Jak wybrać system ERP? 8 praktycznych wskazówek

Wybór systemu ERP nie jest zadaniem prostym. Powodem tego jest nie tylko ich bogata i zaawansowana funkcjonalność, ale także liczba dostępnych na rynku rozwiązań ERP oraz ich dostawców. Jak zatem wybrać system ERP i na co zwrócić uwagę, aby dokonać korzystnego wyboru programu, który wg statystyk pozostaje w firmie przez 10-15 lat?

Poniżej przedstawiamy 8 praktycznych wskazówek, które warto zastosować, aby zwiększyć swoją szansę na udaną inwestycję w ERP.  

1. Zidentyfikuj potrzeby firmy

To, co jest kluczowe przed podjęciem decyzji o wyborze systemu, to dokładne przemyślenie i określenie potrzeb firmy względem nowego programu. Sporządzenie szczegółowych wymagań pozwoli Ci łatwiej wybrać odpowiedni system.

Bardzo ważnym krokiem jest szczegółowe przyjrzenie się obecnym procesom w firmie i zidentyfikowanie obszarów, w których występują niedociągnięcia lub problemy. Należy zwrócić uwagę na tzw. „wąskie gardła” – miejsca, które spowalniają pracę lub powodują inne trudności. Aby system ERP mógł w pełni spełniać swoje zadanie, często konieczne będzie dostosowanie niektórych procesów biznesowych, szczególnie jeśli obecnie nie działają one efektywnie.

Zmiany te powinny zostać wprowadzone przed wdrożeniem nowego systemu lub omówione z dostawcą ERP, aby uniknąć problemów związanych z nieprawidłową konfiguracją systemu.

Należy zatem przyjrzeć się obecnym procesom, wykonać niezbędne zmiany, określić cele jakie firma chce osiągnąć za pomocą systemu informatycznego, preferowane funkcjonalności oraz zakres wdrożenia a także obszary problematyczne tzw. „wąskie gardła”, które będą objęte wdrożeniem. Im dokładniejsza powstanie lista wymagań, tym bardziej świadomą decyzję podejmiesz w zakresie wyboru systemu i dostawcy oprogramowania.

2. Oceń funkcjonalność

Program musi nie tylko uwzględniać charakter działalności przedsiębiorstwa i jego bieżące potrzeby, ale także posiadać rozwiązania, które mogą być przydatne w przyszłości. Dlatego porównując systemy ważne jest, abyś zwrócił uwagę na ich perspektywiczność. Dostęp do bogatej oferty modułów pozwoli zaspakajać przyszłe potrzeby Twojej firmy wynikające z rozwoju i wprowadzanych zmian. To niezwykle ważne biorąc pod uwagę, że system ERP to inwestycja na wiele lat.

Warto sprawdzić również częstotliwość wydawania aktualizacji programu wnoszących nowe funkcjonalności. Na tej podstawie dowiesz się, czy system jest stale rozwijany i jak często możesz spodziewać się dostępu do nowych rozwiązań.

3. Zwróć uwagę na elastyczność

Kolejnym ważnym elementem, który należy rozpatrywać podczas wyboru ERP jest jego elastyczność i otwartość. Wiąże się to między innymi z możliwością dołączania do programu dodatkowych rozwiązań funkcjonalnych oraz integracją z używanymi w przedsiębiorstwie aplikacjami i urządzeniami.

Wysoka elastyczność systemu zagwarantuje Twojej firmie możliwość dopasowania programu do najbardziej zaawansowanych procesów i niestandardowych potrzeb, które często stanowią o przewadze konkurencyjnej przedsiębiorstwa.

4. Wybierz intuicyjny interfejs użytkownika

Z punktu obsługi systemu i kosztów związanych z przeszkoleniem pracowników niezwykle istoty jest interfejs użytkownika i możliwość jego dopasowania. Im bardziej jest przejrzysty i intuicyjny tym prostsza jest obsługa i krótszy czas potrzebny do opanowania programu (również dla przyszłych pracowników). Coraz więcej firm zwraca na to szczególną uwagę. I słusznie, bo wygodną i efektywną pracę zapewni tylko taki system ERP, który zostanie ściśle dostosowany do potrzeb użytkownika i wykonywanych przez niego czynności.

Dlatego warto również sprawdzić, czy system pozwala na łatwą i samodzielną personalizację widoków (np. dodawanie dodatkowych informacji, usuwanie zbędnych danych, zmianę czcionki na kolorową itp), aby dopasować je do indywidualnych potrzeb użytkowników. Taki poziom personalizacji to kluczowy czynnik, który znacząco zwiększa komfort pracy i jej jakość.

5. Sprawdź opinie innych klientów

Przed podjęciem decyzji o wyborze systemu ERP warto zasięgnąć opinii użytkowników, którzy mieli już doświadczenie z danym oprogramowaniem. Takie informacje mogą pomóc Ci lepiej zrozumieć, jak system sprawdza się w praktyce oraz jakie napotkano problemy podczas wdrożenia i użytkowania.

Najczęściej listę klientów chętnych do udzielenia referencji dostarczają sami dostawcy ERP. Może to być kontakt telefoniczny, rozmowa online, a w niektórych przypadkach nawet wizyta referencyjna w firmie. Aby uzyskać miarodajne informacje, zadbaj o to, aby rozmowy odbyły się z firmami:

• o podobnym modelu biznesowym (np. handel, produkcja, usługi),
• o zbliżonej wielkości zatrudnienia,
• z wdrożonym zakresem modułów, który odpowiada Twoim potrzebom.

Podczas takich rozmów warto zapytać o kluczowe kwestie, np.:

• Jak przebiegał proces wdrożenia?
• Czy pojawiały się trudności i jak zostały rozwiązane?
• Jak wygląda wsparcie techniczne dostawcy?
• Czy system spełnił ich oczekiwania?

Opinie użytkowników zbliżonych do Twojego profilu firmy będą szczególnie pomocne przy ocenie, czy dany system ERP to właściwy wybór dla Twojego przedsiębiorstwa.

6. Wybierz doświadczonego dostawcę

Proces wyboru programu nie kończy się na znalezieniu odpowiedniego oprogramowania. Równie ważny, a nawet kluczowy dla sukcesu całego przedsięwzięcia, jest wybór odpowiedniego partnera, który wdroży program i zapewni dalsze wsparcie techniczne i serwisowe. Podobnie jak w przypadku systemu ERP,  firma wiąże się z dostawcą na kilka lat. Z tego powodu zwróć uwagę na doświadczenie firmy w zakresie wdrażania oprogramowania ERP, zaplecze kadrowe, oferowaną pomoc powdrożeniową i serwisową oraz wysłuchaj opinii dotychczasowych klientów na temat przebiegu współpracy.

7. Przeanalizuj koszty i sposób licencjonowania

Cena oprogramowania i koszty wdrożenia wciąż odgrywają ważną rolę przy wyborze systemu ERP. Porównując różne rozwiązania, warto jednak zwrócić uwagę na stosunek funkcjonalności do ceny, ponieważ najtańsza opcja nie zawsze zapewni dostęp do wszystkich niezbędnych funkcji.

Szczególnie istotny jest również model licencjonowania. Na rynku systemów ERP on-premise – czyli instalowanych lokalnie w infrastrukturze IT firmy – które nadal są najchętniej wybierane przez firmy średniej wielkości, można wyróżnić trzy główne rodzaje licencji.

• stanowiskową udzielaną w oparciu o ilość stanowisk, na których instalowany jest system,
• licencję modułową, która udzielana jest na podstawie ilości użytkowników pracujących na module
• oraz licencję serwerową.

Najbardziej korzystnym modelem licencjonowania dla firm jest licencja serwerowa. Jej koszt zależy od liczby użytkowników korzystających z programu jednocześnie, a dostęp do modułów jest zarządzany za pomocą systemu uprawnień. W praktyce oznacza to, że gdy pracownik zyska nowe kompetencje, wystarczy rozszerzyć jego uprawnienia, bez potrzeby zakupu dodatkowych licencji.

Kluczową zaletą tego modelu jest przejrzystość kosztów – pełny ich zakres jest znany już na początku wdrożenia, co pozwala uniknąć nieprzewidzianych wydatków na późniejszym etapie.

8. Zawęź liczbę ofert

Wybierając system ERP pamiętaj, że zbyt duża ilość zebranych ofert wydłuża proces wyboru oprogramowania. Konsekwencją tego są zawsze dodatkowe koszty, które firma ponosi w związku z pracą osób zaangażowanych w ten proces. Z tego powodu warto zawęzić wybór do kilku rozwiązań. Dzięki temu będziesz w stanie lepiej porównać oferty, a jednocześnie zminimalizować czas i koszty związane z ich oceną.

Zestaw 40 pytań do dostawców ERP

Przygotowaliśmy praktyczny zestaw pytań, który ułatwi Ci świadomy wybór systemu ERP i pozwoli uniknąć typowych błędów. Warto pamiętać, że to kluczowa inwestycja na lata. Dlatego wykorzystaj nasze 40 kluczowych pytań, aby przeanalizować swoje potrzeby i solidnie przygotować się do rozmów z dostawcami, by znaleźć najlepsze oprogramowanie ERP dla swojej firmy.