E-commerce: Jak efektywnie zarządzać zapasami w sklepie online?

Zarządzanie zapasami jest kluczowym aspektem prowadzenia sklepu e-commerce.

Szybkie tempo zmian na rynku, rosnące oczekiwania klientów i coraz bardziej złożone łańcuchy dostaw sprawiają, że firmy e-commerce muszą działać dynamicznie i elastycznie. W sektorze e-commerce skuteczne zarządzanie zapasami bezpośrednio przekłada się na zadowolenie klientów, zmniejszenie kosztów przechowywania i czasu realizacji zamówień, a przede wszystkim na zapewnienie płynnego działania biznesowego. Wykorzystanie odpowiedniego systemu pomaga sklepom online utrzymać optymalny poziom zapasów, przy jednoczesnym zmniejszeniu ryzyka braków w magazynie, oraz generowania nadmiernych kosztów przechowywania.

Zapasy a czas realizacji zamówienia

Od dostępności zapasów na magazynie zależy czas w jakim zostanie zrealizowane zamówienie. Dawno minęły czasy, gdy klient godził się na dostawę trwającą tydzień czy dwa. Obecnie nawet dzień zwłoki może skutkować anulowaniem transakcji i negatywnym komentarzem.

Dzisiejsze wymagania konsumentów odnośnie dostawy są bardzo wysokie. Oczekują oni nie tylko jak najbardziej precyzyjnego określenia jej momentu, ale także możliwości bieżącego śledzenia jej postępów. Dostawę po zakupie śledzi aż co 3. klient w e-commerce.

Natomiast czas w jakim polscy e-konsumenci oczekują dostarczenia zamówienia to maksymalnie 3 dni, a co 10. chciałby je otrzymać już następnego dnia po dokonaniu zamówienia.

Proces zarządzania zapasami

Zarządzanie zapasami ma na celu zapewnienie ciągłości sprzedaży przy ponoszeniu minimalnych kosztów związanych z zamawianiem i przechowywaniem towarów. Na proces kontroli i regulacji ilości zapasów w przedsiębiorstwie składają się:

• określenie potrzeb – czyli przewidzenie ile danego towaru będzie potrzebne do zachowania ciągłości sprzedaży,
• zakupy i dostawy – podjęcie decyzji dotyczących ilości zamawianych produktów, momentu ich zamawiania oraz wyboru dostawców,
• przechowywanie zapasów – zapewnienie odpowiednich warunków składowania, aby zapasy były chronione przed uszkodzeniem, a jednocześnie były łatwo dostępne,
• kontrola zapasów – monitorowanie ich ilości, wartości i rotacji,
• minimalizacja kosztów – optymalizacja procesów związanych z zapasami, tak aby koszty związane z ich przechowywaniem, brakami w zapasach czy nadmiarem były jak najmniejsze,
• zabezpieczenie przed brakami – zadbanie, aby produkty były dostępne dla klientów minimalizując tym samym ryzyko utraty sprzedaży,
• ocena dostawców – regularna ocena dostawców pod kątem jakości, terminowości dostaw i kosztów.

Efektywne zarządzanie zapasami pozwala sklepom online odpowiednio reagować na zmieniające się warunki rynkowe, minimalizować koszty i poprawiać efektywność operacyjną.

Metody zarządzania zapasami

Istnieje wiele metod zarządzania zapasami, najpopularniejszymi są:

• Metoda ABC – polega ona na podziale towarów od najbardziej popularnych do najmniej, a więc: grupa A to produkty bestsellerowe, które generują największy zysk, grupa B to produkty mniej popularne, ale drogie i opłacalne w sprzedaży, grupa C to produkty pozostałe stanowiące największą część zapasów.
• Metoda XYZ – skupia się na częstotliwości zamówień danych towarów, dzieląc zapas na grupy, gdzie X to nieustanne zapotrzebowanie o niewielkich wahaniach popytu, Y oznacza zmienne zapotrzebowanie w okresie sezonowym, natomiast Z to wysoce nieregularne zapotrzebowanie, bardzo trudne do oszacowania.
• Metoda just-in-time – polega na stałym utrzymywaniu zapasów na poziomie minimum. Kluczową rolę odgrywają tu dostawcy, którzy muszą w sposób błyskawiczny przesyłać towar po jego zamówieniu. Zaletą tej metody jest redukcja kosztów związanych z utrzymaniem zapasów, natomiast główną wadą może być wydłużony czas dostawy do klienta końcowego.
• Metoda inwestycyjna – czyli, gromadzenie sporych zapasów, co zmniejsza koszt zakupu i transportu. Minusem tutaj są straty wynikające z utrzymania dużej ilości towaru.

Najczęściej popełniane błędy

Optymalne zarządzanie zapasami na magazynie ma kluczowe znaczenie. Nieumiejętne gromadzenie zapasów może wygenerować wiele dodatkowych kosztów. Poniżej lista najczęściej popełnianych błędów:

• zamawianie większej ilości towaru niż wskazują na to rzeczywiste potrzeby, tylko po to aby skorzystać z ofert specjalnych zaczynających się od konkretnych wielkości zamówień,
• zamawianie większej ilości towaru w obawie przed możliwymi brakami w hurtowniach czy u producentów,
• przeszacowany popyt klientów, występujący najczęściej przy rozwoju nowych produktów, bądź krótkotrwałych trendów,
• niewystarczająca kontrola nad zapasami doprowadzająca do błędów w ocenie aktualnych stanów magazynowych i przeszacowania albo niedoszacowania zamówień,
• brak ustalonych zasad zarządzania zapasami – ustalenie poziomu, na którym należy utrzymywać zapasy danego produktu pozwoli na uniknięcie nadwyżek.

Jak sobie radzić z nadwyżkami w magazynie?

W przypadku towarów zalegających w magazynie najczęściej stosowaną praktyką jest zrobienie promocji lub znaczne obniżenie ceny. Rozwiązaniem wspierającym pozbycie się nadwyżek może być także cross-selling, polegający na proponowaniu klientom dodatkowych produktów na podstawie ich dotychczasowych preferencji zakupowych.

W niektórych przypadkach dobrym rozwiązaniem będzie uruchomienie w sklepie online działu „outlet”. Umieszczone tam towary w okazyjnych cenach mogą skusić poszukiwaczy okazji. Internetowe outlety są popularne nie tylko w branży modowej, mogą równie dobrze funkcjonować na rynku książek, sprzętu sportowego czy wyposażenia wnętrz.

Ostatecznym rozwiązaniem może być sprzedaż hurtowa. Należy przeanalizować, czy koszt magazynowania i obsługi pojedynczych sprzedaży produktów dla klientów segmentu B2C nie wygeneruje mniejszych zysków niż szybka, jednorazowa sprzedaż dla odbiorcy B2B.

Praktyki warte zastosowania

Chcąc zachować płynność dostaw i sprzedaży warto wprowadzić poniższe praktyki:

• określenie minimalnej ilości każdego produktu, przy której dokonywane będzie uzupełnienie stanów na magazynie,
• zsynchronizowanie oferty e-sklepu ze stanem magazynowym, które pomoże w ocenie popularności i częstotliwości sprzedaży produktów,
  
• wprowadzanie w sklepie opcji cross-selling podpowiadającej produkty uzupełniające wybór klienta,
• bieżące analizowanie stanów magazynowych pod kątem zalegających produktów,
• organizowanie promocji i wyprzedaży na słabiej sprzedające się produkty.

Wnioski

Efektywne zarządzanie zapasami jest kluczem do sukcesu zarządzając sklepem online, gdyż pozwala zapewnić klientom terminowe otrzymywanie zamówionych przez nich produktów. Należy pamiętać, że wszelkie błędy i opóźnienia w dostawach zamówień mogą skutkować utratą klientów i pogorszeniem wizerunku marki. Regularna analiza sprzedaży, wdrożenie nowoczesnych systemów zarządzania, optymalizacja zamówień oraz monitorowanie sezonowości to tylko niektóre z strategii, które pomagają utrzymać odpowiedni poziom zapasów i zadowolić klientów.

W tym kontekście dużą rolę odgrywa system ERP, który umożliwia automatyzację i kontrolę nad stanami magazynowymi. Dzięki niemu można ustawić alerty informujące o osiągnięciu minimalnych lub maksymalnych poziomów zapasów, generować zamówienia do dostawców na podstawie wybranych parametrów – takich jak czas dostawy, cena zakupu czy prognozy sprzedaży – oraz na bieżąco analizować dane, co przekłada się na szybsze i trafniejsze decyzje zakupowe.

Humansoft e-Sklep

Humansoft e-Sklep to idealne rozwiązanie do prowadzenia profesjonalnej sprzedaży produktów online. Nasza platforma jest nowoczesna, łatwa w obsłudze i oferuje liczne integracje. Jeśli poszukujesz sklepu internetowego zintegrowanego z systemem do obsługi firmy (HermesSQL lub Corax), zapraszamy Cię na bezpłatną prezentację. Umów się z nami, aby poznać wszystkie zalety naszego rozwiązania!