Już od 1 stycznia 2019 – e-teczka, nowe deklaracje i druki ZUS!

Z dniem 1 stycznia 2019 roku w życie wejdą zmiany w Kodeksie Pracy a także ustawie o emeryturach i rentach, które wprowadzają możliwość elektronicznego prowadzenia akt pracowniczych. Do tej pory przedsiębiorcy zobowiązani byli do prowadzenia akt w formie papierowej. Od stycznia będą mogli decydować, w jakiej formie chcą je przechowywać (papierowej czy elektronicznej).

Zgodnie z obowiązującymi przepisami dokumenty powinny być podzielone na 3 części:

• część A – dokumenty z procesu rekrutacyjnego (np. dyplomy) oraz skierowania i orzeczenia lekarskie (wstępne, okresowe i kontrolne) z poprzednich okresów zatrudnienia
• część B – dokumenty dotyczące nawiązania oraz przebiegu zatrudnienia (umowa, zaświadczenie lekarskie, szkolenia BHP itp.)
• część C – dokumenty wystawiane po zwolnieniu pracownika (świadectwo pracy, wypowiedzenie)

W projekcie rozporządzenia znajduje się ważna zmiana, która dotyczy rozszerzenia zakresu danych znajdujących się w aktach osobowych. Jeśli proponowana zamiana wejdzie w życie oznacza to, że akta będą składały się z czterech części. Dodatkowa Część D zawierać będzie informacje dotyczące ewidencji czasu pracy.

NAJWAŻNIEJSZE ZMIANY

Najistotniejsze zmiany w zakresie prowadzenia akt pracowniczych, które obowiązywać będą od stycznia 2019 to:

• Skrócenie okresu przechowywania teczek z 50 do 10 lat
• Możliwość wyboru przez pracodawcę sposobu prowadzenia teczek pracowniczych (papierowy lub elektroniczny). Uwaga! Pracodawca nie będzie mógł prowadzić mieszanej formy prowadzenia dokumentacji pracowniczej.

NOWE DEKLARACJE I DRUKI ZUS

Wprowadzenie nowych przepisów wpłynie także na składane przez firmę deklaracje. W związku z tym od 1 stycznia 2019 pojawią się zmiany w dotychczasowych drukach (ZUS DRA, ZUS ZWUA, Informacji miesięcznej, Informacji rocznej) oraz wprowadzone będą dwa nowe formularze – ZUS OSW i ZUS RIA. ZUS planuje także wdrożyć nową wersję programu Płatnik, która zaktualizuje dotychczasowe druki i wprowadzi obsługę nowych dokumentów.

ZUS OSW I ZUS RIA

Pracodawca, który będzie chciał skrócić akta osobowe do 10 lat zobowiązany będzie do przekazania do ZUS specjalnego oświadczenia ZUS OSW. Jest to oświadczenie deklarujące, że pracodawca zobowiązuje się do złożenia raportów ZUS RIA za wszystkich pracowników zatrudnionych w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018. Oświadczenie ZUS OSW może być złożone w dowolnie wybranym przez firmę terminie.

Kolejny dokument, który pracodawca musi przekazać do ZUS, to raport informacyjny ZUS RIA. Zastąpi on obowiązek wystawiania przez pracodawcę w formie papierowej dokumentów dołączanych do wniosków w sprawie przyznania świadczeń. ZUS dane z dokumentu zapisze na koncie ubezpieczonego.

Termin złożenia ZUS RIA związany jest bezpośrednio z terminem zakończenia pracy i wyrejestrowania przez pracownika z ubezpieczeń społecznych. Raport powinien przekazany być:

• w terminie roku od dnia złożenia oświadczenia – jeżeli pracownik albo zleceniobiorca zakończył pracę przed złożeniem oświadczenia,
• wraz z wyrejestrowaniem z ubezpieczeń społecznych na formularzu ZUS ZWUA – jeżeli pracownik albo zleceniobiorca zakończył pracę po złożeniu oświadczenia.

W przypadku, gdy pracodawca nie przekaże w terminie raportów informacyjnych ZUS RIA za swoich pracowników, zobowiązany będzie do przechowywania akt pracowniczych przez okres 50 lat.

Pracodawca zobowiązany będzie także do przekazania zwalnianemu pracownikowi raportu ZUS RIA w wersji papierowej, zaś po upływie 10 lat od złożenia raportu, wydania mu dokumentów związanych z jego zatrudnieniem.

AKTUALIZACJA PROGRAMÓW KADROWO-PŁACOWYCH

W związku ze zmianami jakie wprowadza ustawa o skróceniu okresu przechowywania akt pracowniczych i ich elektronizacją, programy kadrowo-płacowe wymagają odpowiedniego dostosowania do nowych przepisów.

Nasza najnowsza wersja 3.59 wprowadza aktualizacje wzorów deklaracji oraz obsługę e-teczki pracowniczej. Klienci posiadający aktywny abonament, otrzymają stosowną aktualizację.