👋 Skorzystaj z kalkulatora ERP

48 389 81 50
Umów prezentację systemu

Przygotuj się na KSeF – Praktyczne artykuły i materiały wideo poświęcone Krajowemu Systemowi e-Faktur. Dowiedz się więcej. 

 

35 lat na rynku
35 lat na rynku
48 389 81 50
Humansoft Przygotuj się na KSeF

Przygotuj się na KSeF

Wdrożenie KSeF nakłada na przedsiębiorców obowiązek dostosowania programów księgowych lub systemów ERP do obsługi faktur ustrukturyzowanych oraz zapewnienia prawidłowego ich wystawiania i odbierania.

KSeF to rewolucja, dlatego jako producent oprogramowania, chcemy wspierać przedsiębiorców w procesie dostosowania się do nowej rzeczywistości. W tej sekcji znajdziesz praktyczne artykuły i materiały wideo, które ułatwią szybkie zrozumienie nowych przepisów oraz przygotowanie firmy na nadchodzące zmiany.

 

Zapytaj o Pakiet KSeF dla Firm
Zapytaj o Pakiet KSeF dla Firm

    Zapytaj o Pakiet Usług KSeF
    01. Dane podstawowe
    02. Zgody

    Zapytaj o Pakiet KSeF dla Firm
    01. Dane podstawowe
    02. Zgody
    Wyrażam zgodę na:
    Zaznacz wszystkie _
    Przetwarzanie moich danych osobowych przez Humansoft Sp. z o.o. w celu obsługi mojego zapytania i nawiązania kontaktu, zgodnie z polityką prywatności. _
    Kontakt za pośrednictwem poczty elektronicznej (e-mail) w celu realizacji mojego zapytania _
    Kontakt telefoniczny w celu realizacji mojego zapytania _
    Otrzymywanie informacji handlowych i marketingowych (w tym newslettera) na podany adres e-mail _
    Administratorem Twoich danych osobowych jest Humansoft Sp. z o.o. Dane są przetwarzane wyłącznie w celu załatwienia Twojej sprawy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a. Zgoda jest dobrowolna i może zostać wycofana w dowolnym momencie, kontaktując się z nami pod adresem e-mail biuro@humansoft.pl. Niepodanie danych osobowych uniemożliwi udzielenie odpowiedzi na Twoje pytanie. Przysługuje ci prawo do dostępu do danych, ich poprawiania, ograniczenia przetwarzania, wniesienia sprzeciwu oraz żądania ich usunięcia. Szczegóły zasad przetwarzania danych osobowych znajdziesz w naszej polityką prywatności.

    Krajowy System e-Faktur

    System teleinformatyczny Ministerstwa Finansów

    KSeF to platforma służąca do wystawiania, przesyłania, otrzymywania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Fakturą będzie określony zestaw danych cyfrowych. W KSeF stosowany jest jednolity, ustrukturyzowany wzór faktury. Każda pozycja faktury ma w nim swoje określone miejsce, dzięki czemu rozumienie jej zapisów po stronie sprzedawcy jak i nabywcy zawsze będzie spójne.

    Plik XML przesłany do KSeF przez sprzedawcę, po jego przetworzeniu w systemie i nadaniu numeru KSeF stanie się pełnoprawną fakturą, którą w systemie otrzyma nabywca.

    System gwarantuje bezpieczeństwo danych, ponieważ wszystkie faktury trafiają do centralnego repozytorium MF, a dodatkowo umożliwia zarządzanie uprawnieniami, dzięki czemu przedsiębiorca może nadać dostęp np. swojemu księgowemu lub biuru rachunkowemu.

    Terminy obowiązywania KSeF

    KSeF zacznie obowiązywać:

    • od 1 lutego 2026 r. dla dużych podatników (o wartości sprzedaży za 2024 r. przekraczającej 200 mln zł wraz z podatkiem),
    • od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców,
    • od 1 stycznia 2027 r. dla najmniejszych podatników „wykluczonych cyfrowo”, których transakcje obejmują niewielkie kwoty (do 450 zł dla pojedynczej faktury i do łącznej wartości sprzedaży do 10 tys. zł miesięcznie).
    Nie dostosowanie się do KSeF na czas

    Po wejściu w życie KSeF, faktury wystawiane poza nim nie będą miały mocy prawnej.

    Kary za naruszenia związane z KSeF będą obowiązywać od 1 stycznia 2027 roku. Do końca 2026 r. Ministerstwo Finansów przewidziało okres przejściowy bez nakładania sankcji za błędy w stosowaniu Krajowego Systemu e-Faktur.

    Główne korzyści z KSeF
    • Automatyzacja procesów – szybsze wystawianie i odbieranie faktur.
    • Oszczędność czasu i kosztów – brak konieczności drukowania, wysyłania i archiwizowania papierowych dokumentów.
    • Skrócony czas zwrotu VAT – 40 dni zamiast 60.
    • Brak obowiązku przesyłania JPK_FA na żądanie – dane są już w systemie MF.
    • Ułatwione kontrole podatkowe – administracja skarbowa ma dostęp do danych w czasie rzeczywistym.
    • Jednolite standardy faktur – wszystkie dokumenty w formacie FA(3) – XML.
    • Zgodność pliku XML ze strukturą – system weryfikuje poprawność techniczną.
    • Bezpieczne przechowywanie – faktury archiwizowane w systemie MF przez 10 lat.
    • Lepszy obieg dokumentów – łatwiejsze zarządzanie uprawnieniami i dostępem.
    • Gwarancja bezpieczeństwa danych – wszystkie faktury trafiają do centralnego repozytorium MF.
    • Zarządzanie uprawnieniami – przedsiębiorca może nadać dostęp np. swojemu księgowemu lub biuru rachunkowemu.

    Jak przygotować się do KSeF?

    Artykuły o KSeF

    Dowiedz się więcej o KSeF:
    Pobierz 8 kroków wdrożenia KSeF
    Ksef (10)

    Materiały wideo

    Instrukcja wideo:
    Seria nagrań o KSEF 2.0:
    Ksef (3)

    Webinary KSeF od MF

    Nagrania bezpłatnych webinariów MF o KSeF:
    Najbliższy webinar MF na żywo:
    ksef wideo

    Aktualności o KSeF

    Na bieżąco śledzimy i udostępniamy informacje opublikowane przez Ministerstwo Finansów:

    Ksef (24)

    Pakiety dla klientów systemów Humansoft

    KSeF wprowadza nowe obowiązki dla przedsiębiorstw – my pomagamy je wdrożysz sprawnie i bez stresu.
    Pakiety godzin zawierają:
    • Dostęp do koordynatora KSeF, Konsultacje
    • Analiza procesów i pomoc w przygotowaniu koncepcji wdrożenia
    • Konfiguracja KSeF
    • Uruchomienie KSeF na bramce testowej
    • Uruchomienie fabryczne KSeF
    • Wsparcie powdrożeniowe
    • Cykl szkoleń i materiałów instruktażowych
    Dowiedz się więcej
    Ksef (30)

    30 najważniejszych pytań o KSeF

    • 1. Co to jest KSeF?

      KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to rozwiązanie Ministerstwa Finansów służące do uszczelnienia systemu VAT, automatyzacji i uproszczenia obiegu faktur. Faktury wystawione w tym systemie (tzw. ustrukturyzowane) mają obecnie jednolitą strukturę FA(2). W okresie obligatoryjnego fakturowania w KSeF, struktura ta zostanie zastąpiona wzorcem FA(3).

      Fakturę można generować zarówno w bezpłatnych aplikacjach MF (np. Aplikacja Podatnika KSeF, e-mikrofirma), jak i w komercyjnych systemach księgowych i ERP. Wszystkie muszą spełniać te same wymogi, co zapewnia jednolitość fakturowania w Polsce.

      Obecnie funkcjonuje system nazywany KSeF 1.0 – dobrowolny,  ze strukturą faktury FA(2), od 1 lutego 2026 r. będziemy mówić już o KSeF 2.0, który będzie działał na nieco innych zasadach.

    • 2. Od kiedy faktury ustrukturyzowane obowiązują w obrocie gospodarczym?

      Od 1 stycznia 2022 r. korzystanie z KSeF jest dobrowolne. Faktury ustrukturyzowane funkcjonują obok papierowych i elektronicznych.

      Obowiązek wystawiania faktur w KSeF nastąpi od:

      • 1 lutego 2026 r. dla przedsiębiorców, u których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł,
      • 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców.

      W okresie od 1 kwietnia 2026 r. do 31 grudnia 2026 r. obowiązek e-fakturowania w KSeF, nie będzie dotyczył podmiotów, u których wartość sprzedaży wraz z podatkiem VAT udokumentowana fakturami wystawionymi w danym miesiącu będzie mniejsza lub równa 10.000 zł. Ta grupa zostanie objęta obowiązkiem od 1 stycznia 2027 r.

       

      WAŻNE! Obowiązek odbierania faktur w systemie obejmie każdego podatnika już 1 lutego 2026 r.!

    • 3. Kogo dotyczy obowiązek wystawiania faktur w KSeF?

      Generalnie obowiązek dotyczy dwóch podstawowych kategorii podmiotów  – podatników VAT posiadających siedzibę działalności gospodarczej w Polsce niezależnie od formy jej prowadzenia, a także podatników VAT zwolnionych podmiotowo (obroty poniżej 200 tys. zł rocznie, za rok 2026 limit ma wzrosnąć do 240 tys. rocznie).

    • 4. Jakich dokumentów nie wystawimy w KSeF 2.0?

      W KSeF nie wystawimy wszystkich typów dokumentów sprzedażowych, m.in.:

      • paragonów fiskalnych, również paragonów z NIP,
      • biletów pełniących funkcję faktury,
      • faktur w procedurach OSS i IOSS,
      • faktur konsumenckich B2C (na zasadzie dobrowolności).
    • 5. Jakie są sposoby uwierzytelniania w KSeF 2.0?

      Do korzystania z systemu nie jest potrzebne zakładanie konta w KSEF, wymagana jest weryfikacja posiadanych uprawnień oraz uwierzytelnienie się w systemie. Sposób uwierzytelnienia zależy od formy prawnej podmiotu, dlatego istotne jest aby firma przygotowała się do tego wcześniej.

      Uwierzytelnić się w KSeF 2.0 będzie można za pomocą:

      • Podpisu Zaufanego,
      • Kwalifikowanego podpisu elektronicznego,
      • Kwalifikowanej pieczęci elektronicznej,
      • Certyfikatu KSeF,
      • Tokenu (do końca 2026 r.).
    • 6. Jakie uprawnienia można nadać w KSeF?

      W KSeF można nadawać uprawnienia m.in. do:

      • Administrowania uprawnieniamido korzystania z KSeF,
      • Zarządzania jednostkami podrzędnymi,
      • Wystawiania faktur,
      • Dostępu do faktur.
    • 7. Czym różni się faktura ustrukturyzowana od faktury papierowej czy „zwykłej” elektronicznej?

      Taka faktura ma format XML zgodny z FA(2), a w KSEF 2.0 będzie zgodna ze strukturą FA(3). Zawiera ten sam zakres danych wymaganych przepisami, ale dopuszcza też pola dodatkowe. Zakres obowiązkowych danych nie zmienia się względem dotychczasowych faktur.

    • 8. Czy w KSeF można oznaczyć fakturę jako zapłaconą?

      Nie. KSeF nie pełni funkcji systemu rozliczeniowego. Nie zawiera informacji o statusie zapłaty faktury – funkcję tą spełniają systemy finansowo-księgowe w firmie.

    • 9. Jak długo faktury przechowywane są w KSeF?

      Faktury będą przechowywane przez 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione.

    • 10. Czy w KSeF można wystawiać faktury w walutach obcych?

      Tak. KSeF obsługuje faktury w walutach obcych zgodnie z obowiązującymi przepisami VAT. Kwoty podatku muszą jednak być zawsze wykazane w złotówkach.

    • 11. Czy przez KSeF można będzie przesyłać załączniki?

      Nie ma możliwości dołączania do faktury innych plików np. PDF. W KSeF 2.0 przyjęto rozwiązanie tej kwestii, polegające na możliwości uwzględnienia szczególnych danych jako elementu faktury ustrukturyzowanej. Zamiar stosowania załączników należy zgłosić przez e-Urząd Skarbowy.

    • 12. Jak przebiega wysyłka faktury ustrukturyzowanej do KSeF?

      Faktura w formacie XML (zgodnym z aktualnym wzorcem) jest wystawiana w systemie księgowym/ERP, a następnie wysyłana do KSeF (interaktywnie – pojedynczo, lub wsadowo – w paczkach). System weryfikuje zgodność pliku ze strukturą i nadaje unikalny numer identyfikacyjny. To moment wystawienia faktury.

    • 13. Kiedy faktura jest uznana za wystawioną i odebraną?

      Za wystawioną uznaje się ją w momencie nadania numeru KSeF. Ta sama chwila oznacza również jej odbiór przez kontrahenta. E-Faktury nie trzeba dodatkowo wysyłać ani uzyskiwać akceptacji odbiorcy. KSeF nie sprawdza jednak, czy kontrahent faktycznie ją pobrał.

    • 14. Czy numer KSeF należy przechowywać w swoim systemie księgowym/ERP?

      Sprzedawca ma obowiązek przechowywać ten numer, np. ze względu na konieczność wskazania go w momencie wystawiania faktury korygującej. Po stronie nabywcy, numer KSeF powinien być przechowywany ze względu na potwierdzenie autentyczności dokumentu i tego, że faktura została faktycznie wystawiona. Również pliki sprawozdawcze, np. JPK_VAT  z deklaracją czy JPK_CIT docelowo taki numer będą musiały zawierać, zarówno po stronie sprzedaży jak i zakupu.

    • 15. Jaką walidację zapewnia KSeF?

      System weryfikuje wyłącznie poprawność techniczną – zgodność pliku XML ze strukturą i uprawnienia użytkownika. Nie sprawdza poprawności rachunkowej ani merytorycznej. Odpowiedzialność za treść i obliczenia spoczywa na wystawcy faktury.

    • 16. Co dzieje się z odrzuconą fakturą w KSeF?

      Jeśli plik XML jest błędny (niezgodny ze schemą) lub wysłała go osoba nieuprawniona, KSeF odrzuci dokument. Taka faktura jest traktowana jako niewystawiona. Nie można jej anulować ani korygować – trzeba poprawić błędy i przesłać ponownie. Systemy komercyjne często mają mechanizmy weryfikacji przed wysyłką, aby ograniczyć takie przypadki.

    • 17. Czy KSeF zastępuje JPK_FA?

      Tak, dzięki wprowadzeniu KSeF obowiązek przesyłania JPK_FA przestaje istnieć. Wszystkie dane zawarte w fakturach ustrukturyzowanych są automatycznie dostępne w systemie Ministerstwa Finansów, więc nie trzeba ich dodatkowo raportować.

    • 18. Czy w KSeF można wystawiać korekty i duplikaty faktur?

      W KSeF nie istnieją duplikaty, ponieważ faktura jest przechowywana w systemie i można ją ponownie pobrać. Wszelkie błędy w fakturze muszą zostać skorygowane za pomocą faktury korygującej (koniec  z notami korygującymi).

    • 19. Jakie są terminy wystawiania faktur w KSeF?

      Terminy pozostają takie same jak w dotychczasowych przepisach – co do zasady fakturę wystawia się do 15. dnia miesiąca po miesiącu, w którym powstał obowiązek podatkowy. KSeF nie zmienia tych zasad, a jedynie formę przesyłki i moment uznania faktury za wystawioną.

    • 20. Czy można wystawić fakturę offline, a potem wysłać ją do KSeF?

      Tak, fakturę będzie można najpierw przygotować w systemie księgowym/ERP, a następnie wysłać ją do KSeF.

    • 21. Czy odbiorca musi akceptować e-Fakturę w KSeF 2.0?

      Nie. Faktury ustrukturyzowane są automatycznie uznawane za doręczone w momencie nadania numeru KSeF. Kontrahent nie musi wyrażać zgody na ich otrzymywanie ani ich potwierdzać.

    • 22. Jak przedsiębiorca może pobrać faktury z KSeF?

      Może to zrobić na dwa sposoby:

      • przez darmowe aplikacje MF,
      • poprzez swoje oprogramowanie księgowe/ERP zintegrowane z KSeF,

      Faktury są dostępne w formacie XML, ale możliwe jest również ich podglądanie w czytelnej formie (PDF).

    • 23. Jak KSeF wpływa na obieg faktur w firmie?

      KSeF centralizuje obieg faktur – wszystkie trafiają do jednego systemu i nie trzeba ich dodatkowo przesyłać kontrahentom. Proces akceptacji i weryfikacji faktur może odbywać się szybciej i bezpośrednio w systemie księgowym/ERP.

    • 24. Jakie korzyści dla przedsiębiorcy daje KSeF?

      Najważniejsze to:

      • szybszy obieg faktur i brak konieczności ich przesyłania do kontrahentów,
      • pewność, że faktura dotarła (jest dostępna w systemie),
      • eliminacja ryzyka zagubienia dokumentów,
      • automatyzacja rozliczeń VAT i księgowości,
      • prostsze kontrole podatkowe.
    • 25. Jak KSeF wpływa na kontrole podatkowe?

      Kontrole mogą przebiegać sprawniej, bo urzędnicy mają dostęp do danych bez potrzeby żądania faktur od podatnika. Zmniejsza to liczbę tradycyjnych wezwań do przekazania dokumentów i skraca czas trwania czynności sprawdzających.

    • 26. Czy korzystanie z KSeF wymaga specjalnego oprogramowania?

      Nie zawsze. Małe firmy mogą korzystać z darmowych aplikacji MF (Aplikacja Podatnika, e-mikrofirma). Większe firmy zwykle wybierają integrację KSeF ze swoim systemem ERP lub księgowym, aby proces był w pełni zautomatyzowany.

    • 27. Jakie ryzyka wiążą się z korzystaniem z KSeF?

      Najczęstsze to: błędne wystawienie faktury (brak możliwości anulowania), problemy z autoryzacją, brak przygotowania pracowników, możliwe awarie. Można je zminimalizować, planując wdrożenie, testując rozwiązania i korzystając z aktualnych wytycznych MF.

    • 28. Jakie konsekwencje grożą za brak korzystania z KSeF po wejściu obowiązku?

      Wystawienie faktury poza KSeF po wejściu obowiązku będzie oznaczało, że faktura nie istnieje w świetle prawa podatkowego. Może to skutkować sankcjami podatkowymi oraz problemami w rozliczeniach z kontrahentami.

    • 29. Jak wygląda integracja KSeF z systemem ERP?

      System ERP może komunikować się z KSeF przez API, wysyłając i pobierając faktury automatycznie. Wymaga to skonfigurowania integracji. Dzięki temu użytkownik nie musi logować się do aplikacji MF, bo cała obsługa faktur odbywa się w znanym systemie.

    • 30. Czy konieczne jest przygotowanie projektu wdrożenia KSeF w firmie?

      Tak, warto przygotować projekt wdrożenia. Umożliwia on analizę procesów, wybór odpowiedniego narzędzia (np. systemu ERP lub aplikacji MF), przeszkolenie pracowników oraz testy integracji. Dzięki temu minimalizuje się ryzyko błędów, opóźnień i problemów przy obowiązkowym starcie KSeF.