Dlaczego wdrożenie oprogramowania ERP wymaga zaangażowania całej firmy?
ERP to system informatyczny pozwalający na integrację procesów biznesowych danego przedsiębiorstwa w spójną całość. Wdrożenie tak dużego narzędzia powinno bazować na celach strategicznych firmy, bowiem nie jest to prosty projekt informatyczny polegający na szybkiej instalacji Office na kilku komputerach. Przejście na system ERP niesie ze sobą konsekwencję całościowej transformacji miejsca pracy. Dlatego istotne jest, aby właściwie zarządzać całym procesem tak, aby pracownicy mieli przeświadczenie, że posiadają narzędzie dopasowane do ich potrzeb. Niestety, jak pokazują empiryczne przykłady, wdrożenie oprogramowania ERP nierzadko pomija aspekt związany z ludźmi. Jest to poważny błąd.
Enterprise Resource Planning, czyli co?
Nim przejdziemy do konkretów wypada w kilku krótkich słowach wyjaśnić, czym jest system ERP. Skrót ten rozbijamy na frazy Enterprise Resource Planning, określające narzędzie informatyczne pozwalające na gruntowne zintegrowanie procesów biznesowych danego przedsiębiorstwa w jednym systemie. Skutkuje to m.in. płynniejszym przepływem informacji, większą przejrzystością działań, a także automatyzacją powtarzalnych czynności.
ERP umożliwia zarządzanie zasobami magazynowymi, finansami, sprzedażą, księgowością, a także okazuje się przydatne podczas inwentaryzacji. Chcąc osiągnąć tak szeroko zakrojoną integrację firmy, konieczna będzie wspólna baza danych. W tym wypadku wszyscy korzystają z tych samych, aktualnych danych, gdzie dublowanie informacji lub cykliczne pomyłki redukowane są niemal do zera.
Korzyści i wyzwania przy wdrażaniu systemu ERP>
Ustaliliśmy już, że największą korzyścią płynącą z wdrożenia ERP jest lepsze zarządzanie zasobami i procesami biznesowymi. Integracja wszystkich informacji w jednym miejscu pozwala na skuteczniejsze wykorzystanie zasobów, co przekłada się na bardziej trafne podejmowanie decyzji biznesowych.
Wymierną korzyścią będzie zwiększenie wydajności pracy, co przekłada się na oszczędność czasu, a także stwarza potencjalne możliwości poszerzania struktury a tym samym zakresu realizowanych działań przez przedsiębiorstwo. Tym sposobem przyczyniasz się do rozwoju firmy i zwiększenia jej konkurencyjności.
Przed wprowadzaniem systemu ERP należy ustalić swoje cele, a także, jaki chcemy osiągnąć efekt końcowy. Dlatego uprzednio wypada gruntownie nakreślić obecną sytuację przedsiębiorstwa. Jest to o tyle ważne, ponieważ istnieje spora pula systemów ERP różniących się między sobą funkcjonalnością, skalowalnością oraz kosztami potencjalnego wdrożenia. Nim przystąpisz do działania, wypada rozeznać się z tym, co oferuje rynek. Wraz z dynamicznym rozwojem przedsiębiorstwa wyzwaniem może okazać się także integracja z innymi narzędziami oraz elastyczność systemu, który powinien być dostosowany do naszych potrzeb.
Wdrożenie systemu ERP to proces stopniowy, wielowarstwowy i zależnie od skomplikowania – czasochłonny. Dlatego, zależnie od rozmiaru instytucji, wymagane jest wyraźne wsparcie kierownictwa lub wyznaczenie liderów całego procesu. Jeśli sam nie jesteś przekonany o strategicznym znaczeniu ERP to, jak mają się do niego przekonać pozostali pracownicy?
Rola pracownika we wdrożeniu systemu ERP
Już na samym początku rozważenie wciągnięcia na pokład konsultanta obytego w tematyce ERP. Posiada on wiedzę, której często brakuje pracownikom po stronie firmy wdrażającej oprogramowanie ERP. Pozwoli to wypracować solidne fundamenty. Niemniej, przykład zawsze idzie z góry. Zależnie od rozmiaru przedsiębiorstwa warto rozważyć posadę managera lub managerów dedykowanych projektowi wdrożenia ERP. Będą to osoby nie tylko pomagające w realizacji konkretnych etapów, ale także przyczyniające się do płynniejszej integracji systemu z przedsiębiorstwem.
Sukces wdrożenia systemu ERP zależy przede wszystkim od zaangażowania wszystkich pracowników, na różnych szczeblach. Warto przede wszystkim wysłuchać, co poszczególne osoby oczekują od systemu ERP, oczywiście po uprzednim wyjaśnieniu jego założeń. Pamiętaj, że nie wprowadzasz ERP wyłącznie dla własnej wygody a zamysłem realnych korzyści dla wszystkich osób w strukturze przedsiębiorstwa. Pamiętaj też, że decydując się na wdrożenie ERP z naszą firmą – poprowadzimy Cię przez cały proces i zadbamy o płynne przejście do nowego wymiaru scentralizowanego sposobu zarządzania przedsiębiorstwem.
System ERP to gruntowna zmiana środowiska pracy. W konsekwencji ważnym jest mentalne oraz techniczne przygotowanie pracowników. Ludzie nierzadko powoli lub nawet z oporem adaptują nowinki, szczególnie jeśli podważają one ich dotychczasowe przyzwyczajenia oraz rozbijają wypracowany workflow. Dlatego jasne zdefiniowanie oczekiwań i obowiązków pracowników, a tym samym oddelegowanie ich do prac pomocnych przy wdrożeniu systemu ERP stają się tak ważnie. Na koniec, zdecydowanie warto angażować pracowników w proces mapowania procesu wdrażania ERP. Umożliwia to identyfikowanie problemów, ale także generowanie nowych pomysłów.
Dowiedz się więcej o oprogramowaniu ERP z naszych pozostałych artykułów:
Poznaj program ERP od Humansoft
Koordynator ds. wdrożeń Systemów ERP, WMS
Koordynator projektów IT w firmie Humansoft. Posiada 15-letnie doświadczenie we wdrażaniu systemów ERP w obszarach związanych z handlem i dystrybucją, logistyką i magazynami (WMS), zarządzaniem produkcją oraz obszarami kadrowo-płacowymi. Zrealizował blisko 50 projektów wdrożeniowych w firmach handlowych, produkcyjnych i usługowych. Autor wielu publikacji internetowych z zakresu tematyki systemów ERP.
