Bariery vs. potrzeby wdrożenia nowego systemu Business Intelligence

Co blokuje firmy przed wdrożeniem nowych systemów Business Intelligence i ile tracą przez opóźnienia?

W dzisiejszym, wysoce konkurencyjnym świecie biznesu, w którym rynek i gospodarka stawiają przed firmami liczne wyzwania, posiadanie odpowiednich narzędzi analitycznych nie jest luksusem, lecz koniecznością.

Wiele dużych firm trwa przy niezadawalających systemach Business Intelligence (BI), pomimo ich ograniczeń. Dlaczego tak się dzieje? Co stoi na przeszkodzie w podjęciu decyzji o ich wymianie na lepsze rozwiązania? Jakie wyzwania to utrudniają? I najważniejsze – jak zmienić sposób myślenia, aby pokonać te bariery?

Odpowiedzi na te pytania znajdziesz w naszym najnowszym artykule.

Obawy związane z kosztami i niepewnymi efektami

Jednym z powszechnych powodów, dla których firmy wciąż opóźniają wymianę systemu Business Intelligence są obawy przed wysokimi kosztami oraz ryzyko niepowodzenia i niespełnienia oczekiwań. Firmy boją się, że inwestycja w nowy system okaże się nieopłacalna, a nowe narzędzie nie rozwiąże rzeczywistych problemów.

*Źródło: Raport IDC

Z drugiej strony, użytkownicy są już często przyzwyczajeni do ograniczeń dotychczasowego systemu. Korzystają z obejść oraz dodatkowych narzędzi, aby nadrobić braki. Jednocześnie w wielu firmach proces zbierania danych trwa nawet kilka dni zanim można poddać je analizie. Raport IDC wskazuje, że

• 50% danych traci swoją ważność już po kilku godzinach,
• 75% staje się nieaktualna w ciągu kilku dni.

Te statystyki pokazują, jak istotny jest szybki dostęp do aktualnych informacji. Czy zatem obecny w Twojej firmie system Business Intelligence rzeczywiście zapewnia natychmiastowy dostęp do danych?

Koszt niepewnych decyzji

Myśląc o kosztach, warto zadać sobie pytanie, czy stać naszą firmę na podejmowanie strategicznych decyzji bez kompletu wiarygodnych danych? Ile tak naprawdę kosztuje brak narzędzi, umożliwiających szybki wgląd w aktualne dane? Badania zawarte w raporcie Data Distrust pokazują, że:

• 77% osób decyzyjnych nie ufa swoim danym przy podejmowaniu kluczowych decyzji,
• 76% menedżerów odnotowuje straty przychodów z powodu braku dostępu do aktualnych i precyzyjnych informacji.

Wyniki te wskazują na poważne ryzyko. Jeśli firma wciąż korzysta z narzędzi, które nie dostarczają rzetelnych danych i spowalniają tym samym podejmowanie trafnych decyzji, może ona zapłacić za to wysoką cenę. Pytanie, które warto zadać: jak długo nasza firma utrzyma konkurencyjność bazując na niepewnych danych?

Źródło: Raport Data Distrust

Długoterminowe spojrzenie na koszty

Warto mieć świadomość, że pozornie darmowe i łatwo dostępne narzędzia Business Intelligence są bezpłatne tylko w początkowej fazie. Koszty pojawiają się wraz ze wzrostem potrzeb i rozbudową środowiska. Należy liczyć się z koniecznością dokupienia dodatkowych technologii m.in.:  do zarządzania uprawnieniami, współdzielenia raportów i wielu innych usług oraz rozszerzenie zasobów serwerowych – co niejednokrotnie bywa przykrym zaskoczeniem dla wielu firm.

Dlatego decyzję o wymianie systemu warto oprzeć na analizie całkowitego kosztu posiadania (TCO) w dłuższym okresie. Przejrzysty model licencjonowania i jasny cennik umożliwią właściwe zaplanowanie budżetu i wyeliminowanie ryzyka nieprzewidywalnych kosztów.

Przyszłościowe myślenie o wyborze systemu

Przy wyborze nowego systemu Business Intelligence warto nie tylko analizować jego możliwości, ale także dokładnie przyjrzeć się potencjalnym ograniczeniom. Na rynku  dostępnych jest wiele rozwiązań, których technologie mają wiele limitów,  między innymi w zakresie ilości miar i wymiarów analitycznych, dostępnych funkcji oraz wydajności. Często zatem występuje konieczność dzielenia i agregowania danych. Te bariery skutecznie uniemożliwia szczegółową analizę danych już nawet w okresie jednego roku.

Istnieją natomiast systemy  pozbawione tych jak i wielu innych ograniczeń. Są to systemy posiadające własne asocjacyjne bazy danych in-memory pozwalające na szybkie przetwarzanie dużych zbiorów danych w ułamki sekund. Systemy te są bardzo elastyczne i zapewniają nieograniczony wgląd w dane w różnych ujęciach.

Dużym wyzwaniem są również rozproszone i nieustrukturyzowane dane, które średnio stanowią 80% zasobów firmy. W związku z tym warto zapytać dostawcę, jak jego system radzi sobie z tego typu danymi. Odpowiedzi na te pytania pozwolą podjąć świadomą decyzję w wyborze dopasowanego  do potrzeb firmy systemu Business Intelligence.

Inwestycja w system o dużej elastyczności i skalowalności zapewni naszej firmie nieograniczone możliwości wykorzystania danych. Zyskamy szansę stać się przedsiębiorstwem, którego rozwój będzie napędzany wiarygodnymi danymi, szybko dostępnymi i co bardzo ważne przekształconymi w informacje zrozumiałe dla każdego użytkownika.

Brak świadomości zalet nowych narzędzi – kolejna bariera

Firmy często nie dostrzegają potencjału innych dostępnych na rynku systemów Business Intelligence, mających wiele funkcjonalności, których jest brak w dotychczas używanych rozwiązaniach. Systemy te umożliwiają m.in.:

• analizowanie danych od ogółu do szczegółu bez ograniczeń,
• przeliczanie ogromnych zbiorów danych w sekundy i ułamki sekund,
• brak ograniczeń w ilości integrowanych źródeł danych i szczegółowości danych,
• jeden rozbudowany, bogaty w dane, model analityczny może odpowiadać na setki czy tysiące różnych pytań,
• bardzo szybkie odświeżanie danych w modelach analitycznych – także w trakcie dnia pełna automatyzacja pozyskiwania danych źródłowych oraz aktualizacja danych w czasie rzeczywistym,
• testowanie wielu także alternatywnych scenariuszy analitycznych,
• wykorzystanie sztucznej inteligencji (AI) dla lepszych wyników,
• prognozowanie za pomocą analityki predykcyjnej,
• symulowanie efektów końcowych.

W celu zwiększenia świadomości co do korzyści płynących z nowoczesnych narzędzi analitycznych, warto podjąć kilka kroków. Najbardziej oczywistym jest umówienie się na prezentację narzędzia i  poznanie dostawcy usług.

Szczególnie cenne są spotkania referencyjne z firmami, które już używają danego rozwiązania. Takie spotkania inspirują, wzbudzają potrzeby, a także pomagają w zrozumieniu rzeczywistych korzyści jakich należy oczekiwać z wdrożenia nowego systemu. Analiza sukcesów innych organizacji, które zainwestowały już w te narzędzia, pozwala także ocenić potencjalny zwrot z inwestycji.

Jednakże faktem jest, iż najlepszą referencją dla nas jesteśmy my sami. Zatem jeśli tylko jest ku temu okazja skorzystajmy z realizacji kilkudniowego projektu pilotażowego z wykorzystaniem naszych danych.

Różnorodność rozwiązań na rynku jako wyzwanie

Wybór odpowiednich systemów Business Intelligence może być wyzwaniem z uwagi na dużą różnorodność dostępnych rozwiązań na rynku. Przede wszystkim należy wziąć pod uwagę jakie cele organizacja chce osiągnąć. Warto zastanowić się czy priorytetem jest poprawa efektywności operacyjnej, redukcja kosztów, zwiększenie konkurencyjności, czy wprowadzenie innowacji. Warto skorzystać ze wspomnianych wyżej wizyt referencyjnych w firmach, które już wdrożyły system, aby poznać ich doświadczenia i osiągnięte korzyści.

Inwestycja w narzędzia o wysokiej elastyczności i wydajności oraz zaawansowanych funkcjach analitycznych pozwala na szczegółowe analizy i pełne wykorzystanie potencjału posiadanych danych. To prowadzi do podejmowania lepszych decyzji i wymiernie wspiera rozwój naszej firmy.

Czekanie na „idealny moment” – nie warto

Łatwo wytłumaczalnym powodem opóźniania wdrożenia systemu Business Intelligence jest przekonanie, że obecnie nie jest właściwy czas na wprowadzanie zmiany. W rzeczywistości jednak nigdy nie ma „idealnego momentu”, a brak decyzji o zmianie już teraz wiąże się z realnymi kosztami i konsekwencjami. Warto więc zadać sobie pytanie: czy czekanie na „idealny moment” nie kosztuje nas zbyt wiele?

Równolegle konkurencja decyduje się na rozwój technologii. Właśnie dzięki takim inwestycjom pojawiają się spektakularne wyniki firm. Przykładem może być sieć sklepów jubilerskich REEDS Jewelers, która zwiększyła swoje przychody w obszarze kanałów cyfrowych o 300% po zmianie systemu Business Intelligence.  Polska sieć handlowa TOPAZ, która odnotowała dwukrotny wzrost rentowności, wynik rok do roku, dzięki wdrożeniu nowego systemu BI. Takie przykłady pokazują, że czas działać, aby brak odpowiednich narzędzi BI nie osłabił konkurencyjność Twojej organizacji.

Podsumowanie: Dlaczego warto działać teraz?

Brak decyzji o zmianie niewystarczającego dla nas już od dawna systemu BI na nowoczesne rozwiązanie często wynika z przyzwyczajeń użytkowników i braku chęci do zmiany, a nawet strachu przed nią. Powszechne są także obawy o wysokie koszty i niepowodzenie wdrożenia.

W obliczu dynamicznie zmieniającej się rzeczywistości i rosnącej roli danych, inwestycja w nowoczesne systemy nie jest już tylko chęcią, a stała się koniecznością. Chcąc skutecznie konkurować na szybko zmieniającym się i coraz bardziej nieprzewidywalnym rynku powinniśmy szybko umieć decydować także w tym temacie.

Opóźnianie wdrożenia systemu BI to decyzja obarczona dużym ryzykiem – zarówno strat finansowych, jak i zmarnowaniem szansy na szybszy rozwój. Tylko sprawdzone narzędzie, dopasowane do realizacji potrzeb i celów firmy maksymalizuje korzyści i minimalizuje ryzyko niepowodzenia wdrożenia.

Współczesny rynek nie wybacza błędów – brak nowoczesnych systemów  w organizacji to pozostawanie krok w tyle za konkurencją. W mnogości dostępnych na rynku technologii – jaką drogą będzie podążać Twoja organizacja?

Skontaktuj się z nami, a pomożemy Ci wdrożyć wydajny i dopasowany do Twoich potrzeb system Business Intelligence.