Nowe przepisy dot. prowadzenia dokumentacji pracowniczej

W Dzienniku Ustaw została opublikowana nowelizacja rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej. Zmiany obejmują temat przeprowadzania kontroli trzeźwości pracowników oraz wprowadzenia informacji o pracy zdalnej.

Wprowadzone zmiany są wynikiem uchwalonej przez Sejm RP 1 grudnia 2022 r. nowelizacji kodeksu wprowadzającej pracę zdalną oraz przepisy o „prewencyjnej kontroli trzeźwości pracowników lub kontroli pracowników na obecność w ich organizmach środków działających podobnie do alkoholu, gdy jest to niezbędne dla zapewnienia ochrony życia i zdrowia pracowników lub innych osób lub ochrony mienia”.

Informacja o podleganiu ewentualnej kontroli trzeźwości

Nowelizacja Kodeksu pracy nakłada na pracodawcę obowiązek poinformowania nowozatrudnionego pracownika o możliwości przeprowadzenia kontroli trzeźwości. Informacje te pracodawca ma przekazać pracownikowi w postaci papierowej lub elektronicznej.

Zmiany w części B akt osobowych

W części B akt osobowych pracownika przechowywane są oświadczenia i dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia. Nowymi dokumentami przechowywanymi w tej części będą:

• kontrola trzeźwości – potwierdzenia poinformowania pracownika o:
  • kontroli trzeźwości pracowników
  • kontroli na obecność w ich organizmach środków działających podobnie do alkoholu
  • grupie lub grupach pracowników objętych taką kontrolą
  • sposobie przeprowadzania kontroli
• praca zdalna – dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie zdalnej, w tym oświadczenia o zapoznaniu się z:
  • przygotowaną przez pracodawcę oceną ryzyka zawodowego
  • informacją zawierającą zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej

Nowość – część E w aktach osobowych

W części E znajdować się będą dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu. Informacje te będą zawierać dane o wyniku oraz o dacie, godzinie i minucie badania. Dokumenty w części E akt osobowych będą informacjami o:

• kontrolach trzeźwości pracownika przeprowadzonych przez pracodawcę
• badaniach stanu trzeźwości pracownika przeprowadzonego przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego
• kontrolach pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu
• badaniach pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu przeprowadzonego przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego

W przypadku niewykrycia obecności alkoholu czy środków działających podobnie do alkoholu w organizmie pracownika, nie ma potrzeby na przechowywania w/w dokumentów, gdyż nie wiąże się to z żadnymi negatywnymi konsekwencjami oraz nie dokumentuje żadnego naruszenia obowiązków przez pracownika.

Pracodawca będzie przechowywać informacje w części E akt osobowych pracownika, przez okres nieprzekraczający roku od kontroli.

Badanie stanu trzeźwości niedopuszczonego do pracy pracownika przeprowadzać będzie uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego, przy użyciu metod niewymagających badania laboratoryjnego lub zleci badania krwi. Organ przeprowadzający badanie przekaże dokument o wyniku badania w formie pisemnej zarówno pracodawcy i badanemu pracownikowi. Informacja ta powinna zawierać: imię i nazwisko osoby badanej, jej numer PESEL, a w przypadku jego braku – serię i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość, datę, godzinę oraz minutę przeprowadzonego badania, a także jego wynik.