KSeF TOP 20 – O co zadbać przed wdrożeniem?

Krajowy System e-Faktur jest rządowym systemem teleinformatycznym służącym do wystawiania oraz przesyłania faktur ustrukturyzowanych, czyli e-faktur.

Od dnia 1 lipca 2024 roku KSeF będzie obligatoryjny dla wszystkich podatników VAT. W przypadku podatników zwolnionych podmiotowo lub przedmiotowo obowiązywać będzie od 1 stycznia 2025 roku. KSeF obejmie transakcje B2B, natomiast poza KSeF pozostaną transakcje B2C.

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur stanowi proces do którego należy się dobrze przygotować i który należy odpowiednio wcześniej rozpocząć. Wdrożenie KSeF to nie tylko wdrożenie ogólnopolskiego systemu elektronicznego wystawiania faktur, ale również implementacja nowych rozwiązań organizacyjnych w firmach.

O co zadbać przed wdrożeniem KSeF w przedsiębiorstwie:

1. Dobre zrozumienie przepisów – niewłaściwe zrozumienie przepisów dotyczących e-faktur i KSeF może prowadzić do nieprawidłowego wdrożenia systemu, co może skutkować problemami związanymi z prawidłowością dokumentów i konsekwencjami prawnymi.
2. Przeszkolenie personelu – warto zainwestować w odpowiednie szkolenia, aby pracownicy którzy obsługiwać KSeF nie mieli trudności i nie popełniali błędów.
3. Przeprowadzenie testów – od 1 stycznia 2022 MF umożliwia testowanie systemu. Wystawione w ramach testów faktury nie są obowiązujące i zostają usunięte z systemu. Nie ma więc obawy o ewentualne konsekwencje źle wystawionych dokumentów.
4. Wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za implementację KSeF – efektywne wdrożenie KSeF powinno zacząć się od wyznaczenia kierownika projektu i zaangażowania pracowników, którzy uczestniczą w procesach fakturowania, rozliczania zakupów i podatków, utrzymywania systemów informatycznych oraz współpracy z dostawcami.
5. Przygotowanie harmonogramu wdrożenia – do momentu wejścia w życie obowiązkowego KSeF został niewiele ponad rok, należy więć jak najszybciej zapewnić zasoby zarówno wewnętrzne jak i zewnętrzne, aby zakończyć projekt wdrożeniowy na czas.
6. Aktualizacja wewnętrznych procedur – wdrożenie KSeF w przedsiębiorstwie to nie tylko wdrożenie systemu teleinformatycznego, to także implementacja wewnętrznych procedur dotyczących nowego systemu wystawiania faktur.
7. Dostosowanie regulaminów, umów i innych formalnych dokumentów – z uwagi na wdrożenie e-faktury niektóre z nich będą wymagały aktualizacji, np. w zakresie: dostarczenia faktury, duplikatu, terminy płatności, zasady działania w okresie awarii KSeF itp.
8. Określenie procesów dotyczących fakturowania w firmie – przeanalizowanie ich pozwoli sprawdzić, jak faktury są generowane, przetwarzane, wysyłane i przechowywane oraz jakie systemy w tym uczestniczą. Wiedza na temat ich powiązań pomoże ustalić, jak zintegrować KSeF z istniejącymi procedurami i systemami.
9. Nadanie uprawnień pracownikom – zajmującym się obsługą faktur oraz podmiotom zewnętrznym. Przy systemowej integracji nie powinno być bezpośredniej konieczności korzystania z KSeF. Jednak jeśli wyniknie potrzeba, można zautoryzować się jedną z dostępnych metod uwierzytelnienia do konta firmowego w Aplikacji Podatnika.
10. Nadanie identyfikatora w KSeF – nada uprawnienia do wystawiania lub dostępu do faktur tylko w ramach danego zakładu (oddziału) osoby prawnej lub innej wyodrębnionej jednostki wewnętrznej podmiotu. Trzeba więc ustalić kto będzie potrzebować takiego dostępu.
11. Zidentyfikowanie źródeł wystawiania faktur – sprzedaży oraz procesowania dokumentów zakupu w firmie, trzeba uważać aby nie pominąć żadnego miejsca.
12. Ustalenie jakie faktury wystawiane są klientom – oraz zweryfikowanie tych otrzymywanych od dostawców. W analizie należy uwzględnić rodzaj dokumentów i ich treść, np. jakie dane wymieniane są z kontrahentami, czy stosowane są załączniki itp.
13. Zweryfikowanie dostępności danych – obligatoryjnych i fakultatywnych dla struktury e-faktury w systemach wystawiających dokumenty VAT. Określenie źródła informacji, sprawdzenie jakości i kompletności danych.
14. Dokonanie mapowania danych na pola KSeF – jeśli procesy biznesowe używają więcej informacji, niż pozwala na przekazanie schemat Ministerstwa, należy rozważyć jak będą udostępniane kontrahentom te dodatkowe dane.
15. Zmiany w tytułach przelewów – należy mieć na uwadze, że od 1 lipca 2024 roku powstanie obowiązek podania w tytule referencji do identyfikatora KSeF lub zbiorczego, czyli nadanego przez KSeF dla wielu e-faktur.
16. Wystawianie faktur B2C – należy pamiętać, że KSeF nie obsługuje wystawiania tego typu faktur i konieczny do tego będzie aktualny system do fakturowania.
17. Informacja o wystawieniu faktury – formalnie zgodnie z prawem od 1 stycznia 2024 faktura wystawiona w KSeF będzie uznana za dostarczoną nabywcy, jednak można rozważyć wprowadzenie własnego systemu powiadamiania kontrahenta o jej wystawieniu.
18. Rejestrowanie UPO w ewidencji – po zakończeniu sesji komunikacyjnej, do wszystkich wystawionych w jej trakcie faktur, KSeF wystawi jedno Urzędowe Poświadczenie Odbioru, należy się zastanowić, czy oraz w jaki sposób chcemy je ewidencjonować i archiwizować.
19. Archiwum faktur – ustawowo KSeF gwarantuje dostęp do e-faktur przez 10 lat, co zwalnia podatników z obowiązku ich przechowywania. Należy podjąć decyzję czy firma chce prowadzić własną ewidencję w tym zakresie.
20. Opracowanie procedury awaryjnej na wypadek niedostępności KSeF – zgodnie z zapewnieniami MF, możliwe będzie wystawianie e-faktury zgodnie ze schemą, ale z pominięciem wysyłki do KSeF. Natomiast nadal będzie się to wiązało z obowiązkiem rejestracji takiej faktury w ciągu 7 dni. Systemy w firmie powinny więc obsłużyć sytuację np. braku Internetu i przekazania faktury do wystawienia w KSeF po odzyskaniu łączności.

Codzienne wyzwania związane z prowadzeniem biznesu mogą sprawiać, że rozpoczęcie procedury przygotowanie się na wdrożenie KSeF jest przekładane na „spokojniejszy czas”. Należy pamiętać, że korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur to rewolucja w księgowaniu. Nie warto więc zostawiać przygotowań na ostatnią chwilę.

Dowiedz się więcej o KSeF z naszych artykułów:

• TOP 10 najważniejszych informacji o KSeF
• KSeF – Kary pieniężne za niewywiązanie się z obowiązków
• KSEF – Od 1 września 2023 r. nowa struktura e-faktury!
• KSeF – Jak zdobyć dostęp?
• KSEF – Jakie dokumenty zostały zwolnione z obowiązku wystawienia w systemie?
• KSEF – Projekt nowelizacji rozporządzenia dot. dostępu do faktur
• KSEF – A co z wystawianiem faktur dla podmiotów zagranicznych?
• KSeF – Nowe obowiązki firm i biur rachunkowych

Poznaj rozwiązanie księgowo-finansowe od Humansoft