trudności.

Należy pamiętać, że sposób przygotowania i wdrożenia KSeF będzie się różnił w zależności od skali i rodzaju działalności. Każdy proces warto zaplanować indywidualnie, z uwzględnieniem specyficznych wymagań branżowych.

Dowiedz się więcej o KSeF z naszych artykułów:

Poznaj rozwiązanie księgowo-finansowe od Humansoft

Dowiedz się więcej

Urszula Greinert-Motyka

Koordynator ds. wdrożeń systemów księgowych i kadrowo-płacowych

Posiada wieloletnią praktykę pracy na stanowisku księgowej. Swoją wiedzę i doświadczenie wykorzystuje wdrażając moduły księgowe i kadrowo-płacowe. Rozumie i zna wyzwania związane z dynamicznie zmieniającymi się przepisami. Prowadzi projekty związane zarówno z wdrożeniem standardowej funkcjonalności, jak też budowaniem koncepcji nowych rozwiązań dla klienta końcowego, ich testowaniem oraz wdrażaniem.

Zobacz wszystkie wpisy autora