Czym jest system ERP?

Coraz więcej firm w swoich strukturach stosuje systemy ERP. Sporo osób ma jednak problem z rozwinięciem skrótu, który brzmi profesjonalnie, ale niewiele o sobie mówi. Wiele osób widząc hasło ERP zastanawia się, co to jest. Zdecydowanie warto przyjrzeć się tematowi z bliska, aby rozwiać wszelkie wątpliwości. Odpowiednio wdrożony program tej klasy, jest w stanie usprawnić pracę na każdym stanowisku pracy, zautomatyzować procesy, zaś kadra zarządzająca dzięki wykorzystaniu takiego programu osiąga dużo lepsze efekty biznesowe w zarządzaniu swoją firmą. Aby dowiedzieć się więcej na temat tego, czym jest tego typu oprogramowanie oraz do czego służy, a także kto może z niego z powodzeniem korzystać – zapraszamy do lektury poniższego artykułu, który z pewnością wiele wyjaśni!

Co to system ERP?

Rozwijając skrót z języka angielskiego, to nic innego jak Enterprise Resource Planning, czyli rodzaj specjalistycznego oprogramowania, które zaprojektowane jest z myślą o firmach handlowych, produkcyjnych i usługowych. Jego zadaniem jest planowanie zasobów danego przedsiębiorstwa, pomagając w organizacji pracy, obiegu dokumentów, a także rejestracji danych. Chcąc nieco bardziej zorientować się w tej dziedzinie, warto zobrazować sobie systemy ERP, jako dedykowane moduły aplikacji, którymi dana firma się posługuje. Mogą to być między innymi moduły do obsługi finansów, księgowości, kadr, handlu czy też zarządzania produkcją. Oprogramowanie ERP wykorzystywane jest do gromadzenia wszelkich niezbędnych danych, co w następstwie daje możliwość analizowania ich i wykorzystania do efektywniejszego zarządzania firmą.

Zastosowanie systemu ERP pozwala również na zmniejszenie kosztów pracy poprzez zautomatyzowanie wielu czynności a także ulepszenie procesów, które w efekcie przyczyniają się do wzrostu wydajności przedsiębiorstwa.

Gdzie warto wykorzystać program ERP?

Dziś duża ilość firm decyduje się na profesjonalne oprogramowania, które pozwalają zarządzać określonymi procesami. Warto podkreślić, że większość systemów ERP ma budowę modułową. Można je dobrać indywidualnie do potrzeb przedsiębiorstwa. Nie jest więc to rozwiązanie identyczne dla każdej firmy. Poza tym niektóre z nich posiadają wbudowane narzędzia programistyczne, za pomocą których można projektować dodatkowe rozwiązania. Możliwość pełnego dostosowania go do potrzeb firmy czyni je bardzo cennym narzędziem na rynku biznesowym niemal w każdej branży. Krótko mówiąc, oprogramowanie ERP doskonale sprawdzi się w każdej firmie, nawet o najbardziej wyszukanych potrzebach.

Elastyczność systemów ERP

Rozwijając wątek elastyczności oprogramowania ERP, warto wiedzieć jakie elementy na nią się składają:

• wizualizacja – specjalny interfejs, którego zadaniem jest pokazać wszystkie wprowadzone wcześniej dane. Mogą to być między innymi wykresy, raporty, wskaźniki;
• formatki – pozwalają użytkownikowi wprowadzić do systemu nowe, niezbędne dane, między innymi informacje o kliencie czy też zleceniu;
• procesy biznesowe – umożliwiają obieg dokumentów pomiędzy wszystkimi użytkownikami, na poszczególnych szczeblach. Dotyczy to między innymi wniosków, faktur czy zleceń;
• dodatkowa funkcjonalność – możliwość budowania indywidualnych rozwiązań lub rozszerzania standardowej;

W jaki sposób wybrać odpowiedni system ERP?

Jeśli decyzja na temat zakupu oprogramowania ERP została już podjęta przez firmę, należy zastanowić się, jaki program wybrać. Czynników, które świadczą o jego wysokiej jakości, jest wiele. Należy zwrócić uwagę przede wszystkim na jego odpowiednią funkcjonalność, ale także bogatą ofertę standardową, obejmującą również szerokie możliwości startowe.

Warto jednak pamiętać, że każdy system ma być także odpowiedni dla indywidualnego użytkownika. Firmy wykorzystują bowiem program ERP do różnych, ważnych dla nich celów. Konieczne jest wobec tego zwrócenie uwagi na możliwość tworzenia spersonalizowanych rozwiązań. Twórcy oprogramowania podkreślają, że istnieje możliwość dostosowania go zarówno do branży, jak i odpowiednich procesów, które determinują działalność przedsiębiorstwa. Wszystkie nowości, które uwzględniane są w programie ERP, mają istotny wpływ na ergonomię pracy osób zatrudnionych, potrzebujących dostępu do określonych danych. W firmach, w których wdrożono tego typu rozwiązanie, wciąż słyszy się głosy aprobaty. Nawet pracownicy, którzy początkowo byli dość sceptycznie nastawieni, zauważają ogromne plusy zastosowania tej klasy systemu. Do tej pory wierni tradycyjnym formom gromadzenia danych, widzą potencjał w nowoczesnej technologii. Każda firma powinna jednak zadbać o wsparcie wdrożeniowe dla swoich pracowników, gdzie system będzie implementowany.

Jak wygląda praca z systemem ERP?

Zasadniczo nie różni się od pracy na tradycyjnych bazach danych, niemniej ma ona jedną, ogromną zaletą. Do systemu wystarczy wpisać określone informacje, np. zarejestrować fakturę sprzedaży, a będzie ona widoczna dla wszystkich użytkowników, którzy mają dostęp do programu i odpowiednie uprawnienia. Dzięki oprogramowaniu ERP można też w prosty i szybki sposób odnaleźć potrzebne dane, bez konieczności opuszczania swojego stanowiska pracy. Nie ma również obowiązku udawania się do biurowego archiwum lub proszenia o pomoc osób z innego działu, które zajmowały się określonym tematem.

Rozwiązania, które proponują nowoczesne technologie to punkt zwrotny w wielu biznesach. Ergonomia czasu pracy jest znacząca, co przekłada się również na efekt wykonywanych przez pracowników zadań. To bardzo istotne, zwłaszcza w przedsiębiorstwach zatrudniających dużą ilość pracowników.

Jakie korzyści wynikają z wdrożenia systemu ERP w firmie?

Na podstawie wcześniejszych wniosków, warto podkreślić przede wszystkim możliwość elastycznej integracji procesów, a także poprawienie komunikacji wśród zespołu pracowników. Na wyróżnienie zasługuje również modułowa budowa systemu, narzędzia programistyczne dostępne tylko w najbardziej zawansowanych programach, pozwalające ściśle dopasować go do potrzeb danej organizacji.

Dział IT, który w firmach najczęściej staje się administratorem ERP, ma możliwość przygotowywania określonych raportów oraz wyników analitycznych, powstających podczas działania systemu. Niewiele osób wie o opcji integracji oprogramowania ERP z takimi programami jak CAD, maszyny CNC oraz platformy EDI. Jest on tak uniwersalny, że każdego roku rozwija się wraz ze zmianami, które zachodzą w strukturach określonej firmy, a wszystko to dzięki jego elastyczności i otwartości. Można śmiało stwierdzić, że osobami, które współtworzą całą strukturę programu w przedsiębiorstwie i jego poszczególne moduły, są użytkownicy, a więc pracownicy różnych działów, członkowie zespołów produkcyjnych, a także osoby pracujące na stanowiskach kierowniczych.

Czy warto planować zasoby przedsiębiorstwa przy użyciu systemów ERP?

Zdecydowanie tak! Głównie przez możliwości oprogramowania, które na etapie wdrożenia można dopasować do bieżących potrzeb klienta. Pozwala to tworzyć określone moduły i uporządkowaną strukturę, która poprawia nie tylko ergonomię pracy, ale przede wszystkim ułatwia realizację zadań każdego zespołu w poszczególnych działach. To jego ogromna zaleta, że nie jest dostosowany pod jeden proces czy też branżę. Może dotyczyć tak naprawdę każdego skrzydła firmy, a poszukiwanie określonych danych trwa zaledwie chwilę.

Oprogramowanie ERP to rozwiązanie, które stosuje coraz więcej przedsiębiorstw. Mają one świadomość, o ile łatwiej przychodzi realizacja określonych zadań pracownikom, a także o ile mniej czasu na nie poświęcają, mogąc go przeznaczyć na zupełnie inne czynności i obowiązki, które do tej pory odkładane były na bok, głównie z uwagi na brak wystarczającej ilości czasu. W firmach, w których na samym początku padały pytania „co to jest ERP”, pracownicy odpowiadają, że jest to narzędzie ułatwiające im codzienną pracę, a także porządkujące większość procesów. Obecnie wszystko może dziać się systemie i żaden dokument nie ma prawa się zgubić. Firmy, w których wdrożono ERP, polecają to oprogramowanie kolejnym, mając świadomość, jak wiele zmieniło się w systemie zarządzania.

Zapraszam do śledzenia naszego bloga i mediów społecznościowych, by dalej odkrywać tematy związane z procesem zakupu i wdrożenia systemu ERP. Dzięki temu będą Państwo wiedzieć na co trzeba się szykować podejmując decyzję o zakupie systemu, a my być może w przyszłości zyskamy świadomego klienta, z którym będziemy mogli rozwijać wspólne doświadczenia.