KSeF – najważniejsze informacje o nowym systemie e-Faktur

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to centralny system informatyczny stworzony przez Ministerstwo Finansów i zarządzany przez Krajową Informację Skarbową.

Jego głównym zadaniem jest obsługa faktur ustrukturyzowanych – specjalnego rodzaju dokumentów wystawianych w formacie XML według ustandaryzowanej schemy przygotowanej przez resort finansów.

Czym jest faktura ustrukturyzowana?

Faktura ustrukturyzowana to dokument elektroniczny, który obowiązkowo musi zostać przesłany do KSeF – za pośrednictwem programu księgowego, systemu ERP lub bezpłatnej aplikacji MF. Dzięki temu cały proces fakturowania staje się transparentny, a organy skarbowe zyskują pełny wgląd w wystawiane faktury w czasie rzeczywistym. Kontrahent nie musi otrzymywać faktury mailem – odbierze ją bezpośrednio w KSeF.

Warto podkreślić, że wprowadzenie KSeF oznacza istotne zmiany w praktyce gospodarczej. Przestanie istnieć możliwość anulowania faktur – każda pomyłka będzie wymagała wystawienia faktury korygującej w systemie. Znikną także noty korygujące i duplikaty, gdyż każda faktura wystawiona w KSeF będzie archiwizowana przez 10 lat.

Od kiedy KSeF będzie obowiązkowy?

Obowiązkowy KSeF wchodzi w życie stopniowo:

• 1 lutego 2026 r. – dla dużych firm, które w 2024 r. osiągnęły sprzedaż powyżej 200 mln zł,
• 1 kwietnia 2026 r. – dla pozostałych podatników,
• 1 stycznia 2027 r. – dla podatników wykluczonych cyfrowo.

Co do zasady, KSeF obejmie wszystkich przedsiębiorców – zarówno podatników VAT, jak i tych korzystających ze zwolnienia. Wyjątkiem będą m.in. podatnicy zagraniczni, którzy nie mają w Polsce siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności.

Nowości w KSeF 2.0

Wersja KSeF 2.0 wprowadza szereg nowości, które mają ułatwić przedsiębiorcom korzystanie z systemu i dostosować go do różnych modeli działalności.

• Nowy schemat faktury – od 2026 roku zacznie obowiązywać nowy format faktury FA(3). Zaktualizowana struktura pozwoli lepiej dostosować faktury do różnych modeli działalności i specyficznych wymagań branżowych.
• Tryb offline24 – nowym rozwiązaniem będzie tryb offline24, zastępujący dotychczasowy mechanizm offline. W tym trybie możliwe będzie wystawienie faktury poza KSeF (zgodnie ze schemą FA(3)) i przesłanie jej do systemu maksymalnie następnego dnia roboczego. Dla takich faktur obowiązującą datą wystawienia będzie zawsze data wskazana w polu P_1, a nie data wysyłki do KSeF, jak ma to miejsce w standardowym trybie online.
• Certyfikaty wystawcy – od lutego 2026 r. w produkcyjnym KSeF 2.0 dostępna będzie nowa metoda uwierzytelniania certyfikat wystawcy faktury, który docelowo zastąpi token. Możliwość generowania certyfikatów zostanie udostępniona już w listopadzie 2025 r.
• Faktury B2C – nowością będzie także możliwość wystawiania faktur konsumenckich (B2C) w KSeF jednak wyłącznie na zasadzie dobrowolności, jeśli zdecyduje o tym sprzedawca. Takie faktury będą musiały zawierać kod QR i mogą być przekazywane klientowi np. w formie elektronicznej lub papierowej.
• Załączniki do faktury – od 2026 roku podatnicy będą mogli korzystać z nowej funkcjonalności załączników jako integralnej części faktury. Skorzystanie z tej opcji wymagać będzie wcześniejszego zgłoszenia w e-Urzędzie Skarbowym. Załączniki będą mogły zawierać jedynie dane przewidziane w art. 106e ust. 1 ustawy o VAT lub informacje ściśle z nimi powiązane. W przypadku naruszenia zasad, Szef KAS będzie miał prawo odebrać podatnikowi możliwość korzystania z tej funkcji.

Podsumowanie

KSeF to narzędzie, które zrewolucjonizuje obieg faktur w Polsce. Oznacza koniec tradycyjnych faktur papierowych i elektronicznych w dotychczasowej formie, a także wprowadza nowe standardy bezpieczeństwa i transparentności. Zmiany będą wdrażane etapami, ale już dziś przedsiębiorcy powinni przygotowywać swoje systemy i procesy do obowiązkowego e-fakturowania.

Ministerstwo Finansów rozwija system, odpowiadając na postulaty przedsiębiorców i dostosowując go do potrzeb rynku. Nowy schemat FA(3), tryb offline24, certyfikaty wystawcy, faktury B2C i załączniki to tylko część zmian, które pojawią się w wersji KSeF 2.0.

Poznaj rozwiązanie księgowo-finansowe od Humansoft