Ewidencja księgowa

Przedsiębiorstwo prowadząc działalność gospodarczą, ma obowiązek ją ewidencjonować. Przy rozpoczynaniu działalności, firma ma prawo wyboru różnych wariantów rachunkowości zgodnych z polskim prawem – Ustawą o rachunkowości. Prowadzenie ksiąg rachunkowych jest zależne od sposobu i wielkości firmy – kwoty rocznego przychodu, liczby zatrudnionych osób i wartości aktywów.

Ewidencja księgowa jest składową rachunkowości i ma za zadanie odzwierciedlane zachodzących operacji gospodarczych w jednostce. Odbywa się to w księgach rachunkowych, prowadzonych chronologicznie na podstawie odpowiednich dokumentów. Dzięki prowadzeniu ewidencji firma może sporządzić takie zestawienia jak bilans czy rachunek zysków i strat. To pozwala na określenie wartości przedsiębiorstwa, jego stanu finansowego i wyniku finansowego z działalności.

Ewidencja podatkowa

Ewidencja podatkowa jest rodzajem ewidencji prowadzonej dla celów podatkowych. Działania prowadzone w jej ramach mają na celu ustalenie wysokości obciążeń podatkowych przedsiębiorstwa. Ewidencję podatkową dzielimy na rodzaje ze względu na formę opodatkowania przedsiębiorcy:

• Pełna księgowość – prowadzić ją musi przedsiębiorca, którego przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych przekroczyły równowartość 2 milionów euro w przeliczeniu na złotówki po średnim kursie NBP. Jeśli prowadziłeś uproszczoną księgowość i przekroczyłeś ten limit – jesteś zobowiązany wprowadzić pełną księgowość.

Firma, która ma obowiązek prowadzenia pełnej księgowości, musi ewidencjonować wszystkie zdarzenia gospodarcze, wartości niematerialne i prawne oraz środki trwałe. Wszystkie operacje – zakup, sprzedaż, likwidacja i tym podobne – muszą znaleźć się w księgach rachunkowych. W ich skład wchodzą dzienniki, księga główna i pomocnicze, zestawienia obrotów i sald, a także inwentarz, czyli wykaz aktywów i pasywów.

Jeśli jednak firma nie przekracza określonych powyżej wartości granicznych, może prowadzić księgowość uproszczoną. Tutaj możemy wyróżnić kilka opcji prowadzenia księgowości:

• Podatkowa księga przychodów i rozchodów (PKiPR) – polega na ścisłej ewidencji (czyli rejestrowaniu w księdze) przychodów ze sprzedaży, zakupów towarów lub materiałów. Zapisuje się w niej również wszelkie wydatki, czyli wypływy środków pieniężnych wynikających z operacji gospodarczej. Na jej podstawie określa się podstawę opodatkowania.
• Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych – stosowanie tej metody wyklucza używanie PkiPR. Wybrać go mogą podatnicy, którzy nie przekroczyli w zeszłym roku równowartości 250 tysięcy euro w złotówkach. W tej metodzie wysokość podatku oblicza się według stawek. Wynoszą one odpowiednio 20%, 17%, 12,5%, 8,5%, 5,5%, 3% oraz 2% w zależności od wykonywanego zawodu, usługi lub źródła przychodu. Wysokość przychodu mnoży się po prostu przez stawkę opodatkowania.
• Karta podatkowa – z Karty Podatkowej korzystają głównie podatnicy wykonujący działalność usługową lub wytwórczą. Podatek jest naliczany co miesiąc według tabeli dołączonej do ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym. Płacony jest według podanych tam stawek co miesiąc na rachunek urzędu skarbowego.

Prowadzenie ewidencji podatkowej jest obligatoryjne dla każdej jednostki gospodarczej, niezależnie od przyjętej formy księgowości.

Ewidencja przychodów i kosztów

Przychody i koszty są często mylone z wpływami i wydatkami. Przychody z czasem powinny stać się wpływami, a koszty wydatkami, natomiast nie jest to zasadą. Załóżmy, że nasza firma sprzedaje drukarki. Przychodem jest sam fakt sprzedaży drukarki, a nie dopiero wpływająca zapłata od klienta.

Podobnie jest z kosztami. Załóżmy, że chcemy usprawnić sprzedaż drukarek i chcemy wdrożenia systemu ułatwiającego ten proces. Sam zakup usługi informatycznej staje się kosztem, a nie dopiero moment zapłaty za nie.

Przychody i koszty muszą być ewidencjonowane przez jednostkę gospodarczą, czyli rejestrowane w księgach rachunkowych bądź odpowiednikach w prowadzonej przez nich księgowości. Przedsiębiorstwo ma wybór sposobu ewidencjonowania kosztów.

Do wyboru są zasadniczo 3 warianty ewidencji kosztów działalności operacyjnej. Należy pamiętać o dokumentacji tego wyboru i zawarciu informacji o sposobie ewidencji w polityce rachunkowości. Ewidencję prowadzi się na kontach grupy 4 i 5, a warianty dostępne to:

• Ewidencja wyłącznie na kontach zespołu 4 – nazywana ewidencją kosztów w układzie rodzajowym. Tę ewidencję jako przedsiębiorca powinieneś wybrać w przypadku prowadzenia prostej, jednorodnej działalności handlowej albo usługowej, ponieważ nie informuje o przyporządkowaniu kosztów do produktów.
• Ewidencja wyłącznie na kontach zespołu 5 – jest określana ewidencją kosztów w układzie funkcjonalnym. Ten rodzaj ewidencji pozwala na określenie, w jakim miejscu powstały koszty i na co zostały poniesione, więc dobrze się sprawdza w przypadku przedsiębiorstw wielobranżowych.
• Ewidencja na kontach zespołu 4 i 5 – ewidencja posiadająca największą wartość informacyjną dla przedsiębiorstwa, łączy zalety obu wcześniejszych ewidencji.

Wybór sposobu ewidencji kosztów wiąże się z formą. Rachunku zysków i strat, czyli zestawienia kosztów i przychodów jednostki. Tylko firma stosująca ewidencję na kontach zespołu 4 i 5 może dokonać wyboru w tej kwestii, natomiast w innych przypadkach warianty RZiS są przypisane automatycznie.

Pojawiają się pytania, jak prowadzić ewidencję przychodów w przypadku ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych. Zapisy w tej ewidencji są dokonywane na podstawie dokumentów. Do najważniejszych i najczęściej stosowanych należą Faktury VAT i rachunki. Jeśli sprzedaż jest prowadzona bez użycia faktur – dokumentem poświadczającym przychody jest sporządzany na koniec każdego dnia Dowodu wewnętrznego.

Podatnicy mają opcję prowadzenia ewidencji w sposób elektroniczny. Pod koniec miesiąca należy wypełnić odpowiedni wzór prawidłowymi danymi o przychodach. Wzór do ewidencji przychodów znajdziemy na stornie gofin w postaci aktywnego formularza bądź w załączniku do rozporządzenia Ministra Finansów.

Ewidencja środka trwałego

Środki trwałe to składnik aktywów, przedmiot, który jest wykorzystywany w firmie dłużej niż rok. Mowa oczywiście o urządzeniach, maszynach i wszelkiego rodzaju przedmiotach używanych do działalności bieżącej przedsiębiorstwa. Obowiązek ich ewidencjonowania przypada nie tylko jednostkom prowadzącym pełną księgowość, ale też tym korzystającym z uproszczonych form.

Prowadząc podatkową księgę przychodów i rozchodów również ewidencjonujemy środki trwałe. Jest to niezbędne do poprawnego zaliczania amortyzacji do kosztów działalności przedsiębiorstwa. Zapisów trzeba dokonywać już w miesiącu przekazania tych aktywów do użytkowania.

Czy istnieje wzór do prowadzenia ewidencji środków trwałych? Nie ma określonego sposobu ewidencji ani konkretnego dokumentu. Wiadomo natomiast jakie informacje muszą się w takowym dokumencie (w dowolnej formie) znaleźć, aby ewidencjonować środki trwałe:

1. Liczba porządkowa,
2. data przyjęcia do używania wraz z datą nabycia,
3. informacja czy jest to środek trwały, czy wartość niematerialna i prawna,
4. symbol KŚT (Klasyfikacji Środków Trwałych),
5. wartość początkowa i stawka amortyzacyjna
6. wskazanie dokumentu nabycia,
7. kwota odpisu amortyzacyjnego za dany rok,
8. zaktualizowane wartości odpisów amortyzacyjnych i wartość początkowa,
9. wartość ulepszenia,
10. datę likwidacji lub zbycia środka trwałego.

Sporządzając dokument zawierający wszystkie wymagane informacje, prowadzimy ewidencję środka trwałego nawet w uproszczonej formie księgowości. Należy pamiętać o tym, by informacje były zgodne ze stanem rzeczywistym.

Wypróbuj program księgowy dla firm

Zarówno mała, jak i duża firma musi prowadzić swoją księgowość. Liczba dokumentów i informacji przepływających przez ten dział jest bardzo duża. Z tego powodu warto korzystać z narzędzi pozwalających na automatyzację procesów oraz tworzenie zaawansowanych baz danych.

Mimo popularności dostarczania różnych danych w formie papierowej, ich elektroniczne wersje zdecydowanie prościej odszukać. Program ERP dla firm (w zależności od wybranego wariantu) może łączyć w jednym systemie dane napływające z wielu działów. W ten sposób każdy uprawniony użytkownik szybko odnajdzie niezbędne informacje. Tego typu program do ewidencji księgowej przyspiesza czas realizacji wszystkich zadań związanych z księgowaniem. Odciążonych pracowników można przekierować do wykonywania innych działań.

Nowoczesne programy księgowe dla firm w jednym miejscu zgromadzą wszystkie dane finansowe przedsiębiorstwa. Na ich podstawie stworzysz kluczowe raporty i analizy, które pozwolą na optymalizację kosztów czy oszacowanie możliwości rozwojowych firmy. W związku z tym, że główną funkcją systemu ERP jest prowadzenie ewidencji księgowej, program gromadzi dane dotyczące płatników. Ułatwia to rozliczanie zobowiązań, szczególnie w przypadku współpracy ze stałymi kontrahentami.

Zawsze warto samodzielnie przekonać się, jakie programy do ewidencji księgowej będą dla przedsiębiorstwa najbardziej użyteczne oraz wygodne dla pracowników. W związku z tym każdy może skorzystać z opcji testowania programu dla firm ERP w wersji demo oraz umówić jego prezentację.

To rozwiązanie z pewnością ułatwi weryfikację i prowadzenie ewidencji księgowych. Program może rozwijać się wraz z przedsiębiorstwem, za sprawą otwartej struktury narzędzia. Dzięki temu w razie potrzeby wprowadzane są dodatkowe funkcjonalności – również takie, które są stworzone na specjalne zamówienie firmy. Ty natomiast oszczędzasz czas i pieniądze, które należałoby przeznaczyć na kupno i wdrożenie zupełnie nowego systemu.