Jakie są najczęstsze problemy związane z wdrażaniem systemów ERP i jak można ich uniknąć?

Według specjalistów wdrożenie systemu ERP kończy się fiaskiem w przypadku wielu przedsiębiorstw. Poza tym są też przypadki mniej udanych lub tylko połowicznych sukcesów. Czy to może oznaczać, że także i ​​Twój projekt może być zagrożony? Nie koniecznie. Wszak niepowodzenia we wdrożeniu systemów ERP nie biorą się znikąd. Są one wypadkową czynników, na które możesz mieć jak najbardziej realny wpływ. Jeśli uprzednio poznasz powody, dlaczego inni zawiedli i wybierzesz profesjonalne wsparcie – wydatnie zwiększysz tak swoje szanse na sukces.

Nieudana próba wdrożenia systemu ERP

Nieudana próba wdrożenia systemu ERP ma miejsce, gdy inwestor uzna, że poświęcona praca i nakłady nie dały zakładanych efektów. Rozczarowanie będzie tym większe, jeśli projekt zostanie doprowadzony do końca, a mimo tego nie osiągnie się oczekiwanych korzyści. Istnieje również ryzyko przedwczesnego rozstania się zamawiającego i wykonawcy bez dokończenia projektu. Jest to spory problem nie tylko dla usługobiorcy, ale i firmy wdrażającej ERP. Wszak duże porażki nie wyglądają zbyt dobrze w resume.

Systemy ERP są wdrażane przeważnie wg. metodyki kaskadowej lub zwinnej. Obie sprawdzają się w tym celu, acz zdecydowanie więcej odbiorców wyraża zadowolenie z metodyki zwinnej. Wybór metodyki może mieć jak najbardziej znaczenie dla oceny i odbioru finalnego projektu.

Przyczyny nieudanych wdrożeń ERP

Możemy wskazać kilka częstych powodów nieudanych wdrożeń. Na pierwszym miejscu należałoby wymienić nieprecyzyjne zdefiniowanie celów. Skutkiem tego będzie niedopasowanie funkcjonalności ERP do realnych potrzeb użytkowników, gdzie albo brakuje konkretnych rozwiązań, albo poszczególne funkcje aplikacji nie działają zgodnie z oczekiwaniami zamawiającego. Jeśli pierwsze oznaki niezadowolenia pojawiają się już na etapie wdrażania, istnieje ryzyko przerwania całego projektu po stronie klienta.

Mogą pojawić się także nieporozumienia na linii klient–dostawca np. w zakresie umowy bądź finansów. I tak dochodzimy do kwestii przekroczenia budżetu lub braku elastyczności w jego założeniach. Zakładanie, że projekt będzie kosztować dokładnie tyle, ile dostawca wycenił w ofercie, jest zgubne. Podczas realizacji projektu budżet może ulec zmianie, ponieważ cele wdrożenia nierzadko zmieniają się. Dlatego tak istotnym jest unikanie problemów komunikacji i wymianą informacji jednakowo wewnątrz firmy, między poszczególnymi zespołami oraz między dostawcą a klientem.

W tym wypadku nieodpowiednie podejście i przygotowanie się klienta do wdrożenia także może przyczynić się do klęski. Poprzez brak zaangażowania klienta w proces łatwo rozminąć się z jego realnymi potrzebami. Ponadto możesz nie być świadomy, że Twoja firma w celu adaptacji ERP musi także przejść szereg zmian strukturalnych. Dlatego dużym wyzwaniem dla obu stron (usługobiorcy i usługodawcy) bywa sama niechęć potencjalnych użytkowników, czyli pracowników danej firmy. Mimo że system ERP wdrażamy jest dla ich wygody, oni nie muszą tego tak postrzegać. Prędzej podejdą do tego, jak do niepotrzebnej inwestycji lub fanaberii wymuszającej od nich żmudnej nauki i zmiany dotychczasowych przyzwyczajeń. Zmiany w miejscu pracy nigdy nie są łatwe.

Zapobieganie nieudanemu wdrożeniu ERP

Zasadniczo nie da się wskazać jednej dokładnej przyczyny niepowodzenia wdrożenia systemu ERP. Przeważnie jest to suma błędów. Ważnym jest jasna, przejrzysta komunikacja z wykonawcą, ale także poszczególnymi szczeblami firmy, gdzie będzie wdrażany system ERP. Jeżeli pojawiają się wyzwania lub nieprawidłowości, niezbędne jest ich szczegółowe omówienie. Dlatego w Humansoft stawiamy na partnerskie relacje, które usprawniają proces wdrażania oferowanych przez nas rozwiązań.

Przygotowując się do własnego projektu, warto zasięgnąć opinii spoza Twojej organizacji, przyglądając się innym projektom wdrażanym w Twojej branży. Pozwoli Ci to zidentyfikować potencjalne zagrożenia na wczesnym etapie projektu. Dobrym pomysłem będzie skorzystanie z pomocy konsultanta, posiadającego niezbędne doświadczenie we wdrożeniach rozwiązań IT. W Humansoft oferujemy takie wsparcie!

Nieudane wdrożenie systemu ERP może zdarzyć się w każdym przedsiębiorstwie, niezależnie od jego wielkości, branży czy lokalizacji. W tym wypadku projekt opierał się na niewłaściwych przesłankach lub napotkał liczne problemy organizacyjne i techniczne. Można tego uniknąć, o ile już na samym początku jasno określimy swoje oczekiwania, a także w pełni zaangażujemy się w proces wdrażania. Wszak system ERP ma ułatwiać, a nie utrudniać życie. Jeśli podejdziesz do tego procesu z głową i wybierzesz doświadczonego dostawcę rozwiązań ERP, sukces będzie gwarantowany.

Dowiedz się więcej o oprogramowaniu ERP z naszych pozostałych artykułów:

• Program ERP dla produkcji – Jak usprawnić zarządzanie „łańcuchem dostaw”?
• Czym jest system ERP?
  
• System magazynowy – najlepszy program do zarządzania i prowadzenia magazynu
• Dlaczego system ERP jest Tobie potrzebny?
• Dlaczego wdrożenie oprogramowania ERP wymaga zaangażowania całej firmy?
• 5 sposobów, jak oprogramowanie ERP może usprawnić procesy biznesowe Twojej firmy