szybki kontakt

Na co warto zwrócić uwagę wybierając system ERP?

System erp z ang. enterprise resource planning – to informatyczny program wspomagający zarządzanie zasobami przedsiębiorstwa.  Jego wybór nie jest dla firmy zadaniem prostym. Nie ma bowiem jednej uniwersalnej recepty gwarantującej sukces. Jest natomiast kilka kryteriów, które warto wziąć pod uwagę dokonując wyboru systemu ERP i wykonawcy wdrożenia. Przedsiębiorstwa, które staną przed wyborem systemu informatycznego powinny przeanalizować kilka istotnych kwestii.

 

Potrzeby firmy
To, co jest kluczowe przed podjęciem decyzji o wyborze systemu, to dokładne przemyślenie i określenie potrzeb firmy wobec nowego programu. Sporządzenie szczegółowych wymagań pozwoli łatwiej wytypować właściwy system. Należy zatem określić preferowane funkcjonalności, cele jakie firma chce osiągnąć za pomocą systemu informatycznego, zakres wdrożenia oraz obszary problematyczne tzw. „wąskie gardła”, które będą objęte wdrożeniem. Im dokładniejsza powstanie lista wymagań, tym bardziej świadomą decyzję podejmie firma w zakresie wyboru systemu i dostawcy oprogramowania.

 

Funkcjonalność
Program musi nie tylko uwzględniać charakter działalności przedsiębiorstwa i jego bieżące potrzeby, ale także posiadać rozwiązania, które mogą być przydatne w przyszłości. Dlatego porównując systemy ważne jest, aby zwrócić uwagę na ich perspektywiczność. Dostęp do bogatej oferty modułów pozwoli zaspakajać przyszłe potrzeby firmy wynikające z rozwoju i wprowadzanych zmian. To niezwykle ważne biorąc pod uwagę, że system ERP to inwestycja na wiele lat. Warto sprawdzić również częstotliwość wydawania aktualizacji programu wnoszących nowe funkcjonalności. Na tej podstawie można dowiedzieć się, czy system jest stale rozwijany i jak często firma może spodziewać się dostępu do nowych rozwiązań.

 

Elastyczność
Kolejnym ważnym elementem, który należy rozpatrywać podczas wyboru ERP jest jego elastyczność i otwartość. Wiąże się to między innymi z możliwością dołączania do programu dodatkowych rozwiązań funkcjonalnych oraz integracją z używanymi w przedsiębiorstwie aplikacjami i urządzeniami.

Wysoka elastyczność systemu gwarantuje firmie możliwość dopasowania programu do najbardziej zaawansowanych procesów i niestandardowych potrzeb, które często stanowią o przewadze konkurencyjnej przedsiębiorstwa.

 

Interfejs użytkownika
Z punktu obsługi systemu i kosztów związanych z przeszkoleniem pracowników niezwykle istoty jest interfejs użytkownika i możliwość jego dopasowania. Im bardziej jest przejrzysty i intuicyjny tym prostsza jest obsługa i krótszy czas potrzebny do opanowania programu. Coraz więcej firm zwraca na to szczególną uwagę. I słusznie, bo wygodną i efektywną pracę zapewni tylko taki system ERP, który zostanie ściśle dostosowany do potrzeb użytkownika i wykonywanych przez niego czynności.

 

Opinie klientów
Decydując się na wybór programu koniecznie jest poznanie opinii na temat programu. Zazwyczaj listę użytkowników, którzy wyrazili zgodę na rozmowę telefoniczną lub wizytę referencyjną dostarczają sami oferenci. Warto zadbać, aby rozmowa była przeprowadzona z firmą o podobnym modelu biznesowym, wielkości zatrudnienia i zakresie wdrożonych modułów.

 

Doświadczenie dostawcy
Proces wyboru programu nie kończy się na znalezieniu odpowiedniego oprogramowania. Równie ważny, a nawet kluczowy dla sukcesu całego przedsięwzięcia, jest wybór odpowiedniego partnera, która wdroży program i zapewni dalsze wsparcie techniczne i serwisowe. Podobnie jak w przypadku systemu ERP, firma wiąże się z dostawcą na kilka lat. Z tego też powodu należy zwrócić uwagę na doświadczenie firmy w zakresie wdrażania oprogramowania, zaplecze kadrowe, oferowaną pomoc powdrożeniową i serwisową oraz wysłuchać opinii dotychczasowych klientów na temat przebiegu współpracy.

 

Koszty i licencjonowanie
Jednym z głównych kryteriów wyboru programu pozostaje wciąż cena oprogramowania i koszt wdrożenia. Porównując systemy, warto jednak wyważyć stosunek oferowanej funkcjonalności do ceny. Niska cena może nie zagwarantować dostępu do wszystkich pożądanych rozwiązań. Szczególną uwagę należy zwrócić także na model licencjonowania programu. Na rynku systemów ERP można spotkać trzy rodzaje licencji:  stanowiskową udzielaną w oparciu o ilość stanowisk, na których instalowany jest system, licencję modułową, która udzielana jest na podstawie ilości użytkowników pracujących na module oraz licencję serwerową. Najkorzystniejszym dla firmy modelem licencjonowania jest licencja serwerowa. Koszt zakupu takich licencji uzależniony jest od ilości jednoczesnych użytkowników korzystających z programu. Dostęp do modułów reguluje tu system uprawnień. W praktyce oznacza to, że z chwilą zwiększenia kompetencji pracownika wystarczy rozszerzyć zakres jego uprawnień bez konieczności zakupu dodatkowych licencji.

Istotną zaletą tego sposobu licencjonowania jest także fakt, że całkowite koszty zakupu licencji znane są już na samym początku wdrożenia, a nie na jego końcu.

 

Dwie strony medalu
Wybierając system ERP należy pamiętać, że zbyt duża ilość zebranych ofert wydłuża proces wyboru oprogramowania. Konsekwencją tego są dodatkowe koszty, które firma ponosi w związku z pracą osób zaangażowanych w ten proces. Z tego powodu warto zawęzić wybór do kilku rozwiązań. Dzięki temu można będzie lepiej porównać oferty, jednocześnie ograniczając czas i koszty z tym związane.