30 lat na rynku
05 września 2023
KSeF TOP 20 – O co zadbać przed wdrożeniem?
Humansoft Blog KSeF TOP 20 – O co zadbać przed wdrożeniem?
05 września 2023

KSeF TOP 20 – O co zadbać przed wdrożeniem?

Krajowy System e-Faktur jest rządowym systemem teleinformatycznym służącym do wystawiania oraz przesyłania faktur ustrukturyzowanych, czyli e-faktur.

Od dnia 1 lipca 2024 roku KSeF będzie obligatoryjny dla wszystkich podatników VAT. W przypadku podatników zwolnionych podmiotowo lub przedmiotowo obowiązywać będzie od 1 stycznia 2025 roku. KSeF obejmie transakcje B2B, natomiast poza KSeF pozostaną transakcje B2C.

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur stanowi proces do którego należy się dobrze przygotować i który należy odpowiednio wcześniej rozpocząć. Wdrożenie KSeF to nie tylko wdrożenie ogólnopolskiego systemu elektronicznego wystawiania faktur, ale również implementacja nowych rozwiązań organizacyjnych w firmach.

O co zadbać przed wdrożeniem KSeF w przedsiębiorstwie:

  1. Dobre zrozumienie przepisów – niewłaściwe zrozumienie przepisów dotyczących e-faktur i KSeF może prowadzić do nieprawidłowego wdrożenia systemu, co może skutkować problemami związanymi z prawidłowością dokumentów i konsekwencjami prawnymi.
  2. Przeszkolenie personelu – warto zainwestować w odpowiednie szkolenia, aby pracownicy którzy obsługiwać KSeF nie mieli trudności i nie popełniali błędów.
  3. Przeprowadzenie testów – od 1 stycznia 2022 MF umożliwia testowanie systemu. Wystawione w ramach testów faktury nie są obowiązujące i zostają usunięte z systemu. Nie ma więc obawy o ewentualne konsekwencje źle wystawionych dokumentów.
  4. Wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za implementację KSeF – efektywne wdrożenie KSeF powinno zacząć się od wyznaczenia kierownika projektu i zaangażowania pracowników, którzy uczestniczą w procesach fakturowania, rozliczania zakupów i podatków, utrzymywania systemów informatycznych oraz współpracy z dostawcami.
  5. Przygotowanie harmonogramu wdrożenia – do momentu wejścia w życie obowiązkowego KSeF został niewiele ponad rok, należy więć jak najszybciej zapewnić zasoby zarówno wewnętrzne jak i zewnętrzne, aby zakończyć projekt wdrożeniowy na czas.
  6. Aktualizacja wewnętrznych procedur – wdrożenie KSeF w przedsiębiorstwie to nie tylko wdrożenie systemu teleinformatycznego, to także implementacja wewnętrznych procedur dotyczących nowego systemu wystawiania faktur.
  7. Dostosowanie regulaminów, umów i innych formalnych dokumentów – z uwagi na wdrożenie e-faktury niektóre z nich będą wymagały aktualizacji, np. w zakresie: dostarczenia faktury, duplikatu, terminy płatności, zasady działania w okresie awarii KSeF itp.
  8. Określenie procesów dotyczących fakturowania w firmie – przeanalizowanie ich pozwoli sprawdzić, jak faktury są generowane, przetwarzane, wysyłane i przechowywane oraz jakie systemy w tym uczestniczą. Wiedza na temat ich powiązań pomoże ustalić, jak zintegrować KSeF z istniejącymi procedurami i systemami.
  9. Nadanie uprawnień pracownikom – zajmującym się obsługą faktur oraz podmiotom zewnętrznym. Przy systemowej integracji nie powinno być bezpośredniej konieczności korzystania z KSeF. Jednak jeśli wyniknie potrzeba, można zautoryzować się jedną z dostępnych metod uwierzytelnienia do konta firmowego w Aplikacji Podatnika.
  10. Nadanie identyfikatora w KSeF – nada uprawnienia do wystawiania lub dostępu do faktur tylko w ramach danego zakładu (oddziału) osoby prawnej lub innej wyodrębnionej jednostki wewnętrznej podmiotu. Trzeba więc ustalić kto będzie potrzebować takiego dostępu.
  11. Zidentyfikowanie źródeł wystawiania faktur – sprzedaży oraz procesowania dokumentów zakupu w firmie, trzeba uważać aby nie pominąć żadnego miejsca.
  12. Ustalenie jakie faktury wystawiane są klientom – oraz zweryfikowanie tych otrzymywanych od dostawców. W analizie należy uwzględnić rodzaj dokumentów i ich treść, np. jakie dane wymieniane są z kontrahentami, czy stosowane są załączniki itp.
  13. Zweryfikowanie dostępności danych – obligatoryjnych i fakultatywnych dla struktury e-faktury w systemach wystawiających dokumenty VAT. Określenie źródła informacji, sprawdzenie jakości i kompletności danych.
  14. Dokonanie mapowania danych na pola KSeF – jeśli procesy biznesowe używają więcej informacji, niż pozwala na przekazanie schemat Ministerstwa, należy rozważyć jak będą udostępniane kontrahentom te dodatkowe dane.
  15. Zmiany w tytułach przelewów – należy mieć na uwadze, że od 1 lipca 2024 roku powstanie obowiązek podania w tytule referencji do identyfikatora KSeF lub zbiorczego, czyli nadanego przez KSeF dla wielu e-faktur.
  16. Wystawianie faktur B2C – należy pamiętać, że KSeF nie obsługuje wystawiania tego typu faktur i konieczny do tego będzie aktualny system do fakturowania.
  17. Informacja o wystawieniu faktury – formalnie zgodnie z prawem od 1 stycznia 2024 faktura wystawiona w KSeF będzie uznana za dostarczoną nabywcy, jednak można rozważyć wprowadzenie własnego systemu powiadamiania kontrahenta o jej wystawieniu.
  18. Rejestrowanie UPO w ewidencji – po zakończeniu sesji komunikacyjnej, do wszystkich wystawionych w jej trakcie faktur, KSeF wystawi jedno Urzędowe Poświadczenie Odbioru, należy się zastanowić, czy oraz w jaki sposób chcemy je ewidencjonować i archiwizować.
  19. Archiwum faktur – ustawowo KSeF gwarantuje dostęp do e-faktur przez 10 lat, co zwalnia podatników z obowiązku ich przechowywania. Należy podjąć decyzję czy firma chce prowadzić własną ewidencję w tym zakresie.
  20. Opracowanie procedury awaryjnej na wypadek niedostępności KSeF – zgodnie z zapewnieniami MF, możliwe będzie wystawianie e-faktury zgodnie ze schemą, ale z pominięciem wysyłki do KSeF. Natomiast nadal będzie się to wiązało z obowiązkiem rejestracji takiej faktury w ciągu 7 dni. Systemy w firmie powinny więc obsłużyć sytuację np. braku Internetu i przekazania faktury do wystawienia w KSeF po odzyskaniu łączności.

Codzienne wyzwania związane z prowadzeniem biznesu mogą sprawiać, że rozpoczęcie procedury przygotowanie się na wdrożenie KSeF jest przekładane na „spokojniejszy czas”. Należy pamiętać, że korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur to rewolucja w księgowaniu. Nie warto więc zostawiać przygotowań na ostatnią chwilę.

Poznaj rozwiązanie księgowo-finansowe od Humansoft

urszula greiner motyka
Urszula Greinert-Motyka

Koordynator ds. wdrożeń systemów księgowych i kadrowo-płacowych

Posiada wieloletnią praktykę pracy na stanowisku księgowej. Swoją wiedzę i doświadczenie wykorzystuje wdrażając moduły księgowe i kadrowo-płacowe. Rozumie i zna wyzwania związane z dynamicznie zmieniającymi się przepisami. Prowadzi projekty związane zarówno z wdrożeniem standardowej funkcjonalności, jak też budowaniem koncepcji nowych rozwiązań dla klienta końcowego, ich testowaniem oraz wdrażaniem.

Zobacz wszystkie wpisy autora
Przeczytaj także
18 kwietnia 2021
Program Corax wspiera sprzedaż paneli fotowoltaicznych pomp ciepła i klimatyzacji
Zobacz więcej
06 grudnia 2016
Jednolity Plik Kontrolny (JPK) – program dla MŚP
Zobacz więcej
17 sierpnia 2023
Promocja na wybrane moduły Rabat -25%
Zobacz więcej