Jak przyspieszyć proces inwentaryzacji w firmie?

Praktyczne wskazówki, które pozwalają zaoszczędzić czas i pieniądze!

Inwentaryzacja, choć niezwykle istotna, często bywa procesem żmudnym i czasochłonnym. Jednym z głównych problemów, z którymi spotykają się przedsiębiorcy, jest brak odpowiednich narzędzi do sprawnego przeprowadzenia tego procesu. Na szczęście, technologia idzie na przód, oferując rozwiązania, które znacznie ułatwiają i przyspieszają inwentaryzację. Jednym z takich narzędzi jest aplikacja Mobilny Magazynier.

Co to jest inwentaryzacja i na czym polega?

Inwentaryzacja to proces kontrolowania i zliczania towarów znajdujących się w magazynie w celu ustalenia ich ilości i wartości. Polega na dokładnym spisaniu i ewentualnej ocenie stanu każdego produktu, aby dostarczyć dokładne informacje na temat dostępnych zasobów oraz minimalizować ryzyko błędów i nadmiarów lub braków. Inwentaryzacja jest kluczowym elementem zarządzania zapasami i pomaga w efektywnym planowaniu i kontroli zasobów.

Jak wygląda inwentaryzacja z wykorzystaniem Mobilnego Magazyniera?

Tradycyjne metody prowadzenia inwentaryzacji oparte na ręcznym liczeniu towarów i sporządzaniu dokumentacji, są czasochłonne i podatne na błędy.

Alternatywą jest zastosowanie aplikacji Mobilny Magazynier, która eliminuje konieczność używania arkuszy spisowych wydrukowanych na papierze i późniejszego przepisywania ich do systemu. Przyjrzyjmy się zatem, jak aplikacja wpływa na typowy proces inwentaryzacji, podnosząc jego efektywność.

Procedura zaczyna się od wygenerowania elektronicznych zestawów arkuszy i przypisania do nich konkretnych osób biorących udział w inwentaryzacji. Po przydzieleniu opiekuna arkusze są dostępne na urządzeniach mobilnych (tzw. kolektorach danych). Następnie pracownicy przystępują do skanowania asortymentu na przydzielonym obszarze. Zastosowanie kodów do identyfikacji towarów pozwala przyspieszyć cały proces inwentaryzacyjny, jednocześnie ograniczając ryzyko błędów i skracając czas trwania operacji.

Inwentaryzacja kończy się automatycznym połączeniem w systemie wszystkich arkuszy, zsumowaniem asortymentu i uzyskaniem rezultatu w postaci nadwyżek i niedoborów. Co ważne, w trakcie inwentaryzacji dostęp do danych odbywa się w czasie rzeczywistym, dzięki czemu możliwa jest również bieżąca analiza stanu magazynu.

Aplikacja obsługuje różne rodzaje inwentaryzacji, w tym cykliczną, okresową, dokładną (uwzględniającą numery seryjne, numery partii) oraz kontrolną. To sprawia, że może być używana w firmach o różnych profilach działalności i potrzebach.

Przykładowa aplikacja Mobilny Magazynier

Na rynku można znaleźć różne systemy WMS oraz aplikacje mobilne dedykowane obsłudze magazynów i procesu inwentaryzacji. W większości przypadków są to rozwiązania, które wymagają dodatkowej integracji z obecnie stosowanym w firmie systemem ERP.

W przypadku aplikacji Mobilny Magazynier, stworzonej przez firmę Humansoft, jest ona częścią WMS, który został wbudowany w system ERP HermesSQL. To kompleksowe oprogramowanie bazuje na jednej bazie danych, co umożliwia obsługę pełnego zakresu działalności przedsiębiorstwa oraz efektywne zarządzanie magazynami oraz logistyką magazynową. Wybór konkretnych modułów systemu pozostaje w gestii przedsiębiorstwa.

Istotnym atutem płynącym z takiego podejścia jest opcja implementacji wyłącznie mobilnej aplikacji przez firmy, które nie dysponują magazynami wysokiego składowania i nie mają potrzeby korzystania z zaawansowanych funkcji lokalizacji towarów, oferowanych przez pełną wersję WMS. To również wiąże się z mniejszymi kosztami inwestycji, gdyż firma płaci tylko za te rozwiązania, z których rzeczywiście będzie korzystać.

W praktyce, aplikacja mobilna sprawdza się nie tylko w procesie inwentaryzacji, ale również w usprawnieniu wszelkich czynności związanych z przyjęciem i wydaniem towarów. Obsługuje wszystkie typowe dokumenty magazynowe, takie jak PW, RW, MM, WZ, PZ oraz realizację zamówień od klientów. Dzięki pracy na jednej bazie danych, zapewnia pracownikom biura możliwość bieżącego śledzenia postępu zleconych czynności magazynowych. Mogą oni uzyskać informacje na temat stopnia spakowania zamówienia, wydania towaru czy aktualnego statusu dokumentu. Taki sposób działania w znacznym stopniu zwiększa efektywność komunikacji między magazynem a biurem.

Jaki wybrać kolektor danych?

Dobór odpowiedniego modelu kolektora danych jest kluczowy dla efektywnego przeprowadzenia inwentaryzacji. Istotne jest uwzględnienie środowiska, w którym planuje się używać kolektory oraz zwrócenie uwagi na to, czy urządzenie działa na systemie Windows CE czy już na Android.

Warto również kierować się korzyściami dla użytkownika. Poniżej przedstawiamy istotne cechy, które zasługują na uwagę:

• Łatwość obsługi i wprowadzania danych
• Duży i czytelny ekran
• Efektywna praca bez przerw i bezproblemowa wymiana danych
• Długi czas pracy na baterii
• Szybki dostęp do części zamiennych i serwisu

W przypadku, aplikacji Mobilny Magazynier od Humansoft, dwa najczęściej wybierane modele to Zebra kolektor MC 3300 oraz bardziej zaawansowany i droższy kolektor MC9300. Ten drugi wyróżnia się bogatszym wyposażeniem, większą odpornością na upadki, co sprawia, że jest dostosowany do pracy w trudniejszych warunkach panujących w magazynie.

Ile zyskasz dzięki wdrożeniu Mobilnego Magazyniera?

Aplikacja Mobilny Magazynier wraz z odpowiednio dobranym kolektorem danych to rozwiązanie, które pozwala skorzystać z wielu korzyści, jakie niesie ze sobą najnowsza technologia. Wśród najważniejszych można wymienić:

1. Bezbłędną identyfikację towarów –  aplikacja magazynowa eliminuje ryzyko wstąpienia ludzkich błędów w procesie inwentaryzacji, ale także przyjmowania towarów na magazyn i kompletowania zamówień klientów
2. Redukcję nakładów czasu – dzięki Mobilnemu Magazynierowi, proces inwentaryzacji oraz inne czynności związane z obsługą dokumentów magazynowych są bardziej efektywne i skracają czas ich realizacji
3. Mniejsze koszty operacyjne –  automatyzacja pracy na magazynie wpływa pozytywnie na tempo i jakość działań pracowników magazynowych, co pozwala na ograniczenie kosztów operacyjnych
4. Zmniejszenie ilości reklamacji – skanowanie kodów zapobiega wydaniom niewłaściwego towaru, tym samym redukuje ilości reklamacji
5. Bieżący dostęp do danych – możliwość monitorowania w czasie rzeczywistym stanów magazynowych oraz postępu prac na magazynie, zapewnia bieżący dostęp do kluczowych informacji ułatwiających zarządzanie magazynem
6. Lepsza komunikacja pomiędzy magazynem a biurem zwiększa efektywność działań w firmie i ułatwia na co dzień  pracę
7. Ograniczenie druku dokumentów – elektroniczny obieg dokumentów eliminuje konieczność wydruku papierowych dokumentów, przyczyniając się do ograniczenia zużycia papieru i kosztów związanych z drukiem
8. Szybkie wdrożenie nowych pracowników do pracy na magazynie, co ma szczególne znaczenie w przypadku dużej rotacji pracowników lub prac sezonowych

Podsumowując, zastosowanie Mobilnego Magazyniera z odpowiednim kolektorem danych to klucz do efektywniejszych, bezbłędnych i oszczędnych procesów magazynowych oraz szybkiej i sprawnej inwentaryzacji. Redukcja czasu, precyzja operacji, bieżący dostęp do danych i lepsza komunikacja to tylko kilka z licznych korzyści, jakie przynosi ta nowoczesna technologia. Wdrożenie Mobilnego Magazyniera jest zatem inwestycją w efektywność i konkurencyjność swojej firmy.

Zapytaj o Aplikację Mobilną od Humansoft