30 lat na rynku
17 maja 2023
4 kroki do sukcesu wdro┼╝enia WMS
Humansoft Blog 4 kroki do sukcesu wdro┼╝enia WMS
17 maja 2023

4 kroki do sukcesu wdro┼╝enia WMS

Wdro┼╝enie systemu zarz─ůdzania magazynem (WMS) mo┼╝e wydawa─ç si─Ö skomplikowanym i trudnym procesem. Ta pocz─ůtkowa niepewno┼Ť─ç wynika z nieznajomo┼Ťci tego, co nas czeka. Pracownicy musz─ů zmieni─ç swoje dotychczasowe przyzwyczajenia, dlatego naturalne jest, ┼╝e wdro┼╝enie budzi pewne obawy. Na szcz─Ö┼Ťcie, je┼Ťli proces jest odpowiednio przemy┼Ťlany i zaplanowany przez do┼Ťwiadczonego dostawc─Ö, mo┼╝na rozwi─ůza─ç te w─ůtpliwo┼Ťci.

Jednak zanim przyst─ůpimy do wdro┼╝enia, warto zastanowi─ç si─Ö, jakie kroki nale┼╝y podj─ů─ç i czego wymaga─ç od zespo┼éu wdro┼╝eniowego, aby osi─ůgn─ů─ç sukces. Cho─ç zakres wdro┼╝e┼ä mo┼╝e si─Ö r├│┼╝ni─ç, to ich etapy zwykle s─ů do siebie podobne. Dotyczy to wdro┼╝e┼ä r├│┼╝nej klasy system├│w informatycznych, nie tylko systemu WMS, ale tak┼╝e np. ERP czy CRM.

Przy wdro┼╝eniu liczy si─Ö przede wszystkim wynik, jakim jest zadowolenie i satysfakcja klienta. Obejmuj─ů one nie tylko uruchomienie zaplanowanych funkcjonalno┼Ťci, ale tak┼╝e jako┼Ť─ç wsp├│┼épracy z firm─ů wdro┼╝eniow─ů oraz czas trwania ca┼éego procesu.

Oto cztery kroki, kt├│re przyczyniaj─ů si─Ö do sukcesu wdro┼╝enia WMS:

1. Analiza przedwdro┼╝eniowa ÔÇô pierwszy krok do sukcesu

Pierwszym krokiem, który zapewnia powodzenie wdrożenia WMS, jest dokładna analiza przedwdrożeniowa. Jest to konieczne, aby jasno zdefiniować:

  • procesy, kt├│rych dotyczy wdro┼╝enie
  • potrzeby firmy oraz w─ůskie gard┼éa
  • cel, kt├│ry chcemy osi─ůgn─ů─ç podczas wdro┼╝enia.

Kluczowy element analizy przedwdro┼╝eniowej stanowi─ů spotkania projektowe z udzia┼éem dostawcy WMS i klienta. Na spotkaniach powstaje ca┼éa koncepcja wdro┼╝enia ustalona pomi─Ödzy obiema stronami. Podczas tych spotka┼ä zesp├│┼é wdro┼╝eniowy dowiaduje si─Ö m.in.: jakie s─ů potrzeby, na kt├│re ma odpowiedzie─ç WMS oraz jaka jest specyfika proces├│w, na kt├│rych opiera si─Ö funkcjonowanie magazynu. Pozwala to na indywidualne podej┼Ťcie do ka┼╝dego klienta. To ile potrzeba spotka┼ä i jak b─Öd─ů one wygl─ůda┼éy zale┼╝y od kilku czynnik├│w, m.in. od tego z jakim typem magazynu mamy do czynienia oraz z┼éo┼╝ono┼Ťci proces├│w logistycznych.

Dobrze przeprowadzona analiza przedwdro┼╝eniowa pozwala nam zobaczy─ç, jakie wyzwania nas czekaj─ů i jak mo┼╝emy si─Ö na nie odpowiednio przygotowa─ç. Pozwala r├│wnie┼╝ okre┼Ťli─ç przewidywany czas zako┼äczenia wdro┼╝enia.

2. Infrastruktura firmy – solidne fundamenty

Problem├│w przy wdro┼╝eniu mo┼╝na unikn─ů─ç, je┼Ťli wcze┼Ťniej zostanie przygotowana odpowiednia infrastruktura. Z tej przyczyny nale┼╝y zweryfikowa─ç, czy posiadamy odpowiednie narz─Ödzia i ┼Ťrodowisko, dzi─Öki kt├│rym b─Ödziemy mogli pos┼éugiwa─ç si─Ö planowan─ů funkcjonalno┼Ťci─ů WMS. Na przyk┼éad: czy w magazynie dzia┼éa odpowiednio skonfigurowana i wydajna sie─ç Wi-Fi? Czy mamy wystarczaj─ůc─ů liczb─Ö terminali zbieraj─ůcych dane (kolektor├│w)? Czy s─ů one optymalne pod k─ůtem pami─Öci, zasi─Ögu i odczytywania odpowiednich kod├│w? To wszystko trzeba wiedzie─ç wcze┼Ťniej, zanim przyst─ůpimy do wdro┼╝enia, aby ca┼éy ten proces m├│g┼é przebiec sprawnie, bez zb─Ödnych utrudnie┼ä i przestoj├│w.

Przygotowanie infrastruktury nie jest stricte cz─Ö┼Ťci─ů samego wdro┼╝enia. Najcz─Ö┼Ťciej nie le┼╝y to te┼╝ w gestii dostawcy WMS, a samego klienta lub podwykonawcy. Warto zapozna─ç si─Ö z wymaganiami jakie infrastruktura musi spe┼énia─ç, aby wdro┼╝enie mog┼éo zosta─ç przeprowadzone bez zak┼é├│ce┼ä. Na przyk┼éad,┬á je┼╝eli oka┼╝e si─Ö, ┼╝e zasi─Ög Wi-fi potrzebny do pracy na kolektorze danych nie jest dost─Öpny wsz─Ödzie tam gdzie poruszaj─ů si─Ö magazynierzy, naprawa b─Ödzie mog┼éa by─ç dokonana jeszcze przed uruchomieniem WMS. Tym samym nie b─Ödzie go zb─Ödnie op├│┼║nia─ç.

Problemy mog─ů zdarzy─ç si─Ö tak┼╝e w zwi─ůzku z nieodpowiednim rozmieszczeniem etykiet z kodami na rega┼éach magazynowych. Je┼Ťli b─Öd─ů zbyt blisko siebie, kolektor mo┼╝e nie by─ç w stanie poprawnie odczyta─ç kodu skanowanego przez pracownika, a zamiast tego mo┼╝e ÔÇ×┼éapa─çÔÇŁ inny, po┼éo┼╝ony obok.

To wszystko najlepiej jest sprawdzi─ç i skorygowa─ç przed wdro┼╝eniem WMS. Je┼Ťli jest to pierwsze wdro┼╝enie systemu WMS i dopiero b─Ödziemy drukowa─ç etykiety na lokalizacje, warto zwr├│ci─ç na to szczeg├│ln─ů uwag─Ö.┬á Czasem rodzaj o┼Ťwietlenia, wielko┼Ť─ç etykiety czy rodzaj skanera mo┼╝e wp┼éyn─ů─ç na szybszy odczyt danych. Ka┼╝da stracona sekunda na tym etapie przek┼éada si─Ö na minuty lub nawet godziny w zakresie miesi─ůca ÔÇô dlatego ka┼╝dy element infrastruktury jest tak istotny.

3. Zaanga┼╝owanie obu stron ÔÇô warunek sprawnego wdro┼╝enia

Zaanga┼╝owanie obu stron jest niezmiernie wa┼╝ne niezale┼╝nie od tego jaki system wdra┼╝amy. Ka┼╝da ze stron ma wyznaczone zadania, kt├│re musi wype┼éni─ç, aby wdro┼╝enie przynios┼éo oczekiwane efekty i przebiega┼éo zgodnie z ustalonym terminarzem. Wsp├│lna praca na rzecz sukcesu wdro┼╝enia, rozpoczyna si─Ö ju┼╝ na etapie wcze┼Ťniej wspomnianych spotka┼ä projektowych. Zesp├│┼é wdro┼╝eniowy, czyli osoby spoza firmy, nie wiedz─ů jaka jest specyfika pracy na danym magazynie, gdzie wyst─Öpuj─ů problemy i co wymaga poprawy, dop├│ki nie zostanie im to przedstawione przez klienta. Dostawca rozwi─ůzania b─Ödzie w stanie skonfigurowa─ç je w odpowiedni spos├│b, tylko je┼Ťli pozna potrzeby, na jakie ma odpowiedzie─ç system.

R├│wnie┼╝ podczas szkolenia bardzo istotne jest du┼╝e zaanga┼╝owanie, nie tylko osoby prowadz─ůcej szkolenie, ale przede wszystkim jego odbiorc├│w. Cho─ç praca na kolektorach danych jest intuicyjna i ┼éatwa do opanowania (nawiasem m├│wi─ůc dodatkow─ů korzy┼Ťci─ů przej┼Ťcia na WMS jest skr├│cenie czasu potrzebnego na wdro┼╝enie nowych pracownik├│w) to kluczowe jest w┼éa┼Ťnie aktywne w┼é─ůczenie si─Ö w ten proces os├│b, kt├│re b─Öd─ů pracowa─ç na systemie. Oznacza to na przyk┼éad zg┼éaszanie b┼é─Öd├│w czy wszelkich w─ůtpliwo┼Ťci, kt├│re mog─ů mie─ç istotne znaczenie dla sprawnego dzia┼éania WMS.

Warto te┼╝ pami─Öta─ç, ┼╝e wdro┼╝enie nie trwa tylko wtedy, gdy dostawca systemu przeprowadza szkolenia i konfiguruje system. Du┼╝y nacisk k┼éadzie si─Ö te┼╝ na testy trwaj─ůce pomi─Ödzy spotkaniami z dostawc─ů. To te┼╝ jest bardzo wa┼╝ny element wdro┼╝enia. Najcz─Ö┼Ťciej dostawca tworzy dodatkow─ů baz─Ö danych, na kt├│rej mo┼╝na dowolnie wystawia─ç dokumenty, przeprowadza─ç r├│┼╝ne scenariusze testowe i weryfikowa─ç konfiguracje czy zachowanie systemu WMS, na poszczeg├│lnych etapach. Je┼Ťli zajdzie taka potrzeba to w┼éa┼Ťnie na tym etapie mo┼╝na je skorygowa─ç. P├│┼║niej , po uruchomieniu b─Ödzie to ju┼╝ du┼╝o bardziej ryzykowne i obarczone niepotrzebnym zatrzymaniem ca┼éego procesu, presj─ů czasu, presj─ů pracownik├│w, a mo┼╝e nawet klient├│w. Dlatego etap test├│w wewn─Ötrznych r├│wnie┼╝ jest tutaj kluczowy.

4. Przej┼Ťcie na nowy model pracy

Wdro┼╝enie powinno by─ç u┼éo┼╝one w taki spos├│b, by nie wywr├│ci┼éo ÔÇ×do g├│ry nogamiÔÇŁ tego, co dzieje si─Ö po stronie dokument├│w, na przyk┼éad fakturowania, zam├│wie┼ä, dokument├│w mi─Ödzymagazynowych i produkcji. Funkcjonalno┼Ť─ç WMS jest na tyle szeroka, ┼╝e dotyczy wszystkich tych obszar├│w. Im ┼éagodniej zaprogramujemy punkty ich styku, tym uruchomienie b─Ödzie przechodzi┼éo sprawniej.

Szczeg├│lnie istotne jest to dla klient├│w, kt├│rzy ze wzgl─Ödu na specyfik─Ö funkcjonowania nie mog─ů sobie pozwoli─ç na przestoje w pracy magazynu. Z tak─ů sytuacj─ů mieli┼Ťmy do czynienia m.in. w przypadku naszego klienta Wydawnictwa Jedno┼Ť─ç, u kt├│rego wdro┼╝yli┼Ťmy WMS. Jak m├│wi dyrektor wydawnictwa ks. Leszek Skorupa:

ÔÇ×Jeste┼Ťmy nietypowo skonstruowani przez sezonowo┼Ť─ç i r├│┼╝ne ┼║r├│d┼éa powstawania zam├│wie┼ä, wi─Öc zrealizowanie wdro┼╝enia by┼éo dla nas wyzwaniem. ┬áByli┼Ťmy bardzo mocno ograniczeni czasowo ze wzgl─Ödu na deadline przed sezonem wysy┼ékowym podr─Öcznik├│w. Pomimo to uda┼éo si─Ö.ÔÇŁ

Warto rozwa┼╝y─ç wdro┼╝enie WMS, kt├│ry b─Ödzie pracowa┼é na jednej bazie danych z systemem ERP. Dzi─Öki temu jego wprowadzenie nie b─Ödzie oznacza┼éo kolejnej rewolucji w firmie. Implementacja WMS b─Öd─ůcego integraln─ů cz─Ö┼Ťci─ů ERP nie tylko zajmie mniej czasu, ale b─Ödzie r├│wnie┼╝ ┼éatwiejszy a tak┼╝e ┬áta┼äszy w zarz─ůdzaniu i utrzymaniu. Z tych powod├│w przy tworzeniu WMS zdecydowali┼Ťmy si─Ö na takie w┼éa┼Ťnie rozwi─ůzanie, czyli wbudowanie WMS w system ERP.

P┼éynne przej┼Ťcie na nowy model pracy to konkretny wyznacznik sukcesu. Z naszych do┼Ťwiadcze┼ä uruchomienie systemu WMS u klienta mo┼╝e trwa─ç 2 dni. Jednak na to sk┼éada si─Ö zaanga┼╝owanie zar├│wno naszego zespo┼éu, jak i klienta.┬á Jest to r├│wnie┼╝ wynik naszej metodyki wdro┼╝enia. Operatorzy dostaj─ů kolektory, z kt├│rymi spotkali si─Ö ju┼╝ wcze┼Ťniej i zaczynaj─ů obs┼éugiwa─ç procesy, kt├│re ju┼╝ znaj─ů z test├│w. Nie jest wi─Öc potrzebny dodatkowy czas, ┼╝eby przyswoi─ç te narz─Ödzia.

Z tej samej przyczyny warto zadba─ç o dobre zaplanowanie wdro┼╝enia i uruchomienia. Je┼Ťli to zrobimy, wyprzedzamy potencjalne problemy. Na przyk┼éad, je┼Ťli uruchomienie WMS jest zaplanowane na luty, a w firmie pod koniec roku przeprowadzana jest inwentaryzacja, to skutkiem tego b─Ödzie konieczno┼Ť─ç ponownego zrobienia inwentaryzacji. Dlatego odpowiednie zaplanowanie uruchomienia WMS pozwoli na unikni─Öcie tego typu problem├│w –┬á czyli zb─Ödnej pracy i dodatkowych koszt├│w.

Wdro┼╝enie WMS – wnioski

Sukces wdro┼╝enia powinien by─ç mierzony tym, co osi─ůgniemy w por├│wnaniu do tego, co zak┼éadali┼Ťmy w analizie. Je┼Ťli analiza zosta┼éa przeprowadzona szczeg├│┼éowo, a u┼éo┼╝enie procesu by┼éo przemy┼Ťlane, to osi─ůgni─Öcie tego, co zosta┼éo wcze┼Ťniej zaplanowane oznacza sukces wdro┼╝enia.

W rzeczywisto┼Ťci na ten proces sk┼éada si─Ö wiele czynnik├│w, kt├│re niekiedy mog─ů stanowi─ç powa┼╝n─ů przeszkod─Ö. Praktyka jednak pokazuje, ┼╝e przy rzetelnym i dok┼éadnym podej┼Ťciu jeste┼Ťmy w stanie przewidzie─ç potencjalne problemy i zminimalizowa─ç ryzyko wyst─ůpienia op├│┼║nie┼ä, np. zwi─ůzanych z dopasowaniem infrastruktury. Dlatego do wdro┼╝enia WMS (podobnie jak wdro┼╝e┼ä innych system├│w) nale┼╝y podej┼Ť─ç odpowiedzialnie. Po┼Ťwi─Öcaj─ůc wi─Öcej czasu na przemy┼Ťlenie i przedyskutowanie potrzeb, a tak┼╝e planuj─ůc wdro┼╝enie wcze┼Ťniej, jeste┼Ťmy przygotowani na niemal┼╝e wszystkie potencjalne problemy. Dzi─Öki temu WMS mo┼╝e by─ç szybko wdro┼╝ony bez zb─Ödnych przestoj├│w w pracy na magazynie.

Poznaj WMS od Humansoft

2D0A4992a
Artur Jesionek

Koordynator ds. wdrożeń Systemów ERP, WMS

Koordynator projekt├│w IT w firmie Humansoft. Posiada 15-letnie do┼Ťwiadczenie we wdra┼╝aniu system├│w ERP w obszarach zwi─ůzanych z handlem i dystrybucj─ů, logistyk─ů i magazynami (WMS), zarz─ůdzaniem produkcj─ů oraz obszarami kadrowo-p┼éacowymi. Zrealizowa┼é blisko 50 projekt├│w wdro┼╝eniowych w firmach handlowych, produkcyjnych i us┼éugowych. Autor wielu publikacji internetowych z zakresu tematyki system├│w ERP.

Zobacz wszystkie wpisy autora
Przeczytaj tak┼╝e
30 marca 2021
Dlaczego system ERP jest Tobie potrzebny?
Zobacz wi─Öcej
29 wrze┼Ťnia 2021
Jak wybra─ç system ERP? 8 praktycznych wskaz├│wek ÔÇô rozwi─ůzania
Zobacz wi─Öcej
07 wrze┼Ťnia 2021
Wdro┼╝enie systemu ERP ÔÇô co warto wiedzie─ç, aby zako┼äczy─ç wdro┼╝enie sukcesem? Cz. 1
Zobacz wi─Öcej