Łatwe raportowanie. 3 kroki do silniejszej strategii KPI

KPI czy zbyt dużo informacji: Czy toniesz w niepotrzebnych analizach?

Każdy lider biznesowy zdaje sobie sprawę z tego, jak ważne jest posiadanie strategicznych wskaźników KPI, które mierzą realizację celów i zadań. Z biegiem lat, standardy branżowe, takie jak kryteria SMARTER i Strategia Zrównoważonej Karty Wyników pomagały liderom i zespołom w opracowywaniu wskaźników KPI.

Obecnie zdecydowana większość przedsiębiorstw polega na KPI, aby śledzić postępy i podejmować decyzje. Ale teraz, kiedy firmy mają dostęp do ogromnych ilości danych, pojawił się nowy problem: przeciążenie KPI. Łatwiej niż kiedykolwiek można wpaść w pułapkę mierzenia dla samego mierzenia. Menedżerowie na całym świecie dowiadują się, że to że mogą coś zmierzyć, nie oznacza, że powinni. Wniosek jest taki, że śledzenie i raportowanie KPI wymaga pracy – a jeśli Twoje wskaźniki KPI nie prowadzą do lepszych wyników, nie służą Twojej firmie.

Przeciążenie KPI nie jest jedynym wyzwaniem w budowaniu właściwej strategii KPI. Współczesne firmy zmagają się z dwoma innymi kluczowymi elementami. Po pierwsze, nie ma jasności co do tego, które wskaźniki to lagging KPI, a które leading KPI i gdzie każde z nich należy stosować. A po drugie, nawet jeśli organizacje wiedzą, jak kluczowe dla ich przewagi konkurencyjnej są dane, wiele z nich nie poświęca wystarczająco dużo czasu i energii na rozwijanie umiejętności korzystania z danych. Nic dziwnego, że trudno jest stworzyć kulturę opartą na KPI, kiedy Twoi pracownicy nie rozumieją w pełni swoich wskaźników KPI.

1 krok – Wybierz właściwe wskaźniki KPI

Zrozum różnice między wskaźnikami lagging i leading.

Kiedy leading i lagging KPI są właściwie rozumiane, zapewniają unikalny wgląd w to, dokąd zmierza organizacja. Różnice między leading i lagging KPI zgodnie z opisem najlepszych praktyk dotyczących utrzymania i niezawodności są następujące:

• Leading KPI mierzą wydajność, zanim wynik biznesowy lub proces zacznie podążać za określonym wzorcem lub trendem. Leading KPI są wykorzystywane do przewidywania zmian lub trendów, a także do wybiegania w przyszłość i pomocy w zarządzaniu wydajnością systemu lub procesu.
• Lagging KPI mierzą wydajność po tym, jak firma lub proces podąża za wzorcem lub trendem i są wykorzystywane do potwierdzania trendów długoterminowych. Lagging KPI służą do określenia, jak dobrze zarządzano procesem lub systemem.

Nie wszystkie wskaźniki są sobie równe. Zanim zrewidujesz swoją strategię KPI, upewnij się, że rozumiesz różnicę między wskaźnikami lagging a leading, i wiesz, gdzie stosować każdy z nich i dlaczego oba należy monitorować.

Wskaźniki lagging pozwalają uchwycić wynik. Pokazują go w perspektywie czasu – np. całkowita sprzedaż w ostatnim kwartale. Są one łatwe do zmierzenia i dają szybką odpowiedź na pytanie, czy udało się osiągnąć cele. Menedżerowie wyższego szczebla często używają wskaźników lagging jako punktu odniesienia do wyznaczania ambitnych celów; na przykład, mogą spojrzeć na sprzedaż w ostatnim kwartale i postanowić podwoić sprzedaż w następnym. Ostatecznym wskaźnikiem lagging jest roczny przychód lub zysk.

Popularne wskaźniki lagging:

• Łączna sprzedaż od rozpoczęcia promocji
• Zmiana w darowiznach między kwartałami
• Nowi subskrybenci w ciągu ostatnich 30 dni

Wskaźniki leading  rejestrują dane wejściowe.

Wskaźniki leading wychwytują dane, które mają wpływ na wynik, co czyni je przydatnymi do przewidywania lub prognozowania. Na przykład, jeśli firma SaaS zaobserwuje gwałtowny spadek liczby pobrań aplikacji (wskaźnik leading), może przewidzieć spadek sprzedaży kwartalnej (wskaźnik lagging). A jeśli firma używa pobrań aplikacji jako KPI, może natychmiast zauważyć ten trend i powiadomić odpowiedni zespół, aby się temu przyjrzał. Wskaźniki leading mają zwykle charakter bardziej operacyjny, co sprawia, że są trudniejsze do zmierzenia, ale łatwiej na nie wpływać.

Popularne wskaźniki leading:

• Wzrost ruchu na stronie internetowej
• Zmiana w pobraniach aplikacji
• Wzrost zgłoszeń do działu pomocy technicznej

Najszybszy sposób na rozróżnienie między wskaźnikami lagging i leading:

• Pierwszy z nich pokazuje, jak Ci poszło.
• Drugi pokazuje, jak Ci idzie.

Wybierz właściwe wskaźniki dla metryk KPI

Wskaźniki lagging i leading nie są zawieszone w próżni. W rzeczywistości związek między nimi jest kluczowy. Wskaźniki lagging mówią, jak sobie radzimy, ale nie mówią, co należy zmienić, aby było lepiej. Wskaźniki leading mierzą czynniki, które mają wpływ na wyniki. Dzięki ich śledzeniu można podjąć działania zmierzające do poprawy sytuacji.

Zawsze, gdy istnieje silna korelacja pomiędzy wybraną liczbą leading KPI a większą liczbą lagging, można zobaczyć, które leading KPI będą miały największy wpływ na lagging KPI. To jest właśnie inteligentna strategia KPI. Ale nie każdy wskaźnik lagging lub leading powinien być wskaźnikiem KPI. Jak więc dokonać właściwego wyboru? Zacznij od tego, co chcesz osiągnąć, a następnie przeanalizuj to w odwrotną stronę.

Prowadź, dzięki danym.

Typowym procesem tworzenia KPI – zarówno lagging, jak i leading – jest ustalenie, co jest ważne, a następnie zmierzenie tego. Ale jak widać na powyższym przykładzie SaaS, same dane mogą Ci powiedzieć, co jest ważne.

Jeśli zwrócisz uwagę na wskaźniki leading i zagłębisz się, aby zrozumieć, co jest przyczyną trendów, jesteś na dobrej drodze do ustanowienia inteligentnych wskaźników KPI. Dlatego tak ważne jest, aby mieć rozwiązanie analityczne, które nie ogranicza możliwości badania wskaźników leading – a zamiast tego daje pełną swobodę nawigacji w danych i wokół nich.

2 krok – Stwórz kulturę opartą na wskaźnikach KPI

Zwiększ umiejętność korzystania z danych we wszystkich zespołach.

Wybór większej liczby strategicznych wskaźników KPI to ważny pierwszy krok. Ale przed wprowadzeniem nowych wskaźników KPI, ważne jest, aby sprawdzić, jak zostaną one odebrane. Zadaj sobie pytanie: Czy wszyscy w Twojej organizacji zrozumieją, co oznaczają Twoje KPI? Czy każdy członek zespołu może podjąć odpowiednie działania, aby poprawić wyniki?

Istnieje duże prawdopodobieństwo, że odpowiedź brzmi nie – i to jest normalne. W rzeczywistości tylko 24 proc. decydentów biznesowych jest przekonanych o swojej umiejętności odczytywania danych, pracy z nimi, analizy i argumentacji. Dlatego właśnie zwiększenie umiejętności korzystania z danych stało się priorytetem dla wielu liderów. Im lepiej ludzie rozumieją, co oznaczają liczby, tym większe będą ich możliwości – i motywacja – do skupienia się na pracy, która wywiera największy wpływ. Również zaangażowanie kierownictwa jest kluczowe. Najlepszym sposobem na podkreślenie znaczenia KPI jest odnoszenie się do KPI przez menedżerów podczas spotkań i ocena wyników.

A jak możesz zwiększyć znajomość danych, aby wesprzeć swoją strategię KPI?

1 . Stwórz zorganizowany program obejmujący szkolenia. Kiedy ludzie rozumieją, w jaki sposób ich praca wpływa na priorytety organizacji, nadaje to sens ich pracy. Sprawia to też, że czują się zaangażowani i ważni, a nie proszeni o wykonanie kolejnego zadania, które dodatkowo obciąża ich pracą.

2 . Przypisanie odpowiedzialności właściwym osobom. Różni interesariusze mają różne spojrzenie na Twoje KPI. Każda osoba w zespole powinna zajmować się tymi KPI, które najbardziej odpowiadają jej wiedzy, umiejętnościom i możliwościom wpływania na wyniki. A kiedy już określisz zależności pomiędzy leading KPI a różnymi hierarchiami lagging KPI, można stworzyć grupy KPI odpowiednie dla każdego poziomu organizacyjnego.

3 . Unikaj zbędnego przerostu KPI. Rozwiązanie BI powinno umożliwiać interesariuszom wgłębianie się w każdy dashboard, aby uzyskać dokładniejszy wgląd w liczby, które kryją się za liczbami. W ten sposób mogą znaleźć potrzebne informacje bez konieczności tworzenia kolejnych KPI. Na przykład, jeśli jeden z produktów osiąga gorsze wyniki, menedżerowie mogą chcieć zagłębić się w zagregowane wyniki, aby dowiedzieć się, co dzieje się ze sprzedażą, obsługą, kosztami i operacjami.

4 . Skorzystaj z technologii. W ostatnich latach platformy BI dokonały ogromnego skoku, wykorzystując innowacje, takie jak zapytania w języku naturalnym, rozszerzona analityka i machine learning. Pozwalają użytkownikom dotrzeć do informacji, których ci w innym przypadku nie mogliby dostrzec. Jeśli chcesz znaleźć rozwiązanie BI, szukaj takiego, które zostało zaprojektowane z myślą o zwiększeniu umiejętności korzystania z danych przez wszystkich członków zespołu.

3 krok – Opracuj proces iteracji wskaźników KPI

Raportuj, rozwijaj i udoskonalaj swoje wskaźniki KPI zgodnie z harmonogramem.

Wskaźniki KPI, jak wszystko inne w biznesie, podlegają zmianom. Z czasem Twoi klienci będą zachowywać się inaczej. Twoje cele biznesowe będą ewoluować w odpowiedzi na rynek. Możesz odkryć, że dany wskaźnik nie pomaga w osiągnięciu celu lub że prowadzi do niewłaściwych działań. Dlatego ważne jest, aby ustanowić formalny proces iteracji, aby monitorować, co działa, a co nie.

Kiedy jest czas na zmianę KPI?

Istnieje wiele powodów, aby zmienić lub zastąpić KPI – jednym z nich jest osiągnięcie sukcesu. Na przykład, jeżeli jesteś menedżerem sprzedaży, którego głównym KPI jest całkowita sprzedaż przypadająca na jednego przedstawiciela handlowego. Co się stanie, gdy twoi przedstawiciele staną na wysokości zadania i wszyscy zaczną osiągać wyniki powyżej celu? Być może będziesz musiał wyznaczyć wyższe cele. Możesz też zmienić swój KPI na wskaźnik efektywności, taki jak Customer Lifetime Value (CLV) czyli długookresowa wartość klienta.

Proces iteracji KPI.

Postępuj zgodnie z poniższymi krokami, aby utrzymać swoje wskaźniki KPI na właściwym torze: w zgodzie ze zmianami na rynku, w branży i w zakresie potrzeb klientów.

1. Zaplanuj raporty w powtarzającym się cyklu.

Zbierz interesariuszy w celu przeglądu danych KPI według harmonogramu, który jest zaplanowany zgodnie z naturalnym rytmem działalności firmy. Na przykład, przedsiębiorstwa telekomunikacyjne wystawiające rachunki co miesiąc, mogą ustalić comiesięczne spotkania. Firmy programistyczne zwykle publikują produkty i dane finansowe raz na kwartał, więc spotkania kwartalne mogą być dla nich bardziej odpowiednie.

2. Zadawaj właściwe pytania.

• Czy widać jakieś trendy lub znaczące zmiany w stosunku do poprzedniego kwartału?
• Czy któryś z Twoich KPI osiąga słabsze wyniki?
• Czy Twoje leading KPI odpowiednio informują o Twoich lagging KPI?
• Czy właściwe osoby są odpowiedzialne za właściwe KPI?
• Czy jakieś cele uległy zmianie?

3. Zaktualizuj swoje KPI i upublicznij wszystkie zmiany.

• Na podstawie zebranych powyżej informacji zrewiduj lub wymyśl na nowo KPI, jeśli to konieczne.
• Ustal jasno kolejne kroki, aby połączyć wgląd w KPI z działaniem.
• Poinformuj wszystkich interesariuszy o wszystkich aktualizacjach.

Wykorzystanie wskaźników KPI do osiągnięcia pozycji lidera na rynku i w branży.

Nie jest tajemnicą, że w erze cyfrowej firmy muszą wykorzystywać dane w celu uzyskania wszelkich możliwych korzyści. Raportowanie KPI to ważne narzędzie w skrzynce z danymi, które pomaga w podejściu do wykorzystywania danych do liderowania.

Właściwa strategia KPI obejmuje nie tylko wybór najbardziej odpowiednich wskaźników, ale także śledzenie postępów w ich realizacji; zarządzanie zespołem w taki sposób, aby działanie na właściwych wskaźnikach KPI we właściwym czasie stało się częścią kultury organizacyjnej firmy. Istotną częścią strategii powinno być też ciągłe udoskonalanie wskaźników KPI, tak aby zawsze służyły biznesowi.

Jeśli będziesz postępować zgodnie z opisanymi powyżej procesami, będziesz mieć mniejszą liczbę KPI do monitorowania, ale będą one efektywniejsze – oznacza to, że możesz skupić się na tym, co naprawdę się liczy.

Nie musisz tego robić sam.

Posiadanie odpowiedniego rozwiązania analitycznego robi różnicę. Qlik został stworzony, aby umożliwić przedsiębiorstwom znacznie szybsze, łatwiejsze i ciągłe ustanawianie skutecznych wskaźników KPI – w tym pomoc w budowaniu kultury opartej na wskaźnikach KPI poprzez wspieranie umiejętności korzystania z danych. Platforma Qlik daje każdemu w Twojej organizacji, bez względu na poziom umiejętności, możliwość na:

• Uzyskiwanie dostępu do informacji w czasie zbliżonym do rzeczywistego oraz korygowanie i lub stałe ich ulepszanie
• Przeglądanie wszystkich swoich danych w dowolnym kierunku, w tym przestawianie się na inne obszary
• Pogłębianie spostrzeżeń i zwiększanie zrozumienia dla danych z pomocą analityki rozszerzonej.

Jesteś ciekaw wszystkich sposobów wykorzystania platformy Qlik do wsparcia silniejszej, inteligentniejszej i wydajniejszej strategii KPI? Jesteśmy gotowi Ci w tym pomóc!

Źródło: Qlik.com

Szukasz systemu BI dla swojej firmy? Zaproś nas na prezentację możliwości nowoczesnego Business Intelligence!