Krajowy System e-Faktur (KSeF) – III etap wdrożenia od 1 stycznia 2027 r.

Co warto wiedzieć?

Najważniejsze zmiany od 1 stycznia 2027 r.:

• Koniec zwolnienia dla najmniejszych firm: Wygasa okres przejściowy dla mikroprzedsiębiorców i najmniejszych podmiotów, których miesięczna wartość sprzedaży dokumentowanej fakturami nie przekraczała 10 tys. zł brutto. Każda faktura B2B musi trafić do KSeF.
• Koniec paragonów z NIP jako faktur uproszczonych: Paragon z NIP nabywcy do 450 zł przestaje pełnić funkcję faktury. Każda sprzedaż na rzecz innego podatnika wymaga wystawienia standardowej e-faktury w KSeF.
• Zakaz faktur z kas fiskalnych: Nie będzie już możliwości wystawiania faktur za pomocą kas rejestrujących.
• Obowiązkowy numer KSeF w przelewach: Przy opłacaniu faktur ustrukturyzowanych (lub wystawionych w trybie offline) podatnicy VAT czynni będą mieli obowiązek podawania numeru KSeF lub specjalnego identyfikatora zbiorczego w tytule przelewu.
• Sankcje i JPK_VAT: Wystawianie faktur poza KSeF wbrew obowiązkowi będzie wiązać się z karami finansowymi (sięgającymi do 100% kwoty podatku VAT lub do 18.7% kwoty należności ogółem na fakturze bez VAT) oraz koniecznością oznaczania takich faktur w pliku JPK_VAT.

W ubiegłym tygodniu nasi pracownicy wzięli udział w Kongresie dla biur rachunkowych, na którym wśród prelegentów znaleźli się również przedstawiciele Ministerstwa Finansów, m.in. Roman Łożyński – Dyrektor Centrum Informatyki Resortu Finansów oraz Anna Mytyk – Zastępca Dyrektora Departamentu Podatku od Towarów i Usług (VAT) w Ministerstwie Finansów.

W ramach paneli moderowanych można było dowiedzieć się o wielu ciekawych zmianach, które są już realizowane przez specjalistów KSEF Ministerstwa.

Od 1 stycznia 2027, Aplikacja Podatnika w wersji 3.0:

• własna baza kontrahentów,
• katalog towarów,
• podpowiadanie pozycji przy wystawianiu faktury,
• wygodniejszy tryb rozszerzony faktury.

W I kwartale 2027:

• możliwość dodawania opisów do faktury i do poszczególnych pozycji.
• automatyczne przypisywanie faktur do kosztów lub przychodów,
• rejestr zdarzeń wokół faktury ze znacznikiem jej przyjęcia.

Zmiany techniczne:

• większy limit rozmiaru faktury: z 1 MB do 5 MB, a dla korekty do 10 MB,
• jeden identyfikator płatności zbiorczej dla maksymalnie 500 faktur,
• tokeny ważne do 30.11.2027 (wcześniej do końca 2026),
• nowe rodzaje certyfikatów.

Co jest teraz w przygotowaniu:

• Projekt ustawy UD477, opublikowany na stronach RCL 23.09.2026. Kary za błędy w KSeF mają zostać odroczone do 31.12.2027 r. Projekt doprecyzowuje też zasady oznaczania faktur w KSeF i przedłuża odwrotne obciążenie do 30.06.2030. To ważne dla mikroprzedsiębiorców, dla których KSeF jest obowiązkowy od 1.01.2027.
• Model zdarzeń biznesowych, czyli przekazywanie informacji o zmianach w fakturze bez jej modyfikowania, np. zgłoszenie błędu czy uwaga biura rachunkowego. MF opublikowało projekt w kwietniu 2026 na GitHubie i konsultowało go 9.06.2026.

Co jest planowane, ale bez konkretnej daty:

• Nowa struktura logiczna e-faktury, następczyni obecnej FA(3). Według informacji z rozmów z MF ma się pojawić najwcześniej w 2027 r. Projektu struktury jeszcze nie opublikowano.
• Krajowa e-Kasa Rejestrująca: darmowa aplikacja do wystawiania paragonów, bez podanego terminu.

Źródła:

• Prawo.pl: MF o nowych funkcjach KSeF (relacja z MKBR, 30.09.2026)
• Infor.pl: projekt UD477, odroczenie kar / RCL: projekt 12414954
• Gov.pl, MF: konsultacje zmian w KSeF
• Podatki.gov.pl: zaproszenie na konsultacje 9.06.2026
• KSeF: konsultacje modelu zdarzeń biznesowych
• Infor.pl: nowa struktura najwcześniej w 2027 r.
• https://www.gov.pl/web/ias-wroclaw/krajowy-system-e-faktur-ksef–iii-etap-wdrozenia-od-1-stycznia-2027-r-co-warto-wiedziec
• https://www.inforlex.pl/dok/tresc,FOB0000000000007653105,Koniec-okresu-przejsciowego-KSeF-Co-zmieni-sie-od-2027-r.html