Bezp┼éatna Konferencja Online 2023 dla U┼╝ytkownik├│w System├│w Humansoft – 21.09.2023. Zarejestruj si─Ö ju┼╝ dzi┼Ť!┬á

30 lat na rynku
23 lipca 2021
Ewidencja ksi─Ögowa
Humansoft Blog Ewidencja ksi─Ögowa
23 lipca 2021

Ewidencja ksi─Ögowa

Przedsi─Öbiorstwo prowadz─ůc dzia┼éalno┼Ť─ç gospodarcz─ů, ma obowi─ůzek j─ů ewidencjonowa─ç. Przy rozpoczynaniu dzia┼éalno┼Ťci, firma ma prawo wyboru r├│┼╝nych wariant├│w rachunkowo┼Ťci zgodnych z polskim prawem ÔÇô Ustaw─ů o rachunkowo┼Ťci. Prowadzenie ksi─ůg rachunkowych jest zale┼╝ne od sposobu i wielko┼Ťci firmy ÔÇô kwoty rocznego przychodu, liczby zatrudnionych os├│b i warto┼Ťci aktyw├│w.

Ewidencja ksi─Ögowa jest sk┼éadow─ů rachunkowo┼Ťci i ma za zadanie odzwierciedlane zachodz─ůcych operacji gospodarczych w jednostce. Odbywa si─Ö to w ksi─Ögach rachunkowych, prowadzonych chronologicznie na podstawie odpowiednich dokument├│w. Dzi─Öki prowadzeniu ewidencji firma mo┼╝e sporz─ůdzi─ç takie zestawienia jak bilans czy rachunek zysk├│w i strat. To pozwala na okre┼Ťlenie warto┼Ťci przedsi─Öbiorstwa, jego stanu finansowego i wyniku finansowego z dzia┼éalno┼Ťci.

Ewidencja podatkowa

Ewidencja podatkowa jest rodzajem ewidencji prowadzonej dla cel├│w podatkowych. Dzia┼éania prowadzone w jej ramach maj─ů na celu ustalenie wysoko┼Ťci obci─ů┼╝e┼ä podatkowych przedsi─Öbiorstwa. Ewidencj─Ö podatkow─ů dzielimy na rodzaje ze wzgl─Ödu na form─Ö opodatkowania przedsi─Öbiorcy:

  • Pe┼éna ksi─Ögowo┼Ť─ç ÔÇô prowadzi─ç j─ů musi przedsi─Öbiorca, kt├│rego przychody netto ze sprzeda┼╝y towar├│w, produkt├│w i operacji finansowych przekroczy┼éy r├│wnowarto┼Ť─ç 2 milion├│w euro w przeliczeniu na z┼éot├│wki po ┼Ťrednim kursie NBP. Je┼Ťli prowadzi┼ée┼Ť uproszczon─ů ksi─Ögowo┼Ť─ç i przekroczy┼ée┼Ť ten limit ÔÇô jeste┼Ť zobowi─ůzany wprowadzi─ç pe┼én─ů ksi─Ögowo┼Ť─ç.

Firma, kt├│ra ma obowi─ůzek prowadzenia pe┼énej ksi─Ögowo┼Ťci, musi ewidencjonowa─ç wszystkie zdarzenia gospodarcze, warto┼Ťci niematerialne i prawne oraz ┼Ťrodki trwa┼ée. Wszystkie operacje ÔÇô zakup, sprzeda┼╝, likwidacja i tym podobne ÔÇô musz─ů znale┼║─ç si─Ö w ksi─Ögach rachunkowych. W ich sk┼éad wchodz─ů dzienniki, ksi─Öga g┼é├│wna i pomocnicze, zestawienia obrot├│w i sald, a tak┼╝e inwentarz, czyli wykaz aktyw├│w i pasyw├│w.

Je┼Ťli jednak firma nie przekracza okre┼Ťlonych powy┼╝ej warto┼Ťci granicznych, mo┼╝e prowadzi─ç ksi─Ögowo┼Ť─ç uproszczon─ů. Tutaj mo┼╝emy wyr├│┼╝ni─ç kilka opcji prowadzenia ksi─Ögowo┼Ťci:

  • Podatkowa ksi─Öga przychod├│w i rozchod├│w (PKiPR) ÔÇô polega na ┼Ťcis┼éej ewidencji (czyli rejestrowaniu w ksi─Ödze) przychod├│w ze sprzeda┼╝y, zakup├│w towar├│w lub materia┼é├│w. Zapisuje si─Ö w niej r├│wnie┼╝ wszelkie wydatki, czyli wyp┼éywy ┼Ťrodk├│w pieni─Ö┼╝nych wynikaj─ůcych z operacji gospodarczej. Na jej podstawie okre┼Ťla si─Ö podstaw─Ö opodatkowania.
  • Rycza┼ét od przychod├│w ewidencjonowanych ÔÇô stosowanie tej metody wyklucza u┼╝ywanie PkiPR. Wybra─ç go mog─ů podatnicy, kt├│rzy nie przekroczyli w zesz┼éym roku r├│wnowarto┼Ťci 250 tysi─Öcy euro w z┼éot├│wkach. W tej metodzie wysoko┼Ť─ç podatku oblicza si─Ö wed┼éug stawek. Wynosz─ů one odpowiednio 20%, 17%, 12,5%, 8,5%, 5,5%, 3% oraz 2% w zale┼╝no┼Ťci od wykonywanego zawodu, us┼éugi lub ┼║r├│d┼éa przychodu. Wysoko┼Ť─ç przychodu mno┼╝y si─Ö po prostu przez stawk─Ö opodatkowania.
  • Karta podatkowa ÔÇô z Karty Podatkowej korzystaj─ů g┼é├│wnie podatnicy wykonuj─ůcy dzia┼éalno┼Ť─ç us┼éugow─ů lub wytw├│rcz─ů. Podatek jest naliczany co miesi─ůc wed┼éug tabeli do┼é─ůczonej do ustawy o zrycza┼étowanym podatku dochodowym. P┼éacony jest wed┼éug podanych tam stawek co miesi─ůc na rachunek urz─Ödu skarbowego.

Prowadzenie ewidencji podatkowej jest obligatoryjne dla ka┼╝dej jednostki gospodarczej, niezale┼╝nie od przyj─Ötej formy ksi─Ögowo┼Ťci.

Ewidencja przychod├│w i koszt├│w

Przychody i koszty s─ů cz─Östo mylone z wp┼éywami i wydatkami. Przychody z czasem powinny sta─ç si─Ö wp┼éywami, a koszty wydatkami, natomiast nie jest to zasad─ů. Za┼é├│┼╝my, ┼╝e nasza firma sprzedaje drukarki. Przychodem jest sam fakt sprzeda┼╝y drukarki, a nie dopiero wp┼éywaj─ůca zap┼éata od klienta.

Podobnie jest z kosztami. Za┼é├│┼╝my, ┼╝e chcemy usprawni─ç sprzeda┼╝ drukarek i chcemy wdro┼╝enia systemu u┼éatwiaj─ůcego ten proces. Sam zakup us┼éugi informatycznej staje si─Ö kosztem, a nie dopiero moment zap┼éaty za nie.

Przychody i koszty musz─ů by─ç ewidencjonowane przez jednostk─Ö gospodarcz─ů, czyli rejestrowane w ksi─Ögach rachunkowych b─ůd┼║ odpowiednikach w prowadzonej przez nich ksi─Ögowo┼Ťci. Przedsi─Öbiorstwo ma wyb├│r sposobu ewidencjonowania koszt├│w.

Do wyboru s─ů zasadniczo 3 warianty ewidencji koszt├│w dzia┼éalno┼Ťci operacyjnej. Nale┼╝y pami─Öta─ç o dokumentacji tego wyboru i zawarciu informacji o sposobie ewidencji w polityce rachunkowo┼Ťci. Ewidencj─Ö prowadzi si─Ö na kontach grupy 4 i 5, a warianty dost─Öpne to:

  • Ewidencja wy┼é─ůcznie na kontach zespo┼éu 4 ÔÇô nazywana ewidencj─ů koszt├│w w uk┼éadzie rodzajowym. T─Ö ewidencj─Ö jako przedsi─Öbiorca powiniene┼Ť wybra─ç w przypadku prowadzenia prostej, jednorodnej dzia┼éalno┼Ťci handlowej albo us┼éugowej, poniewa┼╝ nie informuje o przyporz─ůdkowaniu koszt├│w do produkt├│w.
  • Ewidencja wy┼é─ůcznie na kontach zespo┼éu 5 ÔÇô jest okre┼Ťlana ewidencj─ů koszt├│w w uk┼éadzie funkcjonalnym. Ten rodzaj ewidencji pozwala na okre┼Ťlenie, w jakim miejscu powsta┼éy koszty i na co zosta┼éy poniesione, wi─Öc dobrze si─Ö sprawdza w przypadku przedsi─Öbiorstw wielobran┼╝owych.
  • Ewidencja na kontach zespo┼éu 4 i 5 ÔÇô ewidencja posiadaj─ůca najwi─Öksz─ů warto┼Ť─ç informacyjn─ů dla przedsi─Öbiorstwa, ┼é─ůczy zalety obu wcze┼Ťniejszych ewidencji.

Wyb├│r sposobu ewidencji koszt├│w wi─ů┼╝e si─Ö z form─ů. Rachunku zysk├│w i strat, czyli zestawienia koszt├│w i przychod├│w jednostki. Tylko firma stosuj─ůca ewidencj─Ö na kontach zespo┼éu 4 i 5 mo┼╝e dokona─ç wyboru w tej kwestii, natomiast w innych przypadkach warianty RZiS s─ů przypisane automatycznie.

Pojawiaj─ů si─Ö pytania, jak prowadzi─ç ewidencj─Ö przychod├│w w przypadku rycza┼étu od przychod├│w ewidencjonowanych. Zapisy w tej ewidencji s─ů dokonywane na podstawie dokument├│w. Do najwa┼╝niejszych i najcz─Ö┼Ťciej stosowanych nale┼╝─ů Faktury VAT i rachunki. Je┼Ťli sprzeda┼╝ jest prowadzona bez u┼╝ycia faktur ÔÇô dokumentem po┼Ťwiadczaj─ůcym przychody jest sporz─ůdzany na koniec ka┼╝dego dnia Dowodu wewn─Ötrznego.

Podatnicy maj─ů opcj─Ö prowadzenia ewidencji w spos├│b elektroniczny. Pod koniec miesi─ůca nale┼╝y wype┼éni─ç odpowiedni wz├│r prawid┼éowymi danymi o przychodach. Wz├│r do ewidencji przychod├│w znajdziemy na stornie gofin w postaci aktywnego formularza b─ůd┼║ w za┼é─ůczniku do rozporz─ůdzenia Ministra Finans├│w.

Ewidencja ┼Ťrodka trwa┼éego

┼Ürodki trwa┼ée to sk┼éadnik aktyw├│w, przedmiot, kt├│ry jest wykorzystywany w firmie d┼éu┼╝ej ni┼╝ rok. Mowa oczywi┼Ťcie o urz─ůdzeniach, maszynach i wszelkiego rodzaju przedmiotach u┼╝ywanych do dzia┼éalno┼Ťci bie┼╝─ůcej przedsi─Öbiorstwa. Obowi─ůzek ich ewidencjonowania przypada nie tylko jednostkom prowadz─ůcym pe┼én─ů ksi─Ögowo┼Ť─ç, ale te┼╝ tym korzystaj─ůcym z uproszczonych form.

Prowadz─ůc podatkow─ů ksi─Ög─Ö przychod├│w i rozchod├│w r├│wnie┼╝ ewidencjonujemy ┼Ťrodki trwa┼ée. Jest to niezb─Ödne do poprawnego zaliczania amortyzacji do koszt├│w dzia┼éalno┼Ťci przedsi─Öbiorstwa. Zapis├│w trzeba dokonywa─ç ju┼╝ w miesi─ůcu przekazania tych aktyw├│w do u┼╝ytkowania.

Czy istnieje wz├│r do prowadzenia ewidencji ┼Ťrodk├│w trwa┼éych? Nie ma okre┼Ťlonego sposobu ewidencji ani konkretnego dokumentu. Wiadomo natomiast jakie informacje musz─ů si─Ö w takowym dokumencie (w dowolnej formie) znale┼║─ç, aby ewidencjonowa─ç ┼Ťrodki trwa┼ée:

  1. Liczba porz─ůdkowa,
  2. data przyj─Öcia do u┼╝ywania wraz z dat─ů nabycia,
  3. informacja czy jest to ┼Ťrodek trwa┼éy, czy warto┼Ť─ç niematerialna i prawna,
  4. symbol KŚT (Klasyfikacji Środków Trwałych),
  5. warto┼Ť─ç pocz─ůtkowa i stawka amortyzacyjna
  6. wskazanie dokumentu nabycia,
  7. kwota odpisu amortyzacyjnego za dany rok,
  8. zaktualizowane warto┼Ťci odpis├│w amortyzacyjnych i warto┼Ť─ç pocz─ůtkowa,
  9. warto┼Ť─ç ulepszenia,
  10. dat─Ö likwidacji lub zbycia ┼Ťrodka trwa┼éego.

Sporz─ůdzaj─ůc dokument zawieraj─ůcy wszystkie wymagane informacje, prowadzimy ewidencj─Ö ┼Ťrodka trwa┼éego nawet w uproszczonej formie ksi─Ögowo┼Ťci. Nale┼╝y pami─Öta─ç o tym, by informacje by┼éy zgodne ze stanem rzeczywistym.

Wypr├│buj program ksi─Ögowy dla firm

Zar├│wno ma┼éa, jak i du┼╝a firma musi prowadzi─ç swoj─ů ksi─Ögowo┼Ť─ç. Liczba dokument├│w i informacji przep┼éywaj─ůcych przez ten dzia┼é jest bardzo du┼╝a. Z tego powodu warto korzysta─ç z narz─Ödzi pozwalaj─ůcych na automatyzacj─Ö proces├│w oraz tworzenie zaawansowanych baz danych.

Mimo popularno┼Ťci dostarczania r├│┼╝nych danych w formie papierowej, ich elektroniczne wersje zdecydowanie pro┼Ťciej odszuka─ç. Program ERP dla firm (w zale┼╝no┼Ťci od wybranego wariantu) mo┼╝e ┼é─ůczy─ç w jednym systemie dane nap┼éywaj─ůce z wielu dzia┼é├│w. W ten spos├│b ka┼╝dy uprawniony u┼╝ytkownik szybko odnajdzie niezb─Ödne informacje. Tego typu program do ewidencji ksi─Ögowej przyspiesza czas realizacji wszystkich zada┼ä zwi─ůzanych z ksi─Ögowaniem. Odci─ů┼╝onych pracownik├│w mo┼╝na przekierowa─ç do wykonywania innych dzia┼éa┼ä.

Nowoczesne programy ksi─Ögowe dla firm w jednym miejscu zgromadz─ů wszystkie dane finansowe przedsi─Öbiorstwa. Na ich podstawie stworzysz kluczowe raporty i analizy, kt├│re pozwol─ů na optymalizacj─Ö koszt├│w czy oszacowanie mo┼╝liwo┼Ťci rozwojowych firmy. W zwi─ůzku z tym, ┼╝e g┼é├│wn─ů funkcj─ů systemu ERP jest prowadzenie ewidencji ksi─Ögowej, program gromadzi dane dotycz─ůce p┼éatnik├│w. U┼éatwia to rozliczanie zobowi─ůza┼ä, szczeg├│lnie w przypadku wsp├│┼épracy ze sta┼éymi kontrahentami.

Zawsze warto samodzielnie przekona─ç si─Ö, jakie programy do ewidencji ksi─Ögowej b─Öd─ů dla przedsi─Öbiorstwa najbardziej u┼╝yteczne oraz wygodne dla pracownik├│w. W zwi─ůzku z tym ka┼╝dy mo┼╝e skorzysta─ç z opcji testowania programu dla firm ERP w wersji demo oraz um├│wi─ç jego prezentacj─Ö.

To rozwi─ůzanie z pewno┼Ťci─ů u┼éatwi weryfikacj─Ö i prowadzenie ewidencji ksi─Ögowych. Program mo┼╝e rozwija─ç si─Ö wraz z przedsi─Öbiorstwem, za spraw─ů otwartej struktury narz─Ödzia. Dzi─Öki temu w razie potrzeby wprowadzane s─ů dodatkowe funkcjonalno┼Ťci ÔÇô r├│wnie┼╝ takie, kt├│re s─ů stworzone na specjalne zam├│wienie firmy. Ty natomiast oszcz─Ödzasz czas i pieni─ůdze, kt├│re nale┼╝a┼éoby przeznaczy─ç na kupno i wdro┼╝enie zupe┼énie nowego systemu.

izabela zi─Ötek
Izabela Zi─Ötek

Starszy specjalista ds. Sprzedaży i Wdrożeń

Z firm─ů Humansoft zwi─ůzana jest od 2012 roku. Specjalizuje si─Ö we wdro┼╝eniach modu┼é├│w finansowo-ksi─Ögowych, kadrowo-p┼éacowych, handlowo-magazynowych oraz produkcyjnych. Uko┼äczy┼éa kursy asystenta ksi─Ögowego oraz obs┼éugi kadrowo-p┼éacowej organizowane przez Stowarzyszenie Ksi─Ögowych w Radomiu. Prowadzi szkolenia oraz warsztaty dla klient├│w i sieci handlowej Humansoft zwi─ůzane z tematyk─ů kadrowo-p┼éacow─ů i finansowo-ksi─Ögow─ů.

Zobacz wszystkie wpisy autora
Przeczytaj tak┼╝e
11 lipca 2021
Amortyzacja i umorzenie ┼Ťrodk├│w trwa┼éych w Twojej firmie. Wszystko co musisz wiedzie─ç
Zobacz wi─Öcej