30 lat na rynku
07 grudnia 2022
TOP 10 najwa┼╝niejszych informacji o KSeF
Strona główna Blog TOP 10 najważniejszych informacji o KSeF
07 grudnia 2022

TOP 10 najwa┼╝niejszych informacji o KSeF

Przedstawiamy 10 najwa┼╝niejszych informacji na temat Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), kt├│ry b─Ödzie obowi─ůzkowy w Polsce ju┼╝ od 01.01.2024 r.┬á

1. Co to jest KSeF

KSeF czyli Krajowy System e-Faktur jest to rozwi─ůzanie Ministerstwa Finans├│w maj─ůce na celu uszczelnienie VAT i tym samym zwi─Ökszenie wp┼éyw├│w do bud┼╝etu. Faktury wystawione w KSeF nazywane fakturami ustrukturyzowanymi mo┼╝na wystawi─ç albo korzystaj─ůc bezpo┼Ťrednio z bezp┼éatnych narz─Ödzi udost─Öpnionych przez Ministerstwo Finans├│w (dedykowane raczej dla ma┼éych podmiot├│w) jak i przy u┼╝yciu komercyjnych program├│w ksi─Ögowych. W obu przypadkach musz─ů mie─ç t─ů sam─ů struktur─Ö logiczn─ů tak wi─Öc ujednolicony zostanie system fakturowania.

2. Obowi─ůzywanie faktury ustrukturyzowanej w obrocie gospodarczym

Krajowy System e-faktur zosta┼é wprowadzony jako rozwi─ůzanie dobrowolne od 1 stycznia 2022 roku. Wystawione obecnie faktury ustrukturyzowane funkcjonuj─ů w obrocie gospodarczym jako jedna z dopuszczanych form dokumentowania transakcji obok faktur papierowych i elektronicznych. Natomiast od 1 stycznia 2024, za zgod─ů Rady Unii Europejskiej, fakturowanie elektroniczne w Polsce b─Ödzie obowi─ůzkowe a tym samym b─Ödzie to jedyna dopuszczalna forma wystawiania faktur.

3. Kogo dotyczy wystawianie faktur w KSeF

Faktury ustrukturyzowane b─Öd─ů obligatoryjne dla przedsi─Öbiorc├│w zar├│wno zarejestrowanych jako czynni podatnicy VAT, jak i zwolnionych z tego podatku. Integrowa─ç si─Ö z systemem mog─ů tak┼╝e podatnicy prowadz─ůcy dzia┼éalno┼Ť─ç w Polsce, kt├│rzy korzystaj─ů ze szczeg├│lnej procedury unijnej OSS oraz posiadaj─ůcy polski identyfikator podatkowy NIP. e-Faktury b─Öd─ů dotyczy┼éy zar├│wno transakcji i wsp├│┼épracy B2B jak i B2C. Faktury ustrukturyzowane mog─ů by─ç wystawiane zar├│wno w komercyjnych systemach finansowo-ksi─Ögowych jak i z wykorzystaniem bezp┼éatnych narz─Ödzi udost─Öpnionych przez Ministerstwo Finans├│w.

4. Czym si─Ö r├│┼╝ni e-Faktura od ÔÇ×dotychczasowychÔÇŁ faktur papierowych i elektronicznych

Najwi─Öksz─ů r├│┼╝nic─ů jest to, ┼╝e faktura ustrukturyzowana przyjmuje format xml zgodny ze struktur─ů logiczn─ů e-Faktury FA(1) opublikowan─ů w Centralnym Repozytorium Wzor├│w Dokument├│w Elektronicznych (CRWDE) na platformie ePUAP. Wystawiana lub wysy┼éana jest zawsze przez KSeF co oznacza, ┼╝e wszystkie informacje na niej zawarte s─ů od razu dost─Öpne w systemie wi─Öc wyeliminowana zosta┼éa konieczno┼Ť─ç wysy┼éania pliku JPK_FA. Struktura logiczna e-Faktury opr├│cz obowi─ůzkowych element├│w regulowanych przez art. 106a – 106q ustawy o VAT, zawiera tak┼╝e pola, kt├│re nie wynikaj─ů z przepis├│w, a kt├│rych stosowanie w fakturze nie jest zabronione. Przepisy wprowadzaj─ůce KSeF nie nak┼éadaj─ů zatem nowych obowi─ůzk├│w co do zawarto┼Ťci faktury.

5. Jakich faktur/dokument├│w nie wystawimy w KSeF

W Krajowym Systemie e-Faktur nie wystawimy poni┼╝szych dokument├│w:

  • Duplikat├│w faktur,
  • Not koryguj─ůcych,
  • Faktur proforma,
  • Faktur VAT RR,
  • Faktur wystawianych za pomoc─ů kasy rejestruj─ůcej,
  • Faktur w ramach PEF (nie zapad┼éa jeszcze ostateczna decyzja czy b─Ödzie mo┼╝liwo┼Ť─ç wystawiania tych faktur w KSeF czy jednak obs┼éu┼╝y to odr─Öbny system dedykowany do wystawiania faktur w zakresie zam├│wie┼ä publicznych, koncesji na roboty budowlane lub us┼éugi a tak┼╝e partnerstwa publiczno-prywatnego),
  • Nie dodamy te┼╝ za┼é─ůcznik├│w (jedynie notatk─Ö w polu DodatkowyOpis, DodatkoweInfo lub w stopce faktury)

6. Wysyłka faktur ustrukturyzowanych do KSeF

W przypadku system├│w komercyjnych konieczna jest wysy┼éka wystawionych e-Faktur do centralnej bazy KSeF za pomoc─ů interfejsu API. Wysy┼ék─Ö mo┼╝e dokona─ç w ramach sesji interaktywnej lub wsadowej (paczki faktur) podatnik lub osoba uprawniona, po prawid┼éowo zako┼äczonym procesie autoryzacji u┼╝ytkownika. Nie ma obowi─ůzku wysy┼éki faktury w dniu jej wystawienia jednak nale┼╝y pami─Öta─ç o zachowaniu ustawowo okre┼Ťlonych termin├│w dotycz─ůcych wystawiania faktur. Tak wi─Öc podanie w polu P_1 konkretnej daty nie obliguje podatnika do wys┼éania w tym dniu faktury do KSeF.

7. Uznanie faktury za wystawion─ů i odebran─ů

Dat─ů wystawienia e-faktury jest data jej przes┼éania do KSeF. Mog─ů zdarzy─ç si─Ö takie sytuacje gdy faktura wystawiona w komercyjnym systemie b─Ödzie posiada─ç dat─Ö wystawienia nadan─ů przez ten┼╝e system jednak obowi─ůzuj─ůca b─Ödzie data wp┼éywu faktury do KSeF. Faktura b─Ödzie uznana za otrzyman─ů w dniu przydzielenia jej przez KSeF numeru identyfikuj─ůcego. Numer KSeF jest zwracany w urz─Ödowym po┼Ťwiadczeniu odbioru (UPO). E-faktury nie b─Ödzie trzeba wysy┼éa─ç do odbiorcy a tak┼╝e akceptacja odbiorcy nie b─Ödzie wymagana. Co wa┼╝ne i warto o tym pami─Öta─ç to fakt, ┼╝e KSeF nie pozwala na sprawdzenie czy nabywca pobra┼é faktur─Ö a kwestia automatycznego otrzymywania faktur le┼╝y po stronie dostawcy oprogramowania komercyjnego. Jest natomiast mo┼╝liwo┼Ť─ç masowego pobierania faktur w formacie XML.

8. Odrzucona faktura przez KSeF

Krajowy System e-Faktur odrzuci faktur─Ö jedynie w dw├│ch przypadkach: gdy wyst─Öpuje niezgodno┼Ť─ç struktury jej pliku z wzorem logicznym b─ůd┼║ zosta┼éa wprowadzona do systemu przez osob─Ö nie upowa┼╝nion─ů.
Odrzucona faktura jest uznana za niewystawion─ů, zatem nie mo┼╝na wystawi─ç do niej korekty ani jej anulowa─ç. Podatnik sam podejmuje decyzj─Ö czy j─ů poprawi i wy┼Ťle ponownie do KSeF. Zaimplementowanie w systemach s┼éu┼╝─ůcych do fakturowania mechanizm├│w sprawdzaj─ůcych zgodno┼Ť─ç pliku xml ze wzorem struktury logicznej przed wysy┼ék─ů pliku, w praktyce powinno wyeliminowa─ç tak─ů sytuacj─Ö.

9. Sposoby autoryzacji/uwierzytelniania w KSeF

Z Krajowego Systemu e-Faktur korzysta─ç mog─ů zar├│wno osoby fizyczne jak i inne podmioty po uprzednim uwierzytelnieniu si─Ö w systemie. Autoryzacja u┼╝ytkownika wymagana jest niezale┼╝nie czy wykorzystuje si─Ö narz─Ödzia komercyjne, czy aplikacj─Ö udost─Öpnion─ů przez Ministerstwo Finans├│w.

Uwierzytelni─ç mo┼╝na si─Ö:

  • kwalifikowanym podpisem elektronicznym,
  • podpisem zaufanym,
  • kwalifikowan─ů piecz─Öci─ů elektroniczn─ů, czyli powi─ůzanymi w postaci elektronicznej danymi, oparta na kwalifikowanym certyfikacie. Z piecz─Öci mo┼╝e korzysta─ç wiele os├│b jednocze┼Ťnie a sk┼éadana jest za pomoc─ů kwalifikowanego urz─ůdzenia,
  • tokenem, czyli wygenerowanym przez Krajowy System e-Faktur ci─ůgiem znak├│w alfanumerycznych (po uprzednim uwierzytelnieniu si─Ö powy┼╝szymi sposobami), przypisanym do podatnika lub podmiotu uprawnionego i jego uprawnie┼ä. Token jest bezterminowy i nieograniczony, mo┼╝na go wprowadzi─ç do aplikacji z kt├│rej korzysta podatnik, wykorzystywany do nawi─ůzania po┼é─ůczenia z KSeF.

Osoby fizyczne nie musz─ů dokonywa─ç ┼╝adnych zg┼éosze┼ä i mog─ů korzysta─ç z systemu autoryzuj─ůc si─Ö Podpisem Zaufanym lub kwalifikowanym podpisem. Natomiast w sytuacji, gdy osoba posiada kwalifikowany podpis elektroniczny, kt├│ry nie zawiera w sobie NIP i PESEL istnieje mo┼╝liwo┼Ť─ç zg┼éoszenia tzw. odcisku palca podpisu za po┼Ťrednictwem zawiadomienia ZAW-FA, w celu przypisania podpisu do danego podatnika. W przypadku podatnik├│w nieb─Öd─ůcych osobami fizycznymi konieczne b─Ödzie zg┼éoszenie za pomoc─ů zawiadomienia ZAW-FA osoby odpowiedzialnej za dost─Öp i ÔÇ×zarz─ůdzanieÔÇŁ uprawnieniami kolejnych os├│b w organizacji.

10. Walidacja faktury ustrukturyzowanej zapewniana przez KSeF

KSeF waliduje jedynie zgodno┼Ť─ç struktury pliku XML ze wzorem logicznym e-Faktury w formacie XSD oraz posiadane uprawnienia do korzystania z KSeF. W przypadku, gdy faktura b─Ödzie zawiera─ç b┼é─Ödy np. nie wszystkie wymagane przez struktur─Ö pola zostan─ů wype┼énione, faktura zostanie odrzucona. Natomiast trzeba pami─Öta─ç, ┼╝e system nie weryfikuje b┼é─Öd├│w rachunkowych i merytorycznych zawartych na fakturze. Je b─Ödzie trzeba samodzielnie zidentyfikowa─ç i w przypadku ich wyst─ůpienia wystawi─ç faktur─Ö koryguj─ůc─ů.

Humansoft ÔÇô jako producent oprogramowania biznesowego, na bie┼╝─ůco ┼Ťledzi zmieniaj─ůce si─Ö przepisy i dostosowuje swoje systemy do zmian prawnych. Aktualnie trwaj─ů prace nad wprowadzeniem odpowiednich modyfikacji w modu┼éach. W odpowiednim czasie u┼╝ytkownicy system├│w Humansoft w ramach abonamentu b─Öd─ů mogli pobra─ç aktualizacj─Ö do system├│w.

obraz_2022-12-21_152223665
Urszula Greinert-Motyka

Koordynator ds. wdrożeń systemów księgowych i kadrowo-płacowych

Posiada wieloletni─ů praktyk─Ö pracy na stanowisku ksi─Ögowej. Swoj─ů wiedz─Ö i do┼Ťwiadczenie wykorzystuje wdra┼╝aj─ůc modu┼éy ksi─Ögowe i kadrowo-p┼éacowe. Rozumie i zna wyzwania zwi─ůzane z dynamicznie zmieniaj─ůcymi si─Ö przepisami. Prowadzi projekty zwi─ůzane zar├│wno z wdro┼╝eniem standardowej funkcjonalno┼Ťci, jak te┼╝ budowaniem koncepcji nowych rozwi─ůza┼ä dla klienta ko┼äcowego, ich testowaniem oraz wdra┼╝aniem.

Zobacz wszystkie wpisy autora
Przeczytaj tak┼╝e
09 sierpnia 2021
B┼é─ůd 414 w e-Deklaracji ÔÇô jak rozwi─ůza─ç ten problem z wysy┼éaniem
Zobacz wi─Öcej
13 grudnia 2021
Zacznij Nowy Rok z Portalem Pracowniczym!
Zobacz wi─Öcej
17 kwietnia 2020
SPAW-TECH wybrał Humansoft e-sklep
Zobacz wi─Öcej