Jak prawidłowo przedstawiać liczby na dashboardach?
Analiza danych przedstawionych w postaci wielopoziomowych tabel, czy skomplikowanych arkuszy kalkulacyjnych stanowi nie lada wyzwanie.
Odnalezienie i zrozumienie relacji z tak przedstawionych informacji wymaga czasu i tym samym opóźnia proces podejmowania decyzji.
Odpowiedzią na te wyzwania są systemy Business Intelligence (BI) oraz dobrze zaprojektowane dashboardy zarządcze. Prawidłowe przedstawienie liczb na dashboardach zamienia suche liczby w jasną i zrozumiałą informację biznesową. Warto wykorzystać fakt, że ludzkie oko znacznie szybciej wychwytuje wzorce poprzez kształty, kolory czy rozmieszczenie przestrzenne.
Jak podkreślają eksperci, celem dashboardu jest natychmiastowe przekazanie kontekstu i skierowanie uwagi użytkownika na to, co rzeczywiście wymaga interwencji.
Aby panel analityczny spełniał swoją rolę i nie stał się jedynie „szumem informacyjnym”, warto stosować się do 8 fundamentalnych zasad prawidłowej Prezentacji Danych.
8 zasad prawidłowego przedstawienia danych na dashboardzie:
1. Zaokrąglenia
Pozwalają skupić się na tym, co ważne, czyli na trendach i skali, np. zamiana 123456,78 zł na 123,5 tys. zł lub 124k to jedna z najlepszych praktyk w data visualization. Wybór formatu danych należy uzależnić od tego, gdzie się znajdują. Końcówki groszowe czy setne części procenta w widoku ogólnym to tzw. szum informacyjny.
2. Formatowanie
Spacja lub kropka jako separator pozwala błyskawicznie ocenić rząd wielkości. Liczba musi też być opisana jednostką, aby użytkownik wiedział, czy patrzy na złotówki, sztuki czy kliknięcia. Należy także dokonać wyboru pomiędzy polskimi skrótami a międzynarodowymi.
3. Miejsca po przecinku
- 0 miejsc po przecinku: Dla dużych liczb całkowitych, walut w widoku ogólnym, liczby sztuk, transakcji czy użytkowników.
- 1 miejsce – przy zaokrągleniach do tysięcy, milionów, procentów.
- 2 miejsca – dla małych wartości i tam, gdzie precyzja groszowa jest wymagana prawem/procedurą.
4. Hierarchia wizualna
Na dashboardzie należy zadbać o ścieżkę wzrokową. Najważniejsze wskaźniki (KPI lub wskaźniki strategiczne) powinny dominować nad resztą dashboardu. Aby wyłowić kluczowe wartości z natłoku danych, zwłaszcza w tabelach lub na osiach wykresów, warto zastosować pogrubienia.
5. Od ogółu do szczegółu
Dashboard powinien być podzielony na sekcje o różnym poziomie szczegółowości.
- Górna (Strategiczna): najważniejsze kafelki KPI.
- Środkowa (Taktyczna): wykresy trendów, porównania kategorii, rozkład geograficzny.
- Dolna (Operacyjna): tabele ze szczegółami, filtry, surowe dane (mniej zaokrągleń).
6. Porównania
To klucz do właściwej interpretacji danych. Porównanie z poprzednim okresem (MoM) oraz z analogicznym okresem ubiegłego roku (YoY) pokazuje dynamikę zmian i kierunek rozwoju biznesu. Zestawienie ze średnią lub normą pozwala ocenić, czy wynik jest typowy, czy wymaga uwagi. Kontekst zamienia dane w wiedzę, a wiedzę w decyzje.
7. Kolory
Kolor na dashboardzie to jedno z najpotężniejszych narzędzi analitycznych. Złe użycie barw potrafi całkowicie zepsuć nawet najlepiej przygotowany dashboard. Mózg automatycznie interpretuje kolory, które mają w naszej kulturze silnie zakorzenione znaczenie:
- czerwony = zagrożenie
- żółty = uwaga
- zielony = sukces.
8. Logiczne sekcje
Elementy, które znajdują się blisko siebie, są automatycznie postrzegane jako powiązane tematycznie. Wskaźniki powinny być pogrupowane w wyraźnie oddzielone od siebie bloki.Grupowanie liczb i wskaźników w logiczne sekcje to zamknięcie całego procesu projektowania dashboardu w spójną całość.
Podsumowanie
Wdrożenie powyższych zasad w praktyce pozwala stworzyć dashboard, który realnie wspiera organizację w codziennym zarządzaniu.
Zasada „jeden temat = jeden dashboard” pozwala uniknąć przeładowania informacjami i zachować maksymalną czytelność. Dostosowanie formy do odbiorcy, wyeliminowanie zbędnych szczegółów oraz osadzenie danych w odpowiednim kontekście sprawiają, że użytkownicy od razu przechodzą do działania.
Dowiedz się więcej o analizach dla branży FMCG i nie tylko!
Pobierz darmowy e-book – 30 kluczowych analiz BI dla branży FMCG!
Dyrektor Działu Business Intelligence oraz Członek Zarządu w firmie Humansoft.
Od blisko 25 lat związana zawodowo z branżą IT. Posiada ponad 15-letnie doświadczenie w obszarze Business Intelligence. Koordynator wielu kompleksowych projektów wdrożeniowych systemów Business Intelligence dla firm z branży FMCG oraz sektora energetycznego, petrochemicznego i finansowego. Prelegentka i autorka wielu wystąpień i publikacji na temat Business Intelligence.
