Jakie oprogramowanie ułatwia pracę w firmie?

Jeżeli chcesz sprawnie i efektywnie zarządzać swoją firmą, musisz zaopatrzyć się w program do zarządzania firmą, które ci to ułatwi.

Zastosowanie różnego rodzaju nowoczesnych narzędzi informatycznych w znacznym stopniu usprawnia zarządzanie i kontrolowanie działań poszczególnych działów firm oraz ich optymalizację. Wśród oprogramowania, które wspomaga pracę, znalazły się systemy ERP, WMS oraz oprogramowanie Business Intelligence. Wdrażając je, przekonasz się, jak współczesna technologia może wpłynąć na procesy biznesowe w organizacji. Poznaj rozwiązania dedykowane poprawie efektywności pracy organizacji.

Czego dowiesz się z tego artykułu:

• Jak wybrać program do zarządzania firmą?
• W czym może pomóc ci system ERP?
• Do czego służy oprogramowanie BI?
• Kiedy warto wybrać program do zarządzania firmą?

Jak dobrać oprogramowanie dopasowane do specyfiki branży?

Wybór odpowiedniego oprogramowania dla twojej firmy może nie tylko usprawnić pracę oraz sprawić, że staniesz się konkurencyjny na tle pozostałych przedsiębiorstw z danej branży. To możliwość wyprzedzenia rywali biznesowych i odnoszenia sukcesów, a także wprowadzenia znacznych oszczędności, zarówno jeżeli chodzi o finanse, jak i o czas i zasoby. Na przykład zarządzanie czasem, danymi, finanse, obsługa księgowości, wystawianie faktur i wiele innych rutynowych czynności można zautomatyzować za pomocą odpowiednio dopasowanego oprogramowania.

Najpopularniejszy program do zarządzania firmą

Współcześnie istnieje bardzo duży wybór software’u, który zdecydowanie ułatwia pracę w firmie. Mogą to być narzędzia do pracy zdalnej, do zarządzania projektami, finansami, sprzedażą itp. Sprawne zarządzanie przedsiębiorstwem wymaga doboru odpowiednich narzędzi dopasowanych do specyfiki branży. Innych programów będziesz potrzebować, prowadząc restaurację, a innych, gdy jesteś właścicielem firmy produkcyjnej. Jednak w obu przypadkach możesz skorzystać z systemów ERP, czyli zintegrowanego zarządzania przedsiębiorstwem, mających na celu udoskonalenie działania twojego biznesu.

Wykorzystanie pełnej funkcjonalności systemów wymaga nie tylko jego wdrożenia w organizacji, ale także przeprowadzenia szkoleń wśród pracowników. Ważne, aby osoby odpowiedzialne za zarządzanie firmą zadały sobie następujące pytania: „Czego oczekujemy od aplikacji?” oraz „Co zrobić, aby w pełni wykorzystać jej możliwości?”

Poznaj program do zarządzania firmą — systemy klasy ERP

System ERP (ang. Enterprise Resource Planning), znany także jako Zintegrowany System Zarządzania Przedsiębiorstwem pozwala na optymalizację najważniejszych procesów biznesowych. Można go wdrażać zarówno w małych firmach, średnich firmach, jak i w przedsiębiorstwach zatrudniających tysiące osób. Jest to system, który pozwala na zgromadzenie wszystkich zarządzanych danych w jednej, dokładnie usystematyzowanej bazie danych. ERP najczęściej zbudowany jest z modułów dotyczących: zakupów, produkcji, księgowości, finansów, zarządzania magazynem, logistyki, sprzedaży, kadrowo-płacowych itp.

Wdrożenie systemu służy ujednoliceniu i zautomatyzowaniu większości procesów biznesowych. To pozwala na bardzo wydajne zarządzanie, a jednocześnie na szybkie działanie w przypadku pojawienia się problemów lub nowych wyzwań biznesowych.

Jakie cechy powinien mieć program do zarządzania przedsiębiorstwem?

Jeśli decydujesz się wdrożyć program do zarządzania firmą i wybierasz system ERP, upewnij się, że jest od odpowiednio dopasowany do potrzeb twojej organizacji. Nie chodzi jedynie o przejrzysty interfejs programu, ale przede wszystkim funkcjonalność. Potrzeby małej, czy średniej firmy są zwykle inne niż dużej organizacji, ale ogólne oczekiwania względem systemów ERP pozostają te same.

Skalowalność oprogramowania

Zaletą większości nowoczesnych ERP jest ich modułowy charakter, przedsiębiorca sam wybiera, w których obszarach potrzebuje wsparcia.

Łatwy dostęp do wszystkich procesów biznesowych

Mając pełną kontrolę nad tym, co dzieje się w przedsiębiorstwie, właściciel firmy może podejmować bardziej trafne decyzje biznesowe. Duże znaczenie ma tutaj interfejs programu. Im jest bardziej czytelny, tym łatwiej zarządzać biznesem

Compliance

Systemy do zarządzania firmą powinny być wyposażone w funkcje ułatwiające działanie zgodnie z prawem, może to być np. przypominanie o konieczności złożenia deklaracji podatkowych lub sprawozdań finansowych za poszczególne okresy. Właściciel firmy powinien o tym pamiętać, ponieważ to on będzie odpowiadał za ewentualne zaniedbania.

Możliwość integracji z innymi systemami

System ERP HermesSQL może zostać zintegrowany ze specjalistycznym oprogramowaniem, z którego korzysta twoja firma. Dzięki temu połączysz np. software CAD lub inny program dla inżynierów z platformą ERP.

Rozwiązanie dedykowane konkretnym potrzebom

Systemy ERP powinny być dostosowane do realizacji konkretnych zadań, jak rejestrowanie czasu pracy, zarządzanie zasobami ludzkimi lub obsługa procesów magazynowych.

Pamiętaj, że nie istnieje najlepszy program ERP, ponieważ struktura, zasady funkcjonowania i cele każdej firmy są nieco inne. Dlatego tak ważne jest, aby oprogramowanie było dopasowane do potrzeb użytkownika.

Poznaj HermesSQL, który wspiera cię w funkcjonowaniu firmy

W naszej ofercie w ramach wdrażania ERP najczęściej proponujemy oprogramowanie Hermes SQL, które pozwala na kompleksowe zajęcie się przedsiębiorstwem. Ten zintegrowany system koordynacji zasobów przedsiębiorstwa pozwala na obsługę wszystkich procesów biznesowych, które zachodzą w firmie. To rozwiązanie odpowiadające na potrzeby zarówno dużych firm, które działają na skalę transgraniczną, jak i średnich firm, które szukają przewagi konkurencyjnej.

Dzięki jednej, zintegrowanej bazie przedsiębiorstwa działające wielooddziałowo mają dostęp do najważniejszych danych z dowolnego miejsca.

Jak działa oprogramowanie Business Intelligence?

Oprogramowanie Business Intelligence to narzędzie wykorzystywane w celu analizowania i prezentowania informacji z systemów informatycznych w danej firmie. Tworzy analizy i raporty biznesowe z dowolnych obszarów działalności. Pozwala to na zidentyfikowanie, zwizualizowanie i przyspieszenie podejmowania decyzji dotyczących zarządzania i wprowadzania zmian w danej dziedzinie. Wprowadzenie BI może przełożyć się na zwiększenie produktywność pracowników, optymalizacje wykorzystywania zasobów i przewagę konkurencyjną przedsiębiorstwa.

System Business Intelligence wykorzystuje dane wejściowe z systemu np. ERP, CRM, Excel lub może pobierać je jednocześnie z wielu źródeł.

Po uzyskaniu danych, system BI generuje raporty i tworzy analizy, tak aby użytkownicy mogli je szybko zrozumieć. Raporty i wykresy pomagają zrozumieć informacje kluczowe, na przykład informacje o produktach, czasie sprzedaży, wydatkach i tendencjach rynkowych. To pozwala szybko reagować na zmieniające się potrzeby rynku.

Kto skorzysta z wdrożenia BI w firmie?

Programy klasy Business Intelligence ułatwiają codzienną pracę na każdym szczeblu hierarchii.

1. osoba odpowiedzialna za zarządzanie organizacją otrzymują komplet danych gotowych do wykorzystania, więc mogą podejmować przemyślane decyzje dotyczące rozwoju firmy,
2. managerowie mogą lepiej zarządzać pracą poszczególnych działów firmy,
3. pracownicy mogą efektywniej wykonywać swoje zadania, ponieważ dokładnie wiedzą, czego się od nich oczekuje i widzą przełożenie realizowanych przez siebie obowiązków na poszczególne wskaźniki określające pozycję firmy i jej wyniki.

Korzystanie z systemów do zarządzania firmą to także korzyść dla klientów, ponieważ otrzymują oni lepszą obsługę i są bardziej usatysfakcjonowani ze współpracy.

Jakie systemy BI warto wdrożyć?

Przykładowe programy Business Intelligence, które cieszą się dużym zainteresowaniem przedsiębiorców, to QLIK oraz Power BI. Pierwszy z nich obejmuje następujące obszary analiz:

• zarząd i kierownictwo,
• sprzedaż,
• produkcja,
• łańcuch dostawy.
• finanse i księgowość,
• controlling,
• HR,
• zakupy.

System QLIK wyróżnia się wysoką wydajnością — same dane liczące miliardy rekordów są analizowane w ciągu ułamków sekundy.

Z kolei Power BI jest w stanie analizować dane firmy pochodzące z różnych źródeł na dużą skalę. Z jego pomocą przeanalizujesz informacje zapisane na lokalnym dysku, w chmurze oraz dostępne online z dowolnego urządzenia.

Jakie programy mogą się jeszcze przydać do prowadzenia firmy?

W tej części tekstu można by skupić się na klasycznym oprogramowaniu biurowym. Jednak to, czy w twojej firmie korzysta się z systemu Mac, czy Windows, czy wybiera się oprogramowanie MS Office, czy raczej programy typu open source, zależy wyłącznie od ciebie oraz specyfiki twojej firmy i trudno jest tu wskazać konkretne nazwy programów. Dlatego wymienimy tu raczej kolejne ważne systemy pozwalające zoptymalizować działanie firmy.

Jednym z nich jest na przykład WMS (ang. Warehouse Management System), czyli System Zarządzania Magazynem, pozwalający na automatyzację i standaryzację procesów magazynowych. Dzięki niemu można w łatwy sposób sprawdzać dostępność, lokalizację produktów w magazynie, szybciej skompletować zamówienie itp.

Równie przydatny może okazać się System Zarządzania Danymi CRM (ang. Customer Relationship Management). Jest to oprogramowanie sprzedażowe, pozwalające na lepsze zarządzanie informacjami na temat klientów. Zgromadzone w jednym miejscu dane kontaktowe pozwalają na lepsze i bardziej bezpośrednie nawiązywanie kontaktów z klientami. Niektóre systemy ERP posiadają wbudowane rozwiązania klasy CRM.

Wdrożenie systemów ERP i BI dla lepszego zarządzania firmą

Jeżeli chcesz wspomagać rozwój swojego biznesu, nie wystarczy oczywiście zainwestować w odpowiednie oprogramowanie, należy je także wdrożyć. W przeciwieństwie do klasycznych programów desktopowych, w przypadku ERP czy BI wdrożenie nie polega jedynie na zainstalowaniu i spersonalizowaniu aplikacji.

Warto pamiętać, że korzystanie z systemów ERP lub BI najczęściej wymaga wykupienia licencji oraz utrzymania oprogramowania. Dlatego nie da się z nich korzystać bez konieczności ponoszenia dodatkowych kosztów. Nie działają one tak, jak popularne programy biurowe, czy systemy operacyjne na licencji wieczystej.

Systemy wymagają przygotowania, czyli dokładnego przeanalizowania wszystkich dostępnych danych, a następnie stworzenia jednolitego systemu pozwalającego na zarządzanie wszystkimi działami firmy z poziomu jednej bazy danych.

Wdrożenie ERP oraz BI to proces, którego nieodłącznym elementem jest nauka ich obsługi. Czym system jest bardziej intuicyjny i czytelny, tym szybciej zostaje wdrożony, a pracownicy chętniej z niego korzystają.

Dzięki wdrożeniu odpowiedniego oprogramowania wiele czynności dzieje się automatycznie. Dzięki temu firma pracuje wydajniej i może łatwiej zwiększyć swoją konkurencyjność na rynku.

Kiedy warto wybrać oprogramowanie do zarządzania firmą?

Przedsiębiorcy często mają wątpliwości, kiedy wdrożenie ERP, czy BI będzie się opłacało. Jak rozpoznać symptomy wskazujące na to, że nadszedł czas na zmiany?

Praca na wielu niezintegrowanych systemach

Jeżeli wykorzystujesz w swojej organizacji kilka różnych platform, które nie są ze sobą połączone, wydajność organizacji znacząco maleje, ponieważ poszczególne procesy przebiegają wolniej. Sięgnięcie po program do zarządzania firmą ERP lub BI może zlikwidować te trudności.

Często błędy i opóźnienia

Sygnałem sugerującym, że pora wdrożyć jedną platformą do zarządzania przedsiębiorstwem są m.in. następujące problemy — często błędy pracowników, niedokładne przekazywanie informacji, prognostyka biznesowa odbiegająca od realiów.

Szybki rozwój gospodarczy

Jeśli przedsiębiorstwo trafiło na „dobry czas” lub znalazło swoją niszę na rynku, może rozwijać się dynamicznie. Programy ERP i BI pomogą lepiej zarządzać szybko przyrastającą liczbą danych.

Chcesz wdrożyć oprogramowanie ułatwiające pracę firmy? Skontaktuj się z nami

Firma Humansoft od ponad 30 lat działa na rynku IT. Z sukcesem przeprowadziliśmy setki wdrożeń systemów ERP oraz BI w przedsiębiorstwach działających w różnych branżach. Służymy naszym klientom profesjonalnym wsparciem już na etapie planowania rozwoju organizacji. Przeprowadzamy wdrożenie oprogramowania oraz zajmujemy się jego utrzymaniem. Skontaktuj się z nami i sprawdź, jak możemy ci pomóc!

Dowiedz się więcej o oprogramowaniach do zarządzania firmą z naszych pozostałych artykułów:

• Program ERP dla produkcji – Jak usprawnić zarządzanie „łańcuchem dostaw”?
• Zalety zastosowania widoków analitycznych w systemie ERP
• Efektywne zarządzanie produkcją
• Optymalizacja procesów produkcyjnych