System informatyczny dla małych firm – jak wybrać?

Na rynku dostępnych jest wiele rozwiązań, które w założeniu mają usprawniać pracę zespołową. Oprogramowanie dla firm powinno być nie tylko funkcjonalne, ale także intuicyjne w użytkowaniu. Czym kierować się podczas wyboru, aby wybrać program dopasowany do potrzeb księgowości czy administracji przedsiębiorstwa? Co pozwala zwiększyć szansę na zakup dobrej jakości systemu ERP dla firmy, z którego każdy będzie zadowolony? O tym dowiesz się z naszego artykułu.

Oprogramowanie ERP dla firmy

Czym jest oprogramowanie ERP dla firmy? Mianem systemu ERP (ang. Enterprise Resource Planning) określa się kompleksowy zestaw narzędzi IT do zarządzania przedsiębiorstwem niezależnie od liczby zatrudnionych pracowników. Obejmuje ono wiele gałęzi codziennego funkcjonowania marki, w tym kontrolę nad najważniejszymi zasobami i procesami (finansami, kadrami, produkcją, sprzedażą czy księgowością). Współczesne oprogramowanie ERP pozwala na sprawne prowadzenie biznesu bez względu na jego wielkość. Co ważne i przydatne, wszystkie dane wprowadzane w system w jednym obszarze działalności są widoczne dla innych użytkowników (o ile nie określisz inaczej). Pozwala to na płynny przepływ informacji między działami.

Jaka branża powinna zainwestować w system ERP? Odpowiedź jest dość prosta. Każda, w której konieczne jest sprawne i szybkie usystematyzowanie procesów, kamieni milowych, a także komunikacji w zespole i poza nim. System informatyczny dla firm to inwestycja, która w krótkim czasie się zwraca. Warto bowiem przypomnieć sobie jak czasochłonna była analiza danych czy proces realizacji zamówienia przed wdrożeniem oprogramowania. Jeśli nowe narzędzie jest idealnie dopasowane do potrzeb i możliwości zespołu, praca nabiera tempa i pozwala na zminimalizowanie pomyłek. Mówiąc krótko – oszczędza bezcenny czas.

Oprogramowanie dla małych firm

Jednym z najważniejszych dylematów, przed którym stoi chcący rozwijać swoją markę przedsiębiorca jest to, w jaki sposób wybrać program dla małej, średniej lub dużej firmy. Jest to proces dość złożony, w którego trakcie trzeba będzie odpowiedzieć sobie na wiele pytań i stale poszukiwać nowych rozwiązań. Nadrzędne jest, aby precyzyjnie określić cele, jakie przyświecają zespołowi pracowników. Jednym zależeć będzie na optymalizacji kosztów, a jeszcze innym na usprawnieniach w zakresie zarządzania produkcją. Przedsiębiorstwa z dużą liczbą zatrudnionych pracowników będą poszukiwały ponadto wygodnego i funkcjonalnego programu księgowego lub kadrowego, które pomogą w uporządkowaniu ważnych dokumentów i zapewnią im bezpieczny obieg. Przydatne w większości przedsiębiorstw będzie oprogramowanie do raportowania. To branża determinuje potrzeby.

Dobrym pomysłem jest także skorzystanie z darmowej wersji oprogramowania. Większość producentów oraz firm zajmujących się wdrażaniem systemów udostępnia wersję demo z pełną funkcjonalnością programu ograniczoną jedynie czasowo lub ilością wystawionych dokumentów. W ten sposób można sprawdzić szereg możliwości, funkcjonalność oraz komfort korzystania z rozwiązania. Co ważne, warto zaangażować w takie testowanie wielu członków zespołu pracujących w różnych działach. Każdy z nich ma bowiem odmienne potrzeby i z innej strony patrzeć będzie na poszczególne opcje, uwypukli ich zalety, ale także wskaże słabe strony programu.

Po zapoznaniu się z wersją demo przychodzi czas na podjęcie ostatecznej decyzji. Najlepiej całym zespołem. Zapytaj o opinię osoby, które miały okazje testować system informatyczny. Pamiętaj, że program (bez znaczenia czy kadrowy, czy księgowy lub inny) będzie codziennie wykorzystywany przez pracowników i to oni powinni uważać go za pomocny i wygodny w użytkowaniu.

Korzyści z wdrożenia oprogramowania dla firm

Nie sposób wymienić wszystkich zalet codziennego korzystania z programów ERP lub innych dla firm. Oto najważniejsze z nich w pigułce:

• oszczędność czasu – osoby korzystające z nowoczesnych narzędzi IT wskazują na to, że proces np. realizacji zamówień, ewidencja dokumentów czy raportowanie zajmuje znacznie mniej czasu (od 25% do 90%), niż przed wdrożeniem systemu,
• łatwiejszy dostęp do informacji – pracując np. na oprogramowaniu ERP, możliwe jest szybkie dotarcie do ważnych dokumentów czy danych,
• zwiększenie bezpieczeństwa danych – cyfryzacja papierowych dokumentów i umieszczenie ich w systemie zabezpieczonym hasłem sprawia, że nie mają do nich dostępu osoby do tego niepowołane,
• ujednolicenie procedur – zmniejszają ryzyko prawnych lub księgowych nieścisłości, które wynikają najczęściej z chaosu, jaki panuje w standardach pracy tam gdzie księgowość jest prowadzona ręcznie lub w oddzielnym programie
• obniżenie kosztów pracowników – co związane jest bezpośrednio z automatyzacją procedur,
• zwiększenie efektywności – zależy w głównej mierze od rodzaju modułów, które wdrażane są razem z systemem. Możliwe staje się monitorowanie postępów i wykonanych zadań (całego zespołu lub konkretnego pracownika), a także opracowanie targetów dla poszczególnych działów czy planowanie kolejnych kamieni milowych firmy,
• poprawa jakości oferowanych usług lub produktów – możliwa jest dzięki archiwizacji dokumentów, w tym m.in. reklamacji klientów. Uzyskując dostęp do starszych dokumentów, przedsiębiorca otrzymuje szansę na ulepszenie swojej oferty.

Możliwości oprogramowania znacznie zwiększają się, gdy jest ono wzbogacone o różnorodne narzędzia klasy BI, Mobile, B2B lub B2C.

Analiza danych z Business Intelligence

Małe podmioty gospodarcze najczęściej nie korzystają z aplikacji klasy BI. Przedsiębiorcy z tego sektora wybierają programy, które w swojej strukturze mogą mieć wbudowane określone moduły (dopasowane do indywidualnych potrzeb). Oferują one m.in.:

• sprawną obsługę klientów (w tym szybkie tworzenie kartotek, mechanizm sprawdzania statusu podatnika VAT, rejestrację kontrahenta, kontrolę limitu kredytu itp.),
• bezproblemowe rozliczenia z urzędami (m.in. tworzenie plików JPK z rejestrów VAT, kontrolę wielkości podatku),
• zarządzanie sprzedażą i rozrachunkami (np. obsługę opłat recyklingowych, kosztów gospodarowania odpadami, funduszu rolnego, ewidencji węglowej, prowadzenie dowolnej liczby kas i rachunków bankowych, możliwość eksportowania przelewów do banków, ułatwianie sprzedaży detalicznej przez intuicyjny interfejs oraz szybką konwersję plików na inne formaty),
• monitorowanie pracy magazynu (obsługę dowolnej liczby pomieszczeń, inwentaryzacji oraz generowanie zestawień ilościowych za dany okres).

Kluczowe dla każdego biznesu jest wykonywanie analiz i raportów. W ramach oprogramowania dla małych firm możliwe jest m.in.:

• sporządzanie zestawień dotyczących każdego z kontrahentów. Daje to okazję do śledzenia historii sprzedaży, uzyskania informacji o niezrealizowanych zamówieniach, sprawdzenia stanu rozrachunków, zapasów magazynowych, a także rozchodu i przychodu towaru,
• wykonywanie raportów porównawczych (okresowych, sumarycznych) i chodliwości produktów,
• opracowanie zestawienia ilościowo-wartościowego.

Program dla małych firm Corax wyróżnia się współpracą z Humansoft Business Intelligence. Daje on ogromne możliwości w zakresie projektowania, wykonywania analiz biznesowych oraz tworzenia kokpitów menadżerskich. Użytkownik ma okazję skorzystać również z nowoczesnych dashboardów, przez co łatwiejsze staje się określenie np. kierunku ekspansji przedsiębiorstwa. Corax obsługuje ponadto cennik klienta, dodatkowe poziomy cen, przeszacowuje należności i zobowiązania, potwierdza salda zerowe, uwzględnia promocje, a także analizuje zestawienia przedpłat.

Podsumowanie

Humansoft pomoże Ci wdrożyć systemy ERP i BI, które będą idealnie dopasowane do profilu i potrzeb Twojej działalności. Zdaj się na nasze doświadczenie i pozytywne opinie dotychczasowych klientów. Zdecyduj się na szybszy rozwój swojej działalności już dzisiaj. Jeśli masz jakiekolwiek pytania lub wątpliwości, nie wahaj się – skontaktuj się z nami. Z przyjemnością odpowiemy na każde z nich.

Szukasz systemu ERP do swojej firmy? Chcesz poznać nasz program?