30 lat na rynku
01 marca 2023
Ile kosztuje system ERP i jego wdrożenie?
Humansoft Blog Ile kosztuje system ERP i jego wdrożenie?
01 marca 2023

Ile kosztuje system ERP i jego wdrożenie?

We wstępnej fazie poszukiwań systemu klasy ERP (Enterprise Resource Planning) jedną z najistotniejszych informacji dla przedsiębiorstw jest jego cena. Ile kosztuje zatem system ERP i jego wdrożenie? Co to jest? Jaką rolę pełni? Odpowiedzi na te pytania znajdziesz w poniższym artykule, w którym prezentujemy wiele niezbędnych informacji.

W materiale podpowiadamy, jak przygotować się do rozmów z dostawcami systemów ERP w kwestii wdrożenia i związanych z nim kosztów i o co należy pytać. Poznasz także wszystkie etapy towarzyszące takiemu zakupowi, dlaczego są ważne i na co zwracać uwagę. Dowiesz się również jak wpływają one na ostateczny koszt oferowanego przez dostawcę zakupu systemu klasy ERP, co to tak w ogóle jest i z jakich zewnętrznych źródeł finansowania możesz skorzystać, aby sfinansować taką inwestycję.

Dzięki temu uwzględnisz w budżecie wszystkie koszty związane z zakupem i wdrożeniem systemu ERP. Wiedza praktyczna zawarta w tym artykule pozwoli Ci także swobodniej poruszać się w tych tematach i zadawać odpowiednie pytania.

Opisane sytuacje nie dotyczą programów „pudełkowych”, które rządzą się nieco innymi prawami, a ich koszt jest łatwy do oszacowania. Jeśli prowadzisz małą firmę i interesują Cię tego typu systemy klasy ERP zajrzyj na stronę, która zawiera dedykowane programy dla małych firm od sprawdzonego dostawcy.

 

Kupić system ERP – czyli co?

Na początku, wyjaśnijmy krótko czym w ogóle jest system ERP, aby mieć pewność o jakich systemach jest tu mowa. W takim razie co to jest? Otóż program ERP to system do zarządzania przedsiębiorstwem, który integruje, porządkuje i automatyzuje procesy biznesowe wewnątrz firmy. Są to procesy związane z prowadzeniem sprzedaży, dystrybucji, zaopatrzeniem, gospodarki magazynowej, produkcji (np. planowanie zdolności produkcyjnych – Manufacturing Resource Planning), usług oraz obszaru kadrowo-płacowego i finansowo-księgowego. Programy te zazwyczaj posiadają integrację z systemami CRM (Customer Relationship Management), WMS, BI, a czasami również zawierają pewne elementy tych programów. Często także współpracują ze sklepami internetowymi i platformami B2B. Ich odpowiednie wykorzystanie powinno skutkować rozwojem przedsiębiorstwa. Oczywiście, ten krótki opis nie wyczerpuje tematu czym są systemy klasy ERP – dogłębna odpowiedź na pytanie, co to jest, w tej chwili nie odgrywa jednak istotnej roli. Teraz możemy już przejść do naszego głównego tematu.

Decydując się na system ERP od odpowiedniego dostawcy, musisz przede wszystkim wiedzieć, co wiąże się z procesem zakupu takiego systemu. Aby to łatwej przedstawić, posłużymy się pewną alegorią. Najlepsze porównanie, które obrazuje z czym się wiąże i co to jest zakup systemu ERP, jest porównanie tego procesu do zakupu domu. Dlaczego? Tak, w najprostszy sposób zrozumiemy, jakie etapy towarzyszą takiemu zakupowi, gdzie się przenikają i dlaczego nie opłaca się rezygnować z żadnego z nich.

Licencje oprogramowania bazodanowego

Mówiąc o zakupie licencji na nowy system znowu możemy szukać analogii z budową domu. Mamy już wybrany projekt i ekipę budowlaną. Teraz pora na zakup materiałów na fundamenty, na których powstanie nasz wymarzony dom. Tak samo jest z systemem klasy ERP. Zanim firma prowadząca wdrożenie rozpocznie swoje prace, musisz już posiadać licencje na nowe oprogramowanie, żeby było co wdrażać.

Na rynku istnieje kilka modeli korzystania z infrastruktury serwerowej: chmura publiczna, chmura prywatna oraz infrastruktura własna działająca w strukturze klient-serwer. W tym artykule skupiamy się na modelu klient-serwer, w którym pracuje większość dostępnych systemów ERP.

Co w ogóle oznacza struktura KLIENT-SERWER? Oznacza, że na serwerze umieszczona jest baza danych, a na komputerach użytkowników końcowych jest aplikacja, która z bazy pobiera dane i do niej zapisuje.

Niektórzy producenci opierają swoje rozwiązania o darmowe bazy danych. To oczywiście nie eliminuje dostawcy, ale w takim przypadku musisz zwrócić uwagę na kilka istotnych elementów:

  • Czy jest ograniczenie co do wielkości takiej bazy danych? Nie chcesz przecież, żeby po 2-3 latach Twoja baza osiągnęła maksymalny rozmiar, po którym trzeba dane obcinać czy przenosić na inne rozwiązanie i inwestować w kolejny system informatyczny (program klasy ERP).
  • Czy jest ograniczenie co do ilości pamięci RAM, którą może wykorzystać baza danych? Przykład. Serwer, na którym jest 64 GB pamięci RAM, ale baza danych może korzystać maksymalnie z 8 GB oznacza, że na start będziesz mieć wolniejszą pracę przy kilkunastu operatorach. Pewnie tego też nie chcesz.
  • I ostatni element – czy jest ograniczenie co do ilości maksymalnych dostępów do bazy danych, która może być różna w zależności od specyfiki działań organizacji czy wielkości przedsiębiorstwa?

Łatwo tutaj wpaść w pułapkę zmieniając system ERP na inny, od kolejnego dostawcy. Może się zdarzyć, że wraz z obecnym systemem firma zakupiła już serwer bazy danych i chce z niego korzystać również na nowym systemie. Technicznie jest to do wykonania, ale trzeba zwrócić uwagę na to, jaką licencję posiada nasze oprogramowanie bazodanowe.

Często jest tak, że system klasy ERP dostarczany jest z oprogramowaniem serwerowym w licencji „runtime”. Oznacza to, że serwer bazy danych może być używany tylko z systemem ERP, z którym został zakupiony i z żadnym innym. To wymusza zakup serwera jeszcze raz.

Licencja „runtime” ma jednak swoje plusy. Jest zdecydowanie tańszym rozwiązaniem niż zakup wersji na wolnym rynku. Dlatego jest częściej stosowana przy zakupie systemu. Jeśli masz dużą ilość stanowisk (ok. 35 ) i w perspektywie dołączanie kolejnych stanowisk, korzystniejsza będzie tzw. licencja „na rdzenie”. W tym przypadku koszt licencji jest niższy i nie ma ograniczenia, co do ilości stanowisk, na których zainstalujesz oprogramowanie.

Wdrożenie – najważniejszy etap zakupu systemu ERP

Trzeba to bardzo wyraźnie podkreślić, ponieważ wielu klientów na tym etapie kończy swój udział błędnie zakładając, że ich rola dobiegła już końca. Oczekują, że teraz dostawca przejmie działania i wdroży system. I tak rzeczywiście jest, ale nigdy nie udało się wdrożenie systemu ERP bez udziału klienta. To proces, który tak samo angażuje pracowników dostawcy jak i pracowników klienta. Nie chodzi tu o sam udział w szkoleniach, pisanie notatek na spotkaniach. Chodzi o realny wkład w budowanie systemu klasy ERP i osadzanie go w strukturze firmy.

Po szkoleniach wdrożeniowcy często zostawiają do wykonania określoną pracę, np. wystawienie próbnych dokumentów, przetestowanie wdrożonej funkcjonalności czy przygotowanie danych do wprowadzenia. Od tego jak się tu zaangażujesz zależy sukces i czas wdrożenia. A czas w tym przypadku to „duży pieniądz”.

Musisz też pamiętać, że płacisz za usługi firmie wdrażającej system klasy ERP, ale też poświęcasz czas swoich pracowników. Tego czynnika firmy często nie wliczają do kosztów wdrożenia, a jest on znaczący. Wielokrotnie pojawiają się sytuacje, że pracownicy działu handlowego wykonują swoje codzienne obowiązki, a w „międzyczasie” mają się uczyć nowego systemu. Takie podejście z góry jest skazane na niepowodzenie, a przynajmniej na znaczne wydłużenie czasu wdrożenia, co zwykle zwiększa jego koszt.

 

Kolejnym elementem, który może znacznie skomplikować proces wdrożenia i powodować dodatkowe koszty, jest źle przepracowany projekt wdrożenia. Z czego to wynika?

Zwykle na projekt wdrożenia deleguje się kilku pracowników, np. dyrektor handlowy, który opisuje procesy zachodzące w jego dziale. Na tej podstawie wdrażający i dostawcy opracowują harmonogram wdrożenia, konfigurują system i szkolą pracowników. Podczas szkolenia, często okazuje się jednak, że z perspektywy pracowników opisany przez dyrektora proces wygląda zupełnie inaczej.

Wówczas wykonawcy próbują znaleźć jakiś kompromis, przekonfigurować system klasy ERP na tyle na ile jest to możliwe, ale nie zawsze się da. Czasem w tym miejscu wychodzą rozwiązania, które niestety wymagają dużej zmiany w systemie. W większości przypadków wiąże się to z dodatkowymi kosztami.

Dlatego na spotkania projektowe zaproś również szeregowych pracowników lub ich przedstawicieli, aby mogli zgłosić swoje potrzeby i problemy, które trzeba będzie rozwiązać w programie. Wdrożenie systemu ERP dotyczy właśnie tych osób, które wprowadzają do niego dane. Dalej te dane będą analizowane przez osoby decyzyjne i na tej podstawie system zacznie pomagać w podejmowaniu decyzji.

Poza tym pracownicy, którzy nie uczestniczą w spotkaniach i nie czują się częścią wdrożenia, mogą opóźnić cały proces. Każda przeszkoda będzie wymagała spotkania z zarządem, rozmów motywujących, wyjaśniających i rozładowujących dany temat. To też może spowodować, że zmuszony będziesz ponieść dodatkowe koszty.

Infrastruktura sprzętowa dla systemu ERP

Dodatkowym kosztem, który często występuje podczas wdrożenia systemu klasy ERP jest infrastruktura sprzętowa. Zazwyczaj potrzebne jest uzupełnienie lub zakup nowego sprzętu odpowiadającego wymaganiom technicznym nowego programu. Mogą to być serwery, komputery, drukarki, ale również inne urządzania, które będziemy chcieli wykorzystać w pracy, jak: czytniki kodów kreskowych, skanery czy kolektory danych.

Korzystnie jest, gdy dostawca systemu ERP dostarcza także sprzęt, urządzania oraz wszystkie niezbędne licencje. Wówczas cały proces zakupowy zależy tylko od jednej firmy, która jest odpowiedzialna za całość inwestycji. W takie sytuacji też łatwiej jest negocjować lepsze ceny.

Przed wdrożeniem programu ERP, sprawdź więc dokładnie jakim sprzętem dysponujesz oraz jaki dodatkowy sprzęt i urządzenia są potrzebne. Każde niedopatrzenie w tym względzie może poważnie wpłynąć na przekroczenie budżetu.

Koszt utrzymania systemu ERP

Planując inwestycję w system ERP musisz się także liczyć z kosztami, które występują po jego wdrożeniu. Jednym z nich jest abonament do programu. Zwykle jest to koszt około kilkunastu procent wartości posiadanych licencji ERP-a. Regularny zakup abonamentu gwarantuje utrzymanie tego procentu na stałym poziomie. Jeżeli jednak nie zachowasz tej regularności, procent za abonament wzrośnie i finalnie zapłacisz dostawcy więcej.

Poza tym, brak dostępu do bieżących aktualizacji programu, naraża Cię na posiadanie systemu niedostosowanego do zmian w przepisach. Nie zapomnij też, że w tej sytuacji, będziesz pracował na rozwiązaniach, których rozwój zatrzymał się na ostatniej wgranej aktualizacji.

Innym kosztem, który należy ująć w budżecie po zakończeniu wdrożenia jest koszt opieki serwisowej. W ramach tzw. umowy serwisowej, którą podpisujesz z dostawcą ERP-a, możesz korzystać m.in.: z pomocy technicznej, konsultacji, dodatkowych szkoleń i instalacji aktualizacji. Możesz także zamówić do programu dopisanie dodatkowej funkcjonalności „pod klucz”, o ile program na to pozwala. Oczywiście zakres tych usług zależy od kwoty, na jaką podpisana jest umowa.

Choć mówimy o kosztach, należy cały czas pamiętać, że dotyczą one zyskownej inwestycji, która powinna być jednym z filarów cyfrowej transformacji w nowoczesnych organizacjach. To dzięki stałemu dostępowi do aktualizacji i profesjonalnej opiece specjalistów nasz system będzie nas wspierać w rozwoju i pomagać sprawnie funkcjonować na konkurencyjnym rynku.

Metody finansowania zakupu systemu ERP

Jeśli chcesz wdrożyć system klasy ERP, ale nie masz na ten cel wystarczających środków finansowych, możesz skorzystać z dotacji unijnych lub leasingu. Co jakiś czas, w różnych regionach Polski startują programy dofinansowań.

Pamiętajmy jednak, że każde wsparcie z dotacji UE wymaga wkładu własnego, który wynosi od 15-50% wartości inwestycji. W ramach projektu należy też spełnić wiele wymagań i dostarczyć sporą ilość dokumentów. Część dostawców systemów ERP pomaga jednak wypełnić wnioski unijne jak np. w przypadku naszej firmy.

Zakup programu ERP i jego wdrożenie możesz także sfinansować przy pomocy leasingu. Zaletą tego rozwiązania jest rozłożenie kosztów inwestycji w czasie, przy jednoczesnych korzyściach podatkowych. W leasingu operacyjnym całość rat leasingowych oraz wpłata początkowa stanowi koszty uzyskania przychodu. VAT opłacany jest stopniowo, zgodnie z harmonogramem rat. Leasing nie zmniejsza też zdolności kredytowej Twojej firmy.

Ile kosztuje system ERP – podsumowanie

Podsumowując temat „Ile kosztuje system ERP?” pamiętaj, że inwestycja w program ERP łączy w sobie wiele elementów, z których każdy jest tak samo ważny. Pomijając projekt wdrożenia musisz brać pod uwagę, że program może nie być dostosowany do wszystkich Twoich potrzeb. Możliwe jest także, że poniesiesz dodatkowe koszty. Z góry przyjęta ilość godzin wdrożenia, bez analizy i dogłębnego poznania Twojej firmy może okazać się niewystarczająca. Przy tak dużej i ważnej inwestycji nie warto ponosić ryzyka, jakim jest przedłużające się lub nie spełniające oczekiwań firmy wdrożenie systemu ERP.

Przygotowując budżet pamiętaj również o dodatkowych kosztach, jakim są zakup dodatkowego sprzętu i urządzeń oraz oprogramowania bazodanowego. Weź także pod uwagę późniejsze koszty związane z utrzymaniem systemu klasy ERP, czyli opłatę za abonament na aktualizacje i opiekę serwisową od dostawcy.

2D0A4992a
Artur Jesionek

Koordynator ds. wdrożeń Systemów ERP, WMS

Koordynator projektów IT w firmie Humansoft. Posiada 15-letnie doświadczenie we wdrażaniu systemów ERP w obszarach związanych z handlem i dystrybucją, logistyką i magazynami (WMS), zarządzaniem produkcją oraz obszarami kadrowo-płacowymi. Zrealizował blisko 50 projektów wdrożeniowych w firmach handlowych, produkcyjnych i usługowych. Autor wielu publikacji internetowych z zakresu tematyki systemów ERP.

Zobacz wszystkie wpisy autora
Przeczytaj także
21 maja 2024
Optymalizacja Procesu Kompletowania Zamówień w Hurtowni Wędlin
Zobacz więcej
23 września 2024
Humansoft uczestnikiem RADOM EXPO: 11-12 października 2024
Zobacz więcej
16 lipca 2021
Czy Twoja firma dobrze korzysta z ERP? Poradnik jak skutecznie używać ERP
Zobacz więcej