Czy Twoja firma dobrze korzysta z ERP? Poradnik jak skutecznie używać ERP

Cyfryzacja przemysłu i ciągły rozwój technologiczny każdej branży wymógł na przedsiębiorstwach zmiany. Pierwszą i kluczową zmianą w kontekście rozwoju firmy jest informatyzacja i automatyzacja pewnych procesów. Redukuje to czynnik ludzki, który prowadzi do błędów, w efekcie spowalniając rozwój jednostki.

Rozwiązaniem dla wielu problemów i pytań stawianych przez firmy było wprowadzenie programu do zarządzania produkcją oraz zasobami. Takie oprogramowanie jest nazywane ERP – to skrót od Enterprise Resource Planning – i ma naprawdę ogrom zastosowań w przedsiębiorstwie, niezależnie od branży.

Wiele firm i kadr kierowniczych myśli jednak, że zakup i wdrożenie ERP jest rozwiązaniem wszystkich problemów. Chociaż samo to wiąże się z dużymi kosztami dla przedsiębiorstwa, nie jest gwarancją sukcesu i usprawnienia procesów. Może okazać się, że wykorzystujesz program ERP w niewłaściwy sposób albo nie korzystasz ze wszystkich jego możliwości. W takim razie pojawia się pytanie: jak skutecznie używać oprogramowania ERP?

Krok 1. Zrozum, do czego został stworzony system ERP

To pierwszy i najważniejszy krok, bez którego będziemy stali w miejscu lub błądzili po omacku, oczekując nierealnych rezultatów. Zrozum, dlaczego zakupiłeś i używasz w swojej firmie oprogramowania ERP. Jeśli chcesz czerpać z niego korzyści, jest to kluczowy krok.

Większość przedsiębiorców, słysząc termin ERP, kojarzy go tylko z narzędziem i oprogramowaniem. Niewielu z nich wie, że to określenie i samo oprogramowanie zostało początkowo stworzone w formie rekomendacji i porad w celu usprawnienia łańcucha dostaw. Robert Stahl wskazuje rozwój tego terminu do pojęcia software’owego dopiero na przestrzeni ostatnich dekad.

Samo oprogramowanie ERP ma za zadanie wspierać przedsiębiorstwo w zakresie dostępu i analizy danych, a także usprawniania procesów. Decydując się na jego wdrożenie, licz przede wszystkim na usprawnienie kontroli zapasów i materiałów, ułatwienie zarządzania zasobami firmy, przyspieszenie i optymalizację procesu zakupów, rozwój planowania produkcji, a także wsparcia w zakresie prowadzania finansów i rachunkowości.

Krok 2. Stwórz i realizuj strategię ciągłego rozwoju

Ten krok wiąże się niejako z pierwszym, gdyż wciąż wymaga zrozumienia istoty systemu ERP. Implementując go w swoim przedsiębiorstwie, pamiętaj o tym, że ERP nie jest jak perpetuum mobile. Nie ustawisz go raz, by działał niezmiennie i dobrze przez wieczność.

Oprogramowanie ERP wymaga ciągłych zmian, aktualizacji, dodawania funkcji i dostosowywania ich w miarę rozwoju przedsiębiorstwa i jego otoczenia. Na początku konieczne jest wyznaczenie konkretnego celu i strategii. Bez tego implementacja systemu ERP, a potem jego utrzymanie nie ma sensu. Cel będzie się różnił od przedsiębiorstwa – w branży produkcyjnej może to być zarządzanie zasobami ludzkimi w przypadku sezonowości produktu, a w branży sprzedażowej zwiększenie liczby transakcji i ich automatyzacja.

Najważniejsze jest, by ten cel jednak istniał, wraz z odpowiednią strategią nastawioną na rozwój. Co to znaczy? Mając określony punkt, do którego dążymy, musimy przemyśleć jak system ERP będzie musiał się zmieniać, rozwijać i dostosowywać, by pomóc nam do niego dotrzeć.

Krok 3. Automatyzuj, standaryzuj i optymalizuj

Musisz sobie odpowiedzieć na pytania: czy system ERP w mojej firmie usprawnił kluczowe procesy? Czy są zautomatyzowane? Czy robię to najwydajniej jak to tylko możliwe?

Jeśli na którekolwiek z nich odpowiedziałeś przecząco, nie wykorzystujesz w pełni (albo w ogóle) potencjału oprogramowania ERP. Jako produkt informatyczny, system ERP ma za zadanie optymalizować procesy w sposób niedostępny dla ludzi, lub zajmujący im zbyt dużo czasu oraz zasobów.

Jeśli chcesz korzystać w 100% z oprogramowania ERP, zdefiniuj kluczowe dla siebie obszary w przedsiębiorstwie. Jeśli są to zasoby ludzkie i chcesz poradzić sobie z sezonem urlopowym, nie tracąc na wynagrodzeniach oraz mocy produkcyjnej – zleć firmie wdrażającej, jak np. Humansoft, skupienie się na tym obszarze i dostosowanie oprogramowania pod tym kątem.

Program ERP umożliwia import tysięcy list produktów, kontrahentów, cen i wielu innych informacji z plików zewnętrznych. Pozwala masowo generować dokumenty związane ze sprzedażami, takie jak faktury czy zamówienia, automatycznie przekazując informacje ze źródła do dokumentu, i dalej, do kolejnych plików.

Jeżeli nie korzystasz z automatyzacji procesów, nie wykorzystujesz potencjału systemu ERP.

Krok 4. Dostosuj ERP do swojej firmy

Sama implementacja oprogramowania ERP jest niewystarczająca. Jego największą zaletą jest możliwość dostosowywania funkcji pod konkretne przedsiębiorstwo, niezależnie od branży i działu.

Humansoft rozumiejąc złożoność i zawiłość procesów w niektórych firmach, stworzył narzędzie wspierające, ale nie ograniczające ich działania. HermesSQL umożliwia dostęp do wielu narzędzi, przydatnych w dostosowaniu systemu ERP do odpowiednich działów jednostki. Zespół informatyczny może w nim projektować dodatkowe rozwiązania, takie jak wtyczki, rozszerzenia czy moduły branżowe. Porządkowanie danych stanie się łatwiejsze niż kiedykolwiek – z programem HermesSQL opracujesz i dodasz kolejne filtry, przystosowane do aktualnych potrzeb.

ERP jest stworzone tak, by móc go modyfikować i dostosowywać pod kątem potrzebnych rozwiązań. Nie bądź na to obojętny i ułatw zadanie każdemu z zespołów, dając im do dyspozycji odpowiednie narzędzia dzięki ERP.

Krok 5. Naucz ERP swoich pracowników

Skoro już wspomnieliśmy o zespołach – nie zapominajmy o czynniku ludzkim. Nieważne jak dobrze dostosowany będzie system ERP, jak zoptymalizuje i usprawni procesy w przedsiębiorstwie, jeżeli pracownicy nie będą umieć z niego korzystać.

Jak wyszkolić pracownika, by wyciągnął z oprogramowania ERP jak najwięcej? Szkolenie z zakresu obsługi programu ERP jest niezbędne do poprawnego korzystania z niego. Jedną z opcji jest nauka na skonfigurowanej wersji systemu jeszcze przed jego docelowym uruchomieniem w firmie. Jednak gdy już zdecydujemy się na zakup pełnej wersji systemu ERP firma wdrażająca zapewni szczegółowe szkolenia dla administratorów a także szkolenia użytkowników poszczególnych wydziałów firmy.

Z wdrożeniem oprogramowania ERP nie zostaniesz sam. Decydując się na jego zakup, podpisujesz umowę powdrożeniową, która zapewnia Twojej firmie opiekę ze strony dostawcy programu. Taka umowa serwisowa gwarantuje pomoc techniczną i merytoryczną ze strony producenta w postaci pakietu godzin – możesz go wykorzystać w dowolny sposób, w dowolnym obszarze działania programu ERP. Jest to również gwarancja szybkiej reakcji w przypadku problemów z działaniem systemu czy też wystąpienia nowych zdarzeń w firmie, które wymagają wprowadzenia do ERP-a.

Drugim kluczowym aspektem, na który uwagę zwracają eksperci od szkoleń ERP, jest celowość szkolenia. Sugerują oni, by pracownik zamiast odpowiedzi na pytanie „jak?”, potrafił podczas szkolenia i używania programu ERP odpowiedzieć na zadane mu pytanie „dlaczego?”. Nauka systemu ERP powinna obejmować wszystkie procesy, od początku do końca, by pracownik wyciągnął z niego jak najwięcej.

Przeczytaj artykuł i obejrzyj wideo – „Masz kontrolę nad produkcją? Sprawdź, jak to robią inne firmy – case-study z wdrożenia systemu erp dla produkcji”.

Szukasz systemu ERP do swojej firmy? Chcesz poznać nasz program?