30 lat na rynku
01 wrze┼Ťnia 2021
Czy projekt wdro┼╝enia systemu ERP jest firmie potrzebny?
Strona główna Blog Czy projekt wdrożenia systemu ERP jest firmie potrzebny?
01 wrze┼Ťnia 2021

Czy projekt wdro┼╝enia systemu ERP jest firmie potrzebny?

Proces zakupu systemu ERP charakteryzuje si─Ö pewnego rodzaju dynamizmem i zawsze wi─ů┼╝e si─Ö z pewn─ů doz─ů adrenaliny. Najpierw szukamy dostawc├│w, potem s─ů prezentacje, oferty i negocjacje. Wreszcie przychodzi punkt kulminacyjny, czyli zakup systemu ERP. Program jest wybrany, a oferta zaakceptowana. Co dzieje si─Ö p├│┼║niej?

W poprzednim artykule powiedzieli┼Ťmy sobie z czym zwi─ůzany jest zakup systemu ERP i jakie etapy mu towarzysz─ů. Wyja┼Ťnili┼Ťmy dlaczego ka┼╝dy z nich jest wa┼╝ny i na co warto zwr├│ci─ç uwag─Ö. Dla tych, kt├│rzy nie mieli okazji si─Ö z nim zapozna─ç, podajemy link do artyku┼éu (Ile kosztuje system ERP i jego wdro┼╝enie?).

Mogli┼Ťmy tam zauwa┼╝y─ç, ┼╝e pierwszym etapem wdro┼╝enia systemu jest projekt wdro┼╝enia, okre┼Ťlany te┼╝ mianem analizy przedwdro┼╝eniowej. Oba te poj─Öcia odnosz─ů si─Ö do tego samego procesu, kt├│ry de facto jest najwa┼╝niejszy w ca┼éym procesie implementacji systemu.

Na tym etapie wspomniany wcze┼Ťniej dynamizm i adrenalina zwi─ůzane z zakupem programu znikaj─ů. Pocz─ůtkowy entuzjazm zostaje zast─ůpiony ci─Ö┼╝k─ů, ale konieczn─ů prac─ů nad kszta┼étem nowego systemu informatycznego.

Cz─Östo podczas procesu zakupu poddaje si─Ö w w─ůtpliwo┼Ť─ç koszty zwi─ůzane z tym etapem. Padaj─ů sta┼ée argumenty, kt├│re zawsze trzeba przedyskutowa─ç.

Klienci m├│wi─ů: ÔÇ×Przecie┼╝ wszystko ju┼╝ wiecie. Powiedzieli┼Ťmy wam co chcemy na prezentacjiÔÇŁ lub ÔÇ×Chwalicie si─Ö referencjami z naszej bran┼╝y wi─Öc wiecie co robi─çÔÇŁ, albo ÔÇ×Chcemy ju┼╝ pracowa─ç na nowym systemie. Po co jeszcze ten projekt?ÔÇŁ

Na szcz─Ö┼Ťcie to si─Ö zmienia. Ludzie przechodz─ů z jednej firmy do innej ju┼╝ z do┼Ťwiadczeniami pracy na programie. Inni wyszukuj─ů na ten temat informacji w internecie, a jeszcze inni s─ů po nieudanych wdro┼╝eniach systemu. To wszystko sprawia, ┼╝e coraz wi─Öcej os├│b jest ┼Ťwiadomych, ┼╝e projekt wdro┼╝enia to etap, kt├│rego nie da si─Ö pomin─ů─ç. Dla tych, kt├│rzy nadal nie wierz─ů w jego znaczenie, przytoczymy pewne por├│wnanie.

Wyobra┼║my sobie sytuacj─Ö, ┼╝e chcemy kupi─ç dziecku komputer, ale nie do ko┼äca si─Ö na tym znany. Wiemy, ┼╝e ma s┼éu┼╝y─ç do nauki, a w wolnych chwilach do gier. Mo┼╝na powiedzie─ç, ┼╝e przeprowadzili┼Ťmy projekt wdro┼╝enia dotycz─ůcy tego jak nasz komputer ma wygl─ůda─ç. Przynosimy go do domu, rozpakowujemy i okazuje si─Ö, ┼╝e system nie ma zainstalowanego oprogramowania do tworzenia dokument├│w, arkuszy kalkulacyjnych i prezentacji multimedialnych. Mo┼╝na rzec, ┼╝e zrealizowali┼Ťmy tylko jeden cel. Dziecko z pewno┼Ťci─ů b─Ödzie zadowolone. Jednak drugi cel, ten nadrz─Ödny zwi─ůzany z nauk─ů, nie zosta┼é osi─ůgni─Öty.

Oczywi┼Ťcie, mo┼╝na to szybko rozwi─ůza─ç dokupuj─ůc odpowiedni pakiet. Jednak jest to dodatkowy wydatek, kt├│rego nie zak┼éadali┼Ťmy wcze┼Ťniej. Pojawiaj─ů si─Ö wi─Öc pierwsze emocje i rozczarowanie tym zakupem. Niekt├│rzy w takiej sytuacji wol─ů zwr├│ci─ç sprz─Öt, aby jeszcze raz podej┼Ť─ç do zakupu, tym razem b─Öd─ůc lepiej przygotowanym.

Tak naprawd─Ö, wiele razy w ci─ůgu miesi─ůca czy nawet dnia, przeprowadzamy w naszych g┼éowach takie mini projekty wdro┼╝enia. Kupuj─ůc produkty spo┼╝ywcze na obiad najpierw sprawdzamy, czego b─Ödziemy potrzebowali do przygotowania posi┼ék├│w. Kupuj─ůc pralk─Ö sprawdzamy ile si─Ö w niej zmie┼Ťci i jakie ma zu┼╝ycie energii, czy wody. Kupuj─ůc wspomniany wcze┼Ťniej komputer okre┼Ťlamy cele, do jakich b─Ödziemy go potrzebowa─ç. Je┼Ťli wi─Öc w takich prostych, codziennych sprawach musimy si─Ö mocno zastanowi─ç czego oczekujemy, a cz─Östo skonsultowa─ç to tak┼╝e z rodzin─ů i zasi─Ögn─ů─ç opinii znajomych, to nie da si─Ö z sukcesem przej┼Ť─ç przez proces wdro┼╝enia systemu ERP wartego kilkadziesi─ůt, czy nawet kilkaset tysi─Öcy bez etapu projektu wdro┼╝enia.

Wyznaczenie kordynator├│w projektu

Je┼╝eli mamy ju┼╝ ┼Ťwiadomo┼Ť─ç potrzeby tego procesu, mo┼╝na zaczyna─ç prac─Ö i organizowa─ç pierwsze spotkania projektowe. Jeszcze przed rozpocz─Öciem projektu, obie strony powinny ustali─ç, kto b─Ödzie koordynatorem projektu po stronie wykonawcy wdro┼╝enia, a kto po stronie klienta. Koordynator to niezwykle wa┼╝ne ogniwo w ca┼éym procesie. Wielu mylnie zak┼éada, ┼╝e to osoba, kt├│ra rozsy┼éa maile dotycz─ůce kolejnego spotkania.

Przede wszystkim koordynator powinien by─ç obecny na wszystkich spotkaniach i komunikowa─ç si─Ö na bie┼╝─ůco z wykonawc─ů. Powinien r├│wnie┼╝ podejmowa─ç decyzje dotycz─ůce priorytet├│w wdro┼╝eniowych i g┼é├│wnych cel├│w wdro┼╝enia, a tak┼╝e mie─ç siln─ů pozycj─Ö w swojej organizacji. Na tyle siln─ů, by m├│c pewne sporne kwestie przeforsowa─ç u pracownik├│w. Oczywi┼Ťcie, odpowiada te┼╝ za ca┼é─ů koncepcj─Ö wdro┼╝enia jaka si─Ö buduje podczas spotka┼ä.

Istota projektu wdro┼╝enia

Po wyznaczeniu os├│b odpowiedzialnych za projekt mo┼╝na przyst─ůpi─ç do pracy. Zawsze powinna si─Ö ona zacz─ů─ç od zrozumienia dw├│ch istotnych fakt├│w. Po pierwsze, zesp├│┼é wdro┼╝eniowy po stronie wykonawcy nie zna firmy klienta. Nie zna tak┼╝e jej proces├│w i wymaga┼ä i nie wie te┼╝ gdzie wyst─Öpuj─ů ÔÇ×w─ůskie gard┼éaÔÇŁ i gdzie przenika si─Ö praca r├│┼╝nych dzia┼é├│w. Po drugie, nie ma dw├│ch takich samych firm. Mog─ů by─ç te same, b─ůd┼║ podobne procesy w nich zachodz─ůce, mo┼╝e by─ç nawet ten sam asortyment, ci sami dostawcy produkt├│w czy podobne wyroby. Pomimo tego ka┼╝da firma jest inna. Inny ma styl pracy i inni s─ů ludzie, kt├│rzy j─ů tworz─ů. Ju┼╝ samo to, pozwala spojrze─ç na przedsi─Öbiorstwo jako na co┼Ť indywidualnego, za ka┼╝dym razem innego.

To jest chyba najwi─Öksza zaleta pracy w firmie wdra┼╝aj─ůcej systemy ERP ÔÇô ka┼╝da firma to nowe do┼Ťwiadczenia i nowe wyzwania. Nie ma wi─Öc mowy o nudzie, czy powtarzalnych schematach.

To samo z kolei jest ÔÇ×wad─ůÔÇŁ dla pracownik├│w firmy, w kt├│rej trwa projekt. Przecie┼╝ takie osoby codziennie robi─ů te same czynno┼Ťci, obs┼éuguj─ů te same procesy, dzia┼éaj─ů wed┼éug utartych ju┼╝ procedur.

Nagle okazuje si─Ö, ┼╝e kto┼Ť to spisuje, kogo┼Ť to ciekawi, komu┼Ť trzeba o tym dok┼éadnie opowiedzie─ç. I w┼éa┼Ťnie s┼éowo ÔÇ×dok┼éadnieÔÇŁ jest tutaj kluczowe. Ka┼╝dy proces trzeba rozpisa─ç na czynniki pierwsze.

Przykład z życia. Klient prowadzi sprzedaż na podstawie zamówień. Pracownik działu sprzedaży rejestruje zamówienie od klienta, a potem wystawia fakturę. Proces wydaje się prosty i zrozumiały. Gdyby na nim poprzestać to można konfigurować system, szkolić pracowników i zakończyć ten etap. Ale klient nie przekazał jednej ważnej informacji. Pracownik bierze fakturę, idzie na magazyn a tam okazuje się, że w systemie stan towaru był, ale już na magazynie go nie ma. Wtedy dokument wraca do operatora wraz z niezadowolonym klientem i trzeba poprawiać fakturę. Po co ten przykład?

W projekcie nie chodzi tylko o powiedzenie jak jest, bo to jak jest nie zawsze oznacza, ┼╝e jest dobrze. W projekcie chodzi o to, ┼╝eby opowiedzie─ç jak jest, jak by┼éoby dobrze, a do czego d─ů┼╝ymy za kilka lat, bo systemu nie kupuj─Ö si─Ö na chwil─Ö. To, ┼╝e teraz proces wygl─ůda w ten spos├│b nie oznacza, ┼╝e tak mo┼╝e wygl─ůda─ç zawsze. Cz─Östo na projekcie wyst─Öpuje sytuacja, ┼╝e klient sam zdaje sobie spraw─Ö, ┼╝e w jego sposobie pracy jest wiele ÔÇ×w─ůskich garde┼éÔÇŁ. Wie, ┼╝e mo┼╝na by to zrobi─ç lepiej, inaczej, ale z drugiej strony tak jest przyzwyczajony do obecnego modelu pracy, ┼╝e nie chce go zmienia─ç. Wykonawca musi si─Ö do tego dziwnego i niezrozumia┼éego sposobu dostosowa─ç.

I tutaj idealnie pasuje powiedzenie jednego z klientów, który podczas pierwszego spotkania projektowego stwierdził:

ÔÇ×Jak na┼éo┼╝ymy system informatyczny na ba┼éagan, to b─Ödziemy mie─ç informatyczny ba┼éaganÔÇŁ.

To jedno z najlepszych zda┼ä jakie kiedykolwiek uda┼éo si─Ö us┼éysze─ç od klient├│w. To te┼╝ jeden z tych klient├│w, z kt├│rym wsp├│┼épraca wygl─ůda najlepiej, bo jest ┼Ťwiadomy, po co jest projekt i jakie dzi─Öki niemu odniesie korzy┼Ťci.

To nie jest tak, ┼╝e projekt wdro┼╝enia, czy nowy system ERP za┼éatwi wszystkie problemy i bol─ůczki wyst─Öpuj─ůce w firmie. Na pewno pozwoli usprawni─ç procesy, pouk┼éada─ç je od nowa, na┼éo┼╝y─ç na niekt├│re nowe technologie, zoptymalizowa─ç ┼Ťcie┼╝k─Ö dzia┼éania. W wielu przypadkach oznacza to w┼éa┼Ťnie za┼éatwienie problemu, ale nie zawsze. To cz─Östo zale┼╝y w┼éa┼Ťnie od klienta.

Spotkania projektowe

S─ů dwie szko┼éy prowadzenia spotka┼ä projektowych. Jedna szko┼éa zak┼éada, ┼╝e wybieramy przedstawicieli poszczeg├│lnych dzia┼é├│w i omawiamy ka┼╝dy dzia┼é, ka┼╝dy proces po kolei. Druga zak┼éada, ┼╝e im wi─Öcej pracownik├│w, tym lepiej.

Oczywi┼Ťcie, przedstawiciele firmy wykonuj─ůcej wdro┼╝enie wol─ů pracowa─ç wed┼éug pierwszej szko┼éy. Wtedy panuje wzgl─Ödna organizacja, bo jest mniej os├│b, nie ma chaosu i mo┼╝na przechodzi─ç punkt po punkcie. Cz─Östo jednak to druga szko┼éa jest lepsza. Niby kilku pracownik├│w robi podobne rzeczy w firmie, a jednak ka┼╝da robi to w inny spos├│b. Wtedy okazuje si─Ö, ┼╝e jedna osoba wykonuje pewne czynno┼Ťci w 15 minut, druga w 30. Nie jest to kwestia zdolno┼Ťci danej osoby tylko przyzwyczajenia do pewnych operacji w systemie. W├│wczas nowy program pozwala przeorganizowa─ç prac─Ö tak, aby obie osoby dzia┼éa┼éy najefektywniej.

To koordynatorzy decyduj─ů o ┼Ťcie┼╝ce jaka dla ich firmy b─Ödzie najlepsza. Je┼Ťli przedstawiciel dzia┼éu ma pe┼én─ů informacj─Ö odno┼Ťnie proces├│w, kt├│re zachodz─ů w dziale ÔÇô to spokojnie powinien wystarczy─ç tylko on. Je┼Ťli jednak taki cz┼éowiek skupiony jest tylko na swojej pracy i chce rozwi─ůza─ç wy┼é─ůcznie swoje problemy i usprawni─ç tylko swoj─ů prac─Ö, nale┼╝y zaprosi─ç jeszcze jedn─ů lub dwie osoby.

I znowu przyk┼éad z ┼╝ycia. Nawiasem m├│wi─ůc, b─Ödzie ich tu troch─Ö, poniewa┼╝ to one najlepiej obrazuj─ů to, co si─Ö dzieje na spotkaniach projektowych.

Podczas omawiania proces├│w zachodz─ůcych w dziale sprzeda┼╝y, jeden z pracownik├│w powiedzia┼é, ┼╝e dla jego dzia┼éu bardzo wa┼╝ne jest pewne zestawienie, kt├│re potem trafia do dzia┼éu produkcji. Potrzebne wi─Öc by┼éo spotkanie obu dzia┼é├│w, aby dowiedzie─ç si─Ö, jakie informacje s─ů mi─Ödzy nimi wymieniane.

Dzia┼é sprzeda┼╝y powiedzia┼é jedn─ů rzecz ÔÇô ÔÇ×Robili┼Ťmy tak od zawsze. W nowym systemie te┼╝ to zestawienie jest potrzebne. Obecnie robimy je w Excelu i chcemy, aby dane wychodzi┼éy teraz z systemu ERPÔÇŁ.

Dzia┼é produkcji odni├│s┼é si─Ö do tego w nast─Öpuj─ůcy spos├│b ÔÇô ÔÇ×My tego nigdy nie potrzebowali┼Ťmy. Przysy┼éacie nam to zestawienie, wi─Öc my┼Ťleli┼Ťmy, ┼╝e jest ono dla was wa┼╝ne. Dlatego przyjmowali┼Ťmy je i odk┼éadali┼Ťmy na miejsceÔÇŁ.

I to jest idealny przyk┼éad, gdzie druga szko┼éa, czyli podej┼Ťcie ÔÇ×im wi─Öcej os├│b, tym lepiejÔÇŁ sprawdza si─Ö doskonale. Szczeg├│lnie w du┼╝ych firmach spotkania projektowe to okazja, by dwa dzia┼éy, kt├│re powinny ze sob─ů sprawnie wsp├│┼épracowa─ç, spotka┼éy si─Ö ze sob─ů i porozmawia┼éy. Mog─ů podda─ç dyskusji to co robi─ů, jak si─Ö zaz─Öbiaj─ů procesy w nich zachodz─ůce i co mo┼╝na zmieni─ç lub nawet wyeliminowa─ç.

Na co dzie┼ä ka┼╝dy zaj─Öty jest swoj─ů prac─ů i nie ma czasu zastanowi─ç si─Ö po co wykonuje pewne operacje i jakie korzy┼Ťci przynosz─ů one jego organizacji.

I ostatni wa┼╝ny element, kt├│ry ka┼╝da firma rozpoczynaj─ůca projekt powinna mie─ç na uwadze. Co oznacza w og├│le poj─Öcie system ERP? Jak rozumie─ç ten skr├│t? Wiadomo z angielskiego w prostym t┼éumaczeniu ÔÇ×Enterprise Resource PlanningÔÇŁ to ÔÇ×Planowanie zasob├│w przedsi─ÖbiorstwaÔÇŁ. Jednak zwrot ERP t┼éumaczy si─Ö troch─Ö szerzej. To rzeczywi┼Ťcie narz─Ödzie w postaci systemu, kt├│ry zintegruje nasze zasoby (ludzkie, sprz─Ötowe) po to, ┼╝eby jak najoptymalniej te zasoby wykorzysta─ç i podejmowa─ç lepsze decyzje.

Nie bez powodu umie┼Ťcili┼Ťmy to wyja┼Ťnienie w tym miejscu. W trakcie projektu trzeba mie─ç na uwadze, ┼╝e ka┼╝dy operator jest cz─Ö┼Ťci─ů takiego zasobu i ka┼╝dy element jego pracy r├│wnie┼╝. Im bardziej ta praca b─Ödzie optymalna, im wi─Öcej informacji wniesie ona do ca┼éo┼Ťci firmy, tym lepsze decyzje b─Ödzie mo┼╝na podejmowa─ç. To w┼éa┼Ťnie o to chodzi w ca┼éym zamieszaniu. System ERP ma wspomaga─ç podejmowanie decyzji przez zarz─ůdzaj─ůcych. Czasami okazuje si─Ö, ┼╝e podczas projektu, zamiast zmniejszy─ç ilo┼Ť─ç pracy trzeba komu┼Ť jej do┼éo┼╝y─ç. Wcze┼Ťniej ka┼╝dy pracowa┼é na swoim programie, a teraz b─Ödziemy pracowa─ç na zintegrowanym systemie. Dlatego nie wystarczy wystawi─ç zam├│wienie. Trzeba te┼╝ zleci─ç wydanie do magazynu i pobra─ç informacj─Ö zwrotn─ů, czy wszystko to co zam├│wili┼Ťmy jest na stanie. Po co? Po to, ┼╝eby lepiej zarz─ůdza─ç stanem magazynowym. ┼╗eby nie zamawia─ç towar├│w na zapas, je┼Ťli jest to niepotrzebne. Aby oszcz─Ödzi─ç na kupowaniu niepotrzebnego towaru i wreszcie, ┼╝eby m├│c inwestowa─ç te ┼Ťrodki w rozw├│j firmy. Niby zwyk┼éy ci─ůg informacji, a jak wiele z niego wynika korzy┼Ťci.

Personalizacja systemu

Na temat spotka┼ä projektowych powiedzieli┼Ťmy sobie ju┼╝ bardzo du┼╝o, ale trzeba wspomnie─ç jeszcze o jednym elemencie. W wi─Ökszo┼Ťci przypadk├│w wyst─ůpi potrzeba dostosowania systemu do potrzeb danej firmy i indywidualnego podej┼Ťcia w przypadku pewnych proces├│w. W bran┼╝y IT okre┼Ťla si─Ö to mianem ÔÇ×customizacjiÔÇŁ czy ÔÇ×personalizacjiÔÇŁ. Oznacza to, ┼╝e nie zawsze gotowa funkcjonalno┼Ť─ç systemu ERP spe┼énia wymogi danego procesu i trzeba taki system dostosowa─ç.

Niestandardowo┼Ť─ç pewnych proces├│w sprawia, ┼╝e bez wzgl─Ödu z jakim systemem ERP mamy do czynienia, to nie da si─Ö ich obs┼éu┼╝y─ç szablonowo. Dlatego mo┼╝liwo┼Ť─ç do┼é─ůczania dodatkowych rozwi─ůza┼ä i personalizacji programu do indywidualnych potrzeb firmy, nale┼╝y traktowa─ç jako mocn─ů stron─Ö systemu ERP. Dobrze wi─Öc jest, aby firma wybieraj─ůc system ERP zwr├│ci┼éa na to uwag─Ö, czy system jest otwarty na zmiany. Na ile mo┼╝na do niego co┼Ť dok┼éada─ç, na ile jest elastyczny, bo w takich przypadkach b─Ödzie to nieoceniona zaleta.

Wa┼╝ne, ┼╝eby takie tematy nie przera┼╝a┼éy nowego w┼éa┼Ťciciela systemu. Nie jest to nic nowego. Ka┼╝da wi─Öksza organizacja posiada unikalne cechy i procesy, wi─Öc to nic nadzwyczajnego, ┼╝e system trzeba b─Ödzie w pewnych kwestiach dopasowa─ç. Zdecydowanie gorsza jest sytuacja, kiedy na projekcie wdro┼╝enia okazuje si─Ö, ┼╝e potrzebne s─ů indywidualne rozwi─ůzania, ale system nie daje mo┼╝liwo┼Ťci dopisania funkcjonalno┼Ťci. Wtedy trzeba nagi─ů─ç wymagania firmy do mo┼╝liwo┼Ťci programu albo w skrajnej sytuacji zrezygnowa─ç z ich obs┼éugi w systemie.

Co zrobi─ç jak ju┼╝ pojawi─ů si─Ö nieschematyczne potrzeby? Przede wszystkim dok┼éadnie om├│wi─ç taki proces, rozrysowa─ç to ÔÇô je┼Ťli korzystamy z jaki┼Ť narz─Ödzi i zaprezentowa─ç jak proces wygl─ůda od pocz─ůtku do ko┼äca. Trzeba te┼╝ si─Ö liczy─ç, ┼╝e takie dostosowanie zwi─Ökszy koszt wdro┼╝enia.

Cz─Östo ju┼╝ na prezentacji wiadomo, ┼╝e b─Öd─ů potrzebne dodatkowe rozwi─ůzania. Wtedy ju┼╝ na etapie oferty zawiera si─Ö taki punkt, gdzie jest to bardzo pobie┼╝nie skalkulowane. Teraz, to co w├│wczas by┼éo pobie┼╝nie opisane nale┼╝y rozpisa─ç na czynniki pierwsze. Pami─Ötajmy, ┼╝e robimy to dla siebie ÔÇô wi─Öc chcemy, ┼╝eby dzia┼éa┼éo to jak najlepiej. Dlatego zr├│bmy to dok┼éadnie.

Do┼Ťwiadczenie zespo┼éu wdro┼╝eniowego

I chyba ju┼╝ ostatni wa┼╝ny element projektu wdro┼╝enia. Cz─Östo pojawia si─Ö zniech─Öcenie tym, ┼╝e projekt trwa d┼éugo, ┼╝e kilka razy omawiamy to samo. Nie ma w tym nic dziwnego. Jest to normalne odczucie. Ale jest jedna bardzo wa┼╝na rzecz, na kt├│r─ů warto zwr├│ci─ç uwag─Ö jeszcze przed projektem, a kt├│ra na prezentacji bardzo cz─Östo jest pomijana. Zazwyczaj przy wyborze systemu ERP kierujemy si─Ö oczami. System nam si─Ö podoba, prezentuj─ů go ciekawi ludzie, firma wygl─ůda porz─ůdnie, bo ma wiele nagr├│d, du┼╝o referencji i istnieje na rynku wiele lat.

Na prezentacji nikt jednak nie powie, ┼╝e ludzie kt├│rzy pracowali na te referencje ju┼╝ nie pracuj─ů. Nikt te┼╝ nie powie, ┼╝e niekt├│re nagrody mo┼╝na w ┼éatwy spos├│b uzyska─ç, a na projekcie i dalej na wdro┼╝eniu b─Ödziemy wsp├│┼épracowa─ç z osobami, kt├│re pracuj─ů mniej ni┼╝ 3 lata. To oczywi┼Ťcie nie musi by─ç nic z┼éego, czy nie musi wyklucza─ç takiej firmy. Jednak powinno si─Ö na to zwraca─ç uwag─Ö, ┼╝e firma istnieje kilkana┼Ťcie lat na rynku, ale i pracownicy r├│wnie┼╝ ci─ůgle w niej pracuj─ů. To daje nam pewnego rodzaju gwarancj─Ö, ┼╝e prowadzili ju┼╝ podobne projekty, ┼╝e umiej─ů radzi─ç sobie z presj─ů czasu i z problemami, kt├│rych na wdro┼╝eniu nie brakuje. Poradz─ů sobie tak┼╝e z lud┼║mi, kt├│rzy cz─Östo s─ů negatywnie nastawieni do nowego systemu, czy w og├│le do zmian, czy wreszcie z lud┼║mi, kt├│rych ci─Ö┼╝ko jest nauczy─ç nowych proces├│w.

Nie zawsze do┼Ťwiadczenie i wyr├│┼╝nienia firmy wp┼éywaj─ů na powodzenie w projekcie. To do┼Ťwiadczona kadra, kt├│ra jest w tle za prezentacj─ů, ofert─ů i negocjacjami potrafi albo ca┼éy projekt przeprowadzi─ç sprawnie, albo w skrajnych przypadkach ÔÇô w og├│le go nie zrealizowa─ç.

Wr├│─çmy jeszcze na chwil─Ö do spotka┼ä, bo kiedy┼Ť si─Ö sko┼äcz─ů. Im sprawniej idzie ca┼éy projekt, tym szybciej zako┼äczy si─Ö ten etap. Potem nast─Öpuje cisza. Wykonawca przyst─Öpuje do pisania projektu. Przelewa na papier to co us┼éysza┼é. Opisuje wszystkie wymagania i proponuje rozwi─ůzanie tych wymaga┼ä w systemie. Tworzy harmonogram szkole┼ä. Prowadzi wewn─Ötrzne spotkania z zespo┼éem wdro┼╝eniowym i z dzia┼éem produkcji w temacie rozwi─ůza┼ä indywidualnych. Wreszcie okre┼Ťla czas potrzebny na wdro┼╝enie, a co za tym idzie okre┼Ťla koszt ca┼éej inwestycji.

Tak, to w┼éa┼Ťnie tutaj, po projekcie powstaje ostateczny koszt wdro┼╝enia. Nie na prezentacji, nie przy okazji oferty ÔÇô tam jest jeszcze kalkulacja. Cz─Östo bardzo zbli┼╝ona do kosztu na projekcie, ale r├│wnie cz─Östo niedoszacowana, albo w wersji optymistycznej dla klienta ÔÇô przeszacowana.

Tu nie chodzi o to, ┼╝e kto┼Ť chcia┼é kogo┼Ť oszuka─ç. Po projekcie wszyscy ju┼╝ wiedz─ů na jakie zmiany si─Ö zanosi i ┼╝e pewne procesy musz─ů by─ç wdro┼╝one dok┼éadniej, ni┼╝ to by┼éo om├│wione na prezentacji. Pewne rozwi─ůzania musz─ů by─ç dopisane pod dan─ů firm─Ö, bo sam klient tego wymaga.

Proces pisania takiego projektu musi troch─Ö potrwa─ç, bo nie jest ┼éatwy, ani nie mo┼╝na tutaj przyj─ů─ç gotowego szablonu. Ka┼╝dy projekt jest inny. Ka┼╝de wymaganie specyficzne dla danej bran┼╝y, czy firmy. Trzeba wi─Öc do takiego wymagania podej┼Ť─ç indywidualnie. Sam projekt mo┼╝e mie─ç od kilkudziesi─Öciu do nawet kilkuset stron w zale┼╝no┼Ťci od z┼éo┼╝ono┼Ťci danej firmy i poziomu skomplikowania zachodz─ůcych w niej proces├│w. Po spisaniu, czasem kilkukrotnym przeczytaniu i naniesieniu poprawek, projekt wysy┼éany jest do jego odbiorcy.

I tutaj cz─Östo pope┼éniany jest jeszcze jeden b┼é─ůd. Projekt czyta jedna, maksymalnie dwie osoby, bo s─ů tam informacje tajne, czyli koszty i terminy. To b┼é─ůd. Powinna go przeczyta─ç ka┼╝da osoba bior─ůca udzia┼é w projekcie. Jest to ostatni moment na naniesienie zmian, na przeprogramowanie procesu, na zmiany w projekcie. Potem b─Ödzie ju┼╝ za p├│┼║no. Koszty mo┼╝na zawsze wyrzuci─ç do drugiego pliku, a wysy┼éa─ç sam─ů wersj─Ö z wymaganiami i ich opisem. Nie zawsze problem, kt├│ry przedstawi┼é pracownik, zosta┼é dobrze zrozumiany i opisany przez autora projektu. Dlatego bardzo wa┼╝ne jest, ┼╝eby przeczytali go wszyscy zainteresowani i przeczytali go dok┼éadnie.

W ko┼äcowym etapie b─Ödzie potrzebne jeszcze jedno, czasem 2-3 spotkania podsumowuj─ůce ca┼éy projekt. Je┼Ťli nie nanosimy w nim zmian, w zasadzie mo┼╝emy podpisywa─ç dokument i rozpoczyna─ç wdro┼╝enie. Je┼Ťli projekt wymaga poprawek, wykonawca je nanosi, aktualizuje projekt i spotyka si─Ö jeszcze raz, a┼╝ ca┼éo┼Ť─ç projektu b─Ödzie zrozumia┼éa dla wszystkich. Na tym ko┼äczy si─Ö etap zwi─ůzany z projektem wdro┼╝enia. Potem zaczyna si─Ö ju┼╝ wdro┼╝enie systemu ERP. O tym jednak opowiem w nast─Öpnym artykule.

 

Szukasz systemu ERP do swojej firmy? Chcesz pozna─ç nasz program?
Artur_Jesionek
Prowadz─ůcy szkolenie
Artur Jesionek

Koordynator projekt├│w IT w firmie Humansoft. Posiada 14 letnie do┼Ťwiadczenie we wdra┼╝aniu system├│w ERP w obszarach zwi─ůzanych z handlem i dystrybucj─ů, logistyk─ů i magazynami, zarz─ůdzaniem produkcj─ů oraz obszarami kadrowo-p┼éacowymi. Zrealizowa┼é blisko 50 projekt├│w wdro┼╝eniowych w firmach handlowych, produkcyjnych i us┼éugowych. Autor wielu publikacji internetowych z zakresu tematyki system├│w ERP.

Przeczytaj tak┼╝e
01 wrze┼Ťnia 2021
Ile kosztuje system ERP i jego wdro┼╝enie?
Zobacz wi─Öcej
29 wrze┼Ťnia 2021
Jak wybra─ç system ERP? 8 praktycznych wskaz├│wek ÔÇô rozwi─ůzania
Zobacz wi─Öcej
15 sierpnia 2021
Case-study z wdro┼╝enia systemu ERP dla produkcji (Wideo)
Zobacz wi─Öcej