Wskaźnik rotacji zapasów - czym jest i jak obliczyć?

Współczynnik rotacji zapasów jest jednym ze wskaźników pozwalających na ocenę rentowności działań logistycznych. Wyjaśniamy, dlaczego efektywność obrotu magazynowanymi produktami jest ważna i jak interpretować niską oraz wysoką rotację zapasów. Przeczytaj, jak obliczyć wskaźnik rotacji zapasów!

Czego dowiesz się z tego artykułu?

• Wskaźnik rotacji zapasów określa, jak długo dostarczone do magazynu towary w nim pozostają. Przeczytaj, czym jest wskaźnik rotacji zapasów.
• Zarówno wzrost, jak i spadek wskaźnika rotacji nie musi być pozytywnym sygnałem dla firmy. Trzeba go bacznie obserwować.
• Aby zoptymalizować wskaźnik cyklu zapasów i wskaźnik rotacji, warto sięgnąć po profesjonalne oprogramowaniem ERP z modułami WMS. Firmom produkcyjnym przyda się też moduł MRP.

Czym jest wskaźnik obrotowości zapasów?

Pojęcie rotacji zapasów (ang. Inventory Turnover Ratio) jest używane na określenie drogi, jaką pokonują produkty od momentu dostarczenia ich do magazynu, aż do finalnej sprzedaży na rzecz klienta. Zatem sam wskaźnik obrotowości zapasów to nic innego, jak zdefiniowanie płynności “przechodzenia” towarów przez magazyn w tym samym przedziale czasowym.

Wysoka rotacja zapasów magazynowych oznacza, że firma szybko sprzedaje magazynowane wyroby, co stanowi przesłankę do przyjęcia, że może pochwalić się wysoką płynnością finansową. Oczywiście nie zawsze musi tak być. W biznesie często stosuje się faktury z odroczonymi terminami płatności, więc bywa tak, że przedsiębiorstwo upłynniło towary, ale nie otrzymało jeszcze za nie pieniędzy. Dysponuje jedynie wierzytelnością.

Jednocześnie warto pamiętać, aby nie utożsamiać cyklu rotacji zapasami ze wskaźnikiem rotacji zapasów. Wskaźnik rotacji zapasów określa, ile razy w danym okresie firma sprzedała zapasy, a następnie odtworzyła je. Z kolei cykl rotacji zapasów definiuje liczbę dni, jaka jest niezbędna, aby zapasy zostały sprzedane. Można powiedzieć, że to dwa, różne ujęcia tego samego tematu, które są ściśle ze sobą powiązane.

Niezależnie od tego, czy rotacja produktów jest oceniana w dniach, czy w „razach na rok”, wskaźnik obrotu zapasami daje odpowiedź na pytanie o efektywność procesów magazynowych. Dla osób odpowiedzialnych za podejmowanie decyzji biznesowych to wartościowe dane, które sugerują, że pora przyjrzeć się nieefektywnemu składowaniu produktów, poszukać nowych rynków zbytu, poszerzyć portfolio produktów dostępnych w ofercie albo zainwestować w nowocześniejszą infrastrukturę i podnieść moce przerobowe.

Jak obliczyć wartość wskaźnika rotacji zapasów? Wzór

Obrót zapasami wylicza się za pomocą prostego wzoru, dzieląc całkowity przychód ze sprzedaży w danym roku przez średnią wartość zapasów składowanych w tym samym okresie.

Jeśli więc produkt generuje przychód na poziomie 320 tysięcy złotych, a średnia wartość zapasów wyniosła 80 tysięcy złotych to wskaźnik rotacji będzie równy 4. Zasadnicze pytanie brzmi, czy jest to dużo, czy mało i co z tego wynika?

Czy istnieje dobry wskaźnik rotacji zapasów?

Trzeba zaznaczyć, że nie istnieje optymalny wskaźnik rotacji magazynu. W poszczególnych branżach może być on różny, a czynników wpływających na inventory turnover jest wiele, w tym:

• rodzaje sprzedawanych towarów,
• skala prowadzonej działalności,
• segmentacja klientów,
• sezonowość oferty.

W większości przypadków wartość wskaźnika inventory turnover będzie wynosiła między 5 a 10, a zapasy są restockowane średnio do 1-2 miesiące. Aby monitorować aktualne i średnie zapasy warto sięgnąć po nowoczesne oprogramowanie.

Na podstawie danych płynących z programu ERP można jednak ustalić, czy wyliczona wartość jest duża, czy mała w danym przypadku. Wybierając system ERP, bazuj na sprawdzonych produktach, jak system HermesSQL z modułem do obsługi magazynów i logistyki. Monitorując sygnały płynące z poszczególnych obszarów przedsiębiorstwa, można ocenić wskaźnik obrotu, ponieważ jest on wyliczany automatycznie.

Co oznacza niski wskaźnik rotacji zapasów?

Niski wskaźnik rotacji zapasów oznacza, że w magazynie przedsiębiorstwa zalegają towary, które niejako „zamrażają kapitał”. Jest to szczególnie niepożądane w firmach produkcyjnych, gdzie środki uzyskane ze sprzedaży często służą modernizacji linii produkcyjnych i poprawie mocy przerobowych. Można powiedzieć, że firma wydała pieniądze na towar, który magazynuje, ale jego wartość się nie zwraca.

Słaba rotacja towaru ma również drugą wadę i jest nią obniżenie płynności finansowej przedsiębiorstwa. W skrajnych przypadkach może to prowadzić nawet do kłopotów z wypłacalnością. W końcu podwykonawcy i pracownicy chcą zobaczyć pieniądze, a nie towar.

To jeszcze nie wszystko, ponieważ wzrost ilości magazynowanych towarów prowadzi do większych kosztów magazynowania. Z biegiem czasu może się okazać, że dostępna poprzednio przestrzeń magazynowa nie wystarcza i pora poszukać czegoś większego. Często też zapas produktów musi zostać ubezpieczony, a polisa ubezpieczeniowa to kolejne wydatki. W efekcie koszt własny sprzedaży zaczyna rosnąć, a rentowność maleje.

Należy także uważać na ryzyko związane z przeterminowaniem się składowanych produktów. Dotyczy to zwłaszcza żywności, pasz, czy roślin. Dla przedsiębiorstwa zepsucie się zapasów to wymierna i bolesna strata, ponieważ pieniądze zostały wydane na zakup asortymentu, którego nie można już sprzedać. Również branża odzieżowa dużo traci na spadku inventory turnover, ponieważ dzisiejsza moda za pół roku może już nie być aktualna.

Jak rozumieć wysoki wskaźnik rotacji zapasów?

Czy w takim razie szybkość obrotu zapasami powinna być jak największa? Na pierwszy rzut oka może wydawać się, że tak, ponieważ szybkie upłynnianie zapasów w magazynie oznacza:

• dostęp do gotówki ze sprzedaży i możliwość inwestowania środków,
• niższe koszty magazynowania i ubezpieczania towarów,
• brak ryzyka zepsucia się zapasów i problemu, co zrobić z towarem przestarzałym.

Zbyt szybki wzrost wskaźnika może być jednak niepożądany. Jeśli magazyny szybko pustoszeją, ponowne zaopatrzenie ich w towar może być trudne, a popyt i podaż się rozmijają. Czasami wystarczy krótka awaria linii produkcyjnej lub problemy z logistyką, jak miało to miejsce w pandemii Covid, aby przy wysokiej rotacji magazyn świecił pustkami. Wtedy klienci nie otrzymują towarów na czas, na czym cierpi renoma przedsiębiorstwa.

Zachowanie balansu kluczem do sukcesu?

Świadome planowanie procesów magazynowych powinno docelowo prowadzić do sytuacji, kiedy wskaźnik inventory turnover utrzymuje się na względnie stałym poziomie. Zarówno przy niskiej rotacji, jak i wysokiej mogą pojawiać się problemy. Ten balans utrzymuje się przez efektywne zarządzanie zapasami, ich przemyślaną segregację, picking, i wysyłkę. Duże znaczenie ma układ magazynu. Dobry przykład działań magazynowych stanowi firma Amazon. W jej magazynach najlepiej sprzedające się towary znajdują się praktycznie w każdej alejce. Dzięki temu w trakcie założonego okresu można zrealizować maksimum zamówień bez zbędnych przestojów.

Dlaczego wskaźnik zaangażowania zapasów maleje?

Niekiedy dochodzi do sytuacji, kiedy wskaźnik rotacji zapasów w dniach zaczyna spadać. Może to oznaczać, że sprzedawane produkty stały się już niemodne lub z innych przyczyn nieatrakcyjne dla odbiorców. Jeszcze inną przyczyną spadku wskaźnika rotacji jest nieoptymalne rozmieszczenie poszczególnych stref w magazynie. Pamiętaj, że im dłuższą drogę muszą pokonać pracownicy odpowiedzialni za czynności magazynowe, tym cały proces kompletowania zamówienia i wyjścia towarów z magazynu będzie trwał dłużej.

Czasami też firma produkcyjna zakupi zbyt duże ilości surowca, którego nie jest w stanie przerobić w odpowiednio krótkim czasie. To problem wielu przedsiębiorstw, które tworzą nierealistyczne plany produkcyjne, nie korzystając z oprogramowania ERP wyposażonego w moduł MRP do planowania produkcji. Wykorzystując ERP firmy Humansoft:

• stworzysz precyzyjne plany produkcyjne i kalkulacje,
• opracujesz BOM-y dla poszczególnych wyrobów,
• obliczysz zapotrzebowanie, uwzględniając przyjęte zamówienia klientów i zaplanowane zlecenia produkcyjne, tworząc spójny „łańcuch dostaw”,
• przeprowadzisz harmonogramowanie operacji z wykresem Gantta.

Wyliczenie, ile dokładnie materiału potrzeba do wyprodukowania zamówionej liczby sztuk towaru pozwala zachować płynność w przepływie zapasów i uwzględnić realne moce przerobowe przedsiębiorstwa. Duże znaczenie ma też możliwość współpracy z firmami kurierskimi i obsługa zadań związanych z logistyką, jak rezerwacje towaru, czy zamówienia bezpośrednio u dostawców.

Narzędzia do kontroli współczynnika rotacji zapasów

Jeśli szukasz nowoczesnych narzędzi, które pomogą utrzymać stan zapasów na optymalnym poziomie, rozważ wdrożenie oprogramowania ERP. Program HermesSQL potrafi na bieżąco analizować wskaźnik rotacji i zalegania towarów. Dysponując tymi informacjami, można projektować strategie sprzedażowe ukierunkowanie na pozbycie się towarów, które nie chcą się sprzedawać.

Skontaktuj się z nami i sprawdź, jak nasz system może Ci pomóc!