Integracja sklepu internetowego z systemem ERP firmy – korzyści

Prowadzenie własnej działalności w internecie oferuje nie tylko szereg możliwości, ale jednocześnie wymaga wdrożenia określonych rozwiązań. Nowoczesne narzędzia IT, takie jak systemy ERP umożliwiają lepsze zarządzanie, szybszy przepływ dokumentacji i sprawniejszą komunikację w zespole zajmującym się sprzedażą on-line. To inwestycja, która zwraca się w krótkim czasie. Zastanawiasz się nad tym, jak wygląda integracja sklepu internetowego z ERP i jakie daje korzyści? Poświęć kilka minut, aby dowiedzieć się, jak w pełni wykorzystać potencjał swojej firmy — czytaj dalej!

Czym jest system ERP?

Każdy przedsiębiorca, który prowadzi małą, średnią lub dużą firmę powinien wiedzieć, co kryje się pod pojęciem ERP. To skrót od angielskiego Enterprise Resource Planning. Oznacza system narzędzi IT, pozwalających na lepsze i skuteczniejsze zarządzanie przedsiębiorstwem. To przede wszystkim duży zbiór algorytmów i aplikacji, za pomocą których możliwe staje się tworzenie wspólnej bazy danych opartych o pracę wielu działów, w tym księgowości, kadr, produkcji, planowania czy sprzedaży.

Zalety systemu ERP dla biznesu on-line

Jakie korzyści może zyskać sklep internetowy, wdrażając system ERP? Najważniejszą jest to, że każdy z pracowników, bez względu na to, czy pracuje zdalnie, czy w biurze, otrzymuje szybki i sprawny dostęp do wszystkich danych wprowadzonych do tego narzędzia. Widoczny staje się wówczas dla niego cały proces, od momentu złożenia zamówienia przez klienta, poprzez kompletację, wysyłkę produktów z magazynu, aż po wystawienie pro-form czy fakturowanie. Dział obsługi to przecież miejsce, gdzie dochodzi do wielu punktów stycznych, dlatego wygodnie jest mieć wszystkie informacje w zasięgu ręki. W ten sposób sprawniej przebiega nie tylko sama wysyłka produktów, ale i ewentualne zwroty czy reklamacje. Przekłada się to w konsekwencji na wysoki poziom zadowolenia klienta oraz pozyskiwanie nowych.

Ponadto, sklep internetowy z firmowym systemem ERP zyskuje m.in.:

• bezpieczeństwo – kopie dokumentacji przechowywane są w chmurze, co może okazać się kluczowe na wypadek nieprzewidzianych, losowych zdarzeń np. awarii oprogramowania,
• większą kontrolę nad całym procesem sprzedaży na każdym etapie,
• ograniczenie do minimum ryzyka popełnienia błędów spowodowanych czynnikiem ludzkim,
• skrócenie czasu realizacji zamówień.

Jak wygląda proces integracji sklepu internetowego z ERP?

Na początku warto zaznaczyć, że proces integracji biznesu on-line z systemem ERP wygląda inaczej w każdej firmie, co związane jest z odmiennymi wymaganiami, a także dokładnym profilem działalności. Wiele zależy od tego, bez jakich narzędzi dany sklep internetowy nie jest w stanie poprawnie funkcjonować. Najważniejsze są na ogół: kartoteki produktów (wraz z informacjami o ich dostępności, cenie, rabatach), kontrahentów (historii ich zamówień, wymagań szczególnych, przyznawanych upustach itp.), dokumentów i raportów sprzedażowych (paragonów, faktur, zapytań ofertowych itd.) oraz dokumentacja magazynowa.

Proces wdrażania systemu ERP można podsumować w czterech prostych krokach:

1. Analiza zakresu integracji – jest ona przeprowadzana na etapie przedwdrożeniowym. To jedna z najważniejszych czynności, ponieważ w pełni skupia się na oczekiwaniach i celach sklepu internetowego. Najczęściej wymaga bezpośredniego spotkania z klientem i spisania procesu i potrzeb firmy lub osobistej rozmowy, na której precyzuje się zakres prac. Doświadczeni konsultanci proponują najlepsze rozwiązania, które najlepiej sprawdzają się przy prowadzeniu biznesu on-line i usprawniają pracę. Jednak ma to miejsce zazwyczaj, gdy sklep ma bardzo zawansowane i niestandardowe potrzeby. W przypadku prostego modelu sprzedaży on-line, opracowany standardowy zakres integracji jest wystarczający i wówczas po rozmowach przystępuję się do wdrożenia e-sklepu.
2. Modelowanie procesów – to przedstawienie wielu propozycji i specyfikacji oprogramowania dopasowanego do klienta. Jest ono konsekwencją kroku 1. Na tym etapie odbywają się konsultacje nad możliwymi opcjami, jakie oferuje system i ich udoskonalanie. Ma ono miejsce na długo przed procesem samej integracji.
3. Produkcja – na podstawie kroku 2. dochodzi do zaakceptowania koncepcji i włączenia w pracę programistów. Ich zadaniem jest nie tylko wdrożenie wszystkich postanowień, ale także dokładne przetestowanie ich poprawnego funkcjonowania i użyteczności. Muszą być one zgodne z przedstawioną wcześniej specyfikacją. Elementem kończącym jest instalacja systemu ERP na docelowych komputerach stacjonarnych, czy też laptopach.
4. Szkolenie pracowników – każda osoba korzystająca z oprogramowania musi zapoznać się z prawidłową obsługą poszczególnych modułów. Krótki kurs użytkowania najczęściej przeprowadzany jest przez programistów, którzy osobiście pracowali nad rozwiązaniem dla danej firmy.

Podsumowanie

Każdy przedsiębiorca inwestujący we wdrożenie systemu ERP, doskonale wie, że jest to narzędzie, bez którego trudno jest osiągać kolejne kamienie milowe firmy. Co więcej, zapewnia stałą oraz pełną kontrolę nad obiegiem informacji, twardych danych i dokumentacją. Humansoft pomoże Ci dopasować niezbędne rozwiązania dla Twojego sklepu internetowego. Nie wahaj się dłużej i skontaktuj się z nami jeszcze dzisiaj.

Zarówno HermesSQL, jak Corax i MiniCorax oferują użytkownikowi współpracę ze sklepem internetowym. Łatwy w obsłudze system pozwala na m.in. tworzenie mapy kosztów, śledzenie przesyłek kurierskich, porównywanie produktów, chat z obsługą klienta, integrację z Allegro oraz wysyłanie powiadomień e-mail i SMS. Dzięki temu można wygodnie i bezpiecznie zarządzać swoim biznesem z dowolnego miejsca.

Szukasz systemu ERP zintegrowanego ze sklepem internetowym? Chcesz poznać nasz program?