Nowość! Obsługa Systemu Kaucyjnego w systemach Humansoft!

System kaucyjny stanowi mechanizm wspierający proces recyklingu oraz ponownego wykorzystania opakowań. Zgodnie z obowiązującymi regulacjami, jego wdrożenie w Polsce nastąpiło z dniem 1 października 2025 roku.

Od tego momentu w punktach sprzedaży detalicznej będą dostępne napoje w opakowaniach objętych systemem kaucyjnym. Opakowania te będą oznaczone czytelnym symbolem kaucji wraz z informacją o jej wartości.

W krajach, w których system funkcjonuje od dłuższego czasu, szklane butelki wielokrotnego użytku mogą być wprowadzane do obrotu nawet kilkanaście razy, co przekłada się na wymierne korzyści środowiskowe oraz ekonomiczne.

Obecnie z systemów kaucyjnych korzysta około 180 milionów mieszkańców Europy, co stanowi ponad 25% populacji kontynentu. Od października 2025 roku system ten obejmuje również użytkowników na terenie Polski.

Kaucja a VAT

Wprowadzenie systemu kaucyjnego wiąże się z koniecznością prawidłowego rozliczania kaucji na gruncie podatku VAT. Warto pamiętać, że dopóki kaucja ma charakter zwrotny, nie podlega opodatkowaniu. Dopiero w momencie jej zatrzymania staje się częścią ceny i podlega VAT.

• Kaucja nie stanowi elementu ceny produktu. Kaucja nie podlega VAT, więc nie będzie uwzględniana w podstawie opodatkowania.
• Na dokumencie sprzedaży kaucja może zostać ujęta jako odrębna pozycja informacyjna, np. w części niefiskalnej paragonu.
• W przypadku braku zwrotu opakowania, kaucja stanie się częścią ceny
  i podlega VAT, wówczas będzie uwzględniona na fakturze jako pozycja sprzedażowa.

Neutralność podatkowa

System kaucyjny został zaprojektowany tak, aby zachować neutralność podatkową na wszystkich etapach obrotu – od producenta po sprzedawcę detalicznego. Oznacza to, że podatek VAT pojawia się tylko wtedy, gdy kaucja zostaje zatrzymana.

• Kaucja zachowuje neutralność podatkową. Oznacza to, że nie podlega opodatkowaniu VAT na żadnym etapie obrotu tj. producent, dystrybutor, sprzedawca detaliczny, o ile opakowanie zostanie zwrócone.
• Rozliczenie VAT od kaucji niezwróconych odbywa się raz w roku, w ramach deklaracji za pierwszy okres rozliczeniowy kolejnego roku podatkowego.
• Stawka VAT uzależniona jest od rodzaju produktu objętego opakowaniem, np.: 5% dla soków, 23% dla napojów gazowanych.
• Podmiot reprezentujący, operator systemu kaucyjnego ponosi odpowiedzialność za przekazanie należnego podatku VAT do właściwego urzędu skarbowego w przypadku niezwróconych opakowań.

Podatek dochodowy

Również w zakresie podatku dochodowego kaucje zachowują neutralny charakter — dopóki nie zostaną zatrzymane, nie stanowią przychodu podatkowego.

• Kaucja nie jest traktowana jako przychód, dopóki nie zostanie zatrzymana, tj. do momentu, w którym opakowanie nie zostanie zwrócone przez konsumenta.
• W przypadku zatrzymania kaucji, jej wartość staje się przychodem i podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym zgodnie z obowiązującymi przepisami.
• Wydatki związane z obsługą systemu kaucyjnego, takie jak prowadzenie ewidencji czy wypłaty dla punktów zbiórki, mogą zostać ujęte jako koszty uzyskania przychodu.

Wpływ na ceny

System kaucyjny nie podnosi faktycznej ceny produktu, lecz wprowadza dodatkową, zwrotną opłatę motywującą do oddawania opakowań. Rozwiązanie to ma zwiększyć efektywność recyklingu i ułatwić zwroty konsumentom.

• Cena napoju zostaje powiększona o wartość kaucji, która podlega zwrotowi konsumentowi w momencie oddania opakowania.
• Zwrot opakowania nie wymaga okazania paragonu, co zwiększa dostępność i funkcjonalność systemu dla użytkowników.
• W przypadku braku zwrotu opakowania, kaucja nie podlega zwrotowi i stanowi koszt ponoszony przez konsumenta.

 Obowiązki przedsiębiorców

System kaucyjny nakłada konkretne obowiązki na producentów, dystrybutorów i sprzedawców detalicznych. Uczestnictwo w systemie jest obowiązkowe, a jego zakres zależy m.in. od wielkości punktu sprzedaży.

• Sklepy detaliczne są zobowiązane do uczestnictwa w systemie kaucyjnym a zakres obowiązków uzależniony jest od powierzchni sprzedaży danego punktu.
• Każda gmina musi zapewnić co najmniej jeden stacjonarny punkt odbioru opakowań objętych systemem.
• Przedsiębiorcy uczestniczący w systemie są zobowiązani do prowadzenia elektronicznej ewidencji opakowań, kaucji oraz zwrotów.
• Podmioty wprowadzające produkty do obrotu, które nie przystąpią do systemu kaucyjnego, podlegają obowiązkowi uiszczenia potrójnej stawki opłaty produktowej.

Obieg kaucji w praktyce

System kaucyjny obejmuje wiele podmiotów – od producenta napoju, przez sieć dystrybucji, aż po konsumenta i punkt zbiórki opakowań. Każdy z nich uczestniczy w obiegu kaucji i ma określone obowiązki ewidencyjne oraz rozliczeniowe.

Cały proces można podzielić na cztery główne etapy:

1. Wprowadzenie produktu do obrotu
Producent napojów przekazuje towary w opakowaniach objętych kaucją do dystrybutorów lub sprzedawców detalicznych. Na tym etapie doliczana jest wartość kaucji, ale nie stanowi ona przychodu ani podstawy opodatkowania VAT – ma charakter zabezpieczenia.

2. Pobranie kaucji od konsumenta
W momencie sprzedaży napoju klientowi, sprzedawca dolicza kaucję do ceny produktu. Kwota kaucji pojawia się na paragonie lub fakturze jako pozycja informacyjna, lecz nie jest wliczana do podstawy opodatkowania.

3.  Zwrot opakowania
Konsument oddaje opakowanie w dowolnym punkcie zbiórki uczestniczącym w systemie (nie musi to być ten sam sklep). Punkt zwraca mu kaucję, a następnie przekazuje zebrane opakowania do operatora systemu.

4. Rozliczenie finansowe i ewidencja
Operator systemu rozlicza przepływ kaucji między uczestnikami – producentem, dystrybutorem, sklepem i punktem zbiórki. ERP każdego z podmiotów powinien umożliwiać prowadzenie dokładnej ewidencji ilościowej i wartościowej: ile kaucji pobrano, zwrócono, a ile pozostało nierozliczonych.

W efekcie obieg kaucji zamyka się w pełnym cyklu: produkt → konsument → punkt zbiórki → operator → producent, a dane o kaucjach i opakowaniach są spójne na każdym etapie łańcucha dostaw.

Obsługa Systemu Kaucyjnego w systemach Humansoft

Wraz z obowiązywaniem nowych przepisów Humansoft wprowadził w module „Opakowania” (dawniej Opakowania Zwrotne) pierwsze nowe funkcje, które umożliwiają obsługę systemu kaucyjnego.

Moduł dostępny jest w ofercie systemów HermesSQL, Corax i MiniCorax.

Dlaczego warto wdrożyć moduł „Opakowania” z obsługą systemu kaucyjnego?

• Zgodność z przepisami – automatyczna obsługa kaucji zgodnie z obowiązującymi regulacjami.
• Łatwe ewidencjonowanie – rejestracja opakowań, kaucji i zwrotów w jednym miejscu.
• Przejrzystość dla klientów – możliwość drukowania informacji o kaucji na dokumentach sprzedaży.
• Oszczędność czasu i bezpieczeństwo – koniec z ręcznym rozliczaniem i ryzykiem błędów księgowych.
• Przyszłe zmiany – kolejne aktualizacje rozszerzą funkcje o pełne rozliczanie kaucji.

Dla kogo?

Firmy posiadające moduł „Opakowania” (dawniej Opakowania Zwrotne) otrzymają nowe funkcje bezpłatnie w ramach aktywnego abonamentu. Wymagana wersja programu: co najmniej 3.87.

Firmy, które nie posiadają jeszcze tego modułu, mogą go zakupić, aby rozpocząć obsługę kaucji.

Cennik modułu „Opakowania”

Nie czekaj – działaj już dziś!

Zamów moduł „Opakowania” i obsługuj system kaucyjny bez komplikacji.

Skontaktuj się z nami: biuro@humansoft.pl
Zadzwoń: 48 389 81 50