KSeF – co należy wiedzieć o uprawnieniach?

Wraz ze zbliżającym się obowiązkowym wdrożeniem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) przedsiębiorcy muszą przygotować się nie tylko na zmianę sposobu wystawiania faktur, ale także na nowe zasady zarządzania dostępem do systemu.

Kluczową rolę odgrywa tutaj system uprawnień, który zapewnia bezpieczeństwo oraz umożliwia przypisanie odpowiedzialności za poszczególne czynności związane z fakturowaniem.

Dwa rodzaje uprawnień w KSeF

W KSeF funkcjonują dwa poziomy uprawnień:

• uprawnienia właścicielskie (pierwotne) – nadawane automatycznie lub zgłaszane w urzędzie,
• uprawnienia wtórne (nadane) – przekazywane innym osobom przez użytkownika z pełnym dostępem.

Osoby fizyczne prowadzące JDG

W przypadku jednoosobowych działalności gospodarczych sprawa jest prosta – przedsiębiorca automatycznie otrzymuje pełnię uprawnień do korzystania z KSeF i nie musi składać żadnych zgłoszeń. Aby uzyskać dostęp, wystarczy uwierzytelnić się jedną z metod akceptowanych przez Ministerstwo Finansów (np. profilem zaufanym lub podpisem kwalifikowanym).

Podatnicy niebędący osobami fizycznymi

W przypadku spółek i innych podmiotów sytuacja wygląda nieco inaczej. Jeśli podatnik dysponuje kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną zawierającą NIP, może korzystać z KSeF bez składania dodatkowych dokumentów – wystarczy uwierzytelnienie pieczęcią. Natomiast podmiot, który nie posiada takiej pieczęci, musi złożyć zawiadomienie ZAW-FA do urzędu skarbowego, wskazując osobę fizyczną odpowiedzialną za zarządzanie uprawnieniami w organizacji. Aktualnie zawiadomienie składa się w formie papierowej, a możliwość zgłoszenia elektronicznego ma być dostępna od lutego 2026 r.

Projektowane zmiany w formularzu ZAW-FA przewidują możliwość zgłaszania unikalnych danych powiązanych z certyfikatem podpisu elektronicznego lub pieczęci kwalifikowanej, jeśli narzędzia te nie zawierają numeru NIP jednostki. Osoba wskazana w ZAW-FA otrzyma pełne uprawnienia właścicielskie, a następnie będzie mogła nadawać je kolejnym użytkownikom.

Zakres uprawnień w KSeF

Najszerszy pakiet uprawnień obejmuje m.in.:

• zarządzanie jednostkami zależnymi,
• nadawanie i przeglądanie uprawnień,
• wystawianie faktur,
• dostęp do faktur,
• przegląd sesji i generowanie UPO.

W praktyce oznacza to, że np. w spółce osoba wskazana w ZAW-FA (np. prezes) może nadawać innym użytkownikom węższe uprawnienia – np. wyłącznie do wystawiania faktur czy pobierania dokumentów z systemu. Ważne, aby do pełnych uprawnień wyznaczyć osobę o stabilnej pozycji w organizacji, co ograniczy ryzyko związane np. z nagłą zmianą kadrową.

Komu można przekazać uprawnienia?

Uprawnienia w KSeF można przekazać zarówno pracownikom, jak i biurom rachunkowym obsługującym firmę. Dlatego warto już dziś przeanalizować, kto w organizacji powinien mieć pełny dostęp, a komu wystarczy jedynie możliwość wystawiania lub pobierania faktur. Dzięki temu odpowiedzialność za proces fakturowania zostanie rozłożona w sposób bezpieczny i efektywny.

Przygotowania – co warto zrobić już teraz?

• zalogować się do środowiska testowego KSeF, aby zapoznać się z interfejsem i sposobem nadawania uprawnień (uwaga – działa ono na danych zanonimizowanych),
• wyznaczyć osoby, które w organizacji będą pełnić rolę „właściciela” uprawnień,
• rozważyć złożenie zawiadomienia ZAW-FA, jeśli firma nie posiada pieczęci kwalifikowanej,
• przygotować strukturę podziału ról i odpowiedzialności w procesie fakturowania.

Podsumowanie

System uprawnień w KSeF jest kluczowym elementem zapewniającym bezpieczeństwo i prawidłowy obieg faktur w firmie. Osoby fizyczne prowadzące JDG nie muszą podejmować dodatkowych działań poza uwierzytelnieniem się w systemie, natomiast spółki i inne podmioty powinny już teraz zadbać o wskazanie osoby odpowiedzialnej w zawiadomieniu ZAW-FA. Im wcześniej przedsiębiorstwo przygotuje się do zarządzania uprawnieniami, tym sprawniej przejdzie do obowiązkowego e-fakturowania.

Poznaj rozwiązanie księgowo-finansowe od Humansoft