Wdrożenie etykiet GS1 w łańcuchu dostaw

W dzisiejszych realiach rynkowych firmy, które chcą zostać dostawcami dla przemysłu spożywczego lub dla sieci dystrybucji, muszą spełnić kilka wymagań. Jednym z nich jest konieczność stosowania etykiet logistycznych wg standardu GS1. Funkcje te realizują nowoczesne systemy ERP. Jednak wciąż wiele firm korzysta z systemów informatycznych, które nie wspierają rozbudowanych procesów logistycznych. Część tych przedsiębiorstw decyduje się więc na wymianę oprogramowania, czyli wdrożenie nowego systemu ERP,  który będzie realizował zakładane procesy oraz będzie podlegał ciągłemu rozwojowi także w obszarze logistyki.

Z podobnym problemem trafiła do nas spółka produkcyjna z branży spożywczej, która poszukiwała systemu informatycznego m.in.: wspierającego etykietowanie wyrobów za pomocą kodów wg standardu GS1. Będąc  dostawcą dla przemysłu spożywczego firma musiała posługiwać się etykietami GS1, które z punktu widzenia odbiorcy są kluczowe w procesie sprawnej realizacji dostaw i logistyki u dostawcy.

Informacje, w jaki sposób firma rozwiązała swój problem i o czym warto wiedzieć decydując się na wdrożenie w firmie etykiet logistycznych GS1, dowiecie się z niniejszego wpisu.

Stary model pracy

Do tej pory, do każdej partii produkcyjnej wyznaczony pracownik działu handlowego musiał przygotować zestaw etykiet, wykorzystując opracowane w arkuszu kalkulacyjnym szablony. Zawartość oraz ilość etykiet pracownik przygotowywał na podstawie specyfikacji zamówienia od odbiorcy. Dużym problemem była tu konieczność nadawania numeracji partii „awansem”. W sytuacji gdy następowała zmiana kolejności produkcji, etykiety należało wydrukować ponownie, aby zawierały aktualne dane. Ten sposób tworzenia etykiet stwarzał również szereg innych trudności, co spowalniało i wydłużało cały proces obsługi zamówień. Na przykład, przepisywanie danych z systemu do arkusza generowało częste pomyłki w danych i etykiety musiały być ponownie drukowane. Kolejny problem stanowiło tworzenie i drukowanie etykiet poza halą produkcyjną i konieczność angażowania w ten proces kilku osób w firmie, m.in. pracownika wprowadzającego zamówienie, osobę planującą produkcję, kierownika produkcji oraz operatora-wykonawcę. Była to zupełnie nieekonomiczna metoda działania. Poza tym, pracownik produkcji dysponował tylko jedną kopią etykiet. W przypadku utracenia etykiety musiał zgłosił się o kopię.

Jeszcze innym „wąskim gardłem” był tu obowiązek dopilnowania przez pracownika, aby ilość wyprodukowana pokrywała się z ilością zapisaną na etykiecie. W przypadku opakowań zmienno-wagowych jest to zadanie niezwykle trudne i skazane na pomyłki.

Wdrożenie nowych rozwiązań

W takiej sytuacji zarząd firmy zdecydował o wdrożeniu systemu informatycznego klasy ERP wraz z modułem zarządzanie produkcją. Jednym z głównych celów zastosowania nowego systemu było przede wszystkim wprowadzenie usprawnień w procesie rozliczania i etykietowania wyrobów.

Na produkcji wdrożono panele produkcyjne służące do rozliczania produkcji wraz z automatycznym wydrukiem etykiet jednostkowych oraz zbiorczych wg standardu GS1. Zaprojektowane zostały również zestawy szablonów do wydruku etykiet, które pobierają dane z konkretnego rozliczenia. To rozwiązało wiele dotychczasowych problemów firmy. Na przykład, w poprzednim modelu pracy, pracownik po spakowaniu wysyłki zobowiązany był dostarczyć do działu wysyłek informacje, na podstawie których kolejne osoby musiały przygotować komplet dokumentów wysyłkowych. Obecnie dokumenty są automatycznie tworzone na podstawie skanowania etykiet z dokumentów WZ. Dzięki temu zostały całkowicie wyeliminowane korekty sprzedaży z tytułu niezgodności dostaw.

Teraz również po wyprodukowaniu partii towarów na hali produkcyjnej towar zostaje od razu oklejony odpowiednimi etykietami. W efekcie skróciło to czas przygotowania towaru do transportu.

W wyniku usprawnienia procesu wydawania wyrobów, poprzez wprowadzenie skanowania etykiet i generowania kompletu dokumentów wydań, firma obniżyła także koszty pracownicze oraz ilość pomyłek.

O czym warto pamiętać

Przed wprowadzeniem etykiet logistycznych w firmie warto wiedzieć o kilku ważnych kwestiach związanych z ich wdrożeniem. W przytoczonym projekcie wdrożenia jednolitego etykietowania, kluczową rolę odegrało ustalenie z grupą głównych odbiorców jednego uniwersalnego szablonu etykiet w standardzie GS1. Dzięki temu proces tworzenia etykiet stał się łatwiejszy i przebiegł sprawniej.  Z uwagi na unikalność numeracji, ważne było także odpowiednie przeszkolenie pracowników odpowiedzialnych za etykietowanie, by wyeliminować pomyłki w etykietowaniu.

Już na etapie wdrożenia wskazane jest także opracowanie procedury ponownego wydruku etykiety w przypadku jej utracenia. Dobrym rozwiązaniem jest np. wprowadzenie systemu automatycznego oznaczenia w chwili konfekcji, ponieważ etykietowanie następuje bezpośrednio w chwili wyprodukowania.

W trakcie wdrożenia ujawnił się również inny ważny aspekt, o którym należy pamiętać. Był on związany z doborem odpowiedniego podłoża do druku etykiet i metody ich druku, w celu zapewnienia długiego czasu czytelności etykiet. Należało przy tym zwrócić uwagę na warunki  transportu i przechowywania, czyli przemieszczanie opakowania pomiędzy wilgotną halą produkcyjną a podręcznym magazynem surowców suchych. Na rynku dostępnych jest wiele materiałów eksploatacyjnych. Jednak to co jest tu istotne to przede wszystkim ustalenie oczekiwanego terminu „żywotności” etykiet po stronie odbiorcy. Określenie tych wymagań pozwoli zapewnić odbiorcy właściwą jakość etykiet.

Znaczącym elementem jest również zakup odpowiednich komputerów na hale produkcyjne, które muszą spełniać wymagania sanitarne branży spożywczej. W tym przypadku warto zastanowić się nad wszystkimi niezbędnymi urządzeniami peryferyjnymi typu: czytniki, a nawet klawiatury. Komputery przemysłowe, szczególnie dla branży spożywczej, ze względu na swoją budowę mogą posiadać ograniczoną liczbę portów zewnętrznych lub nie posiadać standardowych gniazd np. USB.

Z uwagi na fakt, iż etykieta może zawierać numer oryginalny zamówienia dostawcy oraz kody dostawcy istotne jest także, aby wszystkie działy odpowiedzialne za realizację zamówień uzupełniały w systemie ERP niezbędne informacje. Często dane zawarte na etykiecie są wykorzystywane w elektronicznej wymianie danych EDI.  Posiadanie ich daje w przyszłości możliwość łatwiejszego przejścia na EDI.

Patrząc na kwestie związane z wdrożeniem etykiet ważne jest uzmysłowienie sobie, że stajemy się jednym z ogniw globalnego „łańcucha dostaw”. Nasze informacje służą innym do procesu identyfikacji i lokalizacji danej partii, w celu szybkiego wycofania z rynku wadliwego asortymentu.

W dobie automatycznych magazynów, które coraz częściej występują u dystrybutorów, w przypadku asortymentu zawierającego błędne etykiety, istnieje wysokie ryzyko odrzucenia całej dostawy. Dla dostawcy wiąże się to z wieloma kosztami m.in.: transportu czy ewentualnie utylizacji asortymentu z krótkimi terminami ważności.  Pamiętajmy też, że dostawa z poprawną etykietą naklejona niedokładnie w miejscu ustalonym, jest również odrzucana przez odbiorcę.

Dlatego dobrze przeprowadzony proces wdrożenia etykiet GS1 pozwoli uniknąć niechcianych sytuacji. W krótkim czasie przyniesie firmie także wiele korzyści biznesowych, jak oszczędności związane z kosztami i czasem pracy, ale również ułatwi jej rozwój i podjęcie współpracy z dużymi sieciami dystrybucji.

Szukasz systemu ERP do swojej firmy? Chcesz poznać nasz program?