Wdrożenie systemu ERP – w którym momencie najlepiej to zrobić?

W momencie pojawienia się idei wdrożenia systemu ERP, w firmie padają ważne pytanie. Zaczyna się od tego, czy oprogramowanie ERP jest w ogóle potrzebne.

Kolejny przedmiot dywagacji to koszt wdrożenia takiego programu. Gdy już firma przebrnie przez fazę wyboru odpowiedniego dostawcy i samego systemu, pojawia się ostatnie pytanie. Kiedy najlepiej wdrożyć do naszej firmy system ERP?

Przede wszystkim, należy sobie odpowiedzieć na kilka ważnych pytań. Pomagają one zdefiniować, czy Twojej firmie naprawdę jest potrzebne oprogramowanie ERP.

• Po pierwsze: Czy Twoja produkcja jest odpowiednio zoptymalizowana i pracuje wydajnie?
• Po drugie: Czy ufasz, że stany zapasów i magazynów są w 100% poprawne?
• Po trzecie: Czy masz łatwy dostęp do wszystkich danych, czy pracownicy również mają takie dostępy?
• Po czwarte: Czy Twoja firma jest konkurencyjna na rynku, a Ty myślisz przyszłościowo?

Jeśli przy odpowiedzi na którekolwiek z tych pytań się zawahałeś, odpowiedź jest prosta. Twoja firma potrzebuje systemu ERP, w mniejszym lub większym stopniu.

Przed wdrożeniem systemu ERP – wymówki i zastrzeżenia

Przed podjęciem decyzji o wdrożeniu systemu ERP, większość przedsiębiorstw zmaga się z wątpliwościami. Wiąże się to z kosztem całego procesu, potencjalnymi ryzykami i nie do końca jeszcze wykształconą świadomością korzyści informatyzacji działalności.

Najczęściej spotykanymi opóźnienia wdrożenia ERP są podyktowane „racjonalizacją” całego procesu. Jest to jednak z reguły niepotrzebne przeciąganie całej decyzji wynikające z wyszukiwania korzyści z odwlekania. Czemu wprowadzać teraz, poczekajmy do zakończenia roku fiskalnego. Nowy budżet, nowe możliwości, zamknięte operacje z tego roku. To jedna z najczęściej używanych wymówek.

Zdarza się również, że firmy opóźniają zakup i wdrożenie oprogramowania ERP z powodu natężenia pracy. Oczywiście, w czasie gdy produkcja lub działalność operacyjna jest zintensyfikowana, a terminy gonią, wprowadzenie ERP może być kłopotliwe. Jednakże podejście polegające na nieskończonym czekaniu na luźniejszy okres w produkcji jest błędne – tym sposobem możemy opóźniać w nieskończoność wprowadzenie kluczowych zmian.

Popularne jest również opóźnianie ze względu na rekrutację. Wprowadźmy system ERP po zakończeniu procesu rekrutacji, aby wszyscy pracownicy byli zaznajomieni z oprogramowaniem już od momentu jego wdrażania. Można to też utożsamić z wymówką pod tytułem „może wprowadzimy po wakacjach?”. Skoro rozpoczyna się sezon urlopowy, to spora część pracowników nie będzie w stanie na bieżąco zaznajomić się z wprowadzanym programem do zarządzania produkcją.

Jeśli jednak chcesz dobrze podejść do tematu wdrożenia, musisz zrozumieć jedno – nie ma idealnego momentu. Najlepiej jest zacząć implementować system ERP jak najszybciej. Jednak by to zrobić, trzeba siebie oraz firmę przygotować do tego procesu.

Wdrożenie systemu ERP – jak się do niego przygotować?

Pytanie jest zarówno ogólne, jak i szczegółowe. Istnieje kilka zasad, które możesz poradzić każdej firmie. Są one ogólne i sprawdzą się w każdej sytuacji, natomiast przygotowanie do wdrożenia powinno również uwzględniać szczegółową sytuację firmy. Jeśli jednak szukasz ogólnych rad, jak przygotować się do zaimplementowania programu ERP, oto one:

1. Ustal zakres działania projektu ERP
   To kluczowy krok w celu skutecznego wprowadzenia programu do zarządzania produkcją. Tak zwany „project scope” to ustalenie konkretnych celów wprowadzenia systemu ERP i dostosowania jego funkcji do nich. Jeśli chcesz działać międzynarodowo i pracować z kontrahentami z całego świata, pomyśl o tym przy ustalaniu zakresu programu ERP. Późniejsze zmiany i rozszerzanie funkcji systemu jest kosztowne i czasochłonne.
2. Wskaż najważniejsze obszary wymagające wsparcia ERP
   Strategia to słowo-klucz we wdrażaniu programów ERP. Zastanów się, który z działów Twojej firmy najbardziej wymaga optymalizacji. Taki, który po wdrożeniu systemu ERP zyskałby najwięcej, albo ten najbardziej kluczowy dla istoty Twojej działalności. Produktem optymalizacji w takim obszarze może być zwiększenie mocy produkcyjnej, redukcja kosztów, oszczędność czasu albo zmniejszenie zużycia maszyn.
3. Określ wskaźniki sukcesu ERP, które możesz zmierzyć.
   Jak najlepiej sprawdzić, czy program ERP spełnia swoją funkcję? Liczbami. Jeszcze przed wdrożeniem systemu do zarządzania, wyznacz w swojej firmie cele, które możesz zmierzyć. Może to być na przykład miesięczny koszt utrzymania maszyny produkcyjnej albo liczba produktów ubocznych powstała przy produkcji. To zależy już od samej firmy, ale mierzalny wskaźnik pomaga określić, jak działa system ERP.
4. Wyznacz budżet i dostawcę systemu ERP.
   Zakup oraz implementacja oprogramowania ERP jest kosztowna. Ponadto, wdrażając dany system, wiążesz się z nim i jego dostawcą na lata. Zanim zdecydujesz się na konkretny program, ustal swój budżet na zakup oraz późniejszą konserwację systemu – aktualizacje, zmiany, rozszerzanie funkcji. Sprawdź też, jak może przebiegać współpraca z dostawcą takiego oprogramowania.

To tylko garść ogólnych wskazówek dla wszystkich przedsiębiorstw. Pamiętaj, że system ERP w każdej jednostce może działać inaczej, a każda firma może potrzebować innych jego funkcji w różnych obszarach. Dlatego tak istotny jest wybór odpowiedniego dostawcy i oprogramowania.

Wdrożenie systemu ERP – samodzielne a zlecenie firmie

Po ustaleniu budżetu na oprogramowanie, a także przygotowaniu analizy pod kątem wdrożenia systemu ERP, przyszedł czas na zakup i wdrożenie. Pojawia się pytanie – można to zrobić samodzielnie, czy należy polegać na dostawcy albo innej firmie?

Decydując się na wdrożenie samodzielne, musisz spełniać kilka kluczowych kryteriów. Przede wszystkim, pracownicy powinni być doświadczeni i wykwalifikowani wystarczająco, by podołać wdrożeniu systemu ERP. Kupując sam system ERP, bez opcji wdrożenia, ryzykujesz.

Wdrażając samodzielnie oprogramowanie ERP, deklarujesz swoją wiedzę w zakresie IT oraz księgowości. Jeśli posiadasz wystarczające umiejętności, by skutecznie wdrożyć i modyfikować system ERP, możesz znacznie obniżyć koszty takiego procesu. Jeśli jednak coś pójdzie nie tak, ryzykujesz znacznym zwiększeniem tych kosztów.

Popularniejszym rozwiązaniem jest jednak wybór dostawcy, który wdroży oprogramowanie do Twojej firmy. Na rynku dostępnych jest wiele firm, które prócz samego oprogramowania świadczą usługi wdrożeniowe – jak choćby Humansoft i ich program HermesSQL. Z czym wiąże się wdrożenie przez dostawcę? Przede wszystkim, nie musisz przejmować się instalacją oraz skonfigurowaniem systemu przy pierwszym uruchomieniu. Humansoft wprowadzi również wszystkie niezbędne dane startowe, a także testy zaprogramowanych dodatkowych rozwiązań.

Wybierając taki wariant, optymalnym kosztem zapewniasz swojej firmie regularne konsultacje po wdrożeniu. Pracownicy zostaną przeszkoleni z zakresu działania programu ERP. Ponadto, firma wdrażająca system zapewnia jego nieprzerwane działanie w ramach umowy serwisowej, oferując pomoc techniczną i merytoryczną.

Szukasz systemu ERP do swojej firmy? Chcesz poznać nasz program?