30 lat na rynku
11 lipca 2021
Amortyzacja i umorzenie środków trwałych w Twojej firmie. Wszystko co musisz wiedzieć
Humansoft Blog Amortyzacja i umorzenie środków trwałych w Twojej firmie. Wszystko co musisz wiedzieć
11 lipca 2021

Amortyzacja i umorzenie środków trwałych w Twojej firmie. Wszystko co musisz wiedzieć

Prowadząc firmę, zawsze inwestujesz swój kapitał w aktywa rzeczowe. Może to być wszystko, co posłuży twojej działalności dłużej niż przez rok i ma określoną wartość pieniężną.

Najczęściej spotykanymi środkami trwałymi w przedsiębiorstwach są samochody czy komputery. Jeżeli posiadasz lokal na własność – to również jest to środek trwały.

Niestety, każdy środek trwały ulega procesowi utraty wartości. Potocznie mówiąc – niszczeje, zużywa się, jego początkowe właściwości się zmieniają, a jego praca nie jest tak wydajna. Prowadząc księgi rachunkowe mamy obowiązek pokazywać w nich odzwierciedlenie rzeczywistego zużycia. W jaki sposób się to robi?

Sprawdź, co oferuje moduł Finanse i Księgowość HermesSQL

Czym jest amortyzacja, a czym umorzenie?

W tym momencie pojawia się pojęcie amortyzacji, znane dobrze każdemu polskiemu przedsiębiorcy, który użytkuje jakikolwiek środek trwały. W parze z nią idzie umorzenie. Często są one utożsamiane i słusznie. Jakie są między nimi różnice, a w jakim aspekcie się łączą?

Amortyzacja w polskich przepisach

Amortyzację można cytować definicjami, ale jej istota sprowadza się do jak najdokładniejszego odzwierciedlenia fizycznego zużycia środka trwałego w księgach rachunkowych. Fizyczne zużycie musimy przedstawić w odpowiedniku środka pieniężnego. Podlegają jej środki trwałe, które już były w firmie, które zostały nabyte w tym roku obrotowym lub zostały przyjęte do użytkowania po zakończeniu inwestycji (np. budowy). Amortyzacja jest kosztem, ale nigdy wydatkiem – naliczamy ją, lecz nie następuje wypływ środków pieniężnych z jej tytułu.Amortyzacja i umorzenie środków trwałych w twojej firmie. Wszystko co musisz wiedzieć

Czym jest umorzenie środka trwałego?

Umorzenie środka trwałego nierozerwalnie łączy się z amortyzacją, jest bowiem skumulowaną sumą odpisów amortyzacyjnych. To właśnie umorzenie pokazuje zużycie środka trwałego, a właściwie o ile spadła jego wartość początkowa. W toku amortyzacji dokonujemy odpisów umorzeniowych. Różni się o tyle od amortyzacji, że dotyczy całego okresu użytkowania danego składnika aktywów, a nie poszczególnych okresów.

Plan amortyzacji środków trwałych w programie HermesSQL

Amortyzację oraz wysokość odpisów umorzeniowych oblicza się za pomocą planu amortyzacji. Zawiera on stawki amortyzacji i kwoty rocznych odpisów każdego środka trwałego. Dawniej tworzenie planu amortyzacyjnego odbywało się manualnie i wymagało liczenia każdego odpisu po kolei według stawki. Dzięki rozwojowi technologicznemu firmy mogą dużo szybciej i łatwiej naliczać amortyzację wykorzystując specjalistyczne oprogramowanie. Do takiego należy system ERP HermesSQL, który dzięki możliwościom dostosowania do potrzeb firm, jest wielofunkcyjnym narzędziem – również do naliczania amortyzacji środków trwałych w jednostce.

Przed rozpoczęciem amortyzacji

Zanim będziemy mogli stworzyć plan amortyzacji danego składnika aktywów w programie HermesSQL, musimy go wprowadzić do ewidencji elektronicznej. W formularzu znajdziemy 6 zakładek. Wypełniając dane informacyjne dotyczące środka trwałego, należy pamiętać o poprawnej dacie przyjęcia do użytkowania – nie może być wcześniejsza niż data zakupu. Na szczęście program domyślnie podpowiada datę zakupu jako tę prawidłową. HermesSQL umożliwia także doprecyzowanie w tej zakładce, czy środek trwały jest amortyzowany sezonowo, daje także możliwość blokady amortyzacji w danym okresie. Tutaj także zauważymy, czy środek trwały jest poddany likwidacji (bądź został zlikwidowany). Wówczas zaznaczone będzie pole „Skreślony”.
Następnie przechodzimy do wyboru metody amortyzacji w zakładce „Dane o amortyzacji”. Domyślną i najczęściej stosowaną jest metoda liniowa ze stałą stawką 20% – w większości przypadków to właśnie ją zastosujesz. HermesSQL automatycznie dostosuje stawkę w zależności od wybranej metody. Dotyczy to metody jednorazowej 100% i 30%. Wprowadzi także odpowiednie poprawki w przypadku zmiany metody z degresywnej na liniową.
Aby zobaczyć swój plan amortyzacji, obowiązkowo musimy wypełnić jeszcze jedną zakładkę – „Wartości bilansowe”. Należy wprowadzić tam wartość początkową naszego składnika aktywów – na przykład, jeżeli kupiliśmy samochód, będzie to cena zakupu wraz z kosztami ewentualnego transportu. Jeżeli dopiero wprowadzamy środek trwały do ewidencji w programie ERP, należy wypełnić wartość aktualną, czyli przykładowo powiększoną o ulepszenie czy modernizację. Jeżeli jest to środek częściowo zamortyzowany, wówczas uzupełniamy wartość dotychczasowego umorzenia.

Tabela i plan amortyzacji

Dzięki programowi HermesSQL od razu mamy dostęp do tabeli amortyzacji, czyli zestawienia wysokości odpisów amortyzacyjnych z wyszczególnieniem na okresy. Widnieje tutaj także podział na amortyzację bilansową i tę wynikającą z przepisów podatkowych – tam dostępna jest tylko metoda liniowa, degresywna oraz jednorazowy odpis amortyzacyjny. Mamy również możliwość wydrukowania tej tabeli. Po kliknięciu przycisku „OK” wygeneruje się nasz plan amortyzacyjny środka trwałego.
Dzięki tabelce z zasymulowanym planem amortyzacji podczas całego okresu użytkowania danego środka trwałego, możemy zauważyć, w których miesiącach naliczone zostaną odpisy amortyzacyjne, a także kiedy skończy się amortyzacja danego aktywa.

Naliczanie miesięczne i roczne amortyzacji

Funkcjonalność oprogramowania w zakresie amortyzacji nie kończy się na wygenerowaniu planu. Dzięki funkcji miesięcznego naliczania amortyzacji, możemy w łatwy sposób obliczyć ile łącznie wyniosą odpisy amortyzacyjne w danym miesiącu – ze wszystkich środków trwałych wprowadzonych do systemu. Spis wszystkich środków trwałych wraz z ich amortyzacją za dany miesiąc będzie widniał w tabelce. Jeżeli obliczymy amortyzację, ale okaże się, że popełniliśmy błąd – nic straconego. HermesSQL posiada funkcję wycofania amortyzacji za dany okres. Wystarczy wpisać, w którym okresie został popełniony błąd, a program sam wycofa wszelkie zmiany dotyczące tego okresu.
Równie dużym udogodnieniem jest roczny plan amortyzacyjny dla wszystkich środków trwałych z rozbiciem na poszczególne okresy. Dzięki kilku kliknięciom, twoja firma uzyskuje dostęp do informacji o wysokości odpisów amortyzacyjnych dla każdego środka trwałego – samochodu, komputera, nieruchomości – a program sumuje je w łączny roczny odpis. Pamiętaj, że nie jest możliwe wprowadzenie zmian i wycofanie amortyzacji z ostatniego miesiąca, jeżeli dany rok obrotowy został już zamknięty w programie HermesSQL.

Sprawdź, jak możesz usprawnić księgowość w swojej firmie inwestując w dobre oprogramowanie.

Przeczytaj także
01 września 2021
Czy projekt wdrożenia systemu ERP jest firmie potrzebny?
Zobacz więcej
29 kwietnia 2020
Składki
Zobacz więcej
16 listopada 2022
KSeF obowiązkowy dopiero od początku 2024 r.
Zobacz więcej