TOP 10 najważniejszych informacji o KSeF

Przedstawiamy 10 najważniejszych informacji na temat Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), który będzie obowiązkowy w Polsce już od 1 lipca 2026 r. dla czynnych podatników VAT i od 1 stycznia 2027 r. dla podatników zwolnionych z VAT (np. mikroprzedsiębiorców).

1. Co to jest KSeF

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to rozwiązanie Ministerstwa Finansów, którego celem jest uszczelnienie systemu VAT, zwiększenie wpływów do budżetu, a także automatyzacja i uproszczenie obiegu faktur. Faktury wystawione w tym systemie, określane mianem faktur ustrukturyzowanych, mają jednolitą strukturę logiczną FA(2) i mogą być generowane zarówno w bezpłatnych aplikacjach udostępnionych przez Ministerstwo Finansów, takich jak Aplikacja Podatnika KSeF czy e-mikrofirma, co jest rozwiązaniem szczególnie przydatnym dla małych firm, jak i w komercyjnych programach księgowych oraz systemach ERP. Niezależnie od używanego narzędzia, każda faktura w KSeF musi spełniać te same wymogi strukturalne, co zapewnia jednolitość i ujednolicenie systemu fakturowania w całym kraju.

2. Obowiązywanie faktury ustrukturyzowanej w obrocie gospodarczym

Krajowy System e-Faktur został wprowadzony jako rozwiązanie dobrowolne od 1 stycznia 2022 r., a faktury ustrukturyzowane funkcjonują obecnie w obrocie gospodarczym obok faktur papierowych i elektronicznych. Od 1 lipca 2026 r. obowiązek korzystania z KSeF obejmie czynnych podatników VAT, natomiast od 1 stycznia 2027 r. zostanie rozszerzony również na podatników zwolnionych z VAT, w tym mikroprzedsiębiorców. Na mocy zgody Rady Unii Europejskiej fakturowanie elektroniczne stanie się w Polsce obowiązkowe i będzie jedyną dopuszczalną formą wystawiania faktur, co oznacza odejście od dotychczasowych rozwiązań papierowych i tradycyjnych faktur elektronicznych.

3. Kogo dotyczy wystawianie faktur w KSeF

Wystawianie faktur w KSeF dotyczy wszystkich przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą w Polsce, niezależnie od wielkości firmy czy formy prawnej. Obowiązek obejmie czynnych podatników VAT od 1 lipca 2026 r., a od 1 stycznia 2027 r. również podatników zwolnionych z VAT, w tym mikroprzedsiębiorców korzystających ze zwolnienia podmiotowego. Dodatkowo systemem będą objęte także podmioty zagraniczne, które posiadają w Polsce siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności i wystawiają faktury zgodnie z polskimi przepisami VAT.

Faktury ustrukturyzowane mogą być wystawiane zarówno w komercyjnych systemach finansowo-księgowych jak i z wykorzystaniem bezpłatnych narzędzi udostępnionych przez Ministerstwo Finansów.

4. Czym się różni e-Faktura od „dotychczasowych” faktur papierowych i elektronicznych

Największą różnicą jest to, że faktura ustrukturyzowana przyjmuje format XML zgodny ze strukturą logiczną e-Faktury FA(2), opublikowaną w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE) na platformie ePUAP. Wystawienie i przesłanie takiej faktury odbywa się zawsze za pośrednictwem KSeF, co oznacza, że wszystkie informacje na niej zawarte są natychmiast dostępne w systemie, a tym samym wyeliminowana została konieczność przesyłania pliku JPK_FA. Struktura logiczna e-Faktury, oprócz obowiązkowych elementów wynikających z art. 106a–106q ustawy o VAT, zawiera również pola dodatkowe, które nie są wymagane przepisami, ale których stosowanie w fakturze jest dopuszczalne. Warto podkreślić, że przepisy wprowadzające KSeF nie nakładają nowych obowiązków w zakresie zawartości faktury – zakres wymaganych danych pozostaje taki sam, jak dotychczas.

5. Jakich faktur/dokumentów nie wystawimy w KSeF

W Krajowym Systemie e-Faktur nie wystawimy poniższych dokumentów:

• faktur konsumenckich (B2C) – czyli wystawianych osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej,
• paragonów fiskalnych (z NIP i bez NIP) – pozostają w systemach kas fiskalnych/online,
• faktur wystawianych w procedurach szczególnych VAT (np. VAT marża – usługi turystyczne, sprzedaż używanych towarów),
• faktur wystawianych przez podatników zagranicznych nieposiadających w Polsce siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności,
• biletów pełniących funkcję faktury (np. bilety kolejowe, lotnicze, autostradowe, za przejazd komunikacją miejską, jeśli zawierają wymagane dane),
• faktur uproszczonych do kwoty 450 zł (100 euro) – w takim przypadku paragon z NIP-em nadal pełni rolę faktury.

Oznacza to, że KSeF obejmie głównie faktury w relacjach B2B (między firmami), natomiast część dokumentów nadal będzie funkcjonowała poza systemem.

6. Wysyłka faktur ustrukturyzowanych do KSeF

Proces wysyłki faktury ustrukturyzowanej do KSeF rozpoczyna się od wystawienia jej w systemie księgowym lub ERP w formacie XML zgodnym ze schemą FA(2). Następnie podatnik lub osoba uprawniona, musi uwierzytelnić się w systemie. Faktury mogą być wysyłane w trybie interaktywnym, czyli pojedynczo, lub w trybie wsadowym, czyli w paczkach. Po przesłaniu dokumentu do centralnej bazy KSeF za pośrednictwem API system dokonuje jego weryfikacji pod kątem zgodności ze schemą i przepisami – w przypadku błędów faktura zostaje odrzucona, a podatnik otrzymuje komunikat zwrotny, natomiast poprawna faktura otrzymuje unikalny numer identyfikacyjny, co stanowi moment jej wystawienia. Warto pamiętać, że data wskazana w polu P\_1 (data wystawienia faktury) nie obliguje podatnika do wysyłki dokumentu tego samego dnia – istotne jest jedynie dotrzymanie ustawowych terminów wystawiania faktur. Po pozytywnej weryfikacji faktura zostaje umieszczona w centralnym repozytorium KSeF i staje się dostępna dla odbiorcy, który może ją pobrać za pomocą własnego systemu księgowego lub aplikacji Ministerstwa Finansów.

7. Uznanie faktury za wystawioną i odebraną

Datą wystawienia e-Faktury w KSeF jest moment nadania jej przez system unikalnego numeru identyfikacyjnego, a nie sama chwila przesłania dokumentu. Może się zdarzyć, że faktura wygenerowana w systemie komercyjnym będzie posiadała datę wystawienia wskazaną w tym systemie (pole P_1), jednak obowiązującą datą będzie ta, w której faktura została zarejestrowana i oznaczona numerem KSeF. Faktura uznawana jest za otrzymaną w dniu przydzielenia jej tego numeru, który zwracany jest w ramach urzędowego poświadczenia odbioru (UPO). E-Faktury nie trzeba dodatkowo wysyłać do kontrahenta ani uzyskiwać jej akceptacji. Warto pamiętać, że KSeF nie umożliwia sprawdzenia, czy nabywca faktycznie pobrał fakturę, a kwestia automatycznego odbierania dokumentów leży po stronie dostawcy oprogramowania komercyjnego. Istnieje natomiast możliwość masowego pobierania faktur w formacie XML.

8. Odrzucona faktura przez KSeF

Krajowy System e-Faktur może odrzucić fakturę w sytuacji, gdy plik XML jest niezgodny ze strukturą logiczną FA(2) lub gdy dokument został wprowadzony przez osobę nieuprawnioną, np. bez prawidłowego uwierzytelnienia. W takim przypadku faktura jest traktowana jako niewystawiona, co oznacza, że nie można jej anulować ani wystawić do niej korekty. Podatnik musi samodzielnie poprawić błędy i ponownie przesłać dokument do KSeF. Aby zminimalizować ryzyko odrzucenia, systemy komercyjne do fakturowania zazwyczaj posiadają wbudowane mechanizmy weryfikujące zgodność pliku XML ze schemą logiczną jeszcze przed jego wysyłką do KSeF.

9. Sposoby autoryzacji/uwierzytelniania w KSeF

Z Krajowego Systemu e-Faktur mogą korzystać zarówno osoby fizyczne, jak i inne podmioty, po wcześniejszym uwierzytelnieniu w systemie. Autoryzacja użytkownika jest obowiązkowa niezależnie od tego, czy korzysta on z aplikacji Ministerstwa Finansów, czy z systemu komercyjnego. Dostęp do KSeF można uzyskać za pomocą:

• kwalifikowanego podpisu elektronicznego,
• podpisu zaufanego,
• kwalifikowanej pieczęci elektronicznej (która może być używana w imieniu podmiotu przez wiele osób)
• tokenu – czyli alfanumerycznego ciągu znaków generowanego w systemie, przypisanego do podatnika i jego uprawnień. Token służy do integracji oprogramowania z KSeF i może być w każdej chwili unieważniony lub zastąpiony nowym.

Osoby fizyczne nie muszą składać żadnych dodatkowych zgłoszeń i mogą uwierzytelniać się podpisem zaufanym albo kwalifikowanym podpisem elektronicznym, jednak jeśli podpis nie zawiera numeru NIP ani PESEL, konieczne jest jego przypisanie do podatnika za pomocą zawiadomienia ZAW-FA. W przypadku podmiotów niebędących osobami fizycznymi zgłoszenie ZAW-FA jest obowiązkowe w celu wskazania osoby odpowiedzialnej za dostęp do KSeF i zarządzanie uprawnieniami pozostałych użytkowników w organizacji.

10. Walidacja faktury ustrukturyzowanej zapewniana przez KSeF

KSeF zapewnia jedynie walidację techniczną faktur ustrukturyzowanych, sprawdzając zgodność pliku XML ze wzorem logicznym e-Faktury w formacie XSD oraz posiadane uprawnienia użytkownika do korzystania z systemu. Oznacza to, że jeśli faktura nie spełnia wymogów schemy, na przykład brakuje w niej obowiązkowych pól lub zastosowano niewłaściwy format danych, zostanie odrzucona. Należy jednak pamiętać, że KSeF nie weryfikuje poprawności rachunkowej ani merytorycznej dokumentu, dlatego odpowiedzialność za wykrycie błędów w obliczeniach czy treści faktury spoczywa na wystawcy, który w razie ich wystąpienia musi wystawić fakturę korygującą.

Dowiedz się więcej o KSeF z naszych artykułów:

• TOP 20 – O co zadbać przed wdrożeniem KSeF?
• KSeF – Kary pieniężne za niewywiązanie się z obowiązków
• KSEF – Od 1 września 2023 r. nowa struktura e-faktury!
• KSeF – Jak zdobyć dostęp?
• KSEF – Jakie dokumenty zostały zwolnione z obowiązku wystawienia w systemie?
• KSEF – Projekt nowelizacji rozporządzenia dot. dostępu do faktur
• KSEF – A co z wystawianiem faktur dla podmiotów zagranicznych?
• KSeF – Nowe obowiązki firm i biur rachunkowych

Poznaj rozwiązanie księgowo-finansowe od Humansoft