Bezp艂atna Konferencja Online 2023 dla U偶ytkownik贸w System贸w Humansoft – 21.09.2023. Zarejestruj si臋 ju偶 dzi艣!聽

30 lat na rynku
25 lipca 2023
KSeF – Nowe obowi膮zki firm i biur rachunkowych
Humansoft Blog KSeF – Nowe obowi膮zki firm i biur rachunkowych
25 lipca 2023

KSeF – Nowe obowi膮zki firm i biur rachunkowych

Celem KSeF jest elektroniczne wystawianie, przesy艂anie, przechowywanie, oznaczanie oraz weryfikowanie zgodno艣ci faktur.

System s艂u偶y tak偶e do analizy i kontroli danych zawartych w dokumentach, wysy艂ki komunikat贸w dotycz膮cych ich wystawiania oraz nadawania uprawnie艅 dost臋pu.

Od 1 lipca 2024 r. KSeF zacznie by膰 obowi膮zkowym rozwi膮zaniem dla wszystkich podatnik贸w w Polsce. Natomiast dobrowolne mo偶na z niego korzysta膰 od pocz膮tku 2022r. Polska jest czwartym krajem Unii Europejskiej, kt贸ry wdra偶a KSeF. System obowi膮zuje ju偶 we W艂oszech, Hiszpanii i Portugalii.

Wdro偶enie KSeF

Trzeba by膰 艣wiadomym, 偶e wdro偶enie Krajowego Systemu e-Faktur stanowi proces do kt贸rego nale偶y si臋 dobrze przygotowa膰 i kt贸ry nale偶y odpowiednio wcze艣niej rozpocz膮膰. Wdro偶enie KSeF to nie tylko wdro偶enie og贸lnopolskiego systemu elektronicznego wystawiania faktur, ale r贸wnie偶 implementacja odpowiednich rozwi膮za艅 w systemach ksi臋gowych firm. Dostosowanie si臋 do nowych wymog贸w stanowi wyzwanie zar贸wno dla przedsi臋biorc贸w, jak i biur rachunkowych.

Obowi膮zek przedsi臋biorcy wynikaj膮cy z KSeF

Wdro偶enie KSeF jest obowi膮zkiem na艂o偶onym na przedsi臋biorc贸w. To na nich ci膮偶y odpowiedzialno艣膰 za dostosowywanie swoich system贸w do nowych przepis贸w, w tym do przekazywania i odbierania elektronicznych faktur. KSeF wymaga od przedsi臋biorc贸w r贸wnie偶 zadbania o odpowiednie przygotowanie i zorganizowanie danych oraz procesu fakturowania, tak aby faktury elektroniczne mog艂y by膰 sprawnie przesy艂ane i przechowywane.

Biuro rachunkowe a wdro偶enie KSeF

W艂a艣ciciele biur rachunkowych r贸wnie偶 musz膮 podj膮膰 odpowiednie kroki, aby sprosta膰 wymaganiom Krajowego Systemu e-Faktur. Niezb臋dne jest dostosowanie i aktualizacja oprogramowania ksi臋gowego, aby m贸c sprawnie generowa膰 i przesy艂a膰 faktury w odpowiednim formacie. Pracownicy biur musz膮 zapozna膰 si臋 z nowymi zasadami i procedurami, dbaj膮c o ci膮g艂o艣膰 szkole艅, aby zapewni膰 sobie niezb臋dne umiej臋tno艣ci i wiedz臋 zwi膮zan膮 z KSeF. W ramach przygotowania do KSeF biura powinny zacz膮膰 od odej艣cia od papierowych faktur na rzecz przej艣cia na cyfrowy model wymiany dokument贸w pomi臋dzy biurem rachunkowym a jego klientami. W kolejnym kroku MF namawia do jak najszybszego rozpocz臋cia testowania rozwi膮za艅 obs艂uguj膮cych KSeF.

Biuro rachunkowe a wdro偶enie KSeF w firmie

Biura rachunkowe mog膮 tak偶e odgrywa膰 znacz膮c膮 rol臋 we wdro偶eniu KSeF w firmach, kt贸re obs艂uguj膮. Dlatego nale偶y pami臋ta膰 o ustaleniu odpowiedniego podzia艂u obowi膮zk贸w zwi膮zanych z obs艂ug膮 faktur pomi臋dzy biurem a klientami. Ksi臋gowi z biura rachunkowego mog膮 pom贸c w:

  • implementowaniu systemu e-faktur,
  • konfiguracji system贸w ksi臋gowych,
  • przeszkoleniu personelu przedsi臋biorstwa w obs艂udze systemu,
  • zapewniaj膮c wsparcie w przypadku pojawiaj膮cych si臋 problem贸w.
Testowanie KSeF

Ministerstwo Finans贸w ju偶 od dawna namawia do testowania systemu KSeF. Nie warto odk艂ada膰 tego na p贸藕niej. Testowanie systemu jest bezp艂atne i nie wywo艂uje 偶adnych negatywnych konsekwencji, nawet je艣li faktura zostanie 藕le wystawiona. Pozwoli natomiast na poznanie specyfiki rozwi膮zania i zdobycia odpowiedniej wiedzy praktycznej. Testowanie umo偶liwi identyfikacj臋 i rozwi膮zanie problem贸w przed ostatecznym wdro偶eniem oraz dostosowanie proces贸w i procedur wewn臋trznych.

Celem KSeF jest wprowadzenie poprawy efektywno艣ci, oszcz臋dno艣膰 艣rodk贸w i zwi臋kszenie bezpiecze艅stwa danych co stanowi korzy艣ci, kt贸re zdecydowanie przewa偶aj膮 nad trudno艣ciami.

Nale偶y pami臋ta膰

Testowanie i wdro偶enie KSeF mo偶e r贸偶ni膰 si臋 w zale偶no艣ci od rodzaju i skali dzia艂alno艣ci. Proces ten nale偶y potraktowa膰 indywidualnie, uwzgl臋dniaj膮c specyficzne wymagania i obowi膮zuj膮ce w danej bran偶y przepisy.

Poznaj rozwi膮zanie ksi臋gowo-finansowe od Humansoft

urszula greiner motyka
Urszula Greinert-Motyka

Koordynator ds. wdro偶e艅 system贸w ksi臋gowych i kadrowo-p艂acowych

Posiada wieloletni膮 praktyk臋 pracy na stanowisku ksi臋gowej. Swoj膮 wiedz臋 i do艣wiadczenie wykorzystuje wdra偶aj膮c modu艂y ksi臋gowe i kadrowo-p艂acowe. Rozumie i zna wyzwania zwi膮zane z dynamicznie zmieniaj膮cymi si臋 przepisami. Prowadzi projekty zwi膮zane zar贸wno z wdro偶eniem standardowej funkcjonalno艣ci, jak te偶 budowaniem koncepcji nowych rozwi膮za艅 dla klienta ko艅cowego, ich testowaniem oraz wdra偶aniem.

Zobacz wszystkie wpisy autora
Przeczytaj tak偶e
14 kwietnia 2018
RODO w systemach Humansoft
Zobacz wi臋cej
18 stycznia 2021
Firma Lider Hurt Sp. z o.o 鈥 rekomenduje Humansoft e-Sklep
Zobacz wi臋cej
25 lipca 2023
Wsparcie techniczne Humansoft – Nowa podstrona!
Zobacz wi臋cej