Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK) – Najważniejsze informacje!

Od 1 stycznia 2019 roku zaczęła obowiązywać Ustawa o Pracowniczych Planach Kapitałowych, która zobowiązuje pracodawców do terminowego wdrożenia PPK w swojej firmie. Oznacza to, że każdy pracodawca będzie musiał podjąć odpowiednie działania, aby na czas wdrożyć PPK i wywiązać się z nałożonych obowiązków.

Co to jest PPK?

PPK to powszechny system długoterminowego oszczędzania dla pracowników, którego celem jest budowanie kapitału emerytalnego. Oszczędności pracownika będą pochodzić z trzech źródeł: od pracownika, pracodawcy oraz od państwa.

Źródła pochodzenia wpłat na PPK

Od kiedy PPK?

PPK będą wprowadzane stopniowo. Terminy uzależnione są od wielkości firmy lub typu podmiotu zatrudniającego. Spółki wchodzące w skład jednej grupy kapitałowej mogą utworzyć PPK w terminie, w którym tworzy je największa pod względem liczby zatrudnionych spółka z grupy. W pierwszej kolejności PPK objął duże firmy zatrudniające powyżej 250 pracowników. Od stycznia 2020 roku PPK objęte będą także średnie i duże firmy zatrudniające od 50 do 249 pracowników.

Harmonogram wprowadzenia PPK

PPK – czy będą obowiązkowe?

PPK są obowiązkowe dla pracodawców. Odpowiedzialny za utworzenie w firmie PPK jest więc pracodawca bez względu na to, czy zatrudnia na podstawie umowy o pracę, umowy cywilnoprawnej czy umowy agencyjnej. Jako pracodawca musisz więc zgłosić swoich pracowników do PPK. Twoja firma będzie również odpowiedzialna za administrowanie całym programem.

Natomiast dla pracowników PPK są dobrowolne. Jednak pracownik, który nie będzie chciał dodatkowo oszczędzać na emeryturę musi w tym celu złożyć specjalną deklarację OPT-OUT. Będzie ona ważna 4 lata. Po tym okresie zobowiązany jesteś poinformować pracownika, że jeśli nie złoży ponownie deklaracji o rezygnacji z PPK zostanie automatycznie dopisany do Pracowniczego Planu Kapitałowego. Osoba, która zrezygnuje z oszczędzania, a później zmieni zdanie, może w każdym momencie przystąpić do PPK.

W zależności od wieku pracownicy będą zgłaszani:

• automatycznie w wieku poniżej 55 lat i zatrudnieni od co najmniej 3 miesięcy
• lub na swój wniosek (w wieku 55-70 lat).

Kto może być zwolniony z obowiązku tworzenia PPK?

Z obowiązku tworzenia PPK zwolnieni są:

• Przedsiębiorcy, którzy na dzień wejścia w życie obowiązku stosowania przepisów ustawy o PPK będą prowadzić PPE ze składką 3,5% i partycypacją na poziomie 25% osób zatrudnionych,
• Mikroprzedsiębiorcy (zatrudnienie do 9 pracowników) i przedsiębiorcy, u których wszyscy zatrudnieni pracownicy odmówią udziału w PPK,
• Osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą i niezatrudniające pracowników.

PPK – korzyści dla pracodawcy

Z prowadzenia PPK wynikają dla firmy dwie ważne korzyści:

• Ulga ZUS – wpłata podstawowa i dodatkowa do PPK jest elementem wynagrodzenia, od którego nie będą naliczane składki na ubezpieczenie społeczne,
• Ulga w podatku – koszty prowadzenia PPK stanowić będą koszty uzyskania przychodu.

Etapy wdrożenia PPK  

Proces wdrożenia PPK w firmie można podzielić na kilka etapów.

Etapy wdrożenia PPK

1.  Przygotowanie firmy do wdrożenia PPK

Przygotowując firmę do wprowadzenia PPK należy:

• poinformować pracowników o ich uprawnieniach i obowiązkach związanych z wprowadzeniem PPK oraz zasadach funkcjonowania PPK,
• opracować potrzebne procedury w firmie

oraz pamiętać o zaktualizowaniu posiadanego systemu kadrowo-płacowego lub zadbać o dodatkowe rozwiązanie, które umożliwi ewidencję uczestników PPK, prawidłowe naliczanie składek oraz terminowe raportowanie zgodne z zasadami PPK.

2. Wybór instytucji finansowej zarządzającej PPK

W porozumieniu z zakładową organizacją pracowniczą lub inną formą reprezentacji pracowników zobligowany jesteś wybrać instytucję finansową zarządzającą PPK. W przypadku braku uzyskania porozumienia z pracownikami w tej kwestii na miesiąc przed upływem terminu zawarcia umowy, możesz samodzielnie wybrać instytucję finansową.

Listę instytucji finansowych, które znajdują się w ewidencji PPK i świadczą usługę związaną z zarządzaniem środkami gromadzonymi w PPK znajdziesz na Portalu MojePPK. – https://www.mojeppk.pl/lista-instytucji-finansowych.html

3. Zawarcie umowy o zarządzanie i prowadzenie PPK

Po wybraniu instytucji finansowej należy podpisać z nią dwie umowy: umowę o zarządzanie PPK oraz umowę o prowadzenie PPK.

Umowa o zarządzanie jest zawierana w postaci elektronicznej nie później niż 10 dni roboczych przed zawarciem umowy o prowadzenie PPK i określa m.in.:

• warunki gromadzenia środków i zarządzania nimi,
• wysokość wpłat dodatkowych finansowanych przez podmiot zatrudniający dla poszczególnych grup osób zatrudnionych,
• warunki, terminy i sposób dokonania wypłaty, wypłaty transferowej lub zwrotu,
• sposób deklarowania wpłat dodatkowych finansowanych przez uczestnika PPK i sposób zmiany wysokości tych wpłat.

Umowę o prowadzenie PPK zawierana jest z instytucją finansową w imieniu pracowników i określa ona m.in.:

• dane identyfikujące uczestnika PPK,
• warunki gromadzenia środków i zarządzania nimi przez poszczególne fundusze zdefiniowanej daty,
• sposób deklarowania wpłat dodatkowych finansowanych przez uczestnika PPK i sposób zmiany wysokości tych wpłat,
• warunki, terminy i sposób dokonania wypłaty, wypłaty transferowej,
• sposób zmiany funduszu zdefiniowanej daty,
• sposób składania deklaracji w sprawie podziału wpłat dokonywanych do PPK pomiędzy poszczególne fundusze zdefiniowanej daty,
• zakres, częstotliwość i formę informowania uczestnika PPK o środkach zgromadzonych na jego rachunku PPK.

Kalendarz ostatecznych terminów wyboru i podpisania umów z instytucją finansową
oraz odprowadzenia pierwszej wpłaty na PPK

4. Administracja i obsługa PPK

Obsługa PPK spoczywa na pracownikach działów kadrowo-płacowych, których zadaniem jest m.in. prawidłowe naliczanie i odprowadzanie do instytucji finansowej wpłat do PPK. W tym zakresie pomocny będzie dostosowany do obsługi PPK program kadrowo-placowy, który pozwoli zautomatyzować naliczanie  składek na PPK. Pierwsze wpłaty do wybranej przez pracodawcę instancji muszą zostać naliczone po podpisaniu umowy o prowadzenie PPK. Przekazanie wpłaty do wybranej instytucji finansowej następuje do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym wpłaty te zostały obliczone i pobrane.

Surowe kary

Za niedostosowanie się do nowych przepisów ustawodawca przewidział surowe sankcje. Pracodawcy, którzy nie dopełnią obowiązku związanego z PPK podlegać będą karze w wysokości do 1,5% całego funduszu wynagrodzeń. Podobna kara przewidziana jest w sytuacji, gdy udowodnione zostanie, że pracodawca nakłania pracownika do rezygnacji z oszczędzania w PPK.

Natomiast kary od 1 000 zł aż do 1 000 000 zł przewidziane są w momencie, gdy pracodawca:

• nie zawrze umowy o prowadzenie PPK,
• nie będzie prowadził stosownej dokumentacji,
• będzie podawał nieprawdziwe dane w sprawie PPK,
• nie będzie dokonywał wpłat,

Szukasz systemu ERP do swojej firmy? Chcesz poznać nasz program?