Załączniki w KSeF – nowe możliwości dla przedsiębiorców

Krajowy System e-Faktur rozwija się, a od 2026 roku pojawi się w nim nowa funkcjonalność – załączniki.

To rozwiązanie ma na celu umożliwienie przedsiębiorcom przesyłania dodatkowych, fakultatywnych informacji związanych ze sprzedawanym towarem lub usługą, które wykraczają poza obowiązkowe elementy faktury określone w ustawie o VAT.

Co to jest załącznik w KSeF?

Załącznik w KSeF nie jest osobnym plikiem, ale węzłem w strukturze XML e-Faktury, stanowiącym integralną część dokumentu. Dzięki niemu na fakturze można umieścić ustrukturyzowane dane, które nie mieszczą się w standardowej formie dokumentu.

Zgodnie z art. 106e ust. 1 ustawy o VAT na fakturze obowiązkowo muszą znaleźć się takie informacje, jak: dane sprzedawcy i nabywcy, numer faktury, daty wystawienia i sprzedaży, nazwa towaru lub usługi, cena jednostkowa, rabaty, stawki VAT oraz wartości netto i brutto. W praktyce jednak, w wielu branżach stosuje się dodatkowe dane, np. związane z akcyzą, kodami GTU, opłatą cukrową, kosztami gospodarki odpadami czy szczegółowymi opisami towarów i usług.

Dlaczego wprowadzono załączniki?

Potrzeba rozszerzenia zakresu danych na fakturach była sygnalizowana przez przedsiębiorców, zwłaszcza z branż takich jak energetyka, telekomunikacja czy paliwa. W toku konsultacji dotyczących KSeF zgłaszali oni konieczność umieszczania na fakturach szczegółowych informacji – np. numerów partii, numerów seryjnych, numerów zamówień, umów czy kontraktów, a także wykazów wydanych opakowań zwrotnych, materiałów zużytych do realizacji usług czy dodatkowych kosztów obciążających kontrahenta.

Ministerstwo Finansów uwzględniło te postulaty, wprowadzając rozwiązanie w postaci załączników. Część danych znalazła swoje miejsce w nowej strukturze e-Faktury (np. kody GTU, CN, PKWiU, GTIN, PKOB, numery zamówień i umów). Dodatkowo pojawiła się sekcja „Szczegóły”, pozwalająca dodać kilka prostych informacji w formie tabeli (np. kolor, masa, termin przydatności). Natomiast bardziej rozbudowane dane, takie jak wykazy materiałów czy szczegółowe zestawienia, będzie można umieścić właśnie w sekcji Załącznika.

Zasady techniczne dotyczące załączników

Aby móc korzystać z funkcji załączników, przedsiębiorca musi zgłosić taką potrzebę poprzez API KSeF (nie będzie to możliwe w darmowych aplikacjach MF). Wniosek powinien zawierać opis potrzeb, typ danych, a także szacowaną liczbę i rozmiar faktur z załącznikami. Zgoda będzie wydawana w ciągu 30 dni od złożenia wniosku i będzie obowiązywać przez 2 lata, z możliwością jej przedłużenia.

• załącznik to węzeł XML w strukturze faktury,
• maksymalny rozmiar faktury bez załącznika: 1 MB,
• maksymalny rozmiar faktury z załącznikiem: 3 MB,
• dopuszczalny typ danych: tabele, tekst, słowniki (bez plików graficznych i binarnych),
• możliwość tworzenia tabel o zmiennych wymiarach: do 20 kolumn, wiele bloków danych,
• wysyłka możliwa pojedynczo lub zbiorczo,
• przechowywanie w KSeF: 10 lat,
• zasada: jeden załącznik do jednej faktury.

Warto podkreślić, że korzystanie z mechanizmu załączników jest dobrowolne. Przedsiębiorca może z niego skorzystać, jeśli uzna, że potrzebuje takiej formy prezentowania danych. Jeśli nie, dodatkowe informacje mogą być przekazywane kontrahentowi tradycyjnymi metodami – np. e-mailem, pocztą czy przez portal klienta.

Podsumowanie

Załączniki w KSeF to odpowiedź na postulaty przedsiębiorców, którzy w wielu branżach potrzebują faktur bardziej szczegółowych niż standardowy dokument VAT. Dzięki tej funkcjonalności możliwe będzie zamieszczanie na fakturach danych takich jak numery partii, zestawienia materiałów, opakowania zwrotne czy informacje abonamentowe. To rozwiązanie zwiększa elastyczność KSeF i pozwala dostosować faktury do specyfiki różnych sektorów gospodarki, przy jednoczesnym zachowaniu jednolitej struktury i wymogów prawnych.

Poznaj rozwiązanie księgowo-finansowe od Humansoft