7 sygnałów świadczących, że nadszedł czas na wdrożenie WMS

Nowoczesna logistyka magazynowa to nie tylko złożone procesy, ale także nieustanna presja na optymalizację czasu i kosztów.

Wraz z rozwojem firmy dotychczasowe metody zarządzania magazynem przestają wystarczać. Dynamika rynku wymaga dziś maksymalnej precyzji oraz szybkiego czasu realizacji zamówień, a pomyłki, opóźnienia oraz brak precyzji w operacjach magazynowych przekładają się na realne straty finansowe i operacyjne, a także mogą negatywnie wpływać na reputację firmy.

Filarem nowoczesnego magazynu jest więc automatyzacja procesów, która obecnie staje się koniecznością. Zastosowanie odpowiednich rozwiązań pozwoli nie tylko znacznie przyspieszyć realizację zamówień, ale również ograniczyć liczbę błędów wynikających z pracy ludzkiej, takich jak pomyłki w kompletacji, czy błędne etykietowanie.

Skąd jednak wiadomo, że nadszedł czas na cyfryzację procesów w magazynie?

Aby ułatwić odwiedź na to pytanie opracowaliśmy 7 sygnałów świadczących, że nadszedł czas na zmiany:

1. Zwiększająca się liczba błędów w kompletacji i częste reklamacje

Problem: Magazynierzy wysyłają niewłaściwy towar, złe ilości lub pomyłkowo pomijają pozycje zamówienia.
Sygnał do wdrożenia: Rosnąca skala reklamacji od klientów generuje dodatkowe koszty (zwroty, powtórne wysyłki) oraz obniża konkurencyjność firmy.
Rozwiązanie WMS: WMS wprowadza bezbłędną identyfikację towarów za pomocą skanerów/kolektorów danych i kodów kreskowych (Aplikacja Mobilny Magazynier), eliminując błędy ludzkie.

2. Długi czas realizacji zamówień i wąskie gardła na wysyłce

Problem: Proces od momentu złożenia zamówienia do jego spakowania i przekazania kurierowi trwa zbyt długo.
Sygnał do wdrożenia: Pracownicy poświęcają zbyt wiele czasu na szukanie produktów w magazynie lub drukowanie i przenoszenie dokumentacji papierowej.
Rozwiązanie WMS: Automatyzacja tworzenia dokumentów, sugerowanie optymalnych ścieżek kompletacji oraz automatyczna integracja i wymiana danych ze spedytorami/kurierami.

3. Brak dokładnej wiedzy o lokalizacji towarów i nieefektywne wykorzystanie przestrzeni

Problem: Pracownicy znają rozłożenie asortymentu „z pamięci”, a przestrzeń magazynowa nie jest optymalnie wykorzystana.
Sygnał do wdrożenia: Firma rozważa wynajem/budowę większego magazynu, mimo że w obecnym występuje bałagan lub brak stałej struktury składowania.
Rozwiązanie WMS: Odwzorowanie wizualne i drzewiaste struktury magazynu (magazyn wysokiego składowania, stałe i zmienne lokalizacje), co pozwala zmieścić więcej towaru na tej samej przestrzeni oraz skraca czas wyszukiwania artykułów.

4. Problemy z towarami o krótkim terminie ważności lub konkretnymi partiami

Problem: Towar przeterminowuje się na półkach, niszczeje lub brakuje przejrzystości odnośnie tego, z jakiej partii (LOT) pochodzi wysłany asortyment.
Sygnał do wdrożenia: Trudności z realizacją zasad FIFO/FEFO oraz straty finansowe wynikające z przeterminowania lub zniszczeń.
Rozwiązanie WMS: WMS pozwala na pełne etykietowanie i śledzenie partii (traceability), wymusza wydawanie towaru wg ustalonych reguł i powiadamia o terminach ważności.

5. Utrudniony przepływ informacji w firmie i duża ilość papierowej dokumentacji

Problem: Działy Sprzedaży czy Obsługi Klienta nie wiedzą na jakim etapie jest zamówienie klienta, a stany w systemie nie pokrywają się ze stanem faktycznym.
Sygnał do wdrożenia: Konieczność ciągłego kontaktowania się telefonicznie/osobiście z magazynem w celu zweryfikowania wolnych stanów towarowych.
Rozwiązanie WMS: Integralne połączenie WMS z systemem ERP (np. HermesSQL firmy Humansoft) sprawia, że każda akcja w magazynie od razu aktualizuje dane w całym systemie (podgląd stanów i etapów wysyłki w czasie rzeczywistym).

6. Długotrwała i skomplikowana inwentaryzacja

Problem: Spis z natury wymaga wstrzymania pracy magazynu na kilka dni, a wykrywane różnice remanentowe są duże.
Sygnał do wdrożenia: Inwentaryzacja jest paraliżem dla ciągłości sprzedaży.
Rozwiązanie WMS: System znacznie skraca czas przeprowadzenia inwentaryzacji (również inwentaryzacji cząstkowych/ciągłych) poprzez bieżącą kontrolę i skanowanie kodów.

7. Trudności z wdrożeniem nowych lub sezonowych pracowników

Problem: Nowy magazynier potrzebuje tygodni, aby nauczyć się rozłożenia towaru i procedur firmowych.
Sygnał do wdrożenia: Firma rozwija się, planuje piki sprzedażowe (np. sezonowe, Black Friday) i zatrudnia pracowników tymczasowych.
Rozwiązanie WMS: Aplikacja mobilna ze skanerem „prowadzi magazyniera za rękę” i wskazuje dokąd ma pójść i co pobrać, dzięki czemu czas przeszkolenia nowej osoby jest skrócony do minimum.

„W wyniku wdrożenia WMS osiągnęliśmy 100% identyfikalność towarów. Dzięki temu zmniejszyliśmy ilość pomyłek na wydaniach, a w konsekwencji wyeliminowaliśmy reklamacje.”
Daniel Kaczmarczyk, Wiceprezes Zarządu Aniro sp. z o.o.

Pojawienie się choćby kilku z powyższych sygnałów to wyraźny znak, że brak systemu WMS zaczyna ograniczać rozwój przedsiębiorstwa.

WMS będący integralną częścią systemu ERP HermesSQL sprawia, że każda czynność rejestrowana przez pracownika magazynu jest od razu widoczna dla pozostałych użytkowników programu. Dzięki temu przepływ informacji w firmie jest usprawniony, a obieg wydrukowanych dokumentów ograniczony do minimum.

Automatyzacja wpływa na odciążenie pracowników od powtarzalnych, fizycznie wymagających czynności, co poprawia komfort ich pracy, redukuje rotację kadr i zmniejsza ryzyko wypadków. Co więcej, przy większej skali działania automatyczne systemy magazynowe mogą pracować bez przerwy, co pozwala firmie znacząco zwiększyć przepustowość operacyjną bez konieczności zatrudniania dodatkowego personelu.

Inwestycje w automatyzację szybko się zwracają, generując oszczędności i podnoszą konkurencyjność przedsiębiorstwa.