30 lat na rynku
13 wrze┼Ťnia 2022
Łatwe raportowanie. 3 kroki do silniejszej strategii KPI
Strona główna Blog Łatwe raportowanie. 3 kroki do silniejszej strategii KPI
13 wrze┼Ťnia 2022

Łatwe raportowanie. 3 kroki do silniejszej strategii KPI

KPI czy zbyt du┼╝o informacji: Czy toniesz w niepotrzebnych analizach?

Ka┼╝dy lider biznesowy zdaje sobie spraw─Ö z tego, jak wa┼╝ne jest posiadanie strategicznych wska┼║nik├│w KPI, kt├│re mierz─ů realizacj─Ö cel├│w i zada┼ä. Z biegiem lat, standardy bran┼╝owe, takie jak kryteria SMARTER i Strategia Zr├│wnowa┼╝onej Karty Wynik├│w pomaga┼éy liderom i zespo┼éom w opracowywaniu wska┼║nik├│w KPI.

Obecnie zdecydowana wi─Ökszo┼Ť─ç przedsi─Öbiorstw polega na KPI, aby ┼Ťledzi─ç post─Öpy i podejmowa─ç decyzje. Ale teraz, kiedy firmy maj─ů dost─Öp do ogromnych ilo┼Ťci danych, pojawi┼é si─Ö nowy problem: przeci─ů┼╝enie KPI. ┼üatwiej ni┼╝ kiedykolwiek mo┼╝na wpa┼Ť─ç w pu┼éapk─Ö mierzenia dla samego mierzenia. Mened┼╝erowie na ca┼éym ┼Ťwiecie dowiaduj─ů si─Ö, ┼╝e to ┼╝e mog─ů co┼Ť zmierzy─ç, nie oznacza, ┼╝e powinni. Wniosek jest taki, ┼╝e ┼Ťledzenie i raportowanie KPI wymaga pracy ÔÇô a je┼Ťli Twoje wska┼║niki KPI nie prowadz─ů do lepszych wynik├│w, nie s┼éu┼╝─ů Twojej firmie.

Przeci─ů┼╝enie KPI nie jest jedynym wyzwaniem w budowaniu w┼éa┼Ťciwej strategii KPI. Wsp├│┼éczesne firmy zmagaj─ů si─Ö z dwoma innymi kluczowymi elementami. Po pierwsze, nie ma jasno┼Ťci co do tego, kt├│re wska┼║niki to lagging KPI, a kt├│re leading KPI i gdzie ka┼╝de z nich nale┼╝y stosowa─ç. A po drugie, nawet je┼Ťli organizacje wiedz─ů, jak kluczowe dla ich przewagi konkurencyjnej s─ů dane, wiele z nich nie po┼Ťwi─Öca wystarczaj─ůco du┼╝o czasu i energii na rozwijanie umiej─Ötno┼Ťci korzystania z danych. Nic dziwnego, ┼╝e trudno jest stworzy─ç kultur─Ö opart─ů na KPI, kiedy Twoi pracownicy nie rozumiej─ů w pe┼éni swoich wska┼║nik├│w KPI.

 

1 krok – Wybierz w┼éa┼Ťciwe wska┼║niki KPI

Zrozum r├│┼╝nice mi─Ödzy wska┼║nikami lagging i leading.

Kiedy leading i lagging KPI s─ů w┼éa┼Ťciwie rozumiane, zapewniaj─ů unikalny wgl─ůd w to, dok─ůd zmierza organizacja. R├│┼╝nice mi─Ödzy leading i lagging KPI zgodnie z opisem najlepszych praktyk dotycz─ůcych utrzymania i niezawodno┼Ťci s─ů nast─Öpuj─ůce:

  • Leading KPI mierz─ů wydajno┼Ť─ç, zanim wynik biznesowy lub proces zacznie pod─ů┼╝a─ç za okre┼Ťlonym wzorcem lub trendem. Leading KPI s─ů wykorzystywane do przewidywania zmian lub trend├│w, a tak┼╝e do wybiegania w przysz┼éo┼Ť─ç i pomocy w zarz─ůdzaniu wydajno┼Ťci─ů systemu lub procesu.
  • Lagging KPI mierz─ů wydajno┼Ť─ç po tym, jak firma lub proces pod─ů┼╝a za wzorcem lub trendem i s─ů wykorzystywane do potwierdzania trend├│w d┼éugoterminowych. Lagging KPI s┼éu┼╝─ů do okre┼Ťlenia, jak dobrze zarz─ůdzano procesem lub systemem.

Nie wszystkie wska┼║niki s─ů sobie r├│wne. Zanim zrewidujesz swoj─ů strategi─Ö KPI, upewnij si─Ö, ┼╝e rozumiesz r├│┼╝nic─Ö mi─Ödzy wska┼║nikami lagging a leading, i wiesz, gdzie stosowa─ç ka┼╝dy z nich i dlaczego oba nale┼╝y monitorowa─ç.

Wska┼║niki lagging pozwalaj─ů uchwyci─ç wynik. Pokazuj─ů go w perspektywie czasu ÔÇô np. ca┼ékowita sprzeda┼╝ w ostatnim kwartale. S─ů one ┼éatwe do zmierzenia i daj─ů szybk─ů odpowied┼║ na pytanie, czy uda┼éo si─Ö osi─ůgn─ů─ç cele. Mened┼╝erowie wy┼╝szego szczebla cz─Östo u┼╝ywaj─ů wska┼║nik├│w lagging jako punktu odniesienia do wyznaczania ambitnych cel├│w; na przyk┼éad, mog─ů spojrze─ç na sprzeda┼╝ w ostatnim kwartale i postanowi─ç podwoi─ç sprzeda┼╝ w nast─Öpnym. Ostatecznym wska┼║nikiem lagging jest roczny przych├│d lub zysk.

Popularne wska┼║niki lagging:

  • ┼ü─ůczna sprzeda┼╝ od rozpocz─Öcia promocji
  • Zmiana w darowiznach mi─Ödzy kwarta┼éami
  • Nowi subskrybenci w ci─ůgu ostatnich 30 dni

Wska┼║niki leading ┬árejestruj─ů dane wej┼Ťciowe.

Wska┼║niki leading wychwytuj─ů dane, kt├│re maj─ů wp┼éyw na wynik, co czyni je przydatnymi do przewidywania lub prognozowania. Na przyk┼éad, je┼Ťli firma SaaS zaobserwuje gwa┼étowny spadek liczby pobra┼ä aplikacji (wska┼║nik leading), mo┼╝e przewidzie─ç spadek sprzeda┼╝y kwartalnej (wska┼║nik lagging). A je┼Ťli firma u┼╝ywa pobra┼ä aplikacji jako KPI, mo┼╝e natychmiast zauwa┼╝y─ç ten trend i powiadomi─ç odpowiedni zesp├│┼é, aby si─Ö temu przyjrza┼é. Wska┼║niki leading maj─ů zwykle charakter bardziej operacyjny, co sprawia, ┼╝e s─ů trudniejsze do zmierzenia, ale ┼éatwiej na nie wp┼éywa─ç.

Popularne wska┼║niki leading:

  • Wzrost ruchu na stronie internetowej
  • Zmiana w pobraniach aplikacji
  • Wzrost zg┼éosze┼ä do dzia┼éu pomocy technicznej

Najszybszy spos├│b na rozr├│┼╝nienie mi─Ödzy wska┼║nikami lagging i leading:

  • Pierwszy z nich pokazuje, jak Ci posz┼éo.
  • Drugi pokazuje, jak Ci idzie.
Wybierz w┼éa┼Ťciwe wska┼║niki dla metryk KPI

Wska┼║niki lagging i leading nie s─ů zawieszone w pr├│┼╝ni. W rzeczywisto┼Ťci zwi─ůzek mi─Ödzy nimi jest kluczowy. Wska┼║niki lagging m├│wi─ů, jak sobie radzimy, ale nie m├│wi─ů, co nale┼╝y zmieni─ç, aby by┼éo lepiej. Wska┼║niki leading mierz─ů czynniki, kt├│re maj─ů wp┼éyw na wyniki. Dzi─Öki ich ┼Ťledzeniu mo┼╝na podj─ů─ç dzia┼éania zmierzaj─ůce do poprawy sytuacji.

Zawsze, gdy istnieje silna korelacja pomi─Ödzy wybran─ů liczb─ů leading KPI a wi─Öksz─ů liczb─ů lagging, mo┼╝na zobaczy─ç, kt├│re leading KPI b─Öd─ů mia┼éy najwi─Ökszy wp┼éyw na lagging KPI. To jest w┼éa┼Ťnie inteligentna strategia KPI. Ale nie ka┼╝dy wska┼║nik lagging lub leading powinien by─ç wska┼║nikiem KPI. Jak wi─Öc dokona─ç w┼éa┼Ťciwego wyboru? Zacznij od tego, co chcesz osi─ůgn─ů─ç, a nast─Öpnie przeanalizuj to w odwrotn─ů stron─Ö.

Prowad┼║, dzi─Öki danym.

Typowym procesem tworzenia KPI ÔÇô zar├│wno lagging, jak i leading – jest ustalenie, co jest wa┼╝ne, a nast─Öpnie zmierzenie tego. Ale jak wida─ç na powy┼╝szym przyk┼éadzie SaaS, same dane mog─ů Ci powiedzie─ç, co jest wa┼╝ne.

Je┼Ťli zwr├│cisz uwag─Ö na wska┼║niki leading i zag┼é─Öbisz si─Ö, aby zrozumie─ç, co jest przyczyn─ů trend├│w, jeste┼Ť na dobrej drodze do ustanowienia inteligentnych wska┼║nik├│w KPI. Dlatego tak wa┼╝ne jest, aby mie─ç rozwi─ůzanie analityczne, kt├│re nie ogranicza mo┼╝liwo┼Ťci badania wska┼║nik├│w leading – a zamiast tego daje pe┼én─ů swobod─Ö nawigacji w danych i wok├│┼é nich.

2 krok – Stw├│rz kultur─Ö opart─ů na wska┼║nikach KPI

Zwi─Öksz umiej─Ötno┼Ť─ç korzystania z danych we wszystkich zespo┼éach.

Wyb├│r wi─Ökszej liczby strategicznych wska┼║nik├│w KPI to wa┼╝ny pierwszy krok. Ale przed wprowadzeniem nowych wska┼║nik├│w KPI, wa┼╝ne jest, aby sprawdzi─ç, jak zostan─ů one odebrane. Zadaj sobie pytanie: Czy wszyscy w Twojej organizacji zrozumiej─ů, co oznaczaj─ů Twoje KPI? Czy ka┼╝dy cz┼éonek zespo┼éu mo┼╝e podj─ů─ç odpowiednie dzia┼éania, aby poprawi─ç wyniki?

Istnieje du┼╝e prawdopodobie┼ästwo, ┼╝e odpowied┼║ brzmi nie ÔÇô i to jest normalne. W rzeczywisto┼Ťci tylko 24 proc. decydent├│w biznesowych jest przekonanych o swojej umiej─Ötno┼Ťci odczytywania danych, pracy z nimi, analizy i argumentacji. Dlatego w┼éa┼Ťnie zwi─Ökszenie umiej─Ötno┼Ťci korzystania z danych sta┼éo si─Ö priorytetem dla wielu lider├│w. Im lepiej ludzie rozumiej─ů, co oznaczaj─ů liczby, tym wi─Öksze b─Öd─ů ich mo┼╝liwo┼Ťci ÔÇô i motywacja ÔÇô do skupienia si─Ö na pracy, kt├│ra wywiera najwi─Ökszy wp┼éyw. R├│wnie┼╝ zaanga┼╝owanie kierownictwa jest kluczowe. Najlepszym sposobem na podkre┼Ťlenie znaczenia KPI jest odnoszenie si─Ö do KPI przez mened┼╝er├│w podczas spotka┼ä i ocena wynik├│w.

A jak mo┼╝esz zwi─Ökszy─ç znajomo┼Ť─ç danych, aby wesprze─ç swoj─ů strategi─Ö KPI?

1 . Stw├│rz zorganizowany program obejmuj─ůcy szkolenia. Kiedy ludzie rozumiej─ů, w jaki spos├│b ich praca wp┼éywa na priorytety organizacji, nadaje to sens ich pracy. Sprawia to te┼╝, ┼╝e czuj─ů si─Ö zaanga┼╝owani i wa┼╝ni, a nie proszeni o wykonanie kolejnego zadania, kt├│re dodatkowo obci─ů┼╝a ich prac─ů.

2 . Przypisanie odpowiedzialno┼Ťci w┼éa┼Ťciwym osobom. R├│┼╝ni interesariusze maj─ů r├│┼╝ne spojrzenie na Twoje KPI. Ka┼╝da osoba w zespole powinna zajmowa─ç si─Ö tymi KPI, kt├│re najbardziej odpowiadaj─ů jej wiedzy, umiej─Ötno┼Ťciom i mo┼╝liwo┼Ťciom wp┼éywania na wyniki. A kiedy ju┼╝ okre┼Ťlisz zale┼╝no┼Ťci pomi─Ödzy leading KPI a r├│┼╝nymi hierarchiami lagging KPI, mo┼╝na stworzy─ç grupy KPI odpowiednie dla ka┼╝dego poziomu organizacyjnego.

3 . Unikaj zb─Ödnego przerostu KPI. Rozwi─ůzanie BI powinno umo┼╝liwia─ç interesariuszom wg┼é─Öbianie si─Ö w ka┼╝dy dashboard, aby uzyska─ç dok┼éadniejszy wgl─ůd w liczby, kt├│re kryj─ů si─Ö za liczbami. W ten spos├│b mog─ů znale┼║─ç potrzebne informacje bez konieczno┼Ťci tworzenia kolejnych KPI. Na przyk┼éad, je┼Ťli jeden z produkt├│w osi─ůga gorsze wyniki, mened┼╝erowie mog─ů chcie─ç zag┼é─Öbi─ç si─Ö w zagregowane wyniki, aby dowiedzie─ç si─Ö, co dzieje si─Ö ze sprzeda┼╝─ů, obs┼éug─ů, kosztami i operacjami.

4 . Skorzystaj z technologii. W ostatnich latach platformy BI dokona┼éy ogromnego skoku, wykorzystuj─ůc innowacje, takie jak zapytania w j─Özyku naturalnym, rozszerzona analityka i machine learning. Pozwalaj─ů u┼╝ytkownikom dotrze─ç do informacji, kt├│rych ci w innym przypadku nie mogliby dostrzec. Je┼Ťli chcesz znale┼║─ç rozwi─ůzanie BI, szukaj takiego, kt├│re zosta┼éo zaprojektowane z my┼Ťl─ů o zwi─Ökszeniu umiej─Ötno┼Ťci korzystania z danych przez wszystkich cz┼éonk├│w zespo┼éu.

3 krok – Opracuj proces iteracji wska┼║nik├│w KPI

Raportuj, rozwijaj i udoskonalaj swoje wska┼║niki KPI zgodnie z harmonogramem.

Wska┼║niki KPI, jak wszystko inne w biznesie, podlegaj─ů zmianom. Z czasem Twoi klienci b─Öd─ů zachowywa─ç si─Ö inaczej. Twoje cele biznesowe b─Öd─ů ewoluowa─ç w odpowiedzi na rynek. Mo┼╝esz odkry─ç, ┼╝e dany wska┼║nik nie pomaga w osi─ůgni─Öciu celu lub ┼╝e prowadzi do niew┼éa┼Ťciwych dzia┼éa┼ä. Dlatego wa┼╝ne jest, aby ustanowi─ç formalny proces iteracji, aby monitorowa─ç, co dzia┼éa, a co nie.

Kiedy jest czas na zmian─Ö KPI?

Istnieje wiele powod├│w, aby zmieni─ç lub zast─ůpi─ç KPI ÔÇô jednym z nich jest osi─ůgni─Öcie sukcesu. Na przyk┼éad, je┼╝eli jeste┼Ť mened┼╝erem sprzeda┼╝y, kt├│rego g┼é├│wnym KPI jest ca┼ékowita sprzeda┼╝ przypadaj─ůca na jednego przedstawiciela handlowego. Co si─Ö stanie, gdy twoi przedstawiciele stan─ů na wysoko┼Ťci zadania i wszyscy zaczn─ů osi─ůga─ç wyniki powy┼╝ej celu? By─ç mo┼╝e b─Ödziesz musia┼é wyznaczy─ç wy┼╝sze cele. Mo┼╝esz te┼╝ zmieni─ç sw├│j KPI na wska┼║nik efektywno┼Ťci, taki jak Customer Lifetime Value (CLV) czyli d┼éugookresowa warto┼Ť─ç klienta.

Proces iteracji KPI.

Post─Öpuj zgodnie z poni┼╝szymi krokami, aby utrzyma─ç swoje wska┼║niki KPI na w┼éa┼Ťciwym torze: w zgodzie ze zmianami na rynku, w bran┼╝y i w zakresie potrzeb klient├│w.

1. Zaplanuj raporty w powtarzaj─ůcym si─Ö cyklu.

Zbierz interesariuszy w celu przegl─ůdu danych KPI wed┼éug harmonogramu, kt├│ry jest zaplanowany zgodnie z naturalnym rytmem dzia┼éalno┼Ťci firmy. Na przyk┼éad, przedsi─Öbiorstwa telekomunikacyjne wystawiaj─ůce rachunki co miesi─ůc, mog─ů ustali─ç comiesi─Öczne spotkania. Firmy programistyczne zwykle publikuj─ů produkty i dane finansowe raz na kwarta┼é, wi─Öc spotkania kwartalne mog─ů by─ç dla nich bardziej odpowiednie.

2. Zadawaj w┼éa┼Ťciwe pytania.

  • Czy wida─ç jakie┼Ť trendy lub znacz─ůce zmiany w stosunku do poprzedniego kwarta┼éu?
  • Czy kt├│ry┼Ť z Twoich KPI osi─ůga s┼éabsze wyniki?
  • Czy Twoje leading KPI odpowiednio informuj─ů o Twoich lagging KPI?
  • Czy w┼éa┼Ťciwe osoby s─ů odpowiedzialne za w┼éa┼Ťciwe KPI?
  • Czy jakie┼Ť cele uleg┼éy zmianie?

3. Zaktualizuj swoje KPI i upublicznij wszystkie zmiany.

  • Na podstawie zebranych powy┼╝ej informacji zrewiduj lub wymy┼Ťl na nowo KPI, je┼Ťli to konieczne.
  • Ustal jasno kolejne kroki, aby po┼é─ůczy─ç wgl─ůd w KPI z dzia┼éaniem.
  • Poinformuj wszystkich interesariuszy o wszystkich aktualizacjach.

Wykorzystanie wska┼║nik├│w KPI do osi─ůgni─Öcia pozycji lidera na rynku i w bran┼╝y.

Nie jest tajemnic─ů, ┼╝e w erze cyfrowej firmy musz─ů wykorzystywa─ç dane w celu uzyskania wszelkich mo┼╝liwych korzy┼Ťci. Raportowanie KPI to wa┼╝ne narz─Ödzie w skrzynce z danymi, kt├│re pomaga w podej┼Ťciu do wykorzystywania danych do liderowania.

W┼éa┼Ťciwa strategia KPI obejmuje nie tylko wyb├│r najbardziej odpowiednich wska┼║nik├│w, ale tak┼╝e ┼Ťledzenie post─Öp├│w w ich realizacji; zarz─ůdzanie zespo┼éem w taki spos├│b, aby dzia┼éanie na w┼éa┼Ťciwych wska┼║nikach KPI we w┼éa┼Ťciwym czasie sta┼éo si─Ö cz─Ö┼Ťci─ů kultury organizacyjnej firmy. Istotn─ů cz─Ö┼Ťci─ů strategii powinno by─ç te┼╝ ci─ůg┼ée udoskonalanie wska┼║nik├│w KPI, tak aby zawsze s┼éu┼╝y┼éy biznesowi.

Je┼Ťli b─Ödziesz post─Öpowa─ç zgodnie z opisanymi powy┼╝ej procesami, b─Ödziesz mie─ç mniejsz─ů liczb─Ö KPI do monitorowania, ale b─Öd─ů one efektywniejsze ÔÇô oznacza to, ┼╝e mo┼╝esz skupi─ç si─Ö na tym, co naprawd─Ö si─Ö liczy.

Nie musisz tego robi─ç sam.

Posiadanie odpowiedniego rozwi─ůzania analitycznego robi r├│┼╝nic─Ö. Qlik zosta┼é stworzony, aby umo┼╝liwi─ç przedsi─Öbiorstwom znacznie szybsze, ┼éatwiejsze i ci─ůg┼ée ustanawianie skutecznych wska┼║nik├│w KPI ÔÇô w tym pomoc w budowaniu kultury opartej na wska┼║nikach KPI poprzez wspieranie umiej─Ötno┼Ťci korzystania z danych. Platforma Qlik daje ka┼╝demu w Twojej organizacji, bez wzgl─Ödu na poziom umiej─Ötno┼Ťci, mo┼╝liwo┼Ť─ç na:

  • Uzyskiwanie dost─Öpu do informacji w czasie zbli┼╝onym do rzeczywistego oraz korygowanie i lub sta┼ée ich ulepszanie
  • Przegl─ůdanie wszystkich swoich danych w dowolnym kierunku, w tym przestawianie si─Ö na inne obszary
  • Pog┼é─Öbianie spostrze┼╝e┼ä i zwi─Ökszanie zrozumienia dla danych z pomoc─ů analityki rozszerzonej.

Jeste┼Ť ciekaw wszystkich sposob├│w wykorzystania platformy Qlik do wsparcia silniejszej, inteligentniejszej i wydajniejszej strategii KPI? Jeste┼Ťmy gotowi Ci w tym pom├│c!

Źródło: Qlik.com

Szukasz systemu BI dla swojej firmy? Zapro┼Ť nas na prezentacj─Ö platformy BI Qlik!

zdj─Öcie Ewa Rut-Skrzypczak
Opracowanie
Ewa Rut-Skrzypczak

Dyrektor Dzia┼éu Business Intelligence oraz Cz┼éonek Zarz─ůdu w firmie Humansoft.

Od ponad 20 lat zwi─ůzana zawodowo z bran┼╝─ů IT. Posiada 12-letnie do┼Ťwiadczenie w obszarze Business Intelligence. Koordynator wielu kompleksowych projekt├│w wdro┼╝eniowych system├│w Business Intelligence dla firm z bran┼╝y FMCG oraz sektora energetycznego, petrochemicznego i finansowego. Prelegentka i autorka wielu wyst─ůpie┼ä i publikacji na temat Business Intelligence.

Zobacz wszystkie wpisy autora
Przeczytaj tak┼╝e
05 lipca 2022
Qlik dwunasty raz liderem według Raportu Gartner Magic Quadrant 2022
Zobacz wi─Öcej
01 sierpnia 2022
Jak efektywnie analizowa─ç wyniki sprzeda┼╝y?
Zobacz wi─Öcej
11 lipca 2022
7 sposob├│w na przyspieszenie wgl─ůdu w informacje biznesowe
Zobacz wi─Öcej