Jak efektywnie zarządzać magazynem?

Jeśli zastanawiasz się, dlaczego efektywne zarządzanie magazynem jest niezwykle istotne, przeczytaj poniższy artykuł. Dowiedz się, jak zorganizować pracę, zagwarantować niezbędne zapasy i najlepszą obsługę. Skorzystaj z naszych porad i wybierz odpowiedni system ERP, dostosowany do potrzeb Twojego przedsiębiorstwa.

Prowadzenie magazynu

Pamiętaj, że odpowiednie prowadzenie magazynu jest procesem ciągłym, który wymaga czasu, wysiłku i umiejętności. Sprawny system zarządzania pozwala na szybkie odnalezienie danego towaru (bez względu na powierzchnię hali magazynowej i liczbę znajdujących się w niej produktów) oraz doskonałe zarządzanie łańcuchem logistycznym. Ponadto na poprawną pracę magazynu mają także wpływ pozostałe działy firmy:

• dystrybucyjno-logistyczny,
• produkcyjny,
• handlowy,
• obsługi klienta.

Aby doskonale zarządzać zasobami przedsiębiorstwa: ludzkimi, rzeczowymi oraz finansowymi warto zdecydować się na wdrożenie systemu ERP (Enterprise Resource Planning), który doskonale sprawdza w gromadzeniu wszystkich danych oraz porządkowaniu i integracji poszczególnych obszarów funkcjonowania firmy.

Planowanie przestrzeni magazynowej

Kluczową rolę w zarządzaniu magazynem odgrywa odpowiednie zaplanowanie jego przestrzeni. Pamiętaj, że każdy metr powierzchni, którym dysponujesz, powinien być przeznaczony do konkretnych celów. Postaw na:

• przemyślane składowanie towaru – w hali magazynu powinny znajdować się palety, regały czy wieszaki umożliwiające przetrzymywanie poszczególnych produktów,
• dokładne oznaczenia – bardzo czytelne i zrozumiałe dla wszystkich pracowników,
• zaplanowanie ścieżek logistycznych prowadzących do danego działu/grupy towarów,
• wydzielenie różnorodnych stref pracy dedykowanych: magazynowaniu, składowaniu nadmiernych zapasów, przygotowywaniu zamówień oraz przyjmowaniu dostaw czy wysyłce paczek.

Oznaczanie towaru

Istotną rolę w efektywnym zarządzaniu magazynem odgrywa także poprawne oznaczanie towaru. Możesz zdecydować się na powiązanie indeksu produktu z miejscem, w którym jest składowane. Taki proces zagwarantuje sprawną identyfikację artykułu oraz pozwoli uniknąć sytuacji wydania niewłaściwej rzeczy klientowi.

Wiele przedsiębiorstw stawia na uporządkowywanie wyrobów według ich charakterystyki, co skraca czas procesów logistycznych. Towary można podzielić na:

• świeże,
• ciężkie, duże lub niewygodne – do ich przemieszczenia potrzebujesz odpowiedniego sprzętu,
• transportowane z hali magazynowej na produkcję, a stamtąd do miejsca pakowania.

Oznakowanie towaru etykietami, drukowanymi z systemu ERP znacznie ułatwi także pakowanie i wysyłkę towarów do klientów. Pomocne będą też kolektory i aplikacja mobilna dla do obsługi magazynów współpracująca z programem ERP, które cały ten proces zautomatyzują i przyspieszą.

Strefa artykułów o dużej rotacji i bieżąca analiza zamówień

Kolejną radą, której zastosowanie pozytywnie wpłynie na prowadzenie magazynu, jest utworzenie strefy towarów o dużej rotacji. Produkty najczęściej zamawiane przez klientów (w związku z czym nieustannie pobierane przez pracowników firmy) powinny zostać ulokowane w specjalnym miejscu, np. strefie zlokalizowanej przy odbiorze dostaw, pakowaniu i wysyłkach.

W usprawnieniu pracy magazynu pomaga również bieżąca analiza spływających zamówień, która pozwala na przygotowywanie paczek zawierających powtarzające się artykuły w tym samym czasie.

Własna metodyka wydawania towarów

Ważne, aby zarządzający magazynem ustalili swoją metodykę pracy dotyczącą wydawania towarów, np.:

• zasadę FIFO (First In First Out), zakładającą, że partia produktów, która została zmagazynowana na początku procesu, pierwsza opuści magazyn,
• wg daty ważności,
• wg numerów seryjnych.

Środowisko pracy

W profesjonalnie zarządzanym magazynie najistotniejszą rolę odgrywają pracownicy, którzy powinni wykonywać swoje obowiązki w poszczególnych strefach: przygotowywania i kompletacji zamówień, adresowania, pakowania, wysyłek itp. Ważne, aby dokładnie określić stanowisko i zasady pracy wszystkich członków zespołu oraz postawić na ich cykliczne szkolenia zwiększające umiejętności.

Ulepszenie środowiska pracy powinno objawiać się także wyposażeniem magazynu w nowoczesny, specjalistyczny sprzęt, między innymi: podnośniki, wózki paletowe, taśmociągi, ekrany, czytniki kodów kreskowych i wspomnianą już aplikację mobilną do obsługi magazynu.

Zarządzanie zapasami i stosowanie kontroli jakości

Jedną z najważniejszych kwestii dotyczących optymalizacji całego procesu logistycznego jest kontrola jakości, która polega na rzetelnym gromadzeniu danych dotyczących braków jakościowych. W praktyce oznacza to dokładne sprawdzenie towaru przed wysyłką, odnotowanie nieprawidłowości w systemie i zapakowanie produktów poza ich macierzystą lokalizacją. Zazwyczaj braki jakościowe wynikają z uszkodzenia artykułu w trakcie transportu lub położenia go na niewłaściwym miejscu.

Kontrola jakości przeprowadzana w trakcie przyjęć towarów, kompletacji, pakowania i wysyłki ogranicza liczbę błędów w zamówieniach i pozytywnie wpływa na pracę magazynu.

Warto także zwrócić szczególną uwagę na zarządzanie zapasami, wynikające z popytu. Nie zaleca się gromadzenia nadmiaru produktów. Ich ilość powinna być stała, co zmniejszy koszty magazynowania oraz nie zablokuje środków z kapitału obrotowego. System ERP pozwala zadbać o stany magazynowe udostępniając różnorodne analizy pozwalające np. wygenerować zamówienia do dostawców w oparciu o stan faktyczny (np. dopełnienie do stanu minimalnego, wg statystyki sprzedaży lub ilości towarów potrzebnych do realizacji zamówień klientów).

Oprogramowanie

Na rynku istnieją różnego typu systemy usprawniające zarządzanie magazynem. Warto zdecydować się na wspomniany Enterprise Resource Planning, który został zaprojektowany z myślą o przedsiębiorstwach zarówno produkcyjnych, usługowych jak również handlowych. Głównym zadaniem programu magazynowego ERP jest ujednolicenie wszelkich rozwiązań informatycznych, które umożliwiają kontrolę nad przebiegiem poszczególnych procesów w firmie, dotyczących między innymi:

• optymalizacji nakładów finansowych i zapasów magazynowych,
• zarządzania zasobami ludzkimi,
• usprawnienia komunikacji (między działami firmy),
• poprawy procesu obsługi klienta,
• skrócenia czasu realizacji zleceń.

Korzystanie z systemu ERP do zarządzania magazynem przynosi także inne korzyści, np.:

• pomaga w organizacji pracy, rejestracji danych i obiegu dokumentów,
• zmniejsza koszty wynikające ze zautomatyzowania poszczególnych czynności i procesów,
• wpływa na wzrost wydajności przedsiębiorstwa.

Dlaczego warto zdecydować się na nasz system ERP?

Przy wyborze najlepszego systemu, weź pod uwagę:

• potrzeby swojej firmy (jej cele oraz dotychczasowe problemy),
• elastyczność oraz funkcjonalność poszczególnych programów /modułów (np. częstotliwość wydawania aktualizacji),
• licencjonowanie – obecnie istnieją trzy rodzaje licencji: stanowiskowa, modułowa i serwerowa,
• cenę i opinie klientów.

Decydując się na wdrożenie systemu ERP do zarządzania magazynem, który proponujemy, masz pewność, że wspomoże on pracę związaną ze wszystkimi obszarami Twojej firmy i zintegruje działania poszczególnych działów. Korzystanie z programu pozwala na automatyczny przepływ informacji między modułami systemu.

Umów się na prezentację…

…i poznaj wszystkie zalety systemu ERP. Program magazynowy, który oferujemy, pozwoli Ci rozwiązać najczęstsze problemy pojawiające się przy zarządzaniu magazynem, dotyczące między innymi nieodpowiedniego wykorzystania powierzchni, niedokładnego śledzenia zapasów, niepoprawnej kompletacji towarów czy kwestii zwrotów, reklamacji i inwentaryzacji.

Szukasz systemu ERP do swojej firmy? Chcesz poznać nasz program?