Amortyzacja i umorzenie środków trwałych w Twojej firmie. Wszystko co musisz wiedzieć

Prowadząc firmę, zawsze inwestujesz swój kapitał w aktywa rzeczowe. Może to być wszystko, co posłuży twojej działalności dłużej niż przez rok i ma określoną wartość pieniężną.

Najczęściej spotykanymi środkami trwałymi w przedsiębiorstwach są samochody czy komputery. Jeżeli posiadasz lokal na własność – to również jest to środek trwały.

Niestety, każdy środek trwały ulega procesowi utraty wartości. Potocznie mówiąc – niszczeje, zużywa się, jego początkowe właściwości się zmieniają, a jego praca nie jest tak wydajna. Prowadząc księgi rachunkowe mamy obowiązek pokazywać w nich odzwierciedlenie rzeczywistego zużycia. W jaki sposób się to robi?

Sprawdź, co oferuje moduł Finanse i Księgowość HermesSQL

Czym jest amortyzacja, a czym umorzenie?

W tym momencie pojawia się pojęcie amortyzacji, znane dobrze każdemu polskiemu przedsiębiorcy, który użytkuje jakikolwiek środek trwały. W parze z nią idzie umorzenie. Często są one utożsamiane i słusznie. Jakie są między nimi różnice, a w jakim aspekcie się łączą?

Amortyzacja w polskich przepisach

Amortyzację można cytować definicjami, ale jej istota sprowadza się do jak najdokładniejszego odzwierciedlenia fizycznego zużycia środka trwałego w księgach rachunkowych. Fizyczne zużycie musimy przedstawić w odpowiedniku środka pieniężnego. Podlegają jej środki trwałe, które już były w firmie, które zostały nabyte w tym roku obrotowym lub zostały przyjęte do użytkowania po zakończeniu inwestycji (np. budowy). Amortyzacja jest kosztem, ale nigdy wydatkiem – naliczamy ją, lecz nie następuje wypływ środków pieniężnych z jej tytułu.Amortyzacja i umorzenie środków trwałych w twojej firmie. Wszystko co musisz wiedzieć

Czym jest umorzenie środka trwałego?

Umorzenie środka trwałego nierozerwalnie łączy się z amortyzacją, jest bowiem skumulowaną sumą odpisów amortyzacyjnych. To właśnie umorzenie pokazuje zużycie środka trwałego, a właściwie o ile spadła jego wartość początkowa. W toku amortyzacji dokonujemy odpisów umorzeniowych. Różni się o tyle od amortyzacji, że dotyczy całego okresu użytkowania danego składnika aktywów, a nie poszczególnych okresów.

Plan amortyzacji środków trwałych w programie HermesSQL

Amortyzację oraz wysokość odpisów umorzeniowych oblicza się za pomocą planu amortyzacji. Zawiera on stawki amortyzacji i kwoty rocznych odpisów każdego środka trwałego. Dawniej tworzenie planu amortyzacyjnego odbywało się manualnie i wymagało liczenia każdego odpisu po kolei według stawki. Dzięki rozwojowi technologicznemu firmy mogą dużo szybciej i łatwiej naliczać amortyzację wykorzystując specjalistyczne oprogramowanie. Do takiego należy system ERP HermesSQL, który dzięki możliwościom dostosowania do potrzeb firm, jest wielofunkcyjnym narzędziem – również do naliczania amortyzacji środków trwałych w jednostce.

Przed rozpoczęciem amortyzacji

Zanim będziemy mogli stworzyć plan amortyzacji danego składnika aktywów w programie HermesSQL, musimy go wprowadzić do ewidencji elektronicznej. W formularzu znajdziemy 6 zakładek. Wypełniając dane informacyjne dotyczące środka trwałego, należy pamiętać o poprawnej dacie przyjęcia do użytkowania – nie może być wcześniejsza niż data zakupu. Na szczęście program domyślnie podpowiada datę zakupu jako tę prawidłową. HermesSQL umożliwia także doprecyzowanie w tej zakładce, czy środek trwały jest amortyzowany sezonowo, daje także możliwość blokady amortyzacji w danym okresie. Tutaj także zauważymy, czy środek trwały jest poddany likwidacji (bądź został zlikwidowany). Wówczas zaznaczone będzie pole „Skreślony”.
Następnie przechodzimy do wyboru metody amortyzacji w zakładce „Dane o amortyzacji”. Domyślną i najczęściej stosowaną jest metoda liniowa ze stałą stawką 20% – w większości przypadków to właśnie ją zastosujesz. HermesSQL automatycznie dostosuje stawkę w zależności od wybranej metody. Dotyczy to metody jednorazowej 100% i 30%. Wprowadzi także odpowiednie poprawki w przypadku zmiany metody z degresywnej na liniową.
Aby zobaczyć swój plan amortyzacji, obowiązkowo musimy wypełnić jeszcze jedną zakładkę – „Wartości bilansowe”. Należy wprowadzić tam wartość początkową naszego składnika aktywów – na przykład, jeżeli kupiliśmy samochód, będzie to cena zakupu wraz z kosztami ewentualnego transportu. Jeżeli dopiero wprowadzamy środek trwały do ewidencji w programie ERP, należy wypełnić wartość aktualną, czyli przykładowo powiększoną o ulepszenie czy modernizację. Jeżeli jest to środek częściowo zamortyzowany, wówczas uzupełniamy wartość dotychczasowego umorzenia.

Tabela i plan amortyzacji

Dzięki programowi HermesSQL od razu mamy dostęp do tabeli amortyzacji, czyli zestawienia wysokości odpisów amortyzacyjnych z wyszczególnieniem na okresy. Widnieje tutaj także podział na amortyzację bilansową i tę wynikającą z przepisów podatkowych – tam dostępna jest tylko metoda liniowa, degresywna oraz jednorazowy odpis amortyzacyjny. Mamy również możliwość wydrukowania tej tabeli. Po kliknięciu przycisku „OK” wygeneruje się nasz plan amortyzacyjny środka trwałego.
Dzięki tabelce z zasymulowanym planem amortyzacji podczas całego okresu użytkowania danego środka trwałego, możemy zauważyć, w których miesiącach naliczone zostaną odpisy amortyzacyjne, a także kiedy skończy się amortyzacja danego aktywa.

Naliczanie miesięczne i roczne amortyzacji

Funkcjonalność oprogramowania w zakresie amortyzacji nie kończy się na wygenerowaniu planu. Dzięki funkcji miesięcznego naliczania amortyzacji, możemy w łatwy sposób obliczyć ile łącznie wyniosą odpisy amortyzacyjne w danym miesiącu – ze wszystkich środków trwałych wprowadzonych do systemu. Spis wszystkich środków trwałych wraz z ich amortyzacją za dany miesiąc będzie widniał w tabelce. Jeżeli obliczymy amortyzację, ale okaże się, że popełniliśmy błąd – nic straconego. HermesSQL posiada funkcję wycofania amortyzacji za dany okres. Wystarczy wpisać, w którym okresie został popełniony błąd, a program sam wycofa wszelkie zmiany dotyczące tego okresu.
Równie dużym udogodnieniem jest roczny plan amortyzacyjny dla wszystkich środków trwałych z rozbiciem na poszczególne okresy. Dzięki kilku kliknięciom, twoja firma uzyskuje dostęp do informacji o wysokości odpisów amortyzacyjnych dla każdego środka trwałego – samochodu, komputera, nieruchomości – a program sumuje je w łączny roczny odpis. Pamiętaj, że nie jest możliwe wprowadzenie zmian i wycofanie amortyzacji z ostatniego miesiąca, jeżeli dany rok obrotowy został już zamknięty w programie HermesSQL.

Sprawdź, jak możesz usprawnić księgowość w swojej firmie inwestując w dobre oprogramowanie.