Miesiąc z KSeF: spokojny start i rosnące zadowolenie klientów Humansoft

Minął pierwszy miesiąc od momentu, gdy Krajowy System e-Faktur stał się obowiązkowym elementem codziennego funkcjonowania polskich przedsiębiorstw.

Jeszcze niedawno w przestrzeni publicznej dominowały pytania, wątpliwości i obawy związane z nadchodzącą zmianą. Dziś emocje wyraźnie opadły, a ich miejsce zajmuje coraz bardziej rzeczowa ocena nowej rzeczywistości.

Pierwsze wnioski są zaskakująco pozytywne, szczególnie wśród użytkowników systemów Humansoft, dla których przejście na e-fakturowanie okazało się procesem płynnym, przewidywalnym i w dużej mierze niezauważalnym w codziennej pracy.

KSeF w liczbach – stabilność potwierdzona w praktyce

Skala wdrożenia KSeF najlepiej widoczna jest w danych. Obowiązek objął około 1,4 mln przedsiębiorstw w całej Polsce, a liczba wystawianych faktur szybko osiągnęła poziom od 4,9 do 5,3 mln dokumentów dziennie. To wartości, które jeszcze kilka miesięcy temu stanowiłyby poważne wyzwanie dla infrastruktury państwowej.

Tymczasem system MF działa stabilnie, a jego wydajność pozostaje daleko powyżej aktualnych potrzeb. Ministerialna infrastruktura jest przygotowana na obsługę nawet 120 mln dokumentów dziennie, co daje przedsiębiorcom poczucie bezpieczeństwa i pewności, że rozwój ich działalności nie napotka barier technologicznych.

W praktyce oznacza to jedno: sukces wdrożenia zależy dziś nie od samego KSeF, ale od jakości narzędzi, z których korzystają firmy. Odpowiednio przygotowane oprogramowanie, takie jak rozwiązania Humansoft, zapewnia poprawną obsługę integracji oraz stabilną komunikację z KSeF bez zakłóceń i przestojów.

Pierwszy miesiąc w praktyce – co realnie się zmieniło?

Wystawienie faktury to dziś nie koniec procesu – dokument musi zostać przekazany do Krajowy System e-Faktur, indywidualnie lub zbiorczo, co w naturalny sposób wprowadziło dodatkowy etap w obsłudze sprzedaży.

Z drugiej strony użytkownicy systemów Humansoft podkreślają, że nowe obowiązki zostały dobrze uporządkowane i zautomatyzowane. System wspiera użytkownika poprzez:

•       wygodną wysyłkę faktur do KSeF (pojedynczo, grupowo oraz wsadowo)
•       pobieranie faktur zakupu  i opracowywanie ich w systemie za pomocą znanych mechanizmów,
•       automatyczne pobieranie identyfikatorów dokumentów,
•       monitorowanie statusu przetwarzania,
•       archiwizację zgodną z wymogami.

W efekcie, mimo pojawienia się dodatkowego kroku w procesie, praca pozostaje uporządkowana.

Kompleksowa baza wiedzy – wsparcie dostępne od ręki

Jednym z fundamentów udanego wdrożenia była rozbudowana baza wiedzy. To nie tylko zbiór instrukcji, ale praktyczne kompendium, które prowadziło użytkownika krok po kroku przez wszystkie etapy pracy z KSeF.

Szczególną wartość stanowią:

• szczegółowe instrukcje konfiguracji modułu KSeF
• scenariusze najczęstszych operacji,
• rozbudowana sekcja FAQ,
• opisy obsługi błędów i wyjątków,
• materiały dotyczące pracy w trybie offline oraz wykorzystania kodów QR.

Dzięki temu użytkownicy mogli samodzielnie rozwiązywać większość pojawiających się wątpliwości, bez konieczności kontaktu ze wsparciem technicznym Humansoft.

Centrum wiedzy „Przygotuj się na KSeF” – edukacja w praktyce

Uzupełnieniem dokumentacji była dedykowana platforma edukacyjna, która pełniła rolę centrum informacji o KSeF. Regularnie aktualizowane treści pozwalały przedsiębiorcom być na bieżąco zarówno z przepisami, jak i praktyką ich stosowania.

Na platformie dostępne były:

• artykuły wyjaśniające nowe obowiązki,
• instrukcje wideo pokazujące obsługę systemów,
• materiały dotyczące KSeF 2.0,
• webinary i szkolenia,
• checklisty wdrożeniowe.

Takie podejście znacząco skróciło czas adaptacji do nowych warunków.

Pakiety KSeF dla firm – wdrożenie pod kontrolą

Nie mniej istotnym elementem sukcesu było indywidualne podejście do klientów. W ramach pakietów wdrożeniowych KSEF każda firma mogła liczyć na wsparcie dedykowanego koordynatora Humansoft.

Proces wdrożenia obejmował:

• analizę potrzeb i procesów w firmie,
• przygotowanie koncepcji wdrożenia,
• konfigurację systemu i integrację,
• testy w środowisku przedprodukcyjnym,
• finalne uruchomienie.

Tak uporządkowany model działania minimalizował ryzyko błędów i zapewniał ciągłość pracy przedsiębiorstwa.  Podobne wsparcie zapewniali również partnerzy handlowi Humansoft, którzy dzięki znajomości specyfiki obsługiwanych firm, skutecznie wspierali klientów na każdym etapie wdrożenia, od analizy po start produkcyjny, a także w bieżącej pracy po uruchomieniu systemu.

Stałe wsparcie po wdrożeniu

Transformacja cyfrowa nie kończy się w momencie uruchomienia systemu. Dlatego istotnym elementem oferty Humansoft jest opieka powdrożeniowa.

Zespoły specjalistów oraz partnerzy technologiczni zapewniają:

• bieżącą pomoc techniczną,
• konsultacje w przypadku zmian w przepisach,
• wsparcie w rozwoju systemu,
• szybkie reagowanie na nowe potrzeby biznesowe.

Dzięki temu firmy mogą bez obaw rozwijać swoją działalność w oparciu o stabilne i sprawdzone rozwiązania.

Podsumowanie: cyfryzacja, która daje spokój

Wprowadzenie KSeF to bez wątpienia jedna z największych transformacji w polskiej rachunkowości ostatnich lat. Zmiana formatu dokumentów na XML, centralizacja obiegu faktur oraz nowe zasady uwierzytelniania wymagały dostosowania zarówno systemów IT, jak i codziennych procesów biznesowych. Dla firm oznaczało to konieczność przebudowy dotychczasowego sposobu pracy i przygotowania się na zupełnie nowy model obsługi dokumentów.

Pierwszy miesiąc obowiązkowego KSeF pokazał, że nawet tak duża zmiana może przebiegać spokojnie i bez zakłóceń – pod warunkiem odpowiedniego przygotowania.

W przypadku klientów Humansoft kluczowa okazała się synergia trzech elementów:

• dobrze przygotowanego oprogramowania,
• szerokiego zaplecza wiedzy,
• profesjonalnego wsparcia zespołów wdrożeniowych i partnerów handlowych

Efekt? Spokojne przejście przez transformację i realne usprawnienie codziennej pracy. Wszystko wskazuje na to, że dobrze wdrożony KSeF nie jest już wyzwaniem – staje się standardem, który po prostu działa.

Opinie klientów Humansoft

Poniżej przedstawiamy opinie klientów Humansoft, którzy podsumowują swoje pierwsze doświadczenia z pracą w KSeF.

„Wdrożenie obsługi Krajowego Systemu e-Faktur w naszej firmie przy użyciu rozwiązania Humansoft przebiegło wyjątkowo sprawnie, przewyższając nasze początkowe oczekiwania względem tak złożonego procesu legislacyjno-technicznego.

Zaimplementowany moduł stał się kluczowym elementem naszego obiegu dokumentów. Szczególnym ułatwieniem okazała się funkcja zbiorczej wysyłki faktur, która pozwala na masowe przesyłanie dokumentów do systemu ministerialnego za pomocą zaledwie kilku kliknięć. Rozwiązanie to drastycznie skróciło czas poświęcany na raportowanie sprzedaży krajowej i zagranicznej. Równie istotny jest intuicyjny mechanizm pobierania faktur zakupowych, co w połączeniu z automatyzacją procesów wyeliminowało szereg ręcznych operacji, podnosząc komfort pracy.

Fundamentem sukcesu tego wdrożenia było kompleksowe podejście producenta do klienta, szkoleń oraz indywidualnego podejścia. Udostępnione materiały informacyjne i instruktażowe pozwoliły nam merytorycznie przygotować się do zmian.

Kluczowym atutem była jednak bezpośrednia współpraca z dedykowanymi opiekunami z ramienia Humansoft. Profesjonalna analiza naszych procesów, precyzyjna konfiguracja modułu oraz przeprowadzenie serii testów w środowisku testowym sprawiły, że przejście na system produkcyjny odbyło się bezstresowo i bez zakłóceń.”

Bogdan Maciąg
Właściciel firmy

„Początkowo towarzyszyły nam obawy związane z obsługą KSeF w systemie, jednak już po pierwszych wysyłkach okazało się, że wszystko działa stabilnie i bez zakłóceń. Doceniamy przede wszystkim brak problemów technicznych, szybkość wdrożenia, wysoką wiedzę merytoryczną opiekuna z Humansoft oraz logiczne, dobrze przemyślane rozwiązanie systemowe. Całość została dopasowana do naszych potrzeb operacyjnych, m.in. w zakresie wysyłania do KSEF niestandardowych pól w fakturach sprzedaży, których wymagali nasi klienci.

W kolejnym etapie przewidujemy wdrożenie aplikacji mobilnej do zatwierdzania faktur zakupowych, która jest obecnie w końcowej fazie przygotowania po stronie producenta. Rozwiązanie to ma na celu usprawnienie obiegu dokumentów oraz przyspieszenie procesów ich zatwierdzania.”

Ewelina Cieślik
Wiceprezes Zarządu

„Z perspektywy pierwszych tygodni pracy z modułem obsługi KSeF możemy powiedzieć, że rozwiązanie zostało dobrze przemyślane i przygotowane. Cała komunikacja z Krajowym Systemem e-Faktur odbywa się bezpośrednio w systemie ERP HermesSQL – zarówno wysyłka faktur, jak i pobieranie dokumentów zakupu – co znacząco upraszcza codzienną pracę i eliminuje konieczność korzystania z dodatkowych narzędzi. Całość działa bez problemów technicznych, co pozwoliło nam szybko przejść na nowy model pracy.

Na plus oceniamy także przygotowanie merytoryczne producenta – dostęp do materiałów edukacyjnych, instrukcji i nagrań wideo ułatwił nam wdrożenie i zrozumienie nowych procesów. Dużą rolę odegrała również firma Atomium, która skonfigurowała i wdrożyła moduł KSeF w naszej organizacji.”

Jolanta Wujek
Prezes Zarządu

Mobilna akceptacja dokumentów już wkrótce

Producent systemów ERP HermesSQL, Corax i MiniCorax przygotowuje kolejne rozwiązanie wspierające firmy w codziennej pracy z dokumentami. Już niebawem w ofercie pojawi się nowoczesna aplikacja mobilna umożliwiająca zatwierdzanie faktur zakupowych bezpośrednio z poziomu telefonu i przeglądarki internetowej.

Nowe rozwiązanie pozwoli użytkownikom szybko przeglądać dokumenty, akceptować je, odrzucać lub przekazywać dalej w procesie obiegu dokumentów, bez konieczności logowania do systemu ERP. Aplikacja będzie zintegrowana z systemami Humansoft (HermesSQL i Corax)  zapewniając pełną synchronizację statusów i komentarzy w czasie rzeczywistym.

To kolejny krok w kierunku mobilności, automatyzacji i usprawnienia procesów związanych z obsługą dokumentów. Już wkrótce więcej informacji.

Szukasz kompleksowego systemu ERP? Skontaktuj się z nami!