Szybki kontakt

Kalkulator ERP

Kalkulator Systemu ERP

Branża:

Wielkość firmy (ilość pracowników):

Liczba operatorów systemu:

Zakres wdrożenia systemu ERP:

Podaj dane kontaktowe, w celu przekazania kalkulacji





*Administratorem danych jest Humansoft Sp. z o.o. Szczegóły oświadczeń i obowiązki informacyjne zawarte są w czytelnej i przejrzystej formie w „Polityce prywatności”.

Zapraszamy do przeczytania artykułu
„Ile kosztuje system ERP?”

Wielki Przewodnik po systemach ERP

„Ile kosztuje system ERP?” to pierwszy artykuł w naszym przewodniku po systemach ERP. Już wkrótce pojawią się kolejne publikacje, które poruszać będą ważne kwestie związane z zakupem i wdrożeniem systemu ERP. Jeśli chcesz być na bieżąco informowany o kolejnych artykułach możesz polubić i obserwować nas na LinkedInie i Facebooku. Publikujemy tam zwiastuny dotyczące nowych artykułów na blogu.

A już w kolejnym artykule skupimy się na tym, dlaczego wdrożenie systemu ERP musi być poprzedzone wykonaniem projektu wdrożenia. Dlatego zapraszamy Cię na tę stronę częściej!

Ile kosztuje system ERP?

Zakup systemu ERP to ważna inwestycja, która ma wspomóc firmę w rozwoju i przynieść jej założone korzyści biznesowe. Zanim jednak zdecydujesz się wdrożyć program tej klasy z pewnością potrzebujesz dowiedzieć się, ile kosztuje system ERP.

Znajdziesz tu wszystkie najważniejsze informacje jakie są Ci potrzebne, aby dobrze przygotować się do rozmów z dostawcami systemów ERP w kwestii wdrożenia i związanych z nim kosztów. Poznasz także wszystkie etapy towarzyszące takiemu zakupowi, dlaczego są ważne i na co musisz zwrócić uwagę. Dowiesz się również jak wpływają na ostateczny koszt zakupu systemu ERP i z jakich zewnętrznych źródeł finansowania możesz skorzystać, aby sfinansować taką inwestycję.

Dzięki temu ujmiesz w budżecie wszystkie koszty wynikające z zakupu i wdrożenia systemu ERP. Będziesz także pewniej poruszać się w tematach związanych z zakupem nowego systemu.

Opisane sytuacje nie dotyczą programów „pudełkowych”, które rządzą się nieco innymi prawami, a ich koszt jest ławy do oszacowania. Jeśli prowadzisz małą firmę i interesują Cię tego typu systemy zajrzyj na stronę, która zawiera dedykowane programy dla małych firm. (Kliknij!)

Kupić system ERP – czyli co?

Na początku, wyjaśnijmy krótko czym w ogóle jest system ERP, aby mieć pewność o jakich systemach jest tu mowa. Program ERP to system do zarządzania przedsiębiorstwem, który integruje, porządkuje i automatyzuje procesy biznesowe wewnątrz firmy. Są to procesy związane z prowadzeniem sprzedaży, dystrybucji, zaopatrzeniem, gospodarki magazynowej, produkcji, usług oraz obszaru kadrowo-płacowego i finansowo-księgowego. Programy te zazwyczaj posiadają integrację z systemami CRM, WMS, BI, a czasami również zawierają pewne elementy tych programów. Często także współpracują ze sklepami internetowymi i platformami B2B. Oczywiście, ten krótki opis nie wyczerpuje tematu czym są systemy ERP, ale też nie o to nam w tej chwili chodzi. Teraz możemy już przejść do naszego głównego tematu.

Decydując się na system ERP musisz przede wszystkim wiedzieć, co wiąże się z procesem zakupu takiego systemu. Aby to łatwej przedstawić, posłużymy się pewną alegorią. Najlepsze porównanie, które obrazuje z czym się wiąże zakup systemu ERP, jest porównanie tego procesu do zakupu domu. Dlaczego? Tak, w najprostszy sposób zrozumiemy, jakie etapy towarzyszą takiemu zakupowi, gdzie się przenikają i dlaczego nie opłaca się rezygnować z żadnego z nich.

Projekt wdrożenia

Na początku zastanówmy się od czego zaczynamy proces budowy domu? Oczywiście od projektu. Jak tylko podejmiemy decyzje o budowie domu, szukamy odpowiedniej firmy, która da nam projekt spełniający nasze potrzeby. Najpierw jednak musimy przeprowadzić kilka rozmów wewnętrznie, aby określić jaka ma być wielkość domu, ile pokoi, łazienek, jaki rozkład, czy dom parterowy, czy z poddaszem. Potem spotykamy się z firmą projektową i przedstawiamy nasze wymagania. Często takich spotkań jest kilka, zanim powstanie końcowy projekt, który nas zadowoli.

Z systemem ERP jest tak samo. Nie da się rzetelnie przygotować i wdrożyć systemu ERP bez wcześniejszego projektu. Jest to pierwszy etap prac, po podjęciu decyzji o zakupie. Jest to też niezwykle ważny etap całego procesu, ponieważ na jego podstawie będzie wdrażany program.

Firmy, które decydują się wdrożyć system ERP bez projektu, ponoszą olbrzymie ryzyko przekroczenia ustalonego na ten cel budżetu i terminu zamknięcia wdrożenia. Mylnie zakładają, że skoro dostawca chwali się dużą ilością udanych wdrożeń, to nie ma potrzeby opracowania projektu. Albo jeśli chcą dokładnie taki system, jak ma „tamta” firma, to projekt jest zbędny.

A przecież nikt nie mówi – zbudujmy dom dwupiętrowy – po prostu, bez projektu. Nikt też nie mówi – zbudujmy dom taki jak u sąsiada – przecież widać jak wygląda – projekt jest niepotrzebny. Nikt nie mówi wreszcie – zacznijcie budować, w trakcie budowy powiem wam, jak dom ma wyglądać. To się po prostu nie uda.

Niestety zdarzają się także sytuacje, w których sami dostawcy programu proponują szablonowe wdrożenia bez projektu, aby zdobyć kontrakt. To błąd, ponieważ nie ma dwóch takich samych wdrożeń. Każda firma ma własny unikalny styl pracy i specyfikę działania, do których trzeba dopasować program, a to z kolei wymaga dokładnej analizy procesów i potrzeb firmy.

Takie pójście na skróty zawsze odbija się na obu stronach. Kupujący będzie na etapie niekończącego się wdrożenia – bo jego cel nie został odpowiednio zdefiniowany i opisany. Natomiast dostawca systemu będzie miał problem z domknięciem wdrożenia, bo cały czas będą pojawiać się nowe wymagania. W takiej sytuacji cała inwestycja i jej sens stoją pod dużym znakiem zapytania.

O samym projekcie systemu ERP można zrobić niemałą lekturę, dlatego powstał na ten temat oddzielny artykuł (znajdziesz go tu!) . Najważniejsze jest jednak, żeby wiedzieć, że taki etap w procesie zakupu w ogóle istnieje i że jest niezbędny dla prawidłowego przeprowadzenia wdrożenia.

Trzeba też wiedzieć, że dobrze opracowany projekt będzie zawierał: schemat obiegu dokumentów, harmonogram prac wdrożeniowych i szkoleniowych, wykaz ewentualnych prac programistycznych oraz dokładny kosztorys wdrożenia.

Ponieważ projekt stanowi pewien udział w kosztach zakupu systemu ERP, dlatego planując taką inwestycję, musisz to uwzględnić w budżecie. To ile on będzie kosztował, zależy od wielkości samego wdrożenia i jest to kwota od kilku do kilkudziesięciu tysięcy złotych.

Na ogół to dopiero w tym momencie następuje decyzja, czy rozpoczynamy wdrożenie systemu ERP. Po etapie projektu można się jeszcze wycofać. Jest to sytuacja, która sporadycznie występuje, ale warto wiedzieć, że masz taką możliwość.

Dopiero po etapie projektu dowiesz się dokładnie jaka będzie cena całej inwestycji i co na nią się składa. Do tego czasu wszelkie oferty traktuj, jak mniej lub bardziej dokładną kalkulację.

Licencje oprogramowania bazodanowego

Mówiąc o zakupie licencji na nowy system znowu możemy szukać analogii z budową domu. Mamy już wybrany projekt i ekipę budowalną. Teraz pora na zakup materiałów na fundamenty, na których powstanie nasz wymarzony dom. Tak samo jest z systemem ERP. Zanim firma prowadząca wdrożenie rozpocznie swoje prace, musisz już posiadać licencje na nowe oprogramowanie, żeby było co wdrażać.

Na rynku istnieje kilka modeli korzystania z infrastruktury serwerowej: chmura publiczna, chmura prywatna oraz infrastruktura własna działająca w strukturze klient-serwer. W tym artykule skupiamy się na modelu klient-serwer, w którym pracuje większość dostępnych systemów ERP.

Co w ogóle oznacza struktura KLIENT-SERWER? Oznacza, że na serwerze umieszczona jest baza danych, a na komputerach użytkowników końcowych jest aplikacja, która z bazy pobiera dane i do niej zapisuje.

Niektórzy producenci opierają swoje rozwiązania o darmowe bazy danych. To oczywiście nie eliminuje dostawcy, ale w takim przypadku musisz zwrócić uwagę na kilka istotnych elementów:

  1. Czy jest ograniczenie co do wielkości takiej bazy danych? Nie chcesz przecież, żeby po 2-3 latach Twoja baza osiągnęła maksymalny rozmiar, po którym trzeba dane obcinać czy przenosić na inne rozwiązanie.
  2. Czy jest ograniczenie co do ilości pamięci RAM, którą może wykorzystać baza danych? Przykład. Serwer, na którym jest 64 GB pamięci RAM, ale baza danych może korzystać maksymalnie z 8 GB oznacza, że na start będziesz mieć wolniejszą pracę przy kilkunastu operatorach. Pewnie tego też nie chcesz.
  3. I ostatni element – czy jest ograniczenie co do ilości maksymalnych dostępów do bazy danych?

Łatwo tutaj wpaść w pułapkę zmieniając system ERP na inny. Może się zdarzyć, że wraz z obecnym systemem firma zakupiła już serwer bazy danych i chce z niego korzystać również na nowym systemie. Technicznie jest to do wykonania, ale trzeba zwrócić uwagę na to, jaką licencję posiada nasze oprogramowanie bazodanowe.

Często jest tak, że system ERP dostarczany jest z oprogramowaniem serwerowym w licencji „runtime”. Oznacza to, że serwer bazy danych może być używany tylko z systemem ERP, z którym został zakupiony i z żadnym innym. To wymusza zakup serwera jeszcze raz.

Licencja „runtime” ma jednak swoje plusy. Jest zdecydowanie tańszym rozwiązaniem niż zakup wersji na wolnym rynku. Dlatego jest częściej stosowana przy zakupie systemu. Jeśli masz dużą ilość stanowisk (ok. 35 ) i w perspektywie dołączanie kolejnych stanowisk, korzystniejsza będzie tzw. licencja „na rdzenie”. W tym przypadku koszt licencji jest niższy i nie ma ograniczenia, co do ilości stanowisk, na których zainstalujesz oprogramowanie.

Licencje system ERP

Dopiero tutaj pojawia się moment zakupu samych licencji systemu ERP, czyli kolejny temat, o którym można pisać elaboraty. Dzieje się tak dlatego, ponieważ co dostawca to inny sposób licencjonowania. Gdyby jednak przyjrzeć się bliżej, to z tych wielu modeli wyłaniają się dwa główne sposoby licencjonowania, zależne od tej samej zmiennej – czyli ilu operatorów będzie pracować na systemie?

Odpowiedź na to pytanie wcale nie jest prosta. Często przekładamy ją na ilość operatorów obecnego systemu, co nie zawsze się pokrywa, bo przecież chcemy się rozwijać i informatyzować kolejne obszary. Z drugiej strony mamy firmy, gdzie ilość operatorów jest porównywana do ilości pracowników. To też nie jest dobra praktyka, bo nie wszyscy muszą pracować na systemie ERP. Niektórym osobom może wystarczyć przesłanie z systemu gotowych analiz biznesowych, co przecież nie wymaga dostępu do programu. Jeszcze inni pracownicy będą pracować na urządzeniach mobilnych w terenie, a kolejni będą obsługiwać aplikację mobilną na kolektorach danych.

Dlatego przed odpowiedzią na to ważne pytanie, trzeba zrobić bardzo dokładny wywiad w firmie i określić, kto ma pracować na nowym systemie oraz jakie operacje ma w nim wykonywać. To oczywiście powinno zostać ustalone na projekcie wdrożenia. Jednak, aby przybliżyć te dwa wyróżniające się modele licencjonowania, należy je dokładnie sprecyzować.

Pierwszy model licencjonowania jest prostszy do zrozumienia. Kupujemy pakiet modułów systemu ERP, który obsłuży wszystkie oczekiwane przez nas procesy i do tego kupujemy ilość jednoczesnych dostępów do systemu ERP. Ten dostęp nie jest już w żaden sposób ograniczony co do tego, z jakich modułów, kto ma korzystać. Oczywiście funkcjonuje tu cała strefa uprawnień zawartych w systemie, które ten dostęp regulują. Zamysł jest tu prosty – tyle dostępów ile osób w jednym momencie będzie potrzebowało korzystać z systemu ERP. Taki sposób licencjonowania występuje w przypadku systemów ERP – HermesSQL i Corax.

Drugi model licencjonowania jest trochę bardziej skomplikowany. Kupujemy dostępy do poszczególnych modułów. Jeśli mamy dwie osoby pracujące w dziale księgowości – musimy zakupić dwa razy moduł księgowy. Trzech pracowników magazynu, oznacza zakup trzech modułów magazynowych. Model ten wymaga rozwarstwienia każdego z działów w firmie i dokładnego określenia ile osób będzie pracowało na danym module. Trzeba tutaj pamiętać, że pracująca w dziale księgowości osoba, będzie potrzebowała też zarejestrować fakturę zakupu, wprowadzić środek trwały do ewidencji, przejrzeć rozrachunki, czy rozliczyć osobę pracującą na kasie. Jak widać te procesy mocno się przenikają i nie zawsze jeden moduł obsłuży kompetencje operatora danego działu.

Dlatego dla firm, których pracownicy mają szeroki zakres kompetencji korzystniejszy będzie pierwszy model licencjonowania, tzw. „serwerowy”. Dużą zaletą tego modelu jest to, że koszt zakupu licencji ERP-a poznasz już na samym początku wdrożenia, a nie na jego końcu. Zdarzają się sytuacje, że w trakcie wdrożenia pracownikom rozszerzany jest zakres obowiązków. Wtedy dopiero okazuje się, że trzeba zakupić dodatkowe licencje do modułu. Ten rodzaj problemu nigdy nie występuje w przypadku licencji „serwerowej”. Wystarczy wówczas rozszerzyć pracownikom uprawnienia, bez konieczności ponoszenia dodatkowych kosztów.

Wdrożenie – najważniejszy etap zakupu systemu ERP

Trzeba to bardzo wyraźnie podkreślić, ponieważ wielu klientów na tym etapie kończy swój udział błędnie zakładając, że ich rola dobiegła już końca. Oczekują, że teraz dostawca przejmie działania i wdroży system. I tak rzeczywiście jest, ale nigdy nie udało się wdrożenie bez udziału klienta. To proces, który tak samo angażuje pracowników dostawcy jak i pracowników klienta. Nie chodzi tu o sam udział w szkoleniach, pisanie notatek na spotkaniach. Chodzi o realny wkład w budowanie systemu ERP i osadzanie go w strukturze firmy.

Po szkoleniach wdrożeniowcy często zostawiają do wykonania określoną pracę, np. wystawienie próbnych dokumentów, przetestowanie wdrożonej funkcjonalności czy przygotowanie danych do wprowadzenia. Od tego jak się tu zaangażujesz zależy sukces i czas wdrożenia. A czas w tym przypadku to „duży pieniądz”.

Musisz też pamiętać, że płacisz za usługi firmie wdrażającej system ERP, ale też poświęcasz czas swoich pracowników. Tego czynnika firmy często nie wliczają do kosztów wdrożenia, a jest on znaczący. Wielokrotnie pojawiają się sytuacje, że pracownicy działu handlowego wykonują swoje codzienne obowiązki, a w „miedzy czasie” mają się uczyć nowego systemu. Takie podejście z góry jest skazane na niepowodzenie, a przynamniej na znaczne wydłużenie czasu wdrożenia, co zwykle zwiększa jego koszt.

Kolejnym elementem, który może znacznie skomplikować proces wdrożenia i powodować dodatkowe koszty, jest źle przepracowany projekt wdrożenia. Z czego to wynika?

Zwykle na projekt wdrożenia delegowanych jest kilku pracowników, np. dyrektor handlowy, który opisuje procesy zachodzące w jego dziale. Na tej podstawie wdrażający opracowują harmonogram wdrożenia, konfigurują system i szkolą pracowników. Wtedy często okazuje się, że szkoląc podwładnych dyrektora, proces opisany w projekcie wygląda zupełnie inaczej.

Wówczas wykonawcy próbują znaleźć jakiś kompromis, przekonfigurować system na tyle na ile jest to możliwe, ale nie zawsze się da. Czasem w tym miejscu wychodzą rozwiązania, które niestety wymagają dużej zmiany w systemie. W większości przypadków wiąże się to z dodatkowymi kosztami.

Dlatego na spotkania projektowe zaproś również szeregowych pracowników lub ich przedstawicieli, aby mogli zgłosić swoje potrzeby i problemy, które trzeba będzie rozwiązać w programie. Wdrożenie systemu ERP dotyczy właśnie tych osób, które wprowadzają do niego dane. Dalej te dane będą analizowane przez osoby decyzyjne i na tej podstawie system zaczynie pomagać w podejmowaniu decyzji.

Poza tym pracownicy, którzy nie uczestniczą w spotkaniach i nie czują się częścią wdrożenia, będą w stanie mocno opóźnić cały proces. Każda przeszkoda będzie wymagała spotkania z zarządem, rozmów motywujących, wyjaśniających i rozładowujących dany temat. To też może spowodować, że zmuszony będziesz ponieść dodatkowe koszty.

Infrastruktura sprzętowa

Dodatkowym kosztem, który często występuje podczas wdrożenia systemu ERP jest infrastruktura sprzętowa. Zazwyczaj potrzebne jest uzupełnienie lub zakup nowego sprzętu odpowiadającego wymaganiom technicznym nowego programu. Mogą to być serwery, komputery, drukarki, ale również inne urządzania, które będziemy chcieli wykorzystać w pracy, jak: czytniki kodów kreskowych, skanery czy kolektory danych.

Korzystnie jest, gdy dostawca systemu ERP dostarcza także sprzęt, urządzania oraz wszystkie niezbędne licencje. Wówczas cały proces zakupowy zależy tylko od jednej firmy, która jest odpowiedziana za całość inwestycji. W takie sytuacji też łatwiej jest negocjować lepsze ceny.

Przed wdrożeniem programu ERP, sprawdź więc dokładnie jakim sprzętem dysponujesz oraz jaki dodatkowy sprzęt i urządzenia są potrzebne. Każde niedopatrzenie w tym względzie może poważnie wpłynąć na przekroczenie budżetu.

Koszt utrzymania systemu ERP

Planując inwestycję w system ERP musisz się także liczyć z kosztami, które występują po jego wdrożeniu. Jednym z nich jest abonament do programu. Zwykle jest to koszt około kilkunastu procent wartości posiadanych licencji ERP-a. Regularny zakup abonamentu gwarantuje utrzymanie tego procentu na stałym poziomie. Jeżeli jednak nie zachowasz tej regularności, procent za abonament wzrośnie i finalnie zapłacisz więcej.

Poza tym, brak dostępu do bieżących aktualizacji programu, naraża Cię na posiadanie systemu niedostosowanego do zmian w przepisach. Nie zapomnij też, że w tej sytuacji, będziesz pracował na rozwiązaniach, których rozwój zatrzymał się na ostatniej wgranej aktualizacji.

Innym kosztem, który należy ująć w budżecie po zakończeniu wdrożenia jest koszt opieki serwisowej. W ramach tzw. umowy serwisowej, którą podpisujesz z dostawcą ERP-a, możesz korzystać m.in.: z pomocy technicznej, konsultacji, dodatkowych szkoleń i instalacji aktualizacji. Możesz także zamówić do programu dopisanie dodatkowej funkcjonalności „pod klucz”, o ile program na to pozwala. Oczywiście zakres tych usług zależy od kwoty, na jaką podpisana jest umowa.

Metody finansowania zakupu

Jeśli chcesz wdrożyć system ERP, ale nie masz na ten cel wystarczających środków finansowych, możesz skorzystać z dotacji unijnych lub leasingu. Co jakiś czas, w różnych regionach Polski startują programy dofinansowań. Aktualnie najwięcej takich programów jest w województwie kujawsko-pomorskim oraz warmińsko-mazurskim. Oprócz regionalnych programów są również dotacje na poziomie krajowym, na przykład skierowane do firm przetwórstwa rolnego.

Pamiętaj jednak, że każdy z tych programów wymaga wkładu własnego, który wynosi od 15-50% wartości inwestycji. W ramach projektu należy też spełnić wiele wymagań i dostarczyć sporą ilość dokumentów. Część dostawców systemów ERP pomaga jednak wypełnić wnioski unijne.

Zakup programu ERP i jego wdrożenie możesz także sfinansować przy pomocy leasingu. Zaletą tego rozwiązania jest rozłożenie kosztów inwestycji w czasie, przy jednoczesnych korzyściach podatkowych. W leasingu operacyjnym całość rat leasingowych oraz wpłata początkowa stanowi koszty uzyskania przychodu. VAT opłacany jest stopniowo, zgodnie z harmonogramem rat. Leasing nie zmniejsza też zdolności kredytowej Twojej firmy.

 

Jeśli interesuje Cię sposób finansowania zakupu systemu ERP i jego wdrożenia, nasi specjaliści chętnie Ci w tym pomogą. Umów się na rozmowę, a nasz specjalista skontaktuje się z Tobą w przeciągu 24 godzin i omówi szczegóły.

Podsumowując temat „Ile kosztuje system ERP?” pamiętaj, że inwestycja w program ERP łączy w sobie wiele elementów, z których każdy jest tak samo ważny. Pomijając projekt wdrożenia musisz brać pod uwagę, że program może nie być dostosowany do wszystkich Twoich potrzeb. Możliwe jest także, że poniesiesz dodatkowe koszty. Z góry przyjęta ilość godzin wdrożenia, bez analizy i dogłębnego poznania Twojej firmy może okazać się niewystarczająca. Przy tak dużej i ważnej inwestycji nie warto ponosić ryzyka, jakim jest przedłużające się lub nie spełniające oczekiwań firmy wdrożenie systemu ERP.

Przygotowując budżet pamiętaj również o dodatkowych kosztach, jakim są zakup dodatkowego sprzętu i urządzeń oraz oprogramowania bazodanowego. Weź także pod uwagę późniejsze koszty związane z utrzymaniem systemu ERP, czyli opłatę za abonamentem na aktualizacje i opiekę serwisową.

 

Przypominamy, że wkrótce pojawią się kolejne artykuły dotyczące systemów ERP. Wśród nich będą omawiane tematy – jak przejść przez wdrożenie systemu ERP, aby uniknąć typowych problemów i terminowo zakończyć wdrożenie oraz jak wybrać dostawcę programu ERP. Dlatego zapraszamy Cię tu częściej!

 

Przeczytaj też artykuł – „Projekt wdrożenia systemu ERP – czy jest potrzebny?

Pobierz artykuł: „Ile kosztuje system ERP” w formie e-booka – LINK