30 lat na rynku
01 wrze┼Ťnia 2021
Ile kosztuje system ERP i jego wdro┼╝enie?
Strona główna Blog Ile kosztuje system ERP i jego wdrożenie?
01 wrze┼Ťnia 2021

Ile kosztuje system ERP i jego wdro┼╝enie?

We wst─Öpnej fazie poszukiwa┼ä systemu klasy ERP (Enterprise Resource Planning) jedn─ů z najistotniejszych informacji dla przedsi─Öbiorstw jest jego cena. Ile kosztuje zatem system ERP i jego wdro┼╝enie? Co to jest? Jak─ů rol─Ö pe┼éni? Odpowiedzi na te pytania znajdziesz w poni┼╝szym artykule, w kt├│rym prezentujemy wiele niezb─Ödnych informacji.

W materiale podpowiadamy, jak przygotowa─ç si─Ö do rozm├│w z dostawcami system├│w ERP w kwestii wdro┼╝enia i zwi─ůzanych z nim koszt├│w i o co nale┼╝y pyta─ç. Poznasz tak┼╝e wszystkie etapy towarzysz─ůce takiemu zakupowi, dlaczego s─ů wa┼╝ne i na co zwraca─ç uwag─Ö. Dowiesz si─Ö r├│wnie┼╝ jak wp┼éywaj─ů one na ostateczny koszt oferowanego przez dostawc─Ö zakupu systemu klasy ERP, co to tak w og├│le jest i z jakich zewn─Ötrznych ┼║r├│de┼é finansowania mo┼╝esz skorzysta─ç, aby sfinansowa─ç tak─ů inwestycj─Ö.

Dzi─Öki temu uwzgl─Ödnisz w bud┼╝ecie wszystkie koszty zwi─ůzane z zakupem i wdro┼╝eniem systemu ERP. Wiedza praktyczna zawarta w tym artykule pozwoli Ci tak┼╝e swobodniej porusza─ç si─Ö w tych tematach i zadawa─ç odpowiednie pytania.

Opisane sytuacje nie dotycz─ů program├│w ÔÇ×pude┼ékowychÔÇŁ, kt├│re rz─ůdz─ů si─Ö nieco innymi prawami, a ich koszt jest ┼éatwy do oszacowania. Je┼Ťli prowadzisz ma┼é─ů firm─Ö i interesuj─ů Ci─Ö tego typu systemy klasy ERP zajrzyj na stron─Ö, kt├│ra zawiera dedykowane programy dla ma┼éych firm od sprawdzonego dostawcy.

 

Kupi─ç system ERP ÔÇô czyli co?

Na pocz─ůtku, wyja┼Ťnijmy kr├│tko czym w og├│le jest system ERP, aby mie─ç pewno┼Ť─ç o jakich systemach jest tu mowa. W takim razie co to jest? Ot├│┼╝ program ERP to system do zarz─ůdzania przedsi─Öbiorstwem, kt├│ry integruje, porz─ůdkuje i automatyzuje procesy biznesowe wewn─ůtrz firmy. S─ů to procesy zwi─ůzane z prowadzeniem sprzeda┼╝y, dystrybucji, zaopatrzeniem, gospodarki magazynowej, produkcji (np. planowanie zdolno┼Ťci produkcyjnych ÔÇô Manufacturing Resource Planning), us┼éug oraz obszaru kadrowo-p┼éacowego i finansowo-ksi─Ögowego. Programy te zazwyczaj posiadaj─ů integracj─Ö z systemami CRM (Customer Relationship Management), WMS, BI, a czasami r├│wnie┼╝ zawieraj─ů pewne elementy tych program├│w. Cz─Östo tak┼╝e wsp├│┼épracuj─ů ze sklepami internetowymi i platformami B2B. Ich odpowiednie wykorzystanie powinno skutkowa─ç rozwojem przedsi─Öbiorstwa. Oczywi┼Ťcie, ten kr├│tki opis nie wyczerpuje tematu czym s─ů systemy klasy ERP ÔÇô dog┼é─Öbna odpowied┼║ na pytanie, co to jest, w tej chwili nie odgrywa jednak istotnej roli. Teraz mo┼╝emy ju┼╝ przej┼Ť─ç do naszego g┼é├│wnego tematu.

Decyduj─ůc si─Ö na system ERP od odpowiedniego dostawcy, musisz przede wszystkim wiedzie─ç, co wi─ů┼╝e si─Ö z procesem zakupu takiego systemu. Aby to ┼éatwej przedstawi─ç, pos┼éu┼╝ymy si─Ö pewn─ů alegori─ů. Najlepsze por├│wnanie, kt├│re obrazuje z czym si─Ö wi─ů┼╝e i co to jest zakup systemu ERP, jest por├│wnanie tego procesu do zakupu domu. Dlaczego? Tak, w najprostszy spos├│b zrozumiemy, jakie etapy towarzysz─ů takiemu zakupowi, gdzie si─Ö przenikaj─ů i dlaczego nie op┼éaca si─Ö rezygnowa─ç z ┼╝adnego z nich.

Projekt wdro┼╝enia systemu ERP

Zanim zaczniemy omawia─ç proces wdro┼╝enia systemu ERP, pos┼éu┼╝my si─Ö por├│wnaniem z bran┼╝y budowlanej. Zastan├│wmy si─Ö od czego zaczynamy proces budowy domu? Oczywi┼Ťcie od projektu. Jak tylko podejmiemy decyzje o budowie domu, szukamy odpowiedniej firmy, kt├│ra da nam projekt spe┼éniaj─ůcy nasze potrzeby. Najpierw jednak musimy przeprowadzi─ç kilka rozm├│w wewn─Ötrznie, aby okre┼Ťli─ç jaka ma by─ç wielko┼Ť─ç domu, ile pokoi, ┼éazienek, jaki rozk┼éad, czy dom parterowy, czy z poddaszem. Potem spotykamy si─Ö z firm─ů projektow─ů i przedstawiamy nasze wymagania. Cz─Östo takich spotka┼ä jest kilka, zanim powstanie ko┼äcowy projekt, kt├│ry nas zadowoli.

Z systemem klasy ERP jest tak samo. Nie da si─Ö rzetelnie przygotowa─ç i wdro┼╝y─ç systemu ERP umo┼╝liwiaj─ůcego zarz─ůdzanie zasobami przedsi─Öbiorstwa bez wcze┼Ťniejszego projektu. Jest to pierwszy etap prac, po podj─Öciu decyzji o zakupie. Jest to te┼╝ niezwykle wa┼╝ny etap ca┼éego procesu, poniewa┼╝ na jego podstawie b─Ödzie wdra┼╝any program.

Firmy, kt├│re decyduj─ů si─Ö wdro┼╝y─ç system klasy ERP bez projektu, ponosz─ů olbrzymie ryzyko przekroczenia ustalonego na ten cel bud┼╝etu i terminu zamkni─Öcia wdro┼╝enia. Mylnie zak┼éadaj─ů, ┼╝e skoro dostawca chwali si─Ö du┼╝─ů ilo┼Ťci─ů udanych wdro┼╝e┼ä, to nie ma potrzeby opracowania projektu. Albo je┼Ťli chc─ů dok┼éadnie taki system, jak ma ÔÇ×tamtaÔÇŁ firma, to projekt jest zb─Ödny.

A przecie┼╝ nikt nie m├│wi ÔÇô zbudujmy dom dwupi─Ötrowy ÔÇô po prostu, bez projektu. Nikt te┼╝ nie m├│wi ÔÇô zbudujmy dom taki jak u s─ůsiada ÔÇô przecie┼╝ wida─ç jak wygl─ůda ÔÇô projekt jest niepotrzebny. Nikt nie m├│wi wreszcie ÔÇô zacznijcie budowa─ç, w trakcie budowy powiem wam, jak dom ma wygl─ůda─ç. To si─Ö po prostu nie uda.

Niestety zdarzaj─ů si─Ö tak┼╝e sytuacje, w kt├│rych sami dostawcy programu klasy ERP proponuj─ů szablonowe wdro┼╝enia bez projektu, aby zdoby─ç kontrakt. To b┼é─ůd, poniewa┼╝ nie ma dw├│ch takich samych wdro┼╝e┼ä. Ka┼╝da firma ma w┼éasny unikalny styl pracy i specyfik─Ö dzia┼éania, do kt├│rych trzeba dopasowa─ç program, a to z kolei wymaga dok┼éadnej analizy proces├│w i potrzeb firmy, czyli konkretnego u┼╝ytkownika.

Takie p├│j┼Ťcie na skr├│ty zawsze odbija si─Ö na obu stronach. Kupuj─ůcy b─Ödzie na etapie nieko┼äcz─ůcego si─Ö wdro┼╝enia ÔÇô bo jego cel nie zosta┼é odpowiednio zdefiniowany i opisany. Natomiast dostawca systemu b─Ödzie mia┼é problem z domkni─Öciem wdro┼╝enia, bo ca┼éy czas b─Öd─ů pojawia─ç si─Ö nowe wymagania. W takiej sytuacji ca┼éa inwestycja i jej sens stoj─ů pod du┼╝ym znakiem zapytania.

O samym projekcie systemu ERP mo┼╝na zrobi─ç niema┼é─ů lektur─Ö, dlatego powsta┼é na ten temat oddzielny artyku┼é (znajdziesz go tu!) . Najwa┼╝niejsze jest jednak, ┼╝eby wiedzie─ç, ┼╝e taki etap w procesie zakupu w og├│le istnieje i ┼╝e jest niezb─Ödny dla prawid┼éowego przeprowadzenia wdro┼╝enia.

Trzeba też wiedzieć, że dobrze opracowany projekt będzie zawierał: schemat obiegu dokumentów, harmonogram prac wdrożeniowych i szkoleniowych, wykaz ewentualnych prac programistycznych oraz dokładny kosztorys wdrożenia.

Poniewa┼╝ projekt stanowi pewien udzia┼é w kosztach zakupu systemu klasy ERP, dlatego planuj─ůc tak─ů inwestycj─Ö, musisz to uwzgl─Ödni─ç w bud┼╝ecie. To ile on b─Ödzie kosztowa┼é, zale┼╝y od wielko┼Ťci samego wdro┼╝enia i jest to kwota od kilku do kilkudziesi─Öciu tysi─Öcy z┼éotych.

Na og├│┼é to dopiero w tym momencie nast─Öpuje decyzja, czy rozpoczynamy wdro┼╝enie systemu ERP, kt├│re oferuje dostawca. Po etapie projektu mo┼╝na si─Ö jeszcze wycofa─ç. Jest to sytuacja, kt├│ra sporadycznie wyst─Öpuje, ale warto wiedzie─ç, ┼╝e masz tak─ů mo┼╝liwo┼Ť─ç.

Dopiero po etapie projektu dowiesz si─Ö dok┼éadnie jaka b─Ödzie cena ca┼éej inwestycji i co na ni─ů si─Ö sk┼éada. Do tego czasu wszelkie oferty traktuj, jak mniej lub bardziej dok┼éadn─ů kalkulacj─Ö.

Licencje oprogramowania bazodanowego

M├│wi─ůc o zakupie licencji na nowy system znowu mo┼╝emy szuka─ç analogii z budow─ů domu. Mamy ju┼╝ wybrany projekt i ekip─Ö budowlan─ů. Teraz pora na zakup materia┼é├│w na fundamenty, na kt├│rych powstanie nasz wymarzony dom. Tak samo jest z systemem klasy ERP. Zanim firma prowadz─ůca wdro┼╝enie rozpocznie swoje prace, musisz ju┼╝ posiada─ç licencje na nowe oprogramowanie, ┼╝eby by┼éo co wdra┼╝a─ç.

Na rynku istnieje kilka modeli korzystania z infrastruktury serwerowej: chmura publiczna, chmura prywatna oraz infrastruktura w┼éasna dzia┼éaj─ůca w strukturze klient-serwer. W tym artykule skupiamy si─Ö na modelu klient-serwer, w kt├│rym pracuje wi─Ökszo┼Ť─ç dost─Öpnych system├│w ERP.

Co w ogóle oznacza struktura KLIENT-SERWER? Oznacza, że na serwerze umieszczona jest baza danych, a na komputerach użytkowników końcowych jest aplikacja, która z bazy pobiera dane i do niej zapisuje.

Niekt├│rzy producenci opieraj─ů swoje rozwi─ůzania o darmowe bazy danych. To oczywi┼Ťcie nie eliminuje dostawcy, ale w takim przypadku musisz zwr├│ci─ç uwag─Ö na kilka istotnych element├│w:

  • Czy jest ograniczenie co do wielko┼Ťci takiej bazy danych? Nie chcesz przecie┼╝, ┼╝eby po 2-3 latach Twoja baza osi─ůgn─Ö┼éa maksymalny rozmiar, po kt├│rym trzeba dane obcina─ç czy przenosi─ç na inne rozwi─ůzanie i inwestowa─ç w kolejny system informatyczny (program klasy ERP).
  • Czy jest ograniczenie co do ilo┼Ťci pami─Öci RAM, kt├│r─ů mo┼╝e wykorzysta─ç baza danych? Przyk┼éad. Serwer, na kt├│rym jest 64 GB pami─Öci RAM, ale baza danych mo┼╝e korzysta─ç maksymalnie z 8 GB oznacza, ┼╝e na start b─Ödziesz mie─ç wolniejsz─ů prac─Ö przy kilkunastu operatorach. Pewnie tego te┼╝ nie chcesz.
  • I ostatni element ÔÇô czy jest ograniczenie co do ilo┼Ťci maksymalnych dost─Öp├│w do bazy danych, kt├│ra mo┼╝e by─ç r├│┼╝na w zale┼╝no┼Ťci od specyfiki dzia┼éa┼ä organizacji czy wielko┼Ťci przedsi─Öbiorstwa?

┼üatwo tutaj wpa┼Ť─ç w pu┼éapk─Ö zmieniaj─ůc system ERP na inny, od kolejnego dostawcy. Mo┼╝e si─Ö zdarzy─ç, ┼╝e wraz z obecnym systemem firma zakupi┼éa ju┼╝ serwer bazy danych i chce z niego korzysta─ç r├│wnie┼╝ na nowym systemie. Technicznie jest to do wykonania, ale trzeba zwr├│ci─ç uwag─Ö na to, jak─ů licencj─Ö posiada nasze oprogramowanie bazodanowe.

Cz─Östo jest tak, ┼╝e system klasy ERP dostarczany jest z oprogramowaniem serwerowym w licencji ÔÇ×runtimeÔÇŁ. Oznacza to, ┼╝e serwer bazy danych mo┼╝e by─ç u┼╝ywany tylko z systemem ERP, z kt├│rym zosta┼é zakupiony i z ┼╝adnym innym. To wymusza zakup serwera jeszcze raz.

Licencja ÔÇ×runtimeÔÇŁ ma jednak swoje plusy. Jest zdecydowanie ta┼äszym rozwi─ůzaniem ni┼╝ zakup wersji na wolnym rynku. Dlatego jest cz─Ö┼Ťciej stosowana przy zakupie systemu. Je┼Ťli masz du┼╝─ů ilo┼Ť─ç stanowisk (ok. 35 ) i w perspektywie do┼é─ůczanie kolejnych stanowisk, korzystniejsza b─Ödzie tzw. licencja ÔÇ×na rdzenieÔÇŁ. W tym przypadku koszt licencji jest ni┼╝szy i nie ma ograniczenia, co do ilo┼Ťci stanowisk, na kt├│rych zainstalujesz oprogramowanie.

Licencje system ERP

Dopiero tutaj pojawia si─Ö moment zakupu samych licencji systemu ERP, czyli kolejny temat, o kt├│rym mo┼╝na pisa─ç elaboraty. Dzieje si─Ö tak dlatego, poniewa┼╝ co dostawca to inny spos├│b licencjonowania. Gdyby jednak przyjrze─ç si─Ö bli┼╝ej, to z tych wielu modeli wy┼éaniaj─ů si─Ö dwa g┼é├│wne sposoby licencjonowania, zale┼╝ne od tej samej zmiennej ÔÇô czyli ilu operator├│w b─Ödzie pracowa─ç na systemie?

Odpowied┼║ na to pytanie wcale nie jest prosta. Cz─Östo przek┼éadamy j─ů na ilo┼Ť─ç operator├│w obecnego systemu, co nie zawsze si─Ö pokrywa, bo przecie┼╝ chcemy si─Ö rozwija─ç i informatyzowa─ç kolejne obszary. Z drugiej strony mamy firmy, gdzie ilo┼Ť─ç operator├│w jest por├│wnywana do ilo┼Ťci pracownik├│w. To te┼╝ nie jest dobra praktyka, bo nie wszyscy musz─ů pracowa─ç na systemie klasy ERP. Niekt├│rym osobom mo┼╝e wystarczy─ç przes┼éanie z systemu gotowych analiz biznesowych, co przecie┼╝ nie wymaga dost─Öpu do programu. Jeszcze inni pracownicy b─Öd─ů pracowa─ç na urz─ůdzeniach mobilnych w terenie, a kolejni b─Öd─ů obs┼éugiwa─ç aplikacj─Ö mobiln─ů na kolektorach danych.

Dlatego przed odpowiedzi─ů na to wa┼╝ne pytanie, trzeba zrobi─ç bardzo dok┼éadny wywiad w firmie i okre┼Ťli─ç, kto ma pracowa─ç na nowym systemie oraz jakie operacje ma w nim wykonywa─ç. To oczywi┼Ťcie powinno zosta─ç ustalone na projekcie wdro┼╝enia. Jednak, aby przybli┼╝y─ç te dwa wyr├│┼╝niaj─ůce si─Ö modele licencjonowania, nale┼╝y je dok┼éadnie sprecyzowa─ç.

Pierwszy model licencjonowania jest prostszy do zrozumienia. Kupujemy pakiet modu┼é├│w systemu ERP, kt├│ry obs┼éu┼╝y wszystkie oczekiwane przez nas procesy i do tego kupujemy ilo┼Ť─ç jednoczesnych dost─Öp├│w do systemu klasy ERP. Ten dost─Öp nie jest ju┼╝ w ┼╝aden spos├│b ograniczony co do tego, z jakich modu┼é├│w, kto ma korzysta─ç. Oczywi┼Ťcie funkcjonuje tu ca┼éa strefa uprawnie┼ä zawartych w systemie, kt├│re ten dost─Öp reguluj─ů. Zamys┼é jest tu prosty ÔÇô tyle dost─Öp├│w ile os├│b w jednym momencie b─Ödzie potrzebowa┼éo korzysta─ç z systemu ERP. Taki spos├│b licencjonowania wyst─Öpuje w przypadku system├│w ERP ÔÇô HermesSQL i Corax, kt├│rych dostawc─ů jest r├│wnie┼╝ nasza firma.

Drugi model licencjonowania jest troch─Ö bardziej skomplikowany. Kupujemy dost─Öpy do poszczeg├│lnych modu┼é├│w. Je┼Ťli mamy dwie osoby pracuj─ůce w dziale ksi─Ögowo┼Ťci ÔÇô musimy zakupi─ç dwa razy modu┼é ksi─Ögowy. Trzech pracownik├│w magazynu, oznacza zakup trzech modu┼é├│w magazynowych. Model ten wymaga rozwarstwienia ka┼╝dego z dzia┼é├│w w firmie i dok┼éadnego okre┼Ťlenia ile os├│b b─Ödzie pracowa┼éo na danym module. Trzeba tutaj pami─Öta─ç, ┼╝e pracuj─ůca w dziale ksi─Ögowo┼Ťci osoba, b─Ödzie potrzebowa┼éa te┼╝ zarejestrowa─ç faktur─Ö zakupu, wprowadzi─ç ┼Ťrodek trwa┼éy do ewidencji, przejrze─ç rozrachunki, czy rozliczy─ç osob─Ö pracuj─ůc─ů na kasie. Jak wida─ç te procesy mocno si─Ö przenikaj─ů i nie zawsze jeden modu┼é obs┼éu┼╝y kompetencje operatora danego dzia┼éu.

Dlatego dla firm, kt├│rych pracownicy maj─ů szeroki zakres kompetencji korzystniejszy b─Ödzie pierwszy model licencjonowania, tzw. ÔÇ×serwerowyÔÇŁ. Du┼╝─ů zalet─ů tego modelu jest to, ┼╝e koszt zakupu licencji na system klasy ERP poznasz ju┼╝ na samym pocz─ůtku wdro┼╝enia, a nie na jego ko┼äcu. Zdarzaj─ů si─Ö sytuacje, ┼╝e w trakcie wdro┼╝enia pracownikom rozszerzany jest zakres obowi─ůzk├│w. Wtedy dopiero okazuje si─Ö, ┼╝e trzeba zakupi─ç od dostawcy dodatkowe licencje do modu┼éu. Ten rodzaj problemu nigdy nie wyst─Öpuje w przypadku licencji ÔÇ×serwerowejÔÇŁ. Wystarczy w├│wczas rozszerzy─ç pracownikom uprawnienia, bez konieczno┼Ťci ponoszenia dodatkowych koszt├│w.

Wdro┼╝enie ÔÇô najwa┼╝niejszy etap zakupu systemu ERP

Trzeba to bardzo wyra┼║nie podkre┼Ťli─ç, poniewa┼╝ wielu klient├│w na tym etapie ko┼äczy sw├│j udzia┼é b┼é─Ödnie zak┼éadaj─ůc, ┼╝e ich rola dobieg┼éa ju┼╝ ko┼äca. Oczekuj─ů, ┼╝e teraz dostawca przejmie dzia┼éania i wdro┼╝y system. I tak rzeczywi┼Ťcie jest, ale nigdy nie uda┼éo si─Ö wdro┼╝enie systemu ERP bez udzia┼éu klienta. To proces, kt├│ry tak samo anga┼╝uje pracownik├│w dostawcy jak i pracownik├│w klienta. Nie chodzi tu o sam udzia┼é w szkoleniach, pisanie notatek na spotkaniach. Chodzi o realny wk┼éad w budowanie systemu klasy ERP i osadzanie go w strukturze firmy.

Po szkoleniach wdro┼╝eniowcy cz─Östo zostawiaj─ů do wykonania okre┼Ťlon─ů prac─Ö, np. wystawienie pr├│bnych dokument├│w, przetestowanie wdro┼╝onej funkcjonalno┼Ťci czy przygotowanie danych do wprowadzenia. Od tego jak si─Ö tu zaanga┼╝ujesz zale┼╝y sukces i czas wdro┼╝enia. A czas w tym przypadku to ÔÇ×du┼╝y pieni─ůdzÔÇŁ.

Musisz te┼╝ pami─Öta─ç, ┼╝e p┼éacisz za us┼éugi firmie wdra┼╝aj─ůcej system klasy ERP, ale te┼╝ po┼Ťwi─Öcasz czas swoich pracownik├│w. Tego czynnika firmy cz─Östo nie wliczaj─ů do koszt├│w wdro┼╝enia, a jest on znacz─ůcy. Wielokrotnie pojawiaj─ů si─Ö sytuacje, ┼╝e pracownicy dzia┼éu handlowego wykonuj─ů swoje codzienne obowi─ůzki, a w ÔÇ×mi─ÖdzyczasieÔÇŁ maj─ů si─Ö uczy─ç nowego systemu. Takie podej┼Ťcie z g├│ry jest skazane na niepowodzenie, a przynajmniej na znaczne wyd┼éu┼╝enie czasu wdro┼╝enia, co zwykle zwi─Öksza jego koszt.

 

Kolejnym elementem, kt├│ry mo┼╝e znacznie skomplikowa─ç proces wdro┼╝enia i powodowa─ç dodatkowe koszty, jest ┼║le przepracowany projekt wdro┼╝enia. Z czego to wynika?

Zwykle na projekt wdro┼╝enia deleguje si─Ö kilku pracownik├│w, np. dyrektor handlowy, kt├│ry opisuje procesy zachodz─ůce w jego dziale. Na tej podstawie wdra┼╝aj─ůcy i dostawcy opracowuj─ů harmonogram wdro┼╝enia, konfiguruj─ů system i szkol─ů pracownik├│w. Podczas szkolenia, cz─Östo okazuje si─Ö jednak, ┼╝e z perspektywy pracownik├│w opisany przez dyrektora proces wygl─ůda zupe┼énie inaczej.

W├│wczas wykonawcy pr├│buj─ů znale┼║─ç jaki┼Ť kompromis, przekonfigurowa─ç system klasy ERP na tyle na ile jest to mo┼╝liwe, ale nie zawsze si─Ö da. Czasem w tym miejscu wychodz─ů rozwi─ůzania, kt├│re niestety wymagaj─ů du┼╝ej zmiany w systemie. W wi─Ökszo┼Ťci przypadk├│w wi─ů┼╝e si─Ö to z dodatkowymi kosztami.

Dlatego na spotkania projektowe zapro┼Ť r├│wnie┼╝ szeregowych pracownik├│w lub ich przedstawicieli, aby mogli zg┼éosi─ç swoje potrzeby i problemy, kt├│re trzeba b─Ödzie rozwi─ůza─ç w programie. Wdro┼╝enie systemu ERP dotyczy w┼éa┼Ťnie tych os├│b, kt├│re wprowadzaj─ů do niego dane. Dalej te dane b─Öd─ů analizowane przez osoby decyzyjne i na tej podstawie system zacznie pomaga─ç w podejmowaniu decyzji.

Poza tym pracownicy, kt├│rzy nie uczestnicz─ů w spotkaniach i nie czuj─ů si─Ö cz─Ö┼Ťci─ů wdro┼╝enia, mog─ů op├│┼║ni─ç ca┼éy proces. Ka┼╝da przeszkoda b─Ödzie wymaga┼éa spotkania z zarz─ůdem, rozm├│w motywuj─ůcych, wyja┼Ťniaj─ůcych i roz┼éadowuj─ůcych dany temat. To te┼╝ mo┼╝e spowodowa─ç, ┼╝e zmuszony b─Ödziesz ponie┼Ť─ç dodatkowe koszty.

Infrastruktura sprz─Ötowa dla systemu ERP

Dodatkowym kosztem, kt├│ry cz─Östo wyst─Öpuje podczas wdro┼╝enia systemu klasy ERP jest infrastruktura sprz─Ötowa. Zazwyczaj potrzebne jest uzupe┼énienie lub zakup nowego sprz─Ötu odpowiadaj─ůcego wymaganiom technicznym nowego programu. Mog─ů to by─ç serwery, komputery, drukarki, ale r├│wnie┼╝ inne urz─ůdzania, kt├│re b─Ödziemy chcieli wykorzysta─ç w pracy, jak: czytniki kod├│w kreskowych, skanery czy kolektory danych.

Korzystnie jest, gdy dostawca systemu ERP dostarcza tak┼╝e sprz─Öt, urz─ůdzania oraz wszystkie niezb─Ödne licencje. W├│wczas ca┼éy proces zakupowy zale┼╝y tylko od jednej firmy, kt├│ra jest odpowiedzialna za ca┼éo┼Ť─ç inwestycji. W takie sytuacji te┼╝ ┼éatwiej jest negocjowa─ç lepsze ceny.

Przed wdro┼╝eniem programu ERP, sprawd┼║ wi─Öc dok┼éadnie jakim sprz─Ötem dysponujesz oraz jaki dodatkowy sprz─Öt i urz─ůdzenia s─ů potrzebne. Ka┼╝de niedopatrzenie w tym wzgl─Ödzie mo┼╝e powa┼╝nie wp┼éyn─ů─ç na przekroczenie bud┼╝etu.

Koszt utrzymania systemu ERP

Planuj─ůc inwestycj─Ö w system ERP musisz si─Ö tak┼╝e liczy─ç z kosztami, kt├│re wyst─Öpuj─ů po jego wdro┼╝eniu. Jednym z nich jest abonament do programu. Zwykle jest to koszt oko┼éo kilkunastu procent warto┼Ťci posiadanych licencji ERP-a. Regularny zakup abonamentu gwarantuje utrzymanie tego procentu na sta┼éym poziomie. Je┼╝eli jednak nie zachowasz tej regularno┼Ťci, procent za abonament wzro┼Ťnie i finalnie zap┼éacisz dostawcy wi─Öcej.

Poza tym, brak dost─Öpu do bie┼╝─ůcych aktualizacji programu, nara┼╝a Ci─Ö na posiadanie systemu niedostosowanego do zmian w przepisach. Nie zapomnij te┼╝, ┼╝e w tej sytuacji, b─Ödziesz pracowa┼é na rozwi─ůzaniach, kt├│rych rozw├│j zatrzyma┼é si─Ö na ostatniej wgranej aktualizacji.

Innym kosztem, kt├│ry nale┼╝y uj─ů─ç w bud┼╝ecie po zako┼äczeniu wdro┼╝enia jest koszt opieki serwisowej. W ramach tzw. umowy serwisowej, kt├│r─ů podpisujesz z dostawc─ů ERP-a, mo┼╝esz korzysta─ç m.in.: z pomocy technicznej, konsultacji, dodatkowych szkole┼ä i instalacji aktualizacji. Mo┼╝esz tak┼╝e zam├│wi─ç do programu dopisanie dodatkowej funkcjonalno┼Ťci ÔÇ×pod kluczÔÇŁ, o ile program na to pozwala. Oczywi┼Ťcie zakres tych us┼éug zale┼╝y od kwoty, na jak─ů podpisana jest umowa.

Cho─ç m├│wimy o kosztach, nale┼╝y ca┼éy czas pami─Öta─ç, ┼╝e dotycz─ů one zyskownej inwestycji, kt├│ra powinna by─ç jednym z filar├│w cyfrowej transformacji w nowoczesnych organizacjach. To dzi─Öki sta┼éemu dost─Öpowi do aktualizacji i profesjonalnej opiece specjalist├│w nasz system b─Ödzie nas wspiera─ç w rozwoju i pomaga─ç sprawnie funkcjonowa─ç na konkurencyjnym rynku.

Metody finansowania zakupu systemu ERP

Je┼Ťli chcesz wdro┼╝y─ç system klasy ERP, ale nie masz na ten cel wystarczaj─ůcych ┼Ťrodk├│w finansowych, mo┼╝esz skorzysta─ç z dotacji unijnych lub leasingu. Co jaki┼Ť czas, w r├│┼╝nych regionach Polski startuj─ů programy dofinansowa┼ä.

Pami─Ötajmy jednak, ┼╝e ka┼╝de wsparcie z dotacji UE wymaga wk┼éadu w┼éasnego, kt├│ry wynosi od 15-50% warto┼Ťci inwestycji. W ramach projektu nale┼╝y te┼╝ spe┼éni─ç wiele wymaga┼ä i dostarczy─ç spor─ů ilo┼Ť─ç dokument├│w. Cz─Ö┼Ť─ç dostawc├│w system├│w ERP pomaga jednak wype┼éni─ç wnioski unijne jak np. w przypadku naszej firmy.

Zakup programu ERP i jego wdro┼╝enie mo┼╝esz tak┼╝e sfinansowa─ç przy pomocy leasingu. Zalet─ů tego rozwi─ůzania jest roz┼éo┼╝enie koszt├│w inwestycji w czasie, przy jednoczesnych korzy┼Ťciach podatkowych. W leasingu operacyjnym ca┼éo┼Ť─ç rat leasingowych oraz wp┼éata pocz─ůtkowa stanowi koszty uzyskania przychodu. VAT op┼éacany jest stopniowo, zgodnie z harmonogramem rat. Leasing nie zmniejsza te┼╝ zdolno┼Ťci kredytowej Twojej firmy.

Ile kosztuje system ERP – podsumowanie

Podsumowuj─ůc temat ÔÇ×Ile kosztuje system ERP?ÔÇŁ pami─Ötaj, ┼╝e inwestycja w program ERP ┼é─ůczy w sobie wiele element├│w, z kt├│rych ka┼╝dy jest tak samo wa┼╝ny. Pomijaj─ůc projekt wdro┼╝enia musisz bra─ç pod uwag─Ö, ┼╝e program mo┼╝e nie by─ç dostosowany do wszystkich Twoich potrzeb. Mo┼╝liwe jest tak┼╝e, ┼╝e poniesiesz dodatkowe koszty. Z g├│ry przyj─Öta ilo┼Ť─ç godzin wdro┼╝enia, bez analizy i dog┼é─Öbnego poznania Twojej firmy mo┼╝e okaza─ç si─Ö niewystarczaj─ůca. Przy tak du┼╝ej i wa┼╝nej inwestycji nie warto ponosi─ç ryzyka, jakim jest przed┼éu┼╝aj─ůce si─Ö lub nie spe┼éniaj─ůce oczekiwa┼ä firmy wdro┼╝enie systemu ERP.

Przygotowuj─ůc bud┼╝et pami─Ötaj r├│wnie┼╝ o dodatkowych kosztach, jakim s─ů zakup dodatkowego sprz─Ötu i urz─ůdze┼ä oraz oprogramowania bazodanowego. We┼║ tak┼╝e pod uwag─Ö p├│┼║niejsze koszty zwi─ůzane z utrzymaniem systemu klasy ERP, czyli op┼éat─Ö za abonament na aktualizacje i opiek─Ö serwisow─ů od dostawcy.

Szukasz systemu ERP do swojej firmy? Chcesz pozna─ç nasz program?
Artur_Jesionek
Artur Jesionek

Koordynator projekt├│w IT w firmie Humansoft. Posiada 15-letnie do┼Ťwiadczenie we wdra┼╝aniu system├│w ERP w obszarach zwi─ůzanych z handlem i dystrybucj─ů, logistyk─ů i magazynami, zarz─ůdzaniem produkcj─ů oraz obszarami kadrowo-p┼éacowymi. Zrealizowa┼é blisko 50 projekt├│w wdro┼╝eniowych w firmach handlowych, produkcyjnych i us┼éugowych. Autor wielu publikacji internetowych z zakresu tematyki system├│w ERP.

Przeczytaj tak┼╝e
15 sierpnia 2021
Case-study z wdro┼╝enia systemu ERP dla produkcji (Wideo)
Zobacz wi─Öcej
26 sierpnia 2021
Efektywne zarz─ůdzanie produkcj─ů
Zobacz wi─Öcej
09 lipca 2021
Program ERP dla produkcji ÔÇô Jak usprawni─ç zarz─ůdzanie ÔÇ×┼éa┼äcuchem dostawÔÇŁ?
Zobacz wi─Öcej