Jak wybrać najlepsze oprogramowanie dla swojej firmy?
Trudno dziś wyobrazić sobie prowadzenie jakiejkolwiek firmy bez korzystania z nowoczesnych rozwiązań technologicznych. Wśród nich nie może zabraknąć odpowiedniego oprogramowania, które nie tylko ułatwia, ale wielokrotnie wręcz jest niezbędne do prowadzenia biznesu. Wybór różnego rodzaju programów może być jednak przytłaczający. Już teraz jest wiele systemów informatycznych na rynku i wciąż pojawiają się kolejne. Jak więc wybrać oprogramowanie, które sprawdzi się najlepiej w przypadku Twojej firmy?
Poznaj najpopularniejsze rodzaje oprogramowania dla firm
Pierwszą rzeczą, od której zależy rodzaj wybranego oprogramowania, jest oczywiście specyfika firmy. Innych programów używa się w branży consultingowej, a innych w branży handlowej czy produkcyjnej. Jednak istnieje szereg programów, które sprawdzają się we wszystkich przypadkach. Mamy tu na myśli programy z pakietu MS Office. Oczywiście istnieją także inne programy biurowe, warto znaleźć takie, które najpełniej odpowiadają potrzebom danego biznesu.
Drugą bardzo ważną kategorią są programy zapewniające bezpieczeństwo w sieci, czyli wszelkiego rodzaju programy antywirusowe, firewalle itp. Dzięki nim możesz mieć pewność, że wszystkie dokumenty firmowe są odpowiednio chronione. Jednak aby zyskać jeszcze większy spokój, warto zainwestować także w programy lub nawet całe systemy przeznaczone do tworzenia backupów i odzyskiwania danych.
Systemy przeznaczone do zarządzania firmą
Wraz ze wzrostem ilości działów firmy zwiększa się ilość powstających w niej dokumentów, a zarządzanie nimi zaczyna zajmować coraz więcej czasu. Zwłaszcza jeżeli każdy z działów posiada osobną bazę danych, a współpraca między nimi wymaga ciągłego przesyłania dokumentów między poszczególnymi komórkami firmy. Brak odpowiednio zintegrowanego systemu zarządzania sprawia, że biznes pochłania więcej czasu i pieniędzy niż jest to konieczne.
Jeżeli jednak chcesz usprawnić działanie Twojej firmy i oszczędzić zarówno czas, jak i zasoby, koniecznie rozważ zainwestowanie w system zarządzania firmą. Istnieje wiele praktycznych rozwiązań w tym zakresie, a do najpopularniejszych należą:
- oprogramowanie ERP,
- oprogramowanie Business Intelligence,
- system WMS.
Są to systemy, które doskonale sprawdzą się zarówno w firmach handlowych jak i produkcyjnych. W firmach usługowych dobrym rozwiązaniem będzie ERP i BI. Tu należy pamiętać, że oprócz zainwestowania w sam system, czyli zakup odpowiednich programów i licencji, należy także wybrać firmę, która zajmie się wdrożeniem systemu. Bez fachowej implementacji systemu nie będzie on spełniał swoich najważniejszych funkcji, czyli nie usprawni działania firmy, ani nie pozwoli na uzyskanie oszczędności.
Czy warto inwestować w system zarządzania firmą?
Wdrożenie ERP czy BI nie jest tożsame z zakupem i instalacją odpowiedniego oprogramowania, to zdecydowanie bardziej skomplikowana procedura, której przeprowadzenie warto zostawić fachowcom. Systemy mogą składać się z wielu różnorodnych modułów, a ich wykorzystanie zależy od specyfiki firmy. Często właściciele lub osoby odpowiedzialne za zakup oprogramowania dla firmy obawiają się, że koszty jego wdrożenia są dość wysokie. Warto jednak pamiętać, że dzięki nim uda się zautomatyzować i ujednolicić sposób zarządzania biznesem, co bardzo szybko przełoży się na oszczędności, zarówno finansowe, jak i czasowe. Dzięki temu firma może stać się bardziej konkurencyjna nawet na dość już zapchanym rynku w danej branży.
Zarówno system ERP, jak i BI pozwolą na automatyzację wielu procesów, a także na optymalizację różnych obszarów działania firmy. To pozwoli na zwiększenie efektywności biznesu, zmniejszenie ilości popełnianych błędów, a co za tym idzie zmniejszenie kosztów działalności oraz poprawę wydajności pracowników.
Na czym polega proces wdrożenia BI i ERP?
Proces wdrażania BI lub ERP należy poprzedzić skrupulatną analizą przebiegu wszystkich procesów biznesowych w danej firmie. Dzięki temu można określić mocne i słabe strony poszczególnych procesów, a także ustalić, jakie pojawiają się w nich braki czy problemy. W ten sposób można określić cele, jakie chce się osiągnąć, wdrażając nowy system zarządzania firmą oraz platformę do tworzenia analiz biznesowych. Po wyborze i zakupie odpowiedniego oprogramowania zostaje ono zainstalowane i skonfigurowane zgodnie ze specyfiką danego biznesu.
Po zakończeniu etapu przygotowawczego następuje przeszkolenie osób, które będą pracowały z nowym oprogramowaniem. Czas, jaki należy poświęcić na wdrożenie systemu, zależy od wielkości firmy oraz od ilości wdrażanych modułów. Im więcej kompleksowych rozwiązań tym proces może trwać dłużej.
W przypadku BI powstają konkretne analizy biznesowe uwzględniające potrzeby konkretnych działów i osób na różnych stanowiskach w firmie. Zazwyczaj dane pobierane są z systemu ERP. Mogą być jednak zaciągane z innych programów (WMS, CRM, Excel itp), a nawet sklepów internetowych, platform B2B, Social Media, Google Analytics, etc.
Zintegrowany system zarządzania zapewnia pracę na jednej, wspólnej bazie danych, która gromadzi dane ze wszystkich objętych wdrożeniem działów. To pozwala na dużo łatwiejsze i bardziej efektywne zarządzanie biznesem.
Dowiedz się więcej o oprogramowaniach do zarządzania firmą z naszych pozostałych artykułów:
Poznaj programy do zarządzania firmą od Humansoft
Koordynator ds. wdrożeń Systemów ERP, WMS
Koordynator projektów IT w firmie Humansoft. Posiada 15-letnie doświadczenie we wdrażaniu systemów ERP w obszarach związanych z handlem i dystrybucją, logistyką i magazynami (WMS), zarządzaniem produkcją oraz obszarami kadrowo-płacowymi. Zrealizował blisko 50 projektów wdrożeniowych w firmach handlowych, produkcyjnych i usługowych. Autor wielu publikacji internetowych z zakresu tematyki systemów ERP.
