Jak wybrać system ERP? 8 praktycznych wskazówek – rozwiązania

Wybór systemu ERP nie jest zadaniem prostym. Powodem tego jest nie tylko ich bogata i zaawansowana funkcjonalność, ale także liczba dostępnych na rynku rozwiązań ERP oraz ich dostawców. Jak więc wybrać system ERP i na co zwrócić uwagę, aby dokonać korzystnego wyboru programu, który statystycznie pozostaje w firmie, co najmniej 7-10 lat?

Poniżej przedstawiamy 8 praktycznych wskazówek, które warto zastosować, aby zwiększyć swoją szansę na udaną inwestycję w ERP.  

1. Potrzeby firmy

To co jest kluczowe przed podjęciem decyzji o wyborze systemu, to dokładne przemyślenie i określenie potrzeb firmy wobec nowego programu. Sporządzenie szczegółowych wymagań pozwoli Ci łatwiej wytypować właściwy system. Należy zatem określić preferowane funkcjonalności, cele jakie firma chce osiągnąć za pomocą systemu informatycznego, zakres wdrożenia oraz obszary problematyczne tzw. „wąskie gardła”, które będą objęte wdrożeniem. Im dokładniejsza powstanie lista wymagań, tym bardziej świadomą decyzję podejmiesz w zakresie wyboru systemu i dostawcy oprogramowania.

2. Funkcjonalność

Program musi nie tylko uwzględniać charakter działalności przedsiębiorstwa i jego bieżące potrzeby, ale także posiadać rozwiązania, które mogą być przydatne w przyszłości. Dlatego porównując systemy ważne jest, abyś zwrócił uwagę na ich perspektywiczność. Dostęp do bogatej oferty modułów pozwoli zaspakajać przyszłe potrzeby Twojej firmy wynikające z rozwoju i wprowadzanych zmian. To niezwykle ważne biorąc pod uwagę, że system ERP to inwestycja na wiele lat. Warto sprawdzić również częstotliwość wydawania aktualizacji programu wnoszących nowe funkcjonalności. Na tej podstawie dowiesz się, czy system jest stale rozwijany i jak często możesz spodziewać się dostępu do nowych rozwiązań.

3. Elastyczność

Kolejnym ważnym elementem, który należy rozpatrywać podczas wyboru ERP jest jego elastyczność i otwartość. Wiąże się to między innymi z możliwością dołączania do programu dodatkowych rozwiązań funkcjonalnych oraz integracją z używanymi w przedsiębiorstwie aplikacjami i urządzeniami.

Wysoka elastyczność systemu zagwarantuje Twojej firmie możliwość dopasowania programu do najbardziej zaawansowanych procesów i niestandardowych potrzeb, które często stanowią o przewadze konkurencyjnej przedsiębiorstwa.

4. Interfejs użytkownika

Z punktu obsługi systemu i kosztów związanych z przeszkoleniem pracowników niezwykle istoty jest interfejs użytkownika i możliwość jego dopasowania. Im bardziej jest przejrzysty i intuicyjny tym prostsza jest obsługa i krótszy czas potrzebny do opanowania programu. Coraz więcej firm zwraca na to szczególną uwagę. I słusznie, bo wygodną i efektywną pracę zapewni tylko taki system ERP, który zostanie ściśle dostosowany do potrzeb użytkownika i wykonywanych przez niego czynności.

5. Opinie klientów

Decydując się na wybór programu konieczne jest poznanie opinii na temat programu. Zazwyczaj listę użytkowników, którzy wyrazili zgodę na rozmowę telefoniczną lub wizytę referencyjną dostarczają sami oferenci. Warto zadbać, aby rozmowa była przeprowadzona z firmą o podobnym modelu biznesowym, wielkości zatrudnienia i zakresie wdrożonych modułów.

6. Doświadczenie dostawcy

Proces wyboru programu nie kończy się na znalezieniu odpowiedniego oprogramowania. Równie ważny, a nawet kluczowy dla sukcesu całego przedsięwzięcia, jest wybór odpowiedniego partnera, która wdroży program i zapewni dalsze wsparcie techniczne i serwisowe. Podobnie jak w przypadku systemu ERP,  firma wiąże się z dostawcą na kilka lat. Z tego powodu zwróć uwagę na doświadczenie firmy w zakresie wdrażania oprogramowania ERP, zaplecze kadrowe, oferowaną pomoc powdrożeniową i serwisową oraz wysłuchaj opinii dotychczasowych klientów na temat przebiegu współpracy.

7. Koszty i licencjonowanie

Jednym z głównych kryteriów wyboru programu pozostaje wciąż cena oprogramowania i koszt wdrożenia. Porównując systemy warto jednak wyważyć stosunek oferowanej funkcjonalności do ceny. Niska cena może nie zagwarantować dostępu do wszystkich pożądanych rozwiązań. Szczególną uwagę należy zwrócić także na model licencjonowania programu. Na rynku systemów ERP można spotkać trzy rodzaje licencji:

• stanowiskową udzielaną w oparciu o ilość stanowisk, na których instalowany jest system,
• licencję modułową, która udzielana jest na podstawie ilości użytkowników pracujących na module
• oraz licencję serwerową.

Najkorzystniejszym dla firmy modelem licencjonowania jest licencja serwerowa. Koszt zakupu takich licencji uzależniony jest od ilości użytkowników jednocześnie korzystających z programu. Dostęp do modułów reguluje tu system uprawnień. W praktyce oznacza to, że z chwilą zwiększenia kompetencji pracownika wystarczy rozszerzyć zakres jego uprawnień bez konieczności zakupu dodatkowych licencji.

Istotną zaletą tego sposobu licencjonowania jest także fakt, że całkowite koszty zakupu licencji poznasz już na samym początku wdrożenia, a nie na jego końcu.

8. Ilość ofert

Wybierając system ERP pamiętaj, że zbyt duża ilość zebranych ofert wydłuża proces wyboru oprogramowania. Konsekwencją tego są zawsze dodatkowe koszty, które firma ponosi w związku z pracą osób zaangażowanych w ten proces. Z tego powodu warto zawęzić wybór do kilku rozwiązań. Dzięki temu lepiej porównasz oferty, jednocześnie ograniczając czas i koszty z tym związane.