Oprogramowanie ERP dla firm usługowych
HermesSQL wspiera firmy usługowe w sprawnym zarządzaniu swoją działalnością. Pozwala uporządkować wewnętrzne procesy związane z obsługą zleceń usługowych, w tym również zleceń serwisowych i reklamacyjnych. Zapewnia pełną kontrolę nad realizacją zleceń oraz szybką i sprawną obsługę klienta.
Doskonale sprawdza się w firmach prowadzących wszelkiego rodzaju usługi, np.: remontowe, instalacyjne, budowlane a także serwisowe typu: naprawa sprzętu AGD/RTV, komputerów czy samochodów.
Najważniejsze funkcje
Obsługa zleceń
zlecenia napraw gwarancyjnych i pogwarancyjnych, zlecenia serwisowe, reklamacje
Depozyt dokumentów
możliwość podpinania pod zlecenie różnego typu dokumentów np. protokołu oraz zdjęć uszkodzeń, naprawianego detalu itp.
Kalendarz
kalendarz zadań dla pracowników, rejestracja czasu pracy pracowników
Powiadomienia e-mail i sms
automatyczne powiadomienia do klientów o zarejestrowaniu zlecenia, stanie zlecenia, zakończeniu zlecenia, możliwości odbioru oraz dowolnych innych powiadomień, w tym także wewnętrznych
Historia zlecenia
zestawienie zużytych materiałów (rozchody wewnętrzne) i usług zewnętrznych (faktury kosztowe), historia napraw, obsługa numerów seryjnych
Rentowność zlecenia
bilans zlecenia – zebranie wszystkich kosztów zlecenia (zużyte materiały, energia, koszty pracowników, podwykonawców) oraz przychodów zlecenia; prezentacja wyniku zlecenia; dodatkowe analizy
Bilans zlecenia
System ERP HeremesSQL pozwala kojarzyć ze zleceniem dokumenty, które mają wpływ na koszt wykonania zlecenia, np.: dokumenty rozchodu wewnętrznego materiałów i faktury obce.
Rozwiń
Dzięki informacjom o bieżących nakładach finansowych i materialnych poniesionych w wyniku realizacji zlecenia, masz pełną kontrolę nad jego rentownością. Ze zleceniem możesz powiązać także dodatkowe koszty, takie jak koszt zużytej energii czy stałe wynagrodzenia pracowników. Stworzony bilans zlecenia (tzw. rachunek kosztów i przychodów) pozwoli Ci przeanalizować opłacalności wykonanego zlecenia.
Kontrola zleceń usługowych
Dzięki możliwości rejestracji wszystkich podjętych prac nad realizacją zlecenia usługowego, możesz na bieżąco monitorować jego stan realizacji oraz mieć kontrolę nad pracownikami w zakresie przydzielonych im zadań.
Rozwiń
Korzystając z mechanizmu filtrowania danych w szybki sposób sprawdzisz terminy realizacji przyjętych zleceń oraz zidentyfikujesz zlecenia z zagrożonym terminem wykonania. Do dyspozycji masz również czytelny kalendarz zadań.
Historia napraw
Program obsługuje numery seryjne. Dzięki temu łatwo odnajdziesz w bazie urządzenie zgłoszone do naprawy, sprawdzisz historię jego naprawy oraz wszystkie dokumenty powiązane z danym numerem seryjnym
Jeszcze więcej możliwości!
Obsługa klientów
W programie HermesSQL łatwo utworzysz kartotekę klienta i wprowadzisz wszystkie niezbędne dane. Pod kartotekę podepniesz dowolną dokumentację związaną z obsługą klienta, np. umowę współpracy.
Sporządzisz także notatki z przeprowadzonych z nim rozmów, aby mieć je „pod ręką”.
Rejestracja zleceń usługowych
W momencie przyjęcia do naprawy urządzenia wprowadzisz wszystkie potrzebne dane wraz z opisem wad i objawów uszkodzenia.
Do zlecenia usługowego przypiszesz pracownika odpowiedzialnego za naprawę urządzenia, określisz termin realizacji zlecenia i wydrukujesz dla klienta potwierdzenie przyjęcia urządzenia do naprawy.
Obsługa zleceń serwisowych
W HermesieSQL obsługa zleceń serwisowych jest bardzo wygodna. Z poziomu zlecenia wykonasz wszystkie operacje związane z jego realizacją, np.: wydasz materiały do naprawy (RW), zarejestrujesz koszty robocizny i usług oraz wygenerujesz dla klienta fakturę sprzedaży.
Fakturowanie zlecenia
W systemie automatycznie wyfakturujesz zlecenie. Możesz wyfaturować zlecenie jedną pozycją jako usługę zbiorczą z pełnym wykazem użytych części lub bez specyfikacji oraz dwiema pozycjami zwierającymi sprzedaż materiałów i usług.
Jeśli prowadzisz stałe usługi, np.: monitoring obiektów czy wynajem lokali, które co miesiąc fakturujesz tą samą kwotą, możesz użyć specjalnego mechanizmu do seryjnego tworzenia i drukowania faktur.
Powiadomienia e-mail, sms
Automatyczne powiadomienia możesz wykorzystać do informowania pracowników o zmianie statusu zlecenia usługowego lub wysyłania informacji o przyjęciu na magazyn materiałów potrzebnych do wykonania usługi.
Natomiast klientom możesz wysyłać powiadomienia o etapie realizacji zlecenia, zaległych płatnościach lub dowolne inne dopasowane do potrzeb Twojej firmy.
Analizy i wydruki
System posiada wbudowane zestawienia i wydruki. Możesz również samodzielnie je tworzyć np.: opracować własny wzór umowy serwisowej, reklamacyjnej lub rękojmi.
Inne bardziej złożone interaktywne analizy wykonasz przy pomocy platformy BI – Qlik, która pobiera dane z bazy systemu HermesSQL i na ich podstawie tworzy odpowiednie raporty.
Opinie klientów
HermesSQL umożliwił uporządkowanie wewnętrznych procesów związanych z obsługą zleceń gwarancyjnych i pogwarancyjnych oraz kontrolę nad ich realizacją.
Szczegółowe analizy związane z serwisem maszyn, na przykład te dotyczące częstotliwości i rodzaju występujących w nich usterek oraz mierzące rentowność wykonania zleceń serwisowych.
Firma zapewniła kompleksową realizację całej inwestycji – od przygotowania wdrożenia i dostawy licencji systemu HermesSQL i MS SQL Servera, poprzez usługi wdrożeniowe, szkoleniowe oraz dostawę platformy sprzętowej.
Dlaczego warto postawić na oprogramowanie dla firm usługowych?
Istnieje wiele powodów, dlaczego warto postawić na oprogramowanie dla firm usługowych. Oto kilka głównych argumentów:
- Automatyzacja i optymalizacja procesów: Oprogramowanie dla firm usługowych pomaga w automatyzacji wielu procesów biznesowych, co prowadzi do większej efektywności i oszczędności czasu. Może to obejmować zarządzanie zleceniami usługowymi, harmonogramowanie zadań, fakturowanie, kontrolę zapasów i wiele innych. Dzięki temu personel może skupić się na bardziej wartościowych zadaniach, zamiast tracić czas na rutynowe czynności.
- Poprawa obsługi klienta: System ERP może umożliwić lepszą obsługę klienta poprzez ułatwienie komunikacji, śledzenie historii klienta i szybsze reagowanie na zgłoszenia, pozwalają na bardziej spersonalizowaną obsługę klienta, co zwiększa ich zadowolenie i lojalność.
- Monitorowanie i raportowanie: Dobre systemy ERP do prowadzenia firmy usługowej umożliwiają monitorowanie i raportowanie danych dotyczących działalności firmy. Można śledzić kluczowe wskaźniki wydajności, takie jak zysk, sprzedaż, czas realizacji zleceń, a także zbierać informacje o preferencjach klientów. To pozwala podejmować lepsze decyzje biznesowe i doskonalić strategię rozwoju.
- Skalowalność i elastyczność: Oprogramowanie dla firm usługowych może być dostosowane do indywidualnych potrzeb i wymagań przedsiębiorstwa. W miarę rozwoju firmy i wzrostu liczby klientów, oprogramowanie może łatwo rosnąć i dostosowywać się do nowych wymagań. Można dodawać nowe funkcje, moduły i użytkowników, aby sprostać rosnącym potrzebom biznesowym.
- Bezpieczeństwo i poufność danych: Dobra jakość oprogramowania dla branży handlowo usługowej zapewnia bezpieczeństwo i poufność danych. Wrażliwe informacje, takie jak dane klientów, zamówienia czy dane finansowe, są chronione przed dostępem osób nieuprawnionych. Regularne kopie zapasowe i procedury odzyskiwania danych chronią przed utratą ważnych informacji.
Korzyści, które daje oprogramowanie dla firm usługowych
Program do prowadzenia firmy usługowej wpływa pozytywnie na jakość oferowanych usług, m.in. automatyzując rutynowe procesy wykonywane w codziennej pracy. Oprogramowanie ERP pozwala też prowadzić kalendarz i pilnować terminów realizacji zleceń usługowych. W ten sposób oszczędzamy czas, zarówno pracownikom zajmującym się zamówieniami, jak i klientom oczekującym na ich realizację. Co ważne, jest to nie tylko oszczędność czasu, ale także usprawnienie i poprawa zarządzania relacjami z klientami. Programy dla firm usługowych to usprawnienie działania firmy na każdym etapie, co poprawia jakość usług, standardy obsługi i wydajność w miejscu pracy.
Odpowiednio dobrany program do prowadzenia małej firmy usługowej pozwala choćby przygotować błyskawiczne raporty i zestawienia przydatne szczególnie w trakcie negocjacji z partnerami biznesowymi i klientami. Pozwala wykonać również bilans zlecenia usługowego, aby ocenić opłacalność wykonania zlecenia.
W firmach usługowych wymagane jest również efektywne fakturowanie i rozliczanie. System zarządzania ERP powinien umożliwiać tworzenie i wysyłanie faktur i innych dokumentów sprzedaży, zarządzanie płatnościami, monitorowanie należności i terminów płatności, oraz generowanie raportów finansowych. Ważne jest również, aby system erp zapewniał także dostęp do modułów księgowych i szczegółowych raportów księgowych i finansowych.
Nasza oferta pozwala wybrać system ERP dla firmy usługowej dopasowany do specyfiki branży. Jest to szczególnie istotne właśnie w branży usługowej, w której liczą się nie tylko większe zyski, jak jest to najczęściej w przypadku dużych firm, ale także możliwość tworzenia pozytywnych relacji zarówno z klientami, jak i wśród pracowników w Twojej firmie.
Warto na koniec dodać, że system ERP dla firmy usługowej usprawnia działanie, ponieważ wprowadzanie danych dotyczących usługi, podczas przyjmowania do naprawy, odbywa się poprzez intuicyjny interfejs. Nie ma konieczności przekazywania sobie fizycznych dokumentów. Reasumując, system ERP to szereg usprawnień, które warto wdrożyć w swojej firmie, aby utrzymywać konkurencyjność na rynku i zwiększać liczbę zadowolonych klientów.