Ile kosztuje program ERP i jego wdrożenie?

We wstępnej fazie poszukiwań systemu ERP (Enterprise Resource Planning) jedną z najistotniejszych informacji dla przedsiębiorstw jest jego cena.

Ile kosztuje zatem system ERP i jego wdrożenie? Co to jest? Jaką rolę pełni? Odpowiedzi na te pytania znajdziesz w poniższym artykule, w którym prezentujemy wiele niezbędnych informacji.

W materiale podpowiadamy, jak przygotować się do rozmów z dostawcami systemów ERP w kwestii wdrożenia i związanych z nim kosztów i o co należy pytać. Poznasz także wszystkie etapy towarzyszące takiemu zakupowi, dlaczego są ważne i na co zwracać uwagę. Dowiesz się również jak wpływają one na ostateczny koszt oferowanego przez dostawcę zakupu systemu klasy ERP, co to tak w ogóle jest i z jakich zewnętrznych źródeł finansowania możesz skorzystać, aby sfinansować taką inwestycję.

Dzięki temu uwzględnisz w budżecie wszystkie koszty związane z zakupem i wdrożeniem systemu ERP. Wiedza praktyczna zawarta w tym artykule pozwoli Ci także swobodniej poruszać się w tych tematach i zadawać odpowiednie pytania.

Opisane sytuacje nie dotyczą programów „pudełkowych”, które rządzą się nieco innymi prawami, a ich koszt jest łatwy do oszacowania. Jeśli prowadzisz małą firmę i interesują Cię tego typu systemy klasy ERP zajrzyj na stronę, która zawiera dedykowane programy dla małych firm od sprawdzonego dostawcy.

Czym właściwie jest system ERP? Podstawy, które warto znać

Na początku, wyjaśnijmy krótko czym w ogóle jest system ERP, aby mieć pewność o jakich systemach jest tu mowa. W takim razie co to jest? Otóż program ERP to system do zarządzania przedsiębiorstwem, który integruje, porządkuje i automatyzuje procesy biznesowe wewnątrz firmy. Są to procesy związane z prowadzeniem sprzedaży, dystrybucji, zaopatrzeniem, gospodarki magazynowej, produkcji (np. planowanie zdolności produkcyjnych – Manufacturing Resource Planning), usług oraz obszaru kadrowo-płacowego i finansowo-księgowego.

Programy te zazwyczaj posiadają integrację z systemami CRM (Customer Relationship Management), WMS, BI, a czasami również zawierają pewne elementy tych programów. Często także współpracują ze sklepami internetowymi i platformami B2B. Ich odpowiednie wykorzystanie powinno skutkować rozwojem przedsiębiorstwa. Oczywiście, ten krótki opis nie wyczerpuje tematu czym są systemy klasy ERP – dogłębna odpowiedź na pytanie, co to jest, w tej chwili nie odgrywa jednak istotnej roli. Teraz możemy już przejść do naszego głównego tematu.

Decydując się na system ERP od odpowiedniego dostawcy, musisz przede wszystkim wiedzieć, co wiąże się z procesem zakupu takiego systemu. Aby to łatwej przedstawić, posłużymy się pewną alegorią. Najlepsze porównanie, które obrazuje z czym się wiąże i co to jest zakup systemu ERP, jest porównanie tego procesu do zakupu domu. Dlaczego? Tak, w najprostszy sposób zrozumiemy, jakie etapy towarzyszą takiemu zakupowi, gdzie się przenikają i dlaczego nie opłaca się rezygnować z żadnego z nich.

Projekt wdrożenia ERP: Krok po kroku do sukcesu

Zanim zaczniemy omawiać proces wdrożenia systemu ERP, posłużmy się porównaniem z branży budowlanej. Zastanówmy się od czego zaczynamy proces budowy domu? Oczywiście od projektu. Jak tylko podejmiemy decyzje o budowie domu, szukamy odpowiedniej firmy, która da nam projekt spełniający nasze potrzeby. Najpierw jednak musimy przeprowadzić kilka rozmów wewnętrznie, aby określić jaka ma być wielkość domu, ile pokoi, łazienek, jaki rozkład, czy dom parterowy, czy z poddaszem. Potem spotykamy się z firmą projektową i przedstawiamy nasze wymagania. Często takich spotkań jest kilka, zanim powstanie końcowy projekt, który nas zadowoli.

Z systemem klasy ERP jest tak samo. Nie da się rzetelnie przygotować i wdrożyć systemu ERP umożliwiającego zarządzanie zasobami przedsiębiorstwa bez wcześniejszego projektu. Jest to pierwszy etap prac, po podjęciu decyzji o zakupie. Jest to też niezwykle ważny etap całego procesu, ponieważ na jego podstawie będzie wdrażany program.

Firmy, które decydują się wdrożyć system klasy ERP bez projektu, ponoszą olbrzymie ryzyko przekroczenia ustalonego na ten cel budżetu i terminu zamknięcia wdrożenia. Mylnie zakładają, że skoro dostawca chwali się dużą ilością udanych wdrożeń, to nie ma potrzeby opracowania projektu. Albo jeśli chcą dokładnie taki system, jak ma „tamta” firma, to projekt jest zbędny.

A przecież nikt nie mówi – zbudujmy dom dwupiętrowy – po prostu, bez projektu. Nikt też nie mówi – zbudujmy dom taki jak u sąsiada – przecież widać jak wygląda – projekt jest niepotrzebny. Nikt nie mówi wreszcie – zacznijcie budować, w trakcie budowy powiem wam, jak dom ma wyglądać. To się po prostu nie uda.

Niestety zdarzają się także sytuacje, w których sami dostawcy programu klasy ERP proponują szablonowe wdrożenia bez projektu, aby zdobyć kontrakt. To błąd, ponieważ nie ma dwóch takich samych wdrożeń. Każda firma ma własny unikalny styl pracy i specyfikę działania, do których trzeba dopasować program, a to z kolei wymaga dokładnej analizy procesów i potrzeb firmy, czyli konkretnego użytkownika.

Takie pójście na skróty zawsze odbija się na obu stronach. Kupujący będzie na etapie niekończącego się wdrożenia – bo jego cel nie został odpowiednio zdefiniowany i opisany. Natomiast dostawca systemu będzie miał problem z domknięciem wdrożenia, bo cały czas będą pojawiać się nowe wymagania. W takiej sytuacji cała inwestycja i jej sens stoją pod dużym znakiem zapytania.

O samym projekcie systemu ERP można zrobić niemałą lekturę, dlatego powstał na ten temat oddzielny artykuł (znajdziesz go tu!) . Najważniejsze jest jednak, żeby wiedzieć, że taki etap w procesie zakupu w ogóle istnieje i że jest niezbędny dla prawidłowego przeprowadzenia wdrożenia.

Trzeba też wiedzieć, że dobrze opracowany projekt będzie zawierał: schemat obiegu dokumentów, harmonogram prac wdrożeniowych i szkoleniowych, wykaz ewentualnych prac programistycznych oraz dokładny kosztorys wdrożenia.

Ponieważ projekt stanowi pewien udział w kosztach zakupu systemu klasy ERP, dlatego planując taką inwestycję, musisz to uwzględnić w budżecie. To ile on będzie kosztował, zależy od wielkości samego wdrożenia i jest to kwota od kilku do kilkudziesięciu tysięcy złotych.

Na ogół to dopiero w tym momencie następuje decyzja, czy rozpoczynamy wdrożenie systemu ERP, które oferuje dostawca. Po etapie projektu można się jeszcze wycofać. Jest to sytuacja, która sporadycznie występuje, ale warto wiedzieć, że masz taką możliwość.

Dopiero po etapie projektu dowiesz się dokładnie jaka będzie cena całej inwestycji i co na nią się składa. Do tego czasu wszelkie oferty traktuj, jak mniej lub bardziej dokładną kalkulację.

Licencje bazodanowe: Co trzeba wiedzieć przed zakupem?

Mówiąc o zakupie licencji na nowy system znowu możemy szukać analogii z budową domu. Mamy już wybrany projekt i ekipę budowlaną. Teraz pora na zakup materiałów na fundamenty, na których powstanie nasz wymarzony dom. Tak samo jest z systemem klasy ERP. Zanim firma prowadząca wdrożenie rozpocznie swoje prace, musisz już posiadać licencje na nowe oprogramowanie, żeby było co wdrażać.

Na rynku istnieje kilka modeli korzystania z infrastruktury serwerowej: chmura publiczna, chmura prywatna oraz infrastruktura własna działająca w strukturze klient-serwer. W tym artykule skupiamy się na modelu klient-serwer, w którym pracuje większość dostępnych systemów ERP.

Co w ogóle oznacza struktura KLIENT-SERWER? Oznacza, że na serwerze umieszczona jest baza danych, a na komputerach użytkowników końcowych jest aplikacja, która z bazy pobiera dane i do niej zapisuje.

Niektórzy producenci opierają swoje rozwiązania o darmowe bazy danych. To oczywiście nie eliminuje dostawcy, ale w takim przypadku musisz zwrócić uwagę na kilka istotnych elementów:

• Czy jest ograniczenie co do wielkości takiej bazy danych? Nie chcesz przecież, żeby po 2-3 latach Twoja baza osiągnęła maksymalny rozmiar, po którym trzeba dane obcinać czy przenosić na inne rozwiązanie i inwestować w kolejny system informatyczny (program klasy ERP).
• Czy jest ograniczenie co do ilości pamięci RAM, którą może wykorzystać baza danych? Przykład. Serwer, na którym jest 64 GB pamięci RAM, ale baza danych może korzystać maksymalnie z 8 GB oznacza, że na start będziesz mieć wolniejszą pracę przy kilkunastu operatorach. Pewnie tego też nie chcesz.
• I ostatni element – czy jest ograniczenie co do ilości maksymalnych dostępów do bazy danych, która może być różna w zależności od specyfiki działań organizacji czy wielkości przedsiębiorstwa?

Łatwo tutaj wpaść w pułapkę zmieniając system ERP na inny, od kolejnego dostawcy. Może się zdarzyć, że wraz z obecnym systemem firma zakupiła już serwer bazy danych i chce z niego korzystać również na nowym systemie. Technicznie jest to do wykonania, ale trzeba zwrócić uwagę na to, jaką licencję posiada nasze oprogramowanie bazodanowe.

Często jest tak, że system klasy ERP dostarczany jest z oprogramowaniem serwerowym w licencji „runtime”. Oznacza to, że serwer bazy danych może być używany tylko z systemem ERP, z którym został zakupiony i z żadnym innym. To wymusza zakup serwera jeszcze raz.

Licencja „runtime” ma jednak swoje plusy. Jest zdecydowanie tańszym rozwiązaniem niż zakup wersji na wolnym rynku. Dlatego jest częściej stosowana przy zakupie systemu. Jeśli masz dużą ilość stanowisk (ok. 35 ) i w perspektywie dołączanie kolejnych stanowisk, korzystniejsza będzie tzw. licencja „na rdzenie”. W tym przypadku koszt licencji jest niższy i nie ma ograniczenia, co do ilości stanowisk, na których zainstalujesz oprogramowanie.

Licencje systemu ERP: Jakie wybrać, aby zoptymalizować koszty?

Dopiero tutaj pojawia się moment zakupu samych licencji systemu ERP, czyli kolejny temat, o którym można pisać elaboraty. Dzieje się tak dlatego, ponieważ co dostawca to inny sposób licencjonowania. Gdyby jednak przyjrzeć się bliżej, to z tych wielu modeli wyłaniają się dwa główne sposoby licencjonowania, zależne od tej samej zmiennej – czyli ilu operatorów będzie pracować na systemie?

Odpowiedź na to pytanie wcale nie jest prosta. Często przekładamy ją na ilość operatorów obecnego systemu, co nie zawsze się pokrywa, bo przecież chcemy się rozwijać i informatyzować kolejne obszary. Z drugiej strony mamy firmy, gdzie ilość operatorów jest porównywana do ilości pracowników. To też nie jest dobra praktyka, bo nie wszyscy muszą pracować na systemie klasy ERP. Niektórym osobom może wystarczyć przesłanie z systemu gotowych analiz biznesowych, co przecież nie wymaga dostępu do programu. Jeszcze inni pracownicy będą pracować na urządzeniach mobilnych w terenie, a kolejni będą obsługiwać aplikację mobilną na kolektorach danych.

Dlatego przed odpowiedzią na to ważne pytanie, trzeba zrobić bardzo dokładny wywiad w firmie i określić, kto ma pracować na nowym systemie oraz jakie operacje ma w nim wykonywać. To oczywiście powinno zostać ustalone na projekcie wdrożenia. Jednak, aby przybliżyć te dwa wyróżniające się modele licencjonowania, należy je dokładnie sprecyzować.

Pierwszy model licencjonowania jest prostszy do zrozumienia. Kupujemy pakiet modułów systemu ERP, który obsłuży wszystkie oczekiwane przez nas procesy i do tego kupujemy ilość jednoczesnych dostępów do systemu klasy ERP. Ten dostęp nie jest już w żaden sposób ograniczony co do tego, z jakich modułów, kto ma korzystać. Oczywiście funkcjonuje tu cała strefa uprawnień zawartych w systemie, które ten dostęp regulują. Zamysł jest tu prosty – tyle dostępów ile osób w jednym momencie będzie potrzebowało korzystać z systemu ERP. Taki sposób licencjonowania występuje w przypadku systemów ERP – HermesSQL i Corax, których dostawcą jest również nasza firma.

Drugi model licencjonowania jest trochę bardziej skomplikowany. Kupujemy dostępy do poszczególnych modułów. Jeśli mamy dwie osoby pracujące w dziale księgowości – musimy zakupić dwa razy moduł księgowy. Trzech pracowników magazynu, oznacza zakup trzech modułów magazynowych. Model ten wymaga rozwarstwienia każdego z działów w firmie i dokładnego określenia ile osób będzie pracowało na danym module. Trzeba tutaj pamiętać, że pracująca w dziale księgowości osoba, będzie potrzebowała też zarejestrować fakturę zakupu, wprowadzić środek trwały do ewidencji, przejrzeć rozrachunki, czy rozliczyć osobę pracującą na kasie. Jak widać te procesy mocno się przenikają i nie zawsze jeden moduł obsłuży kompetencje operatora danego działu.

Dlatego dla firm, których pracownicy mają szeroki zakres kompetencji korzystniejszy będzie pierwszy model licencjonowania, tzw. „serwerowy”. Dużą zaletą tego modelu jest to, że koszt zakupu licencji na system klasy ERP poznasz już na samym początku wdrożenia, a nie na jego końcu. Zdarzają się sytuacje, że w trakcie wdrożenia pracownikom rozszerzany jest zakres obowiązków. Wtedy dopiero okazuje się, że trzeba zakupić od dostawcy dodatkowe licencje do modułu. Ten rodzaj problemu nigdy nie występuje w przypadku licencji „serwerowej”. Wystarczy wówczas rozszerzyć pracownikom uprawnienia, bez konieczności ponoszenia dodatkowych kosztów.

Wdrożenie systemu ERP – Jakie wyzwania nas czekają?

Trzeba to bardzo wyraźnie podkreślić, ponieważ wielu klientów na tym etapie kończy swój udział błędnie zakładając, że ich rola dobiegła już końca. Oczekują, że teraz dostawca przejmie działania i wdroży system. I tak rzeczywiście jest, ale nigdy nie udało się wdrożenie systemu ERP bez udziału klienta. To proces, który tak samo angażuje pracowników dostawcy jak i pracowników klienta. Nie chodzi tu o sam udział w szkoleniach, pisanie notatek na spotkaniach. Chodzi o realny wkład w budowanie systemu klasy ERP i osadzanie go w strukturze firmy.

Po szkoleniach wdrożeniowcy często zostawiają do wykonania określoną pracę, np. wystawienie próbnych dokumentów, przetestowanie wdrożonej funkcjonalności czy przygotowanie danych do wprowadzenia. Od tego jak się tu zaangażujesz zależy sukces i czas wdrożenia. A czas w tym przypadku to „duży pieniądz”.

Musisz też pamiętać, że płacisz za usługi firmie wdrażającej system klasy ERP, ale też poświęcasz czas swoich pracowników. Tego czynnika firmy często nie wliczają do kosztów wdrożenia, a jest on znaczący. Wielokrotnie pojawiają się sytuacje, że pracownicy działu handlowego wykonują swoje codzienne obowiązki, a w „międzyczasie” mają się uczyć nowego systemu. Takie podejście z góry jest skazane na niepowodzenie, a przynajmniej na znaczne wydłużenie czasu wdrożenia, co zwykle zwiększa jego koszt.

Kolejnym elementem, który może znacznie skomplikować proces wdrożenia i powodować dodatkowe koszty, jest źle przepracowany projekt wdrożenia. Z czego to wynika?

Zwykle na projekt wdrożenia deleguje się kilku pracowników, np. dyrektor handlowy, który opisuje procesy zachodzące w jego dziale. Na tej podstawie wdrażający i dostawcy opracowują harmonogram wdrożenia, konfigurują system i szkolą pracowników. Podczas szkolenia, często okazuje się jednak, że z perspektywy pracowników opisany przez dyrektora proces wygląda zupełnie inaczej.

Wówczas wykonawcy próbują znaleźć jakiś kompromis, przekonfigurować system klasy ERP na tyle na ile jest to możliwe, ale nie zawsze się da. Czasem w tym miejscu wychodzą rozwiązania, które niestety wymagają dużej zmiany w systemie. W większości przypadków wiąże się to z dodatkowymi kosztami.

Dlatego na spotkania projektowe zaproś również szeregowych pracowników lub ich przedstawicieli, aby mogli zgłosić swoje potrzeby i problemy, które trzeba będzie rozwiązać w programie. Wdrożenie systemu ERP dotyczy właśnie tych osób, które wprowadzają do niego dane. Dalej te dane będą analizowane przez osoby decyzyjne i na tej podstawie system zacznie pomagać w podejmowaniu decyzji.

Poza tym pracownicy, którzy nie uczestniczą w spotkaniach i nie czują się częścią wdrożenia, mogą opóźnić cały proces. Każda przeszkoda będzie wymagała spotkania z zarządem, rozmów motywujących, wyjaśniających i rozładowujących dany temat. To też może spowodować, że zmuszony będziesz ponieść dodatkowe koszty.

Infrastruktura sprzętowa – Sprawdź czym dysponujesz

Dodatkowym kosztem, który często występuje podczas wdrożenia systemu klasy ERP jest infrastruktura sprzętowa. Zazwyczaj potrzebne jest uzupełnienie lub zakup nowego sprzętu odpowiadającego wymaganiom technicznym nowego programu. Mogą to być serwery, komputery, drukarki, ale również inne urządzania, które będziemy chcieli wykorzystać w pracy, jak: czytniki kodów kreskowych, skanery czy kolektory danych.

Korzystnie jest, gdy dostawca systemu ERP dostarcza także sprzęt, urządzania oraz wszystkie niezbędne licencje. Wówczas cały proces zakupowy zależy tylko od jednej firmy, która jest odpowiedzialna za całość inwestycji. W takie sytuacji też łatwiej jest negocjować lepsze ceny.

Przed wdrożeniem programu ERP, sprawdź więc dokładnie jakim sprzętem dysponujesz oraz jaki dodatkowy sprzęt i urządzenia są potrzebne. Każde niedopatrzenie w tym względzie może poważnie wpłynąć na przekroczenie budżetu.

Koszty utrzymania systemu ERP – Co wlicza się w przyszłe wydatki?

Planując inwestycję w system ERP musisz się także liczyć z kosztami, które występują po jego wdrożeniu. Jednym z nich jest abonament do programu. Zwykle jest to koszt około kilkunastu procent wartości posiadanych licencji ERP-a. Regularny zakup abonamentu gwarantuje utrzymanie tego procentu na stałym poziomie. Jeżeli jednak nie zachowasz tej regularności, procent za abonament wzrośnie i finalnie zapłacisz dostawcy więcej.

Poza tym, brak dostępu do bieżących aktualizacji programu, naraża Cię na posiadanie systemu niedostosowanego do zmian w przepisach. Nie zapomnij też, że w tej sytuacji, będziesz pracował na rozwiązaniach, których rozwój zatrzymał się na ostatniej wgranej aktualizacji.

Innym kosztem, który należy ująć w budżecie po zakończeniu wdrożenia jest koszt opieki serwisowej. W ramach tzw. umowy serwisowej, którą podpisujesz z dostawcą ERP-a, możesz korzystać m.in.: z pomocy technicznej, konsultacji, dodatkowych szkoleń i instalacji aktualizacji. Możesz także zamówić do programu dopisanie dodatkowej funkcjonalności „pod klucz”, o ile program na to pozwala. Oczywiście zakres tych usług zależy od kwoty, na jaką podpisana jest umowa.

Choć mówimy o kosztach, należy cały czas pamiętać, że dotyczą one zyskownej inwestycji, która powinna być jednym z filarów cyfrowej transformacji w nowoczesnych organizacjach. To dzięki stałemu dostępowi do aktualizacji i profesjonalnej opiece specjalistów nasz system będzie nas wspierać w rozwoju i pomagać sprawnie funkcjonować na konkurencyjnym rynku.

Finansowanie systemu ERP – Jakie metody warto rozważyć?

Jeśli chcesz wdrożyć system klasy ERP, ale nie masz na ten cel wystarczających środków finansowych, możesz skorzystać z dotacji unijnych lub leasingu. Co jakiś czas, w różnych regionach Polski startują programy dofinansowań.

Pamiętajmy jednak, że każde wsparcie z dotacji UE wymaga wkładu własnego, który wynosi od 15-50% wartości inwestycji. W ramach projektu należy też spełnić wiele wymagań i dostarczyć sporą ilość dokumentów. Część dostawców systemów ERP pomaga jednak wypełnić wnioski unijne jak np. w przypadku naszej firmy.

Zakup programu ERP i jego wdrożenie możesz także sfinansować przy pomocy leasingu. Zaletą tego rozwiązania jest rozłożenie kosztów inwestycji w czasie, przy jednoczesnych korzyściach podatkowych. W leasingu operacyjnym całość rat leasingowych oraz wpłata początkowa stanowi koszty uzyskania przychodu. VAT opłacany jest stopniowo, zgodnie z harmonogramem rat. Leasing nie zmniejsza też zdolności kredytowej Twojej firmy.

Ile kosztuje system ERP – podsumowanie

Podsumowując temat „Ile kosztuje system ERP?” pamiętaj, że inwestycja w program ERP łączy w sobie wiele elementów, z których każdy jest tak samo ważny. Pomijając projekt wdrożenia musisz brać pod uwagę, że program może nie być dostosowany do wszystkich Twoich potrzeb. Możliwe jest także, że poniesiesz dodatkowe koszty. Z góry przyjęta ilość godzin wdrożenia, bez analizy i dogłębnego poznania Twojej firmy może okazać się niewystarczająca. Przy tak dużej i ważnej inwestycji nie warto ponosić ryzyka, jakim jest przedłużające się lub nie spełniające oczekiwań firmy wdrożenie systemu ERP.

Przygotowując budżet pamiętaj również o dodatkowych kosztach, jakim są zakup dodatkowego sprzętu i urządzeń oraz oprogramowania bazodanowego. Weź także pod uwagę późniejsze koszty związane z utrzymaniem systemu klasy ERP, czyli opłatę za abonament na aktualizacje i opiekę serwisową od dostawcy.